安いのに高品質！電話代行サービスでおすすめの会社16選【2024年最新版】

電話代行サービスを使ってみたいものの、「電話代行を使っているのはバレるの？」「電話代行はどんな会社に依頼すればいいの？」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。また、電話代行にかかる費用が気になるという方も少なくないでしょう。

そこで本記事では、電話代行とは何か、どんな業務を依頼できるのか解説するとともに、安いのに高品質な電話代行サービス16選を紹介します。電話代行はバレるのか、どんな場合に電話代行がおすすめなのか、費用相場はいくらかなども解説するので、ぜひ参考にしてください。

電話代行とは、第三者が電話応対を代行するサービスのことです。基本的にはビジネス向けであるため、企業にかかってきた電話を電話代行業者のオペレーターが代わりに受けて応対します。なお、あくまで「代行」ですので、オペレーターは依頼を受けている企業の従業員として電話を受けるため、かけてきた相手に代行サービスを使用していることは分かりません。また、電話を受けるだけでなく、依頼企業への転送や応対内容の報告までがサービスに含まれているのが一般的です。

電話代行と似通ったサービスで「秘書代行」というサービスがありますが、秘書代行は秘書業務の代行サービスであるため、電話応対だけでなくスケジュール調整や予約対応など、秘書に求められる幅広い業務を代行するのが特徴的です。ただし、近年では電話代行・秘書代行と名称は異なれどもサービス内容に大きな違いがないケースも増えており、明確な線引きは難しいことから「具体的なサービス内容で判断」する必要があります。

電話代行サービスを利用していることがバレるリスクは、決してゼロではありません。その原因として、内容を記録するためにオペレーターがキーボードから入力する際のタイピング音や、周囲のオペレーターが他の顧客に対応している声が、電話口から聞こえてしまうといったことが挙げられます。また、電話するたびに担当者が不在で、折り返しという対応になるためにバレるケースも珍しくないようです。
少しでもバレるリスクを低下させるためには、音について対策を施している電話代行サービス業者を選定する、バレたくない相手には携帯電話番号を伝えておく、などの対策が考えられます。

電話代行サービスに依頼できる主な業務内容は、次のとおりです。

  まず、電話代行サービスは、主要業務の1つとして、顧客や取引先などからかかってくる電話全般について応対の上、その内容に関する報告・共有を実施してくれます。これらを効率的に実現するシステムを導入し、サービス品質を高めている業者も数多く存在します。また、コールセンターとして顧客からの問い合わせに返答したり、商品やサービスの注文を受けたりする業務を依頼することも可能です。さらに、業務の妨げとなる営業やセールスを目的とした電話について、代わりに応対の上、不要の旨を伝えたり、担当者不在としてやり過ごしたりしてくれます。  

電話応対は基本的に自社で行う業務ですが、近年では電話代行を導入する企業や個人事業主などは増えています。そこでここからは、電話代行サービスを業務委託する主な4つのメリットを紹介しますので、内製化する場合と比較しながら具体的にどのような点で効果を得られるのかチェックしてみましょう。

一般的に電話応対を受け付けるサービスといえば「コールセンター」を思い浮かべる人は多いでしょう。しかしながらコールセンターはある程度大量の電話応対を想定した費用となっており、入電数が少ない場合はコストがかさんでしまいます。一方の電話代行サービスは、1本単位から委託できるサービスも多く、入電数がそれほど多くない場合にはコスト面のメリットが大きくなりますし、社内の人件費削減にも役立ちます。

電話代行サービスはスピーディに導入できるケースが多く、申し込みから数日で利用開始できるものも珍しくありません。一方、コールセンターはある程度大きな規模での運営となるため、スムーズに電話応対を進めるためだけでなく対応品質を統一する目的で、業務フローやマニュアル、トークスクリプトの整備などに時間がかかります。さらに設備面の整備までを考えると導入スピードでは電話代行に分があるといえるでしょう。

電話対応を自社でまかなう場合、電話がかかってくるたびに手を止める必要があるため、コア業務に割く時間はどうしても減ってしまいます。特に人員が少ない、人手が足りていない会社の場合、電話応対に追われて生産性や業務効率化が低下してしまうのは大きな問題でしょう。しかし電話代行サービスを導入すれば、これまで電話応対に割かれていた時間をコア業務に充てられますし、電話が鳴るたびに集中力が途切れてしまうような事態も防止できます。

自社で電話応対のプロフェッショナルを雇用しているという企業は少ないでしょうから、電話応対を内製化する場合は事務員や営業担当などが電話応対を兼任するのが一般的です。一方電話代行サービスのオペレーターは主力業務が電話応対であり、文字どおりプロフェッショナルですから、自社の従業員が対応場合と比べて応対品質向上が見込めます。電話応対は顧客への印象を大きく左右しますから、工数削減だけでなく企業イメージへの貢献も期待できるでしょう。

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ここからは、電話代行サービスでおすすめの会社を具体的に紹介していきます。まずは、電話代行料金が安いコールセンター会社として、次の8つを厳選しました。

