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ホームページ制作の仕様書とは?作成メリットと記載内容【最新版】

ホームページ制作の仕様書とは?作成メリットと記載内容

ホームぺージ制作を外注する際は、実現したい内容や、達成したい目的を制作会社にうまく伝える必要があります。その際に役に立つのが「仕様書」です。仕様書で必要な情報をまとめておけば、担当者と効率よくコミュニケーションをとれるでしょう。自社内で制作する際にも仕様書は必要です。

本記事では、これからホームぺージを作成する予定の方に向けて、ホームページ制作における仕様書の作成方法とそのメリットについて詳しく解説していきます。

目次
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仕様書とは?

仕様書とは、物事の進め方を記した文書のことです。工程の内容・手順などが明記されており、指示通りに進めることで効率的にプロジェクトを進められます。

仕様書は現状の問題点を整理したうえで、現実を明らかにし、理想とのギャップを埋める作業にも必要な文書です。また、仕様定義書、要件定義書、要求定義書など、さまざまな呼称があります。要件定義書、要求定義書は厳密にいえば異なるものです。のちほど違いについても解説していきます。

ホームページ制作における仕様書

ホームページ制作の仕様書とは「ホームページで実現してほしい詳細を記した資料」です。

たとえば、新しいホームぺージでは「こんなデザインがいい」「こんな機能がほしい」「サイト構造はこのように」など、要求実現のためにやってほしいことを記します。

ホームページの仕様書は発注者側が作成し、開発側は提出された仕様書をもとにアドバイスを行う流れです。

仕様書を作成するメリット

ホームぺージ制作で仕様書を作成しておくと便利ですが、具体的にはどんなメリットがあるのでしょうか?

依頼内容をまとめることができる

ホームぺージ制作で仕様書を作成する一番のメリットは、依頼内容を整理し、まとめることができる点でしょう。

実際に制作する際には、サイトデザインやコンテンツ、サイト構造、扱うサービスなど決めなければならないことが沢山あります。そこで仕様書がないと、情報がバラバラになったり、依頼内容に抜け漏れが生じることも少なくありません。

伝えるべきことが正確に伝わらないこともあるため要注意です。また、しっかりまとめておけば、あとから要件を確認する際にも便利です。

修正依頼がしやすい

仕様書があれば、修正依頼もしやすくなります。

仕様書はホームページをどのように作ってほしいのか、実現したい内容を最初に明文化しているため、内容と相違点があれば修正要求もスムーズです。

また、仕様書がないと、あとになって双方の認識の違いが明らかになる可能性が高く、修正点が多くなる恐れもあります。そのうえ、合意がないものについては、制作側が修正に応じてくれない可能性もあるでしょう。

とくにデザインなどは修正依頼が発生しやすいため、修正対応を含めて明記しておくことをおすすめします。

担当者とのやり取りがスムーズになる

仕様書があれば、担当者とのやり取りが全体的にスムーズになります。

制作会社とのやり取りのなかで決まったことも、都度仕様書に反映させておきましょう。認識の相違が出た際に仕様書を見れば、過去のやりとりを確認できるからです。

ホームページ制作に限らず当たり前のことではありますが、完成まで制作会社と良好な関係を築く必要があります。そのためにも、極力行き違いが発生しないよう、仕様書に基づいた議論が必要です。共通認識をもとに話し合えば内容も深まります。 

仮に、ホームページ制作会社との関係がうまくいかず、最終的には制作会社を変えることになったとしても、仕様書がしっかりと作られていれば乗り換えもスムーズです。

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ホームページ制作の仕様書に記載する内容

ホームページ制作では仕様書が必要なことはおわかりいただけたと思いますが、具体的にはどのようなことを記載するのでしょうか?  

1.業務名・目的

仕様書にはまず業務名および目的の記載が必要です。目的はプロジェクトの概要とも呼ばれます。

具体的には、ホームページを制作することによって解決したい課題や、達成したい内容です。これらを明らかにしたうえで、最終的な目的を記載します。

ホームページ制作の目的は大きく分けて「集客」「採用・ブランディング」「業務改善」の3つ。KPIについてははっきりとした目標値を記載します。目標値は事業としての理想の数字を入力してください。数値目標があると目的が具体化します。

課題は、現場レベルで感じていることを書くと伝わりやすいでしょう。会社名で検索しても出てこない、スマホ対応できていないなど、率直な内容を記載すれば大丈夫です。

2.依頼する業務内容

次に、依頼する業務内容について明記します。

ホームページ作成にはさまざまな作業工程があるため、制作を専門会社に依頼する場合は、どの範囲の作業を依頼するのか詳細に決めておくことが必要です。

主にサイト構成、デザイン、コンテンツ制作、SEO、運用・保守、更新作業などがあり、これらを全て丸投げするのか、作業の一部だけを依頼するのか、あらかじめ線引きをしっかりしておくと不要なトラブルを防げます。

