システムで基幹業務を効率化！メリットや注意点を解説【2024年最新版】

基幹業務の効率化のために、基幹システムを導入する企業が増えています。基幹システムとは、販売管理や在庫管理といった事業に欠かせない基幹業務の機能を持つシステムの総称です。
そこでこの記事では、営業・バックオフィスなど、さまざまな分野の発注先を比較検討できる「アイミツ」が、基幹業務システムの種類や導入のメリット、注意点などを詳しく解説していきます。

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基幹システムとは特定のシステムの名前ではなく、ビジネスを進める上で欠かせない業務を効率化するシステムの総称です。一般的に販売管理・購買管理・在庫管理の3つの機能を持つシステムが基幹システムと呼ばれます。
例えば、販売管理の機能の中には受注管理や売掛管理の機能が含まれており、入力したデータをもとに請求書の印刷なども簡単に行えます。ただし、生産管理といった機能は搭載されていないため、必要な場合は別途システムを導入することが必要です。
基幹システムを導入すれば、企業活動におけるさまざまなデータを一元的に管理できます。企業の規模が大きくなるほど必要性が高まるシステムであるといえるでしょう。

基幹システムは機能によっていくつかの種類に分けられます。基本的な販売管理・購買管理・在庫管理の3つの機能以外に、仕入管理ができる仕入管理システム、会計ができる会計・財務管理システム、人事業務を効率化できる労務管理システムなどがあります。業界や業態に応じて企業の基幹業務が違うように、最適な基幹システムが異なる点を把握しておきましょう。

大企業だけでなく中小企業でも基幹システムの利用が広がっています。ここでは、基幹システムを導入するメリットについて紹介します。

基幹システムを導入するメリットの1つが、基幹業務を効率化できることです。見積もりの提案や受注、商品の仕入れなどをエクセルで管理している場合、1つの工程ごとに入力作業が必要になることから、入力ミスが発生する可能性があります。
一方で、基幹システムであれば、一度データを入力することで見積もりから受注、仕入れから販売などのプロセスをまとめて管理可能です。また他部署との情報共有やデータの集計などの作業も簡単に行えます。日々の基幹業務にかかる時間が大幅に削減されることで、より生産性の高い業務に人員を振り分けられるでしょう。

業務の属人化を防げることも基幹システム導入のメリットです。例えば、それぞれの営業担当者が個人で見積もりや受注の管理をしている場合、個人で管理するポイントが異なることがあります。この場合は業務が属人化してしまい、ノウハウが共有されません。また不必要な作業が発生している可能性もあるでしょう。
基幹システムを使って入力項目を統一し、業務の標準的な手順を確立させることで、異動や退職などで担当者が代わっても業務レベルを一定に保てます。また効率的な作業を標準的なフローとすることで、業務全体の質向上や効率化にもつながるでしょう。

基幹システムにはデータをわかりやすく管理できるというメリットもあります。特に複数の部門が関係しているプロジェクトでは、それぞれの部署が入力したデータを共有することで、簡単に状況が把握できます。
また基幹システムに入力されたデータはリアルタイムに反映されるため、意思決定のスピードが上がることも期待できるでしょう。在庫状況や受注状況などに関して、現場の担当者だけでなくマネージャーや経営者などもすぐに確認可能です。さらに、より正確な情報をもとに素早い経営判断を下すことで、業績向上につながることも期待できます。

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基幹システム導入を成功させるにはいくつかのポイントがあります。ここでは、基幹システム導入にあたって注意すべきポイントを3つ紹介します。

基幹システムを導入する前に、目的を整理することが大切。基幹システムを導入することで、どういった業務の効率化を図りたいのかを明確にしましょう。その際は、業務の中で特にどのプロセスに課題を抱えているのかを洗い出すと整理しやすいです。
なお導入の目的が整理されていない場合、基幹システムを導入したことでかえって作業が増えて業務効率が悪化してしまったり、コストが増えてしまったりすることもあります。導入目的を明確にすることは、効果を最大化することにもつながるといえるでしょう。

基幹システムが対象とする基幹業務とは、企業が事業を進める上でなくてはならない業務です。日々の業務でストレスを抱えないためにも、基幹システムの操作性にはこだわることをおすすめします。
同程度の機能が搭載されていたとしても、システムごとで画面の見やすさや操作性などは異なります。同じシステムでも使う人が違うと操作性の感じ方も異なるため、導入前に複数の部門でトライアルするのも方法の1つです。また帳票のデザインなどを、カスタマイズできるものもあります。既存の業務をできるだけ変更せずに導入できるシステムであれば、社員にも受け入れてもらえるでしょう。

基幹システムは社内のさまざまな情報を取り扱うため、不正アクセスなどによる情報漏洩のリスクへの備えが必要です。基幹システムを選定する際は、セキュリティ対策も徹底しましょう。
基幹システムによって安全性の高さも異なります。なお基幹システムの種類は大きく分けると、自社内のサーバーに構築するオンプレミス型とインターネット上のサービスを使うクラウド型の2種類です。
一般的に安全性が高いとされているのが、オンプレミス型です。ただし、クラウド型よりも費用がかかる傾向にあることは覚えておきましょう。費用面を考慮してクラウド型を導入する際は、より強固なセキュリティ対策が施されているものを選ぶのがおすすめです。

つづいては、システム開発を外注した際にかかる費用相場をご紹介します。

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基幹業務の効率化には、基幹システムの導入が効果的です。さまざまなデータを一元的に管理することで、業務の効率化だけでなくスピーディーな経営判断も実現できるでしょう。なおシステム開発を自社で行うのは大変です。一方で、自社にノウハウがなくとも、基幹システムの開発実績が豊富なシステム開発会社であれば、安心して依頼できるでしょう。アイミツではご要望を伺った上で、条件に合うシステム開発会社を無料で複数社ご紹介可能です。システム開発会社選びでお困りの方は、お気軽にご相談ください。

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