業務管理システムとは？種類や導入メリットなどを解説【2024年最新版】

業務管理システムは、特定の業務を効率化するために導入されるシステムです。営業支援システムや顧客管理システムなど、さまざまな種類があります。多くの種類から自社に合う業務管理システムを選ぶのは手間がかかるでしょう。
そこでこの記事では、営業・バックオフィスなど、さまざまな分野の発注先を比較検討できる「PRONIアイミツ」が、業務管理システムの種類や、業務管理システムを導入するメリットなども詳しく解説していきます。

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企業で行われるさまざまな業務のフローやプロセスを管理することを、業務管理と呼びます。業務管理の目的は、企業の資源であるヒトやモノ、カネ、情報などを適切に配分して利益の最大化を目指すことです。
なお特定の業務を管理することに特化したシステムのことを、業務管理システムと呼びます。業務には労務管理や生産管理、会計管理などがあり、それぞれ多くの部署や人が関わっています。業務を効率的に進めるためには一元的に管理する必要がありますが、組織が大きくなるほど手作業や紙ベースで管理するのは難しいでしょう。そういった際に業務管理システムが活躍してくれます。

業務管理システムの種類はさまざまです。ここでは、代表的な業務管理システムの例を7つ紹介します。

営業支援システムやSFAとも呼ばれる営業管理システムは、営業活動の進捗管理をするためのシステムです。受注に至るまでの営業活動を対象に、顧客の情報やスケジュール管理が行えます。
営業担当者一人ひとりの活動状況をひと目で把握できるため、営業活動の効率化や公平な人事評価にも役立つでしょう。なお成績優秀な社員の活動を可視化してほかの社員にフィードバックすることで、全体のレベルアップを図るという活用もできます。

顧客管理システム（CRM）とは、見込み客も含めた顧客の情報を一元的に管理するシステムです。顧客の会社名や担当者名、連絡先などの情報だけでなく、メールや電話、訪問などの顧客とのあらゆるコミュニケーション履歴も記録できます。営業だけでなくコールセンターといった、顧客との接点が多い部署で多く利用されているシステムです。
またメール配信機能が搭載されているシステムであれば、特定の条件でリスト化した顧客にダイレクトメールを送るといった活用もできます。

会計に関するデータ管理をまとめて行えるのが、会計管理システムです。日々の取引を記録したり帳簿を出力したりなどの機能が搭載されています。
複数の部署が関係する複雑な取引でもキャッシュフローの管理が瞬時にできることや、入力ミスを防げることなどがメリットです。またペーパーレス化を図れることやデータの検索が簡単に行えること、またクラウドのシステムであれば、関連法規の改正にもすぐに対応できることなどもメリットといえるでしょう。

製品の受注から請求まで、受注移行の一連のプロセスを管理するのが販売管理システムです。製造業や卸売業などで利用されることが多いシステムです。中には、在庫管理システムの機能を備えているものもあります。
販売活動による売上や利益がリアルタイムでシステム上で確認できるため、利益を増やすための販売施策を打ち出しやすいといえるでしょう。また棚卸しや納品、請求などの進捗を管理する業務を効率化できる点もメリットです。

ERP（エンタープライズ リソース プランニング）とは、日本語では基幹業務管理システムと訳されます。販売管理や会計など、企業活動に欠かせない業務を管理するシステムをまとめたものです。
営業支援システムや顧客管理システムを個別で導入するよりも、さらに多くのデータを一元的に管理できます。情報の共有や活用がよりスムーズになることから、既存の業務管理システムからERPへ移行する企業もいます。

人事管理システムは、社員の基本的な情報を管理するためのシステムです。氏名や社員番号、入社年次などに加えて、異動履歴なども併せて管理できます。勤怠管理システムと紐付ければ給与計算も簡単に行えるため、経理担当者の業務が大幅に効率化されるでしょう。ただし、個人情報を多く扱うシステムであることから、導入時にはアクセスできる社員を制限するといった工夫も必要です。なお人事管理システムによっては、目標管理や研修の参加状況などを管理できるものもあります。

勤怠管理システムは、単体のシステムとしても人事管理システムの1つの機能としても提供されるシステムです。紙ベースのタイムカードに代わって、勤怠管理システムを導入する企業は多いでしょう。社員の出退勤状況や残業時間、有休の残り日数の管理などができます。また給与管理システムと連携して給与計算を行うことも可能。システム上で出退勤の記録や休みの申請などもできることから、リモートワークが多い企業で重宝されているシステムです。

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業務管理システムを導入するメリットとしては、まず業務の効率化が図れることが挙げられます。システムに入力されたデータを確認することで、業務の進捗状況が共有できます。また入力ミスや伝達ミスなどを防ぐことも、効率化につながるでしょう。さらに、システム導入で残業を減らせることから、コスト削減効果も期待できます。
なお現場の担当者だけでなく、マネージャーや経営層に至るまでリアルタイムでさまざまな経営指標を把握できる点もメリットの1つです。販売状況や在庫状況、受注確度などさまざまなデータを活用することで、よりスピーディーにかつ的確な経営判断が行えます。

業務管理システムは業務ごとに細かく分かれているため、多くの種類の中から自社に最適なシステムを選ぶには時間も手間もかかります。業務管理システムの導入を検討している企業は、システム開発会社に相談するのがおすすめです。
システム開発会社は、クライアントが抱えている課題から必要な業務管理システムを見極めた上で、適したシステムを提案してくれます。また特定の業界や業種での開発経験が豊富なシステム会社に相談することで、特有の事情を考慮した提案が受けられることも期待できるでしょう。

つづいては、システム開発を外注した際にかかる費用相場をご紹介します。

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業務管理システムは、特定の業務に特化したシステムです。導入により業務効率化やコスト削減などの効果が期待できます。なお多くの種類があることから、プロに相談することをおすすめします。自社にノウハウがなくとも、業務管理システムの導入を支援した実績が多いシステム開発会社であれば、安心して依頼できるでしょう。PRONIアイミツではご要望を伺った上で、条件に合うシステム開発会社を無料で複数社ご紹介可能です。システム開発会社選びでお困りの方は、お気軽にご相談ください。

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