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【2019年最新版】企業で役立つ社内ポータルサイトとは?掲示板やグループウェアとの違いをわかりやすく解説

パソコンで仕事をしている男性

更新日:2019年06月07日 | 公開日:2017年07月16日

最近では、社内ポータルサイトの運用による業務の効率化が注目を集めています。自社に社内ポータルサイトを導入しようと考えている方も多いのではないでしょうか。
会社の規模が大きくなったり事業を拡大して業務が複雑化したりすると、従業員間での情報共有や意思伝達が難しくなります。このような課題を解決するために有効な施策の1つが社内ポータルサイトの導入です。

社内ポータルサイトを運用することで、業務で必要な情報を一元化することができ、またコミュニケーションを活発にすることができます。しかし、ただ導入するだけではその恩恵を十分に受けることはできません。
この記事では、社内ポータルサイトの導入によって実現できることや導入の際に気をつけるべき点について解説します。社内ポータルの導入を検討している方は、ぜひ参考になさってください。

ホームページ制作担当コンシェルジュ

社内ポータルサイトとは?

社内ポータルサイトとは、社内におけるさまざまな情報を検索するためのwebサイトのことです。情報の入り口となることから「門」や「入り口」を意味する「ポータル」という言葉が当てられました。一般的に利用されているポータルサイトとしては「Google」や「Yahoo!」などの検索エンジンが有名でしょう。

これらのサイトと同じように、社内ポータルサイトでは、従業員が業務上で何かわからないことがある場合に、サイトにアクセスすることで必要な情報をスピーディーに入手することができます。また、自身が得た情報をポータルサイト上にアップロードすることで簡単に社内共有をすることもできるため、業務の効率化につながるのです。

一方、社内ポータルサイトが「Google」や「Yahoo!」と異なるのは、文字通り社内の人間しか利用できないイントラネット上(組織内のプライベートネットワーク)で構築されているという点です。
外部のネットワークから遮断された状態で情報をやり取りするため、インターネット上で利用できる市販のツールを使うよりもセキュリティ面で優れているのがメリットです。

ノートパソコンと赤いマウス

社内ポータルサイトで活用できる主要機能

社内ポータルサイトは単なる従業員用の情報検索サイトではありません。ポータルサイトを入り口としてさまざまな機能が集約されている点に真の強みがあります。まず、挙げられるのが業務上必要なツールの集約化です。

たとえば、店舗でのオペレーションマニュアル、営業で使用できる資料、事務書類のフォーマットなどが集約されることで、社員はそれぞれの情報がどこにあるのか迷うことなく探し出すことができます。
決済機能も実装すれば会社としての意志決定のスピードも上げられるでしょう。
また、LINEやSNSのようなチャットツールを導入することもでき、メールや対面よりも迅速な社員同士の意思疎通が叶えられます。
さらに、スケジュールやタスクの管理機能を搭載できる点も社内ポータルサイトの特徴です。

これらのツールを社内ポータルサイトで一元的に管理することによって、社員が業務で覚えるべき仕事の数を減らすとともに、業務の効率化につなげることができるのです。

社内ポータルサイトで情報共有を強化することのメリット

社内ポータルサイトにSNSや掲示板などのコミュニケーションツールを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

たとえば企業規模がある程度大きくなると、普段接点のない部署も多くなるでしょう。普段話す相手が固定化されてしまうと、

・考えが偏ってしまい新たなアイディアが浮かばない
・業務がマンネリ化してしまう


といった状況に陥ることも。
一方、社内でオープンに交流できるツールを導入することで、異なる視点からの意見を聞く機会が持てるようになり、新たな製品やサービス、あるいは業務上のコスト削減につながるアイディアを生み出す源泉となる可能性もあるのです。

コミュニケーションが活発になれば風通しが良くなり相互理解の深まった職場にもなるでしょう。相互理解が深まれば、業務で部署間による連携を行う上での前提的な認識を共有することができ、スムーズかつ効率的にプロジェクトを進めることにもつながります。イノベーションの創出と相互理解の深化が社内ポータルサイトの魅力の1つです。