また、依頼する業務内容を決める際には、自社のリソースで何ができて何ができないのかをはっきりさせておきましょう。そうすることで制作会社に依頼したい業務内容もクリアになります。

3.作業スケジュール・納期(公開日)

もちろん、作業スケジュールと納期(公開日)についても明記します。この点は契約期間にも当たるため、大変重要な情報です。

なるべく早くしてほしい、急ぎでお願いしたい、といった曖昧な表現ではなく、何年何月何日までに必要なのかを明記するのがベストです。

また、作業については下記の項目を工程ごとに細かくスケジュール設定しておくと、プロジェクトを計画的に進めていけます。

・制作会社からの提案
・発注先の決定
・デザイン案の決定
・サイトの開発
・テスト期間
・ホームぺージ公開日
 など

明確な日程がないと制作会社側もゆっくり構えてしまう恐れがあるため、きちんと決めておくようにしましょう。

4.費用の支払いについて

ホームぺージの仕様書には、具体的な支払い時期と支払い方法について明記しましょう。

支払い時期でもっとも多いのは、納品月の月末に請求書を発行して翌月に支払うパターンです。この場合は、3月にホームページが完成したら同年3月末に請求書発行、翌月4月末までに支払いをすることになります。

注意が必要なのは、何を持って納品とするかです。

通常は公開を持って納品としますが、制作が終わっても公開にいたるまでに時間を要するケースもあるため、その場合は制作終了とともに納品とすることもあります。この点は制作会社ともよくすり合わせておくことが必要です。大規模サイトの場合は着手金を求められることもあるため、初期費用についても明記します。

支払い方法については、銀行振り込みが一般的です。指定の期日までに支払いを完了させましょう。クレジットカードでの支払いはを不可としている制作会社も多いため、その点は要注意です。

5.リリース後の更新方法

ホームぺージは納品すれば終わりではなく、公開後の運用も重要なポイントとなります。

基本的にSEOはコンテンツの量や質、被リンクなどによって変動しますが、更新されていないホームぺージも検索順位が落ちる可能性が高いです。そのため、ホームページを使用して一定の成果を上げるには、定期的な更新が必須だと言えるでしょう。

発注者側にも扱えるCMSで納品し、更新は発注者が自分で行う場合もあれば、制作者が引き続き更新作業まで担当するケースもあります。

CMSで納品すれば比較的簡単に更新作業を行えますが、そうでない場合は制作会社頼りになるでしょう。更新作業を依頼する場合は、その分の費用が必要になるため、あらかじめランニングコストを考慮したうえで取り決めするようにしてください。

6.リリース後の運用・保守について

ホームぺージ制作の仕様書には運用・保守についても記載をしておきます。サーバーの契約、システム運用の問い合わせ対応、バックアップ体制、セキュリティ対策などについてです。

もちろん、運用・保守を制作会社に任せる場合は管理費用が発生します。さらに運営サポートまで含めて依頼したい場合は、制作会社にどの作業をどの範囲で依頼するのかを明記しなければなりません。

自社で運用できる場合は必要ありませんが、制作会社に依頼をするなら詳細に取り決めをしておかないと、対応が遅い、思ったよりも費用がかかった……など、予想外のトラブルに発展することもあります。

不要なトラブルを招かないためにも、運用・保守について仕様書には可能な限り詳細を記すようにしてください。

7.制作後のホームページの利用や著作権について

ホームぺージ制作では、利用する権利や著作権についても問題となります。

著作権は自身の著作物の複製や放映などを独占する知的財産権です。誰かが創造的に作ったものは著作物であり、ホームページのコンテンツやデザイン、写真などにも全て著作権が発生します。

もちろんホームぺージにも著作権は存在し、基本的に著作権譲渡を行わない限り、ホームページの著作権は制作会社側にあります。一見、制作費を支払った方に著作権が発生しそうな気にもなりますが、そうではありません。

たとえば、自社のホームページのコンテンツをパンフレットに載せたいと思っても、著作権譲渡を行わない限りは掲載不可です。また、記事、写真、デザインなど1つのホームぺージのなかでも、各要素で著作権の取り扱いは異なるため注意が必要。

ホームページの仕様書では上記のことに留意しつつ、著作権について明記するようにしてください。

8.特記事項

ホームぺージ制作の仕様書には、そのほか特記事項についても記載しておくのがおすすめ。特記事項には再委託の禁止、ホームページの運用を終了する場合の対応、仕様書に記載のない事項への対応方法などについて記載します。

