勤怠管理システムは自作できる？作り方や注意点を解説【2024年最新版】

テレワークやリモートワークの拡大により、勤怠管理システムを導入する企業が増えていることから「自社での導入を検討しているが、予算がないのでできれば自作したい」とお考えの方もいるのではないでしょうか。
この記事では、幅広い分野の発注先を比較検討できる「アイミツ」が、勤怠管理システムの自作手順や基本的な機能などについて解説していきます。

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勤怠管理システムとは、従業員の出社・退社時刻や休憩時間など勤怠に関する情報を管理するためのシステムです。労働時間や遅刻・早退、休憩、欠勤の把握や労働基準法の遵守を目的に、さまざまな企業で導入されています。給与計算システムをはじめとするほかのシステムと連携させれば、手動で行っていた労働時間の集計・給与計算にかかっていた手間を大幅に削減できるというのも大きな特徴です。
導入形式としてはインターネット上で操作するクラウド型が主流ですが、セキュリティの面からオンプレミス型を選択する会社も多く存在しています。

結論からお伝えすると、勤怠管理システムは自作が可能です。自作にはさまざまな方法があり、場合によってはプログラミングに関するスキルを求められることもありますが、Excelを用いて作ることもできます。Excelで作成する場合はテンプレートも配布されているため、プログラミングの知識のない方や初心者でも安心です。
なお、勤怠管理システムを自作する際には「作成手段」や「必要な機能」「どんな他システムと連携させたいのか」をシステム設計に加える必要があります。

勤怠管理システムに必要な機能は、「人事担当者向けの機能」と「従業員向けの機能」に分かれます。それぞれの詳細を解説していきます。

人事担当者向けの代表的な機能は、以下の通りです。
・勤怠情報の集計機能
・他システムとの連携
・CSV出力機能
・シフト管理機能
各社から提供されている勤怠管理システムでは、人事担当者向けの機能を通じて他製品との差別化が図られています。便利な機能が大半であるものの、必要以上に機能を実装した勤怠管理システムを導入してしまった場合は「費用対効果が見合わなかった」といった事態に陥ることも。自作する場合には「必要な機能」と「あればうれしい機能」「不要な機能」を区別した上で作業を進めましょう。

従業員向けの機能は、以下の通りです。
・打刻機能
・ワークフロー機能（修正・申請・承認など）
・残業時間の超過のアラート機能
・有給休暇の取得状況
勤怠システムを実際に利用するのは従業員であるため、自作の際には「従業員にも便利な機能であるか」という点も意識する必要があります。市販の勤怠管理システムの中にはICカードやスマートフォンでの打刻に対応しているものもあるので、既存システムの導入の費用や運用開始までの期間なども含めて自作を検討してもいいかもしれません。

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ここからは、勤怠管理システムを自作する時の手順を解説していきます。プログラミングを行う場合と、Excelを使用する場合いずれも手順に大きな違いはありません。

勤怠管理システムを自作する際に、まず着手すべき作業がデータ項目の決定です。項目の例としては
・部署名、従業員番号
・従業員名
・出社時刻、退社時刻
・遅刻日数、早退日数、欠勤日数
・有給日数
・深夜残業、休日出勤
などがあげられます。また、勤怠データの保守・保管にあたっては、形式だけでなく項目の配置順も重要な要素です。データ項目によって他システムとの連携をスムーズに行えるかや、データの読み込み速度も変化するので慎重に決定しましょう。

社内に複数の勤務体系が存在している場合は、勤怠管理システムがすべての形態に対応する必要があります。抜け漏れがあると全社向けの勤怠管理システムとして機能させることが難しくなるため、すべての勤務形態を把握した上でシステム構造の検討を進めましょう。
なお、勤務体系の洗い出しや整理を行う際は、ツリー形式の表に書き出すと構造をまとめやすくなります。

給与計算システムや人事評価システムとの連携を予定している場合は、データ項目が相違なく網羅する必要があります。たとえば、従業員Aの出社時刻に関する数値が勤務体系システムと勤怠管理システムで異なっていた場合などはエラーの原因となるため注意しましょう。
勤怠管理システムと連携させたい既存のシステムがある場合は、各システムの項目を把握しておくことが大切です。

リモートワークや在宅ワークなど、オフィス以外の場所への勤務が多い場合には、そうした環境に合わせた打刻方法の導入が欠かせません。リモートワークを推進しているにも関わらず、打刻はオフィスに置かれた打刻機でのみ可能といった状態では適切な勤怠管理は困難でしょう。
勤怠管理システムを自作する際は、「オフィスへの勤務率」「リモートワーク率」などを事前に確認した上で、実態に合った打刻方法を採用しなければなりません。

ここまでの工程を終えたら、いよいよシステムの設計に入ります。なお、有給休暇や残業に関する法律の取り扱いは変更される可能性があるため、勤怠管理システムの設計はそれを前提に進めることが重要です。
また、システムに変更を加える際に設計図がない場合は、更新後の不具合の要因となるリスクがあるため、かならず設計図も作成した上で設計を進めていきましょう。

ここまで解説してきたとおり勤怠システムは自作も可能ですが、近年ではさまざまな会社から多彩な勤怠管理システムも提供されています。打刻機能や集計機能、連携機能などを基本機能を実装しているため、必要な機能や予算などによってはそれらの導入を検討するというのも1つの手段です。
また、自社の勤務体系に適したより使いやすく高性能なシステムを希望するならシステム開発会社への外注をおすすめします。

最後に、システム開発を外注した際にかかる費用相場をご紹介します。

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この記事では、勤怠管理システムを自作する手順や必要な機能などについて解説してきました。勤怠管理システムは、人事関連の業務効率の改善に役立つさまざまな機能が備わっています。自社で勤怠管理システムを作成することも可能ですが、システム開発会社に依頼すればより質の高いシステムを手に入れられるでしょう。
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