メール対応代行にかかる費用相場まとめ【2024年最新版】

1日の仕事のなかで意外と時間をとられがちなのが、社内外から寄せられるEメールへの対応です。

相応のキャリアを積んだビジネスパーソンでも、メールの確認・返信作業に追われ、本来やるべき業務に支障をきたしてしまうことは決して珍しくありません。

また、ネット通販などの分野では、問い合わせ・キャンセルなどで1日数百件単位のメールが届き、そのなかで埋もれてしまったメールが顧客のクレームや大きなトラブルを引き起こすこともあります。

実際のところ、「たまってしまったメールを何とかしないと……」、「1件1件、手作業で処理するのはもう限界…」といった方は非常に多いのではないでしょうか？

そんな時に頼りになるのが、コールセンター会社などが提供しているメール対応代行サービスです。

この記事では、メール対応を外注する際にかかる費用の相場と内訳を詳しく解説するのみならず、費用を抑えるためのコツや依頼先を選ぶ際のポイントについてもご紹介します。メール対応に悩んでいる方はぜひ参考にしてみてください。

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そもそもメール代行の費用はどのようにして決まるのでしょうか？

メール代行を請け負うアウトソーシング会社の多くは、月額基本料＋メールの件数に応じた従量課金という料金体系を敷いています。対応する件数が増えるほど費用も高くなるという点では、コールセンタサービスや電話営業の代行サービスと変わりません。

ただ、メールの場合、相手とリアルタイムに接することがなく、ある程度までマニュアル的な対応でカバーできる分、全般的に料金は安め。詳しくは次章以降で解説しますが、毎月50件ほどのメールの送受信なら、3万円程度の予算で委託することも可能です。

ここからはそれぞれの費目別にメールサポートの費用の相場をご紹介していきます。

送受信したメールの数にかかわらず、毎月定額で発生する費用です。内訳として、オペレーターの人件費のほか、対応した件数などのレポート費、代行会社の管理費、研修費、ファシリティコストなどが含まれます。

月額基本料の一般的な相場は月額5,000円～1万5,000円前後。価格競争が進んでいることもあってか、業者ごとにそれほど大きな料金の差はなく、おおむね1万円前後に設定されています。

受信したメールを宛先のアドレス別にフィルタリングしたり、メールの内容を確認して返信の有無を判断したりする際にかかる費用です。

一般的な相場はメール1件につき200円～400円前後。代行会社によっては月額基本料にあらかじめ組み込まれていることもあります。

問い合わせ内容などに応じてメールを返信する際にかかる費用です。メールサポートを請け負う会社の多くが従量課金制をとっており、メール1通につき200円～400円前後が一般的な相場です。

電話対応のように深夜料金が上乗せされたりすることはほとんどなく、代行会社によっては「受信後〇〇分までに返信・回答」など、対応時間にコミットしているところも。

そうした一方、対応の仕方はあくまで一次対応となるため、あらかじめ問い合わせ内容別のマニュアルや返信メールのひな型を用意しておく必要があります。

また、基本的に2回目以降の返信メールも1通としてカウントされるので、顧客とのやりとりが長引くとメール送信料が高くつきます。

オペレーターだけで対応できない込み入った案件を担当者へエスカレーションしたり、対応マニュアルや返信メールのフォーマットを変更したりする際にかかる費用です。依頼する業務によって上記の費用に上乗せされます。

相場としては、担当者へのエスカレーションが1件につき300円～400円前後。マニュアルやメールフォーマットの変更については、内容・ボリュームによって都度見積もりとなるケースが多いようで、具体的な料金を公開している代行会社はほとんどありません。

ここまでご紹介してきた費用（＝代行会社に支払う料金）とは別に、マニュアルや返信メールのひな型作成にもコストがかかるので注意が必要です。

マニュアルの内容やひな型メールの文面については基本的にクライアント側に任されることが多く、不備があれば顧客とのやりとりが長引き、その分メール送信料もかさんでしまいます。

メールサポートの基礎となる部分なので、しっかりと時間を確保し、日ごろ寄せられる問い合わせの傾向などにあわせて丁寧に作成しましょう。

続いて利用ケース別の費用相場をご紹介します。
メールの件数や依頼内容によって、メール代行の費用はどう変わってくるのでしょうか？

メールサポートの費用は、ほとんどの場合、月額基本料＋送受信の数に応じた従量課金制となるため、メールの数が少なければおのずとコストも抑えられます。

仮に毎月50件のメール対応を代行会社に委託すると、月額2万円～4万円前後（内訳　月額基本料：5,000円～1万円、メール受信料：0円～300円×50件、メール送信料：300円前後×50件）が一般的な相場です。

