Web制作に重要なヒアリングシートが作れる！必要項目やテンプレートを紹介【2024年最新版】

Web制作においてまず重要なのは、作りたいサイトの要件や目的を「聞くこと」、つまりヒアリングです。ヒアリングは、案件受注後の一番最初に行う作業のため、クライアントと良好な関係を築くためにも大切な打ち合わせと言えます。その際、非常に重要な役割を果たしてくれるのがヒアリングシート。クライアントの要望を抜け漏れなく把握し、効率よくヒアリングを行うのには便利なツールでしょう。
そこで今回は、簡単にヒアリングシートを作成し活用いただくために、ヒアリングシートの必要項目や作成ツール、すぐに使えるテンプレートダウンロードサイトをご紹介。数多くのホームページ制作会社紹介を行ってきたPRONIアイミツだからこそ、紹介できる内容です。ぜひ参考にしてください。

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Web制作のヒアリングシートは、制作を請け負う担当者が、それを依頼するクライアントからさまざまな内容を聞き出すために利用するものです。ヒアリングシートを効果的に活用することで、Web制作がスムーズに進められる上、品質の高い成果物を生み出すことが可能となります。
ヒアリングシートの主な目的は、次のとおりです。

この中でも、完成イメージの共有とゴール設定の明確化は極めて重要です。最終的にどのようなものを作り上げ、何を達成したいのか、これらが明確であれば、進むべき方向が自ずと明らかになり、問題が発生した際にも早期の解決が期待できます。
なお、ヒアリングシートを用いた打ち合わせは、Web制作プロジェクトのスタート前、最初の段階で行われるのが一般的です。

Web制作のヒアリングシートに必要となる項目は、次のとおりです。

それぞれについて、以下より順に解説します。なお、これらは基本となる項目であり、ほかにヒアリングしたい点がある場合にはそれを追加の上、抜け漏れのない万全なものを作成することが重要です。

まず、次の項目を中心に、クライアントの基本情報はしっかりと押さえておきましょう。

このほか、必要に応じて、決裁を担う役職者（担当者の上司）の情報や、連絡を取るのに都合の良い方法・時間帯、過去のWeb制作状況などを聞いておくのも良いでしょう。

新たにWeb制作を進めるにあたっては、まず既存のWebサイトがどのような状況にあるのかを知る必要があります。
現状を知るための主な項目は次のとおりです。

また同時に、「デザインが古い」「サイトパフォーマンスが低い」「操作性が悪い」「問い合わせが少ない」など、現在抱えている課題についてもヒアリングしておくと、新たなWebサイトで解決すべき項目が見えてきます。

現在の状況や課題を把握したら、次に、今回のWeb制作における目的や目標を明確にします。それによって、大枠の方向性や、さまざまなファクターの優先順位が見えてくるからです。
目的として考えられる例は次のとおりです。

また、目標として考えられる例は次のとおりです。

Web制作に費やせる予算、および希望する納期について確認しておくことも重要です。運用・保守フェーズまで含めるのかなど、対応範囲によって費用が大きく変わってきます。また、上述した目的や目標を達成するために必要な作業と予算との間に大きな乖離がある場合は特に、作業範囲と予算を擦り合わせた上で、認識を統一しておかなくてはなりません。さらに、納期に関しても同様で、作業範囲・作業量との兼ね合いを慎重に検討しながら、スケジュールを確立する必要があります。

ターゲットもWeb制作において重要な項目の1つです。ターゲットが明確になっていない状態では、ページの構成やデザインなど、すべてにおいて方向性が定まらず、結果として誰にも訴求しない中途半端なWebサイトが生まれてしまう恐れがあります。
ターゲットを明確化するために必要となる項目は、次のとおりです。

これらに加えて、価値観やライフスタイルまで定められれば、一貫性が保たれたブレのないWebサイトになる可能性がより高くなります。

新たなWebサイトに掲載したいコンテンツを確認しておくことも重要です。例えば、次のようなコンテンツが考えられます。

この中で特に注力したいコンテンツやそのポイント、さらにはそれぞれの優先順位などを確認しておくことも大切です。また、実際のWeb制作時には、チラシやパンフレットなどから流用できるのか、あるいは新規に作る必要があるのかなども聞いておきましょう。

Web制作においては、画像・写真・動画・テキスト情報など、すでに素材があるかどうかを確認しておくことも重要。これらの状況によっては、制作作業にかかる手間や時間、費用が大きく変わってくるからです。また、素材がない場合、フリー素材を活用できるのか、それとも新たに作り込む必要があるのかといった違いによってもコストは大きく変動します。場合によっては制作人員の追加が必要となるケースもあるため、あらゆる素材に対してヒアリングの上、明確にしておきましょう。

デザインは、Webサイトのイメージに大きく影響を与え、ユーザビリティやユーザー体験の良否を左右する重要なポイントです。Web制作に際し、デザインに関連して確認しておかなくてはならない主な項目は次のとおりです。

これらを確認し、参考となる他社サイトや資料などがあれば共有の上、具体的な認識を統一しておくことが重要です。

SEOやSNSに関して確認しておくことも、Web制作においては重要です。SEOは検索エンジンからの評価を高め、Googleなどの検索サイトにおける結果画面に上位表示させるための施策ですが、これが必要な場合、対象となるページや注力するキーワードについて具体的な擦り合わせが不可欠となります。また、SNSについては、公式アカウントで運用しているSNSがあるか、新たに制作するWebサイトと連携する必要があるかなどを聞いておきましょう。

