個人事業主が電話代行を依頼するメリット・デメリット：おすすめの電話代行会社も紹介【2024年最新版】

 個人でビジネスを展開していると、電話への対応が難しく代行業者へ依頼したいと感じるケースもあるでしょう。電話代行は個人事業主でも依頼が可能であり、業務効率化につなげる手段でもあります。そこで本記事では、さまざまな分野の発注先を比較検討できる「アイミツ」が、個人事業主が電話代行を依頼するメリット・デメリットを解説！おすすめの電話代行会社も併せてご紹介します。  

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個人で事業を経営している場合も、電話代行の依頼は可能です。個人事業主に向けたおすすめプランを提供している代行会社も多く、業務に適した依頼先が決定できます。

また、電話代行の依頼には個人事業主だからこそのメリットが豊富です。個人で事業を運営していく場合、外回りが多い・事務員を雇う予算がない・電話対応が苦手など、さまざまな課題が発生するでしょう。電話代行を活用することで、こうした悩みを解消できる点が魅力です。

さまざまな課題の解決におすすめの電話代行サービス。ここでは、個人事業主が電話代行を依頼するメリットをご紹介します。

個人事業主が電話代行を依頼するメリットに、人件費の削減が挙げられます。電話を受ける件数が増えた場合、個人での対応が難しく電話対応のためにスタッフを雇わなければいけないケースも出るでしょう。しかしスタッフを雇う場合、給与や保険料などの支払いが発生し、多くの人件費がかかります。

電話代行サービスを手掛ける会社では、電話の件数に合わせたプランや格安プランを提供しているケースが多いです。そのため、スタッフを雇うよりも格段に費用が削減できます。

業務中に電話がかかってくれば、作業を中断して対応をしなければいけません。電話の内容がクレームだった場合には、多くの時間を割かれる可能性もあります。

一方、電話代行を依頼していれば電話があっても業務をストップする必要はありません。クレームの電話も受け付けてもらえるため、作業効率を下げることなく電話に対応できます。このように、コア業務に集中できる点も個人事業主が電話代行を依頼するメリットです。

顧客の取りこぼしを防げる点も、個人事業主が電話代行を依頼するメリットです。1人もしくは少数の人員で業務を進める個人事業主は、外出中や接客中などで電話に出られないケースもあります。

電話代行サービスでは、常に電話に出られる体制が整えられています。そのため、重要な電話や緊急の連絡も取りこぼしなく対応可能。商談中の相手からの電話に出られず、売り上げを逃す可能性も減らせます。

個人事業主が電話代行を依頼する場合、メリットだけでなくデメリットも把握しておくことが重要です。

電話代行を活用する上でのデメリットは、依頼に一定のコストがかかる点です。代行会社が提供しているプランは、以下の2つに分けられます。

・定額型：1ヵ月の受電回数の上限を設定し月額料金を支払う（件数を超過した場合は追加料金が発生）
・成果報酬型：受電した件数相当の金額を支払う

なお、個人事業主の場合は法人と比較し低価格で依頼できるケースが多いです。

電話代行を手掛けるスタッフは電話のプロです。しかし、専門性の高い知識は有していない点に注意しましょう。具体的には、商材に関する細かな特徴や技術面などの知識です。電話代行のスタッフは自社の商品やサービスを完全に理解しているわけではないため、場合によっては説明が不足し顧客を取り逃してしまうことがある点はデメリットと言えます。

「自社にあった会社が見つからない」「会社選びに時間が割けない」とお悩みの方は、お気軽に「アイミツ」にお問い合わせください。数ある電話代行会社からあなたの要望にあった会社をピックアップして無料でご紹介いたします。

メリットとデメリットを確認したあとは、個人事業主が電話代行を選ぶ際のポイントも確認しておきましょう。

電話代行では、受信件数やオプションの有無によって3,000円から2万5,000円程度と幅広い月額料金プランを提示しています。また件数が超過した際の料金も80円や150円、300円とさまざま。成果報酬型で依頼する場合も代行会社によって料金は異なるため、受電件数を踏まえた上で適したプランを提供している外注先の選択がおすすめです。

電話代行を外注する際は、会社ごとのサービス範囲も確認しましょう。たとえば休日も電話対応ができる・商品の受注や資料請求にも対応している・電話番号を貸与しているなどです。また、受電した内容を報告する手段も、電話やメール、LINE、その他コミュニケーションツールとさまざま。独自のサービスを展開している会社もあるため、外注前にチェックすることが大切です。

ビジネスでは、電話の対応次第で顧客からの信用を失うなどの損失が発生する可能性もあります。そのため、電話代行サービスを手掛けるオペレーターの品質は重要です。もちろん、電話代行会社では高品質な電話対応を実践しているケースがほとんどです。しかし万が一を考え、徹底した教育体制が整っている会社かの確認をおすすめします。

ここからは、個人事業主におすすめの電話代行会社を3社ご紹介します。それぞれの強みをチェックしましょう。

コールセンター会社を選ぶポイントを3つご紹介します。

・得意分野
インバウンドやアウトバウンド、テレマーケティングなど、会社によって得意分野はさまざまです。依頼する業務内容に強みのある会社を選びましょう。 
・セキュリティ
コールセンターでは社内の情報や顧客情報を扱うため、セキュリティに関するガイドラインやPマーク・ISO・ISMS等の取得有無も確認しておきましょう。
・セキュリティ
コールセンターでは社内の情報や顧客情報を扱うため、セキュリティに関するガイドラインやPマーク・ISO・ISMS等の取得有無も確認しておきましょう。
・専門性
専門的な製品・サービスを取り扱っている場合は、専門性の高い内容にも対応可能なコールセンターを選ぶことをおすすめします。

さまざまな特徴を持つコールセンター会社が増えており、前述したポイントだけでは会社を決められない場合もあるでしょう。会社選びでお悩みの際は、ぜひアイミツへご相談ください。

つづいては、コールセンター業務を外注した際にかかる費用相場をご紹介します。

コールセンターの外注費用の相場をご紹介しました。より正確な費用を知りたい方は料金シミュレーターをご利用ください。 

本記事では、個人事業主が電話代行を依頼するメリット・デメリットを解説しました。少人数で幅広い業務を行う個人事業主にとって、電話の対応は大きな負担です。そのため、電話対応に課題を抱える方には電話代行会社への外注がおすすめ。

アイミツでは、丁寧なヒアリングを行った上で条件に合うコールセンター代行会社を無料で複数ご紹介しています。外注先選びにお困りの際は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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