・株式会社インターコード
・株式会社ケイズプランニング
・株式会社うるる
・株式会社グッドクロス
・株式会社シスプロ
・株式会社バルテック
・株式会社ベルセンター大阪
・電話秘書代行合同会社

それぞれについて、以下より詳しく紹介します。

続いて、電話代行の実績が豊富なおすすめのコールセンター会社として、次の8つを厳選しました。

・セントラル・アイ株式会社
・株式会社エフザタッチ
・ジェイエムエス・ユナイテッド株式会社
・株式会社ビジネスアシスト
・株式会社オフィスジャパン
・株式会社ベルシステム24
・株式会社大阪エル・シー・センター
・株式会社タスク

それぞれについて、以下より詳しく紹介します。

コールセンター代行や電話代行サービスの料金は「月額固定制」と「従量課金制」のいずれかに分かれている場合が多いため、ここではそれぞれの費用目安を紹介します。

・月額固定制：1～2万円（月間コール数50～100件程度までが目安）
・従量課金制：1コールあたり150～500円

なお、月額固定制の場合は月額料金内で受けられるコール数が限定されているものが多く、超過した場合は従量課金で加算されるのが一般的です。

たとえば、東京にあるコールセンターの平均時給は1,333円と、最低賃金から300円以上上回る高賃金となっています。もし電話対応のために人を雇おうとすれば、コールセンターの時給程度の費用が必要となってくるでしょう。しかしコールセンター会社の電話代行サービスを利用すれば、コールセンター1人の日給分で1か月の電話代行サービスが受けられます。電話代行サービスの充実ぶりを考慮すれば、人を雇うよりも費用対効果が高いことは明白です。コール数によってコースが選べる会社も多くありますので、自社の状況に適した会社を選び、効率よく電話応対を行いましょう。

ここでは、コールセンター会社選びをする上で失敗しないために押さえておくべきポイントを紹介します。

まずは、目的達成するために、どのような条件を満たす電話代行サービスが必要なのか、要素を洗い出しておくことが重要です。オフィスの電話を携帯に転送する設定にしてあって、都度対応や即時の折り返しが可能な状態であるなら、電話代行サービスを利用する必要はないかもしれません。しかし、入電数が少なくても移動中・商談中で電話に出れない、折り返しても入れ違いになってしまうようなことが多ければ、電話代行を利用する充分な動機・目的になります。
なんとなく、営業の取りこぼしをなくしたいといった動機・目的を持っているだけでは、どのようなサービスを利用したらいいのかがわからないばかりか、必要のないオプションを追加してしまうなどでムダな支出が増えてしまうので、必ず目的の明確化をしましょう。

コールセンターによって電話代行のプラン内容や料金体系は異なります。単純にプラン価格などの安さだけで判断するのではなく、サービス内容と費用のバランスを確認しながら、最適なプランを提供しているのはどこのコールセンターなのかを判断しなければなりません。30コールまでで月額5,000円のプランを利用したいと考えていても、月に40コールあれば10コール分の超過料金を支払う必要があります。格安プランであれば1コールあたりの超過料金は高額になる傾向があるため、コール数の多いプランと比較検討しておく必要があるでしょう。

依頼前にコールセンター会社のオペレーター教育はどのように行われているのか、実際のクオリティはどうなのかを確認しておく必要があります。
無料お試し期間や返金保証のあるコールセンターであれば、事前に電話応対のクオリティを確認できる、品質に満足できなければ返金してもらえるため、積極的に利用したいところです。無料お試しや返金保証がない場合は、最低契約期間なども確認しておいた方がいいでしょう。

適正費用を見極める上で効果的なのが、複数の会社から見積もりを取る方法です。そもそも電話代行やコールセンター代行会社のプランは多種多様であり、単純に「1コール＝〇〇円」という形とは限りません。そのためプラン料金だけでの比較は難しいですし、サービス内容に何が含まれているかも考慮してコストパフォーマンスを判断しなければならないため、複数社からの見積りを比較検討して相性の良し悪しを判断するのがおすすめです。

電話代行サービスを利用する際には第三者が自社の電話応対を行うだけでなく、スムーズな連携のためにさまざまな情報共有を行いながら電話代行を依頼するのが一般的です。そうなれば社内の機密情報や顧客情報などの流出、漏えいリスクを抱えることになりますので、電話代行サービスのセキュリティ体制は細かくチェックしておきましょう。万が一情報漏えいが起こると多大なダメージを被るため、具体的なセキュリティ対策や実績も含めてチェックしておくことをおすすめします。

以上、電話代行サービスとは何かといった基礎知識や、そのメリットや費用相場、代行会社選びで失敗しないためのポイントなどに触れながら、電話代行サービスでおすすめの会社を厳選して紹介しました。本記事を参考に、電話代行サービスを賢く利用しながら、業務の効率化と生産性の向上を実現していただければ幸いです。なお、電話代行サービスを依頼する会社の選定にお悩みの際は、ぜひ「PRONIアイミツ」をご利用ください。ご要望をお伺いした上で、それに見合った代行会社を「無料」で複数ご紹介します。お気軽にご相談ください。