Web制作にあたり、コーディングやシステム仕様に関連して確認しておきたい主な項目は次のとおりです。

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以下より、Web制作におけるヒアリングシート作成に便利なツールと、それを利用した作り方について解説します。なお、ヒアリングシートは、クライアントやその状況によってカスタマイズする、自分用・社内共有用・クライアント公開用といった複数パターンを使い分けるなど、臨機応変に活用することをおすすめします。

Web制作のヒアリングシートには、ExcelやGoogle スプレッドシートを活用することが可能です。縦軸にヒアリング項目、横軸に回答欄や備考欄を設けて管理します。セルの色分けや項目別の整理によって見やすく仕上げられるので大変便利でしょう。なお、ExcelとGoogle スプレッドシートの双方で基本的な使い方に大きな違いはありませんが、Google スプレッドシートには、無料で利用できる上にインストールが不要、オンラインでデバイスを問わずアクセスできる、複数人での編集も可能、といったメリットがあります。

WordやGoogle ドキュメントをWeb制作のヒアリングシートに活用することも可能です。これらは基本的に文書作成ツールですが、表を作成・挿入する機能を有しているため、項目を自由に整理しながら任意のレイアウトでヒアリングシートが作成できます。なお、Google ドキュメントのメリットについては、上述したGoogleスプレッドシートと同様です。Word・Google ドキュメントの双方に使い方の大きな違いはないものの、Wordにはフォントや装飾の種類が豊富にあるため、より見やすいヒアリングシートに仕上げられるでしょう。

オンラインで利用できるGoogle フォームもWeb制作のヒアリングシートに活用できます。ヒアリング項目と回答欄を作成し、そのURLをクライアントに共有することで、アンケートのように簡単に回答してもらうことが可能です。完了後、回答内容をGoogle スプレッドシートへ自動で反映させながら、複数のヒアリング結果を一括して管理するといったこともできます。

ヒアリングシートのテンプレートを公開しているWebサイトもいくつか存在します。忙しくてヒアリングシートを作成する時間がない場合などは、次のようなサイトからテンプレートをダウンロードの上、Web制作のヒアリング時に活用するのも良いでしょう。

・Web Creators school　https://web-creators-online.com/hearing-sheet/
・bizroute（ビズルート）　https://bizroute.net/hearing-sheet.html
・Skillhub（スキルハブ）　https://skillhub.jp/blogs/261

最後に、Web制作の際のヒアリングで注意すべき点をお伝えします。せっかく高品質なヒアリングシートを作っても、肝心のヒアリングで失敗をしてしまったら努力が台無です。クライアントに聞き取りをするときは、どのような点に気を付けるべきなのでしょうか？

クライアントへのヒアリング時は、質問攻めにするのは避けましょう。聞き取りの際には、サイト作成の目的やコンテンツ内容、期待する効果、ターゲット層など、制作会社として確認したいことは沢山あるもの。しかし聞き取りに集中する余り、一方的に質問攻めにしてしまうと、肝心のコミュニケーションがなおざりになってしまいます。相手の様子におかまいなしに質問を続けると、信頼関係も損ねるため十分に注意をする必要があるでしょう。ヒアリングの際は、相手の言うことによく耳を傾けて、理解を示しながら話を進めていくとよいです。

Web制作ではヒアリングシートの内容の聞き取りも大切ですが、クライアントの潜在的なニーズを汲み取ることも必要です。クライアント側もニーズの核心を要領良く伝えるのは簡単ではありません。特に潜在的なニーズについてはクライアント自身も気が付いていないこともあります。
ヒアリングをする際は、良好なコミュニケーションをとりながら、肝心な部分を聞き出すことを意識してみましょう。

Web制作では、コンテンツとしてクライアントの商品やサービスを扱うことも多く、ユーザーに訴える質の高いサイトを制作するために、それらの詳細な理解や専門的な知識が必要となるケースがあります。不明点や疑問点があると大きな問題につながる恐れがあるため、綿密なヒアリングによってそれらを解消した上、クライアントのニーズを漏れなく理解し、詳細まで認識を擦り合わせておくことが極めて重要です。そのためには、効果的なヒアリングシートを作成し、有効に活用する必要があります。

Webやホームページ制作のヒアリングでは、プロの制作者として積極的な提案を行いましょう。ヒアリングは単に相手の要望を聞き取るだけの場ではありません。聞き出した情報から相手のニーズを汲み取り、更に専門家としてベストの提案を行うのが理想的です。
提案を行う際は相手の話を遮らずに、じっくりと耳を傾けて行いましょう。要領良く進めようと相手の話を聞かずに提案を行うのは厳禁です。話を聞かない人と思われるとそれだけで信頼を損ねるので十分に留意してください。

Web制作におけるヒアリングシートの目的や必要性、ヒアリング時の注意点などに触れながら、ヒアリングシートの必要項目や作成ツール、すぐに使えるテンプレートのダウンロードサイトを紹介しました。これまで見てきたとおり、クライアントの状況を的確に理解し、完成イメージやゴール設定を明確にした上で、ニーズに応える質の高いWebサイトを生み出すためには、ヒアリングシートの活用が極めて重要です。それこそがまさに、Web制作成功の鍵を握っていると言っても決して過言ではないでしょう。本記事を参考に、効果的なヒアリングシートを作成の上、ぜひWeb制作を成功に導いてください。

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