前述のとおり、一般的なメール代行サービスはあくまで一次対応です。オペレーター1人で対応できない込み入った案件までカバーする場合、月額基本料やメール送受信の費用とは別にオプション料が発生します。

たとえば、毎月100件のメール対応＋担当者へのエスカレーションを依頼する場合、費用の相場としては、月額4万5,000円～8万円前後（内訳　月額基本料：1万円～1万5,000円、メール受信料：0円～300円×100件、メール送信料：300円前後×100件、エスカレーションなどのオプション料：5,000円前後）になります。

その他、マニュアルの改訂やメールフォーマットの追加作成などを依頼すると、さらに費用が上乗せされるので、想定されるケースについては事前にしっかりと見積もりをとっておきましょう。

「自社にあった会社が見つからない」「会社選びに時間が割けない」とお悩みの方は、お気軽に「アイミツ」にお問い合わせください。数あるコールセンター会社からあなたの要望にあった会社をピックアップして無料でご紹介いたします。

メールサポートの場合、業者間の価格差はそこまで大きくありませんが、ここまでご紹介してきたように、メール受信料の有無やオプションサービスによって多少料金は変わってきます。見積もりに疑問点がある場合は、本来必要のないサービスが契約プランに含まれていないか確認しましょう。

また、メールサポートを請け負う会社のなかには、中小零細企業に特化して相場を下回る料金（月額基本料5,000円など）を設定しているところもあるようです。

メールサポートの費用を抑えるために大切なのは、できるだけ問い合わせが来ない仕組みを整えておくこと。

たとえばwebサイトにFAQやトラブルシューティングといったコンテンツを設け、顧客が自分で問題を解決できるようにしておけば、おのずとメールの本数は減り、メールサポートの費用も抑えられます。

また、ほかの業務とセットで委託するのも効果的な方法の1つ。メールサポートを請け負う会社の多くは電話代行やテレアポ代行といったサービスも提供しており、あわせて契約することで割引が受けられることもあるようです。

メールサポートの料金を公開している代行会社を見つけたので、参考までにご紹介します。

ここまでメール代行の費用相場や費用を抑えるためのコツをご紹介してきましたが、実際に委託先を選ぶ際はどんな点に気をつけるべきなのでしょうか？
最後に失敗しない業者選びのポイントについてご紹介します。

テレアポや電話営業と比べると、メール代行のサービス品質には各社それほど大きな違いはありません。

テレアポや電話営業ではオペレーターの説明能力やトークのスキルによって成果が左右されるのに対し、メールの場合、マニュアル類がきちんと整備されていれば、どの業者でも一定レベル以上の対応が見込めます。

加えて、対応時間についても24時間365日対応がスタンダードになっており、業者ごとに大きな差はありません。

そういった意味で委託先を選ぶ際は、各社のサービスの違いに目を向けるより、予算や業務量といった自社の都合にあわせてシンプルに候補を絞っていった方が近道でしょう。

たとえばメールの量が月数十件程度なら月額数千円程度の廉価プランを用意している業者、今後新商品の発売などを予定していて問い合わせが増える見込みなら、複数のプランがあって適宜変更できる業者がおすすめです。

顧客から寄せられるメールには住所・氏名・クレジットカード番号といった情報が含まれていることも多く、それらが外部に漏洩すれば会社の信頼を左右する重大なトラブルとなります。

その点で代行会社のセキュリティ体制も非常に大切な要素。プライバシーマークやISO14001（情報セキュリティ認証）を取得している業者から優先的に検討するようにしましょう。


今回はメール代行の費用相場とその内訳、費用を抑えるためのコツ、委託先を選ぶ際の注意点などについてご紹介しました。メール対応の外注を検討している方の参考になれば幸いです。

なお、アイミツでは電話代行やメール代行サービスに精通したコンシェルジュが、みなさまからのご相談を無料で承っています。「自社に合う業者を紹介してほしい」、「費用についてより具体的に知りたい」といった方は、アイミツのコンシェルジュまでお気軽にご相談ください。

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