在庫管理システムを自作する方法｜Excel・Access・プログラミング【2024年最新版】

在庫管理システムは、製造業や卸売業、小売業に欠かせないシステムです。効率的に在庫を管理するために、システムの導入を検討している方も多いのではないでしょうか。この記事では、在庫管理システムを自作する方法を解説します。

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在庫管理システムとは、在庫情報や棚卸しデータなどを管理できるシステムです。在庫管理システムにもよりますが、在庫の保管場所やロット、入出荷履歴など、在庫を適切に管理するための情報を記録できます。最近ではスマホと連携できるシステムも開発されており、QRコードやバーコードをスマホなどの端末で読み取って棚卸しできる場合も。在庫切れや誤出荷などの在庫管理に関連するミスを防ぐための機能も備わっています。

在庫不足は、機会損失を生じさせます。反対に余剰在庫は、キャッシュフローを減少させ、資金繰りを悪化させる原因になる可能性も。在庫の保管にもコストがかかるため、管理費用が増加する場合もあります。在庫管理は、経営への影響も大きい重要な業務なのです。在庫管理システムを利用すれば、在庫管理業務を効率化でき、在庫を適切な水準に保てます。在庫管理システムの導入は業務の標準化にもつながるので、人為的なミスの減少も期待できます。

方法によって難易度に違いはありますが、在庫管理システムは自作できます。主な自作方法は以下の3つです。
・Excelで自作
・Accessで自作
・プログラミングで自作
自作方法ごとに特徴を解説していきます。

Excelを利用すれば、簡易的な在庫管理システムを作成できます。Excelを利用した在庫管理では、単表や在庫移動表を作成して管理するケースが多いです。
単表とは、商品ごとに在庫管理表を作成する形式です。紙ベースの在庫管理でよく用いられているので、Excelに慣れていない人でも戸惑うことなく使用できるでしょう。単表を利用すれば、商品ごとに詳細な情報を記録できます。一方、在庫移動表とは、同じシート上に複数の商品を一覧で記載する在庫管理表です。在庫移動表を作成すれば、複数の商品の在庫をまとめてチェックできます。自社の商品や在庫管理業務に合わせて、書式を選択しましょう。

Accessはデータベース作成ソフトです。Accessでは、Excelと異なる方法でデータを保存。データはテーブルに保存され、クエリと呼ばれる処理要求に従って、データの追加・更新、削除などを実行する仕組みです。
Accessを利用すれば、Excelよりも大量のデータを扱う在庫管理システムを作成できます。Accessでは、フォームと呼ばれる操作画面を作成してデータを入力するで、業務ごとにフォームの使い分けるとよいでしょう。テーブルに保存されたデータは、必要に応じて抽出・出力できます。Accessで作成した在庫管理システムでは伝票の発行も可能です。

プログラミングで在庫管理システムを作成する方法もあります。ExcelやAccessで在庫管理システム構築する場合、使用するソフトの仕組みに従って作成しなければなりません。プログラミングによる在庫管理システムの開発では、ソフトによる制約を受けずにシステムを構築できます。
プログラミングでシステムを構築するには、操作画面とデータベース、演算が必要です。データベースの操作には、SQLと呼ばれる言語を使用します。演算には、PHPやPythonを使用するなど、システムを構成するパーツごとに複数のプログラミング言語を使用。プログラミングによる自作であれば、複雑なシステムの開発にも対応できます。

ExcelやAccessを利用して在庫管理システムを作成する方法は大きく3つに分けられます。
・テンプレートをダウンロードする
・テンプレートをカスタマイズする
・一から自作する
それぞれの方法について解説していきます。

ネット上では、さまざまなExcel・Access用のテンプレートが配布されています。無料で利用できるテンプレートも多いです。在庫管理用のテンプレートも配布されているので、ダウンロードすればそのまま使用できます。ExcelやAccessの操作に慣れていない人でも、テンプレートを活用すれば、在庫管理にExcel・Accessを利用できます。ただし、自社の業務に利用できるテンプレートが見つからない可能性もある点に留意しましょう。

Excel・Accessのテンプレートを、自社用にカスタマイズして利用する方法もあります。テンプレートをカスタマイズするには、関数やマクロに関する知識が必要です。VBAと呼ばれるMicrosoft製品用のプログラミング言語でコードを作成すれば、Excelシート上に操作画面を作成できます。Excel・Accessの扱いに慣れている方であれば、比較的簡単に在庫管理システムを作成できるでしょう。

テンプレートを使用せずに、ExcelやAccessで一から在庫管理システムを作成することもできます。テンプレートをカスタマイズする場合と比較すると手間がかかりますが、思いどおりの在庫管理システムを作成できるでしょう。一方で、関数やマクロ、VBAなどを扱うスキルが求められるため、ExcelやAccessを利用した在庫管理システムの作成方法の中では、もっとも難易度が高いです。

プログラムを自作して在庫管理システムを開発する方法は、使用する言語によって大きく2つに分けられます。
・Pythonで作る
・PHPで作る
在庫管理システムをプログラミングする際の大まかな流れをご紹介します。

