生産管理システムはエクセルで自作可能！メリット・デメリットも解説【2024年最新版】

生産管理システムは、企業の生産業務を効率化に役立つ仕組みです。企業の責任者や担当者のなかには「生産管理システムを構築して生産業務の効率化を図りたいが、費用はなるべく抑えたい」と考えている方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、さまざまな分野の発注先を比較検討できる「アイミツ」が、生産管理システムをエクセルで作る方法や、エクセルで作成するメリットやデメリットなどを解説していきます。

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生産管理システムをエクセルで作る方法として、2つのパターンが考えられます。以下で詳しくご紹介します。

まずはエクセルの関数を使うパターンです。関数を活用することで、生産管理表の入力や計算を自動化できます。たとえば、関数を使えば一定期間の生産データの合計値や平均値を簡単に算出可能です。また対象範囲のなかから、必要なデータのみを抽出することもできます。なおエクセルの関数を使うこと自体はそこまで難しくありません。

エクセルの生産管理表では、以下のような関数がよく用いられます。

・SUM関数
・AVERAGE関数
・VLOOKUP関数
・WORKDAY関数

SUM関数では、週単位や月単位で生産データを合算できます。平均値を算出したい場合は、AVERAGE関数を用います。VLOOKUP関数では、対象のセル範囲から指定の条件に合致するデータを抽出可能です。なおWORKDAY関数では、土日祝日を除いた営業日のみを計算できるため、納品書の支払日や発送日を算出する際に便利です。

エクセルの生産管理表では、ガントチャートを作成する方法もあります。ガントチャートは、縦軸に各生産工程、横軸に期間を記載した一覧表です。ガントチャート上で製品の生産状況などを棒グラフによって可視化することで、生産状況を視覚的に把握しやすくなります。またガントチャートはエクセルの描画機能を活用することで作成できるため、手作業で1つ1つの棒グラフを作る必要はありません。

ここからは、生産管理システムをエクセルで作るメリットを3つご紹介します。

エクセルの場合、使いやすいことが大きなメリットです。エクセルは普段の仕事において使用機会が多く、多くの方が使い慣れているといえます。基本的な文字の入力や関数の設定であれば、教わらなくてもすぐに実施できるという方も多いでしょう。もしわからないことがあっても、インターネットで調べればすぐに解決できます。つまり、エクセルの場合は学習期間や学習コストがあまりかからないといえます。

エクセルで生産管理システムを作成すれば、費用も最小限で済みます。エクセルであれば、すでにパソコンにインストールされている場合が多いため、追加費用が不要です。
もしエクセルをインストールしていない場合でも、Microsoft Office製品の契約はそこまで高額ではありません。たとえば、Microsoft 365 Business Standardプランであれば、月額1,360円（税抜）でエクセルをはじめ各種アプリを利用可能です。

エクセルの場合、他ツールとの連携面でも優れています。エクセルは他ツールとデータを授受するためのインターフェースを多く備えています。たとえば、他のツール上のデータをエクセルに取り込み、表やグラフで可視化することも可能です。反対に、エクセル上にあるデータを他のツールに連携し、他のツール上でエクセルが持っていたデータを活用することもできます。

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生産管理システムをエクセルで作るメリットがある一方で、デメリットもあります。ここでは、デメリットについてご紹介します。

エクセルでは、バージョン管理がしにくい点がデメリットです。エクセルは簡単にファイルを複製できる手軽さがある反面、似たようなファイルが乱立し、どれが最新のファイルかわからなくなることも多いです。
たとえば、複数人で生産管理システムのエクセルファイルを管理している場合、それぞれが異なるファイル名で保存することでバージョン管理が複雑になってしまうでしょう。またファイルサーバー上の異なるフォルダに同一のファイルを置いた場合、更新を行うファイルがバラバラになってしまうことも考えられます。

エクセルで生産管理システムを作成する際、同時編集がしにくくなる点もデメリットの1つです。まず、エクセルファイルを個人のローカル環境で保管している場合、他の人は編集ができません。
ファイルサーバーなど共有の作業環境上にファイルを格納したとしても、1人の作業者がファイルを開いている間は、基本的に同時編集は不可能です。ブックの共有機能を使えば同時編集は可能になりますが、グラフ作成など一部の機能が制限されてしまいます。

エクセルで生産管理システムを作成すると、属人化を引き起こすおそれがあります。エクセルの関数やマクロを活用することで、エクセルでも効率的に生産管理を行うことは可能です。しかし、多様な関数の設定やマクロの実装を行う場合、特定の有識者に作業が偏ることも多く、属人的な作業になる傾向にあります。
もしファイルの作成者が離職した場合は、エクセルの生産管理システムをメンテナンスできる人がいなくなり、生産管理システムの運用が破綻するおそれがあるでしょう。

エクセルは簡単に生産管理システムを作成できるメリットがある一方で、作業の属人化を招く可能性があるというデメリットもあります。エクセルで生産管理システムを運用していく場合、データ量の増加や担当者の変更などにより、いずれ限界を迎えることになるでしょう。
より効率的に生産管理システムを構築したいのであれば、生産管理に適したシステムを導入することが有効です。たとえば、企業の生産データや受発注データなどを統合管理できるERPシステムが代表例として挙げられます。

つづいては、システム開発を外注した際にかかる費用相場をご紹介します。

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エクセルを使った生産管理システムの作成は手軽である反面、属人的な管理になる傾向にあります。中長期的な視点を持って生産管理システムを効率的に運用するためには、ERPなど生産管理に適したシステムの導入がおすすめです。
なお自社にノウハウがなくとも、ERPなど生産管理システムの導入実績が豊富なシステム開発会社であれば、安心して依頼できるでしょう。アイミツではご要望を伺った上で、条件に合うシステム開発会社を無料で複数社ご紹介可能です。会社選びでお困りの方は、お気軽にご相談ください。

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