システム開発依頼書(RFP)はこうやればスッキリ書ける!プロジェクトの成功させるための方法とは

手を差し出す男性

更新日:2017年09月26日 | 公開日:2016年08月15日

「システム構築をお願いしたいんだけど」「ではお伺いいたしますので、一度お話をお聞かせください」、多くはこんなやりとりから始まるシステム構築ですが、その理由の一つには、開発会社側もライバルに先を越されないうちに実際に会って話をして、早くキーマンと関係を深めたいという思惑もあります。

出だしはもちろんこれでも良いのですが、2回目以降はできればシステム開発依頼書(RFP)のメモ程度は用意したいものです。

発注側の開発意図を適切に伝える「システム開発依頼書(RFP)」とは何か

複数グラフのテキストとボールペン

システム開発依頼書(RFP:Request For Proposal)とは、下記のような項目で構成されます。

■ プロジェクト全体像
今回提案を依頼したいシステム開発の全容をシンプルに表現したもので、どんなことをシステム開発で実現したいのか、導入期日目標、概算予算、大まかなスケジュール案などを記載します。

■ 提案の要件
具体的に何をしたいのかを箇条書きにします。
例えばマーケティングシステムの構築であれば、「電話営業や展示会などで収集したリストを見込み度の高い順に抽出するシステム」などです。
必須な機能、運用・保守の体制案なども合わせて記載したり、役割分担についても現状で分かる範囲で希望を伝えます。

■ その他相談したいこと
伝えた方がよいと思われる情報、判断に迷っていることなどを補足として記載します。

以上から分かるように、「システム開発依頼書(RFP)」システム構築をするためのガチガチの要求定義書ではありません。
要求定義書は発注先が作ってくれますので、それを作るための話し合いのたたき台のようなものだと考えればよいでしょう。

「システム開発依頼書(RFP)」作成のチェックポイント

グラフのテキストとノート類

おおまかな構成は先ほど解説したように「プロジェクト全体像」「提案の要件」「その他相談したいこと」の箇条書きで構いませんが、開発側が理解しやすいRFPにするために、いくつかのチェックポイントをおさえておきましょう。

■ チェックポイント1
プロジェクト名はシンプルに内容が想像できるものにすることが大切です。
例えば有名なゲーム機などの開発コードネームを見てみると「Project Reality」(NINTENDO64)、「Durango」(Xbox ONE)などがあります。
NINTENDO64はまだ分かるのですが、Xbox ONEのデュランゴというのはメキシコの地名でプロジェクトの中身と無関係そうに見えます。
確かにこういうのもかっこいいのですが、通常のシステム開発では「○○社営業部門-マーケティング部門顧客データ共有プロジェクト」などの中身がわかる名前にした方が、担当部署責任者の所在もはっきりして都合が良いです。

■ チェックポイント2
「開発の目的」「成果」「予算」「スケジュール」などは、関係各部署と責任者のオーソライズを必ず取ってからRFPに盛り込むことです。
「だいたいこんなふうにできたら良いよね…」という部分で開発会社と話をしてしまうと、いつの間にかそれが既成事実になってしまい、プロジェクト担当者の身動きが取れなくなってしまうケースもありますので気をつけましょう。

■ チェックポイント3
発注側と開発会社側の役割分担の案を書いておくようにしましょう。
発注企業と開発会社の役割分担が不明確な状態だと、「これはそっちがやってくれるはず」といった都合の良い思い込みが重なってプロジェクトが空中分解することもあるので要注意です。

■ チェックポイント4
発注側、開発会社側の責任者とメンバーの名前と連絡先を記載しておくことで意思疎通が楽になります。
何か問題が生じたり、疑問を感じたりした時に連絡が取れる体制を、プロジェクトの初めにきちんと確立しておきます。

■ チェックポイント5
判断に迷っていること、よくわからないことは全部リストアップします。
RFP作成の段階では何をどこまで開発するか、すべて決まっていないことの方が多いのが当たり前です。
思いついたことは何でも書いておいて、打ち合わせの時に潰していきましょう。

【まとめ】システム開発プロジェクトが空中分解してしまわないように

以上、システム開発を滞りなく軌道に乗せるための「システム開発依頼書(RFP)」作成のポイントなどについてお伝えしました。
システム開発では口頭のみで重要議題が進んでしまうと後からやり直しをしたり、やり直しですまない場合にはプロジェクトが空中分解することもありますので、注意しましょう。

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