Python用のWebアプリケーションフレームワークやテンプレートエンジンを活用して、Webアプリとして在庫管理システムを開発すれば、複数の事業所で同じシステムを利用できます。HTMLで画面を作成し、Pythonのデータを表示できるようHTMLファイル内にPythonのコードを記述。データベースにデータを追加・変更するコードを作成すれば、在庫管理システムを構築できます。

Pythonと同様に、HTMLやデータを格納するためのSQLなどのデータベースと組み合わせれば、PHPでも在庫管理システムを開発できます。PHPでデータベースを操作するには、データベースに接続するコードを記述し、SQL文を記述。SQLを実行して、最後にデータベースとの接続を切断するコードを記述します。MySQLを利用する場合、phpMyAdminという管理ツールを利用してデータベースを作成・編集することもできます。

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ExcelやAccess、プログラミングには、それぞれ異なるメリットがあります。各自作方法のメリットを理解した上で、目的や用途に合わせた方法を選択することが重要です。開発方法別にメリットをご紹介します。

Excelを利用して在庫管理システムを作成するメリットは手軽さにあります。表計算にExcelを利用している企業は多いです。Excelを扱える人も多いため、関数やマクロの知識があれば、簡易的な在庫管理システムを作成できます。
VBAを扱える人であれば、自作の在庫管理システムに複雑な処理を実行させられるでしょう。ExcelがインストールされたPCがあれば、新たにツールを導入する必要もないので、低コストでシステムを構築できるメリットもあります。「シンプルな機能の在庫管理システムで十分」という方は、Excelで自作するとよいでしょう。

Excelで作成した在庫管理システムでは、データを表に保存するのに対し、Accessではデータベース内のテーブルに保存します。Accessで構築した在庫管理システムでは、直接テーブルを編集するのではなく、フォームからデータを入力しなければなりません。Accessでは、フォームを自由に作成できるため、業務ごとに専用の書式を作成できます。業務と無関係なデータを変更してしまうリスクを低減できるのです。また、Accessではデータを抽出してレポートとして出力できるので、在庫の分析にも活用できます。Excelよりも複雑な処理を実行したい方におすすめです。

プログラミングで在庫管理システムを自作するメリットとして、自由度の高さが挙げられます。プログラミングのスキルがあれば、思いどおりのシステムを構築できるでしょう。
Accessのファイルサイズには上限があるため、大規模なデータべースの構築には向いていません。プログラムを自作する場合、SQL Serverなどの本格的なデータベース管理システムを利用すれば、大規模な在庫管理システムの構築も可能。ExcelやAccessでは、作成するのが難しい大規模な在庫管理システムを作成したい方におすすめの方法です。

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それぞれの自作方法にどのようなデメリットがあるのかを知っておかなければ、時間を無駄にしてしまう可能性もあります。あらかじめデメリットを理解しておけば、自作によるトラブルを避けられるでしょう。

Excelシートには、作成できる行と列の数に上限があります。1つのシートに作成できる行数は1,048,576行まで。列数は、16,384列が上限です。1つのシートに保存できるデータの数に限りがあるため、上限に達した場合は別のシートにデータを保存しなければなりません。新しいシートを作成する場合、マクロや関数の修正が必要です。Excelで作成した在庫管理システムには、複数のユーザーによる同時編集に対応できないデメリットもあります。編集中のユーザーがファイルを閉じるまで、ほかのユーザーはファイルにアクセスできません。

Accessで作成した在庫管理システムでは、在庫管理の担当者が入力したデータをもとに在庫数を算出しています。入力ミスによって、実際の在庫数とシステム上の在庫数がズレてしまうことも。
また現場での人為的なミスによって、ズレが生じることもあります。商品として販売されている在庫管理システムには、同様のトラブルを予防するために、ハンディターミナルを利用した検品・棚卸しに対応している場合も。Accessで自作した在庫管理システムでは、外部端末との連携は難しいです。人為的なミスの予防が難しい点は、Accessのデメリットといえます。

開発の難易度が高い点が、プログラミングによる在庫管理システム構築のデメリットです。
先にご紹介したとおり、プログラミングで在庫管理システムを開発するには、PHPやPythonを用いたプログラミングのスキルが求められます。加えて、在庫管理システムではデータベースも構築しなければなりません。操作画面の作成には、HTMLやCSSを使用します。複数のプログラミング言語を扱う必要があるのです。プログラミングでシステムを自作するには、ExcelやAccessを利用する方法と比較して専門的なスキルが求められます。

簡易的な在庫管理システムであれば、自作はそれほど難しくありません。しかし、スキルがある人でも本格的な在庫管理システムの開発には、時間と手間がかかります。開発するシステムの規模が大きければ人手も必要です。在庫管理システム開発に必要なスキルを持った人材が在籍していない場合や十分な人員を確保できない場合は、システム開発会社への外注も視野に入れておいたほうがよいでしょう。

在庫管理システムを自作する方法を解説しました。自社のスキルに合わせて、各方法のメリットやデメリットを吟味して、適切な方法を選びましょう。もし規模が大きく、扱う在庫が多い場合は、システム開発会社に依頼することがオススメです。自社にノウハウがなくとも、在庫管理システムに強いなシステム開発会社であれば、安心して依頼できるでしょう。アイミツではご要望を伺った上で、条件に合う〇〇会社を無料で複数社ご紹介可能です。会社選びでお困りの方は、お気軽にご相談ください。

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