社内ポータルサイトの導入による成功例をご紹介

実際に社内ポータルサイトを導入した企業ではどのようなメリットを感じられたのでしょうか。3つの事例をご紹介します。

パソコンを操作中の女性

情報伝達を効率化!部署間の連携が円滑に

企業向け製品を開発している某メーカーでは、営業部門、開発部門、経理部門など各部署がそれぞれ個別にデータを管理していました。他部署からデータに直接アクセスすることができなかったため、たとえば営業が取引先のニーズや課題をリサーチしても、それに応えられる製品が開発できるかどうかが曖昧となり、一歩踏み込んだ提案をすることができなかったのです。

また、開発部門にしても市場にニーズのある製品は何かしっかりと捉えることができていませんでした。それら各部署の情報にリーチするには、一度担当部署の人間を通す必要があり、その手間が連携の妨げにもなっていたのです。

この課題を解決するために、社内ポータルサイトによる業務状況の一元化を図ったところ、営業部門ではどのような技術を開発しているのか最新情報をリアルタイムで把握できるようになり、より自信を持って顧客に提案をすることができるようになったのです。開発部門に関しても、営業部門が集めた情報に対して容易にアクセスできるため、より市場のニーズに即した製品開発に取り組むことができるようになりました。

情報共有をスピーディーに!コミュニケーションコストの削減

とある老舗ホテルでは、業務上必要な情報の伝達をメールや口頭で行っており、また、引き継ぎ事項に関しては慣習的に所定のノートに書き込むという形を取っていました。しかし、さまざまな従業員があらゆるところへ行き交うホテルでは、必ずしも伝えたい時に目当てのスタッフに会えるとは限らず、またノートへの書き込みは手間のかかる作業だったため、不足のない引き継ぎが行えていないという課題が生じていたのです。

そこで、スマホなどのデバイスでも確認できるチャットツールや社内掲示板の機能を搭載した社内ポータルサイトを導入したところ、情報伝達のスピードが飛躍的に向上し、顧客のさまざまな要望に多角的な面から迅速に対応できるようになりました。

気軽に書き込めることから、サービス改善に役立つさまざまな情報が集まるようになり、それに応えられる施策を検討・実施することで顧客満足度の向上にもつながっています。

社内管理コスト削減!ペーパーレスやツールの一元化も可能

卸売業を営むとある会社では、マニュアル、社内規程、日報、見積書など数多くの書類を紙媒体で作成・管理していました。
しかし、これらの書類を作成するための用紙のコストや保存場所のスペースを確保するための負担は年々大きくなっていき、さらには後から書類を見返そうと思っても取り出すのに一苦労となります。また、書類によっては破けている箇所があるなど、保存状態も決して良いものではなかったのです。

そこで社内ポータルサイトを導入し、各種書類をイントラネット上で一元的に管理。用紙の準備や書類棚の用意、インデックスによる分類など書類の管理コストがグッと減り、従業員が書類の作成にかかる時間も大幅に短縮することに成功したのです。過去の書類が簡単に取り出せるため、分析などに要する時間と手間が省けたことから、より具体的な事業分析もできるようになりました。

社内ポータルサイトと類似したサービス一覧

社内ポータルサイトは一元的にツールを管理することが可能ですが、部分的であれば社内ポータルサイトに似た機能を持つツールやサービスも存在します。

社内SNS

社内SNSは、社内での用途に限定したチャットツールのことです。メールよりもスピーディーな情報伝達が可能で、距離が離れていても会話するようにやり取りができることから、リモートワークや出張などが多い会社では特に重宝されています。
また、一般的なSNSと同様、パソコンだけでなくスマホやタブレットにも対応しているものが多く、出先でスムーズな情報伝達をしたいときにも役に立ちます。

LINEやTwitterなどの企業版と考えていただければわかりやすいと思いますが、よりセキュリティ機能が高められているため、外部に情報が漏れにくいのが特徴です。また、チャットという形態から気軽にコミュニケーションが取れるため、メールのような前置きが不要になりコミュニケーションコストの削減にもつながります。社内の風通しを良くし、相互理解を深めたいと考えるときには社内SNSの導入がおすすめです。