制作会社のなかには、作業の一部を外注=再委託するケースも。再委託が全面的に悪いということではありませんが、トラブルが発生した際の責任の所在が曖昧になってしまうのは事実でしょう。また、著作権についても問題が発生しやすいため要注意です。

さらに、契約終了の際に運用をどうするのかも決めておく必要があります。仕様書に記載のない事項への対応については、両者協議のうえで解決をするなどの文言を入れておくと良いでしょう。

似ている言葉「要件定義書」「要求定義書」

ホームぺージ制作では、よく見かける言葉に「要件定義書」と「要求定義書」があります。一見似ている言葉ですが、この2つは内容が異なります。

要件定義書とは

要件定義書は、発注者の要望を明らかにして、実装すべき機能や性能を明記した文書のことです。ホームページ制作において要件定義を行うのは制作会社側で、内容は要件定義書にまとめます。

システムやwebの設計は要件定義書に基づいて行われるため、要件定義を行う段階で発注者側と制作側の関係者や、開発部門の合意形成を図ることが必要です。要件定義の段階で曖昧さを残してしまうと、制作側は無理な要求を飲むリスクを抱え、発注者側は本来叶えるべき要求を通せない事態に陥る可能性があります。

要件は大きく分けると「機能要件」と「非機能要件」の2つ。機能要件は文字通り機能に関する要件で、実装すべき機能についての内容です。非機能要件は保守やセキュリティ、可用性など、機能以外の部分に関する事柄。

機能要件はあって当たり前の最低ライン、非機能要件はユーザー満足度を高められる部分です。そのほか、サイト要件、インフラ要件なども記載しておきます。

要求定義書とは

要求定義書とは「こんなふうに機能を修正したい」または「新しく機能を追加したい」といった発注者の希望、要望などを聞き取り文書化したものです。要求定義は要件定義の1つ前の段階で行います。

ホームぺージに期待したい効果などをまとめたものも、要求定義のうちです。要件定義を固めるために要求定義は不可欠で、要件定義をしっかりまとめることで、完成度の高い要件定義書が作れます。

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仕様書の内容以外に伝えておくべきこと

ホームぺージ制作における要求は基本的に仕様書・要求定義書などに記載します。しかし、仕様書の内容以外に伝えるべきことがある場合は「別紙に詳細を記載」などとして別でまとめて伝えることも可能です。

ホームページの構成図

ホームぺージ作成ではホームページの構成図も重要です。構成図はサイトマップとも呼ばれ、サイトマップに関する要望を付けることで、ホームページにどのようなページが必要なのかを伝えられます。

サイトマップがあれば検索エンジンにもサイトの構造を伝えやすく、SEO的にも有利です。また、サイト構造がユーザーにもわかりやすくなるため、ほしい情報にアクセスしやすくなります。外注する場合は、必ず話し合っておきたい要素でしょう。

プロジェクトによっては制作会社側が作ってくれることもありますが、余裕があれば自社で作ることをおすすめします。

つけてほしい機能

ホームぺージ制作では、つけてほしい機能の詳細についても伝えておくようにしましょう。

検索機能、お問い合わせフォーム、画像・ファイル管理、SNS連携、広告掲載、ユーザー管理などホームぺージで必要な機能は会社ごと異なります。基本的なホームページに追加で付帯させたい機能がある場合は明記しておきましょう。

希望するデザイン

ホームぺージ制作では希望するデザインについても明記します。

デザインは受発注側でイメージの違いが生じやすく、修正依頼が出やすいポイントです。できるだけ行き違いが生じないように詳細を詰めておく必要があります。また、修正対応についても取り決めをしておきましょう。

ワイヤーフレームについては、発注者側でパワーポイントやエクセルで作れば安上がりですが、用意できない場合は制作会社に依頼をする旨を記します。

閲覧できるデバイス・OS・ブラウザの指定

ホームぺージ制作では閲覧できるデバイス・OS・ブラウザの指定も必要です

スマホ対応にするのであれば、レスポンシブ対応にすることが必要です。また、必要な素材の用意を依頼する場合はその旨も記載してください。

OSはWindows7およびWindows10、Mac など。ブラウザ対応はGoogle Chrome、Microsoft Edge、Firefox、Safariなどが該当します。

まとめ

ホームページを作る際は、要望を仕様書や要求定義書に可能な限り明確にまとめておきましょう。簡潔に記されていれば、相手とのコミュニケーションもスムーズに行えます。発注後にホームページ制作会社と条件をすり合わせていくことも大切です。

ホームぺージ制作の外注をお考えで、現在制作会社を探している方にはアイミツのご利用もおすすめ。無料相談をいつでも受け付けているため、ぜひお気軽にお問い合わせ下さい。

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著者

imitsu編集部

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