Chatwork

Chatworkは国内随一のシェアを誇る社内SNSツールで、導入企業は21万社を超えています。自分だけが閲覧可能でメモ代わりになるマイチャット、1対1でのやり取りができるダイレクトチャット、案件や部署単位でのコミュニケーションができるグループチャットなど、目的や規模に合わせたチャットが可能で、ビデオ通話や音声通話もできます。
また、Chatworkは単なるチャットツールではなく、タスク管理機能やWordなどのオフィスファイル、画像などの共有ができる点も特徴の1つです。法人向けのエンタープライズプランでは、IPアドレスによるアクセス制限、外部SNSとの連携制限を行えるなどセキュリティ対策も万全です。

社内掲示板

コルクボードや黒板などにお知らせを貼る掲示板をweb上に設置することで、さまざまなメリットを見込むことができます。アナログ掲示板とは異なり空間的な制限がなくなるため、周知したい情報をいくらでも掲示することが可能です。設置スペースを用意する必要もありません。ツールによっては、カテゴリや部署別に分けることができるため、必要な情報を伝えたい相手にわかりやすく伝えることが可能です。

過去の掲示も電子上で保存できるので、定期的な更新が必要な掲示などは再度はじめから作り直す必要がなくなる点もメリットです。複数の事業所がある場合、事業所ごとに掲示物を用意したり配送するコストをかけたりする必要もありません。アナログタイプ特有の温かみを出すことは難しいかもしれませんが、より円滑かつ確実な情報共有を図る上ではweb上の社内掲示板は大きな効果を発揮できるでしょう。

Stock

Stockは、共有したい情報をノートと呼ばれる保存形式で掲示できるツールです。ノートにはテキストによる伝達事項に加え画像を表示した状態で添付できるため、キャプション付きの掲示板のような使い方をすることができます。さらに関連するタスクを設定しノートに紐づけたり、ノートを起点にしたチャットでのやり取りができるなど、業務に関連したツールを一元的に管理できる点もメリットです。ノートはフォルダごとに追加できるため、たとえばフォルダを部署やプロジェクト、ジャンルなどに分けることで必要な情報をスムーズに伝えることができるでしょう。必要な機能がシンプルにまとめられており操作も簡単なため、普段パソコンを利用しない人でも容易に扱える点がうれしいポイントです。

グループウェア

グループウェアは、スケジュール作成やToDoリスト、メール、web会議機能、アンケート機能などの業務・管理ツールがまとまったソフトです。上記に挙げた社内SNSなどのチャットツールや社内掲示板などの機能が搭載されていることもあります。
業務遂行に必要なあらゆるシステムツールを一元化することで、情報を複合的に分析・管理することができ、システムごとに操作方法を覚えたりログインし直したりする手間を省くことができる点がメリットです。冒頭でご説明した社内ポータルサイトの主要機能と似ている部分がありますが、その理由は社内ポータルサイトとグループウェアは一つのセットとして構築されるケースが多いからです。
それぞれの機能に特価したツールよりは機能性で一歩劣る可能性がありますが、さまざまなツールを同一のデザインで扱え、外注で導入した場合には一括でサポートを受けることができるのが大きな魅力といえます。

サイボウズOffice10

サイボウズOffice10は、国内発のグループウェアの先駆けであるとともに、国内シェアナンバーワンを誇るグループウェアです。導入企業は6万社を超えています。
20年以上にわたって蓄積されたニーズからユーザーにとって最適かつ使いやすい数々の機能を搭載していることから、真っ先におすすめしたいグループウェアとなっています。用途や目的に応じてプランや購入方法を選ぶことができ、導入後はメールや電話でサポートを受けられるのも大きなメリットです。グループウェアは多機能ため、使用していて不明な点が出てくることも少なくありません。したがってフォロー体制は重要なポイントとなります。無料試用期間が設けられているため導入しやすいのも魅力です。

大事なのは、社内ポータルサイトの目的を明確化すること

社内ポータルサイトは業務の効率化やコミュニケーションの活発化に大きく貢献できるツールです。しかし、ただ漫然とサイトを導入していてはその恩恵を十分に受けることはできません。大切なのは、社内ポータルサイトを導入する意義を具体的に見いだせるかどうかです。

業務に伴う活動にはすべてコストがかかります。コストに見合った効果が期待できるからこそ新しい施策を講じる価値があるのは言うまでもないでしょう。社内ポータルサイトについても同様で、なぜ社内ポータルサイトを導入するのか、その目的を明確にすることが大切なのです。

販路の拡大や費用の削減、顧客対応における速度の改善など、企業においては常に何らかの課題が存在しています。それを解決する最適な手段として社内ポータルサイトの導入に意義を見いだせれば、ただ流行っているからといったアバウトな理由で導入するよりもはるかに高いコストパフォーマンスを叩き出すことができるでしょう。

パソコンで社内ポータルを操作する手

目的に沿った要件整理を

社内ポータルサイトを運用する目的が明確になれば、その導入にも大きな効果が期待できます。しかし、ただ目的意識を持つだけなく、その目的を達成するための課題を洗い出し、そして課題を解決するために社内ポータルサイトに実装するべき要件を整理しなければなりません。

たとえば、ビジョンを周知する必要があれば社内掲示板のような機能が必要となり、業務において情報共有が足りていないと感じられれば、グループウェアによる一元的な管理が効果的な施策となるでしょう。

あるいは社内のコミュニケーションが固定的かつ緩慢で、新しいアイディアが生まれない、あるいは人間関係に不和が生じて業務に支障をきたしているという場合には、気軽に横断的なコミュニケーションが取れる社内SNSの導入を考えても良いです。

これらのうち何の機能が必要かは、社内ポータルサイト導入の目的を明確にして初めて分かります。目的の明確化と要件整理は簡単なことではありませんが、成果の出る社内ポータルサイトの構築には非常に重要な工程でしょう。

準備を怠ると失敗する可能性も

何のために社内ポータルサイトが必要なのかをはっきりさせることで、その効果を十分に発揮させることができる一方、具体的な用途を明確にしないまま導入すると失敗する可能性が高くなります。

たとえば、とにかく多機能な社内ポータルサイトを導入すればさまざまなことに対応できるだろうと考えるのは非常に危険です。社員にとって不要な機能が多くなるため、デザインが無駄に煩雑になり使いづらくなってしまいます。不要な機能が多くユーザビリティを損ねてしまったばかりに、本当は必要な機能まで使われなくなることもあるのです。

ただでさえ新しいツールに慣れるのには手間がかかる作業となるのですから、使い勝手が悪い社内ポータルサイトであれば社員が離れてしまい、やがては従来のオペレーションに戻ってしまうのはごく自然な成り行きといえます。

どのような人でも使いやすい社内ポータルサイトを導入するためには、要件整理をしっかりと行い、必要十分な機能だけが揃ったシンプルなサイトを構築する必要があるでしょう。

社内ポータルに困ったらアイミツへ

効果的な社内ポータルサイトの導入には、目的に沿った要件整理が大切です。しかしそうは言っても、自社における課題を正確に捉え、その課題解決を可能とする社内ポータルサイトを構築することは多くの企業にとっては難しいタスクとなるのではないでしょうか。

自社における課題については、業務上の報告やヒアリングなどで程度把握することはできるかもしれません。一方、その課題を解決するために必要な要件を社内ポータルサイトに落とし込むには、社内ポータルサイトで何ができ、何が難しいのかを明確に理解しておかなければならず、両者のすりあわせには苦労を要するでしょう。

もし、このような点でお悩みの際は、やはり専門家の手を借りるのが一番です。
アイミツでは、要件整理と言っても何から始めれば良いか分からない、社内ポータルサイトを構築できる業者を知りたいといったご相談を随時受け付けています。お悩みに無料でお答えしますので、自社に最適な社内ポータルサイトを導入したいとお考えの際はお気軽にお問い合わせください

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