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【テンプレ有】ホームページ制作に便利なヒアリングシートって?

ヒアリングシート制作は聞くべきことをピックアップすることから始めます。聞き取り内容はホームページ制作に必要な情報で、現在のサイトの状況、制作条件、期待する効果、扱うサービス、デザイン、ターゲットユーザー、コンテンツ内容、SEO対策・SNSの有無などがあげられます。

ヒアリングシートはテンプレートをダウンロードする方法もありますが、自社仕様にするには自作が一番です。本特集ではヒアリングシートの作り方もお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。

目次
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ホームページ制作のヒアリングシートで聞くべき10のこと

最初に、ホームページ制作の際、ヒアリングで聞くべき10のポイントをご紹介します。ヒアリングシートを作る際は、以下の項目について質問しやすい内容にまとめると便利です。早速内容を見ていきましょう。

基本的なお客様情報

ホームページ制作のヒアリングシートでは、基本的なお客様情報を記載する欄を設ける必要があります。シートを見れば、制作に際して必要な情報は全て分かるようにするのがベストです。具体的な質問項目は氏名、住所(会社所在地)、電話番号、メールアドレス、担当者のwebスキル、決裁者などです。

またクライアントはweb担当者だけでなく企業全体なので、ホームページ制作に際しては会社の本質的な部分についても知る必要があります。そのため、web担当者からヒアリングをする際は、代表者やほかの社員についても必要な情報を聞き取っておくと役立ちます。

現在のwebサイトの状況

ホームページ制作の際は、運用しているwebサイトがある場合、現在のwebサイトの状況を聞きます。コンテンツの内容、デザインのほか、閲覧数、ユーザー層、使用デバイス、閲覧時間・曜日、流入経路、流入キーワード、サイト内行動など、さまざまな角度からサイトの状況をヒアリングします。

運用しているホームページがある場合は、現在の状況を正確に把握して、問題点があれば改善を図らなければなりません。サイトの現状把握はあくまでも手段にすぎず、改善につながるようなヒアリングをすべきです。ヒアリングシートも目的に沿った仕様に仕上げることが大切でしょう。

webサイトの制作条件

ホームページ制作ヒアリングシートでは、webサイトの制作条件も聞きます。制作条件はリニューアル範囲、スケジュール、予算、インフラ環境、システム、公開希望時期とその理由、対応ブラウザ・デバイスなどです。

受注者としてトラブルになりやすいのがクライアント側の「後出しの追加発注」です。言い忘れていた、思い出したなど、当初にはなかった条件を途中から言い出すことも少なくありません。特に予算面については作業範囲と密接な関係を持つため、リニューアル範囲や修正・変更対応の条件についてもしっかり定めておくことをおすすめします。

webサイトに期待する効果

ホームページ制作のヒアリングシートを作る際は、webサイトに期待する効果も重要なポイントです。例えば販売促進、企業宣伝、特化した商品の告知、情報提供など効果を明確にすることで、サイト制作時に何をしなければならないかがはっきりします。  

そのためにはまず「誰に、何を見せて、どうなってもらうサイトなのか?」ということを聞き出しましょう。そこまでクリアになると狙うべき効果も分かり、やるべきことは具体化します。効果を考える際は、webの担当者だけでなく関係各部署や経営層の考えもヒアリングするとサイト制作の精度が高まります。

webサイト上で扱いたいサービス

ホームページ制作では、webサイト上で扱いたいサービス・商品のヒアリングも欠かせません。例えば、あるメーカーから依頼を受けた場合、ホームページ制作の目的が「新発売の商品をアピールしたい」という場合、その宣伝内容についてヒアリングをする必要があります。

ヒアリングした内容はコンテンツ制作にも大きく関わるため、取り扱うサービス・商品におけるヒアリングはしっかり行いましょう。

webサイトのデザイン

ホームページ制作ではデザインは重要なポイントです。ひと口にデザインといっても決めるべきことは多く、内容が具体的であるほどサイト制作はスムーズです。ヒアリングシートではデザインテイスト(カジュアル・ポップ・モダン)、イメージカラー、書体、ロゴ、カラム数、サイト構成などを聞き取りできるよう設計しましょう。また、紙媒体のチラシ・名刺・広告など宣伝物とのデザインの整合性をとる必要がある場合は、その旨も記します。

デザインはクライアントと行き違いが出やすいポイントです。しかし、漠然としたイメージだけ伝えて後はお任せといっても、いざ納品時になるとイメージと違う場合はトラブルになりがちです。無用なトラブルを未然に防ぐためにも、デザインについては特に各要素を詳細まで詰めておくことをおすすめします。

ターゲットユーザー

ホームページ制作ではターゲットユーザーの設定は不可欠です。ターゲットユーザーはホームページ制作に限らず、マーケティングの世界では必ず設定されます。ターゲットユーザーの設定では必ず「ペルソナ」を作ります。ペルソナとは自社のサービスや商品を使う顧客モデルのことです。ペルソナを作るときは性別、年齢、住所、職業、所得、価値観、ライフスタイルなど出来るだけ人物像を具体的に描いていきます。

ペルソナが明確であるほどサイトを誰に向けるのか?刺さるコンテンツは何か?といったことを考えやすくなります。さらにペルソナが抱える課題、問題意識まではっきりさせると確度の高いターゲットを設定できるでしょう。

webサイトに掲載したいコンテンツ

ホームページ制作ではコンテンツは最も重要な要素です。ヒアリング時にもwebサイトに掲載したいコンテンツについては、しっかりと聞き取りをしておきましょう。ヒアリングシート作成時にチェックするポイントは、会社案内(パンフレット・リーフレットなど)商品カタログおよび現物、商品画像データ、商品説明書、宣伝コメント、広告・チラシなどです。

コンテンツ制作時に撮影が必要な場合は、撮影対象と撮影点数を決めます。必要に応じてプロカメラマンを手配しましょう。

SEO対策の有無

ホームページ制作ではSEO対策の有無も必ず確認しておきましょう。SEO対策は検索エンジンにおける検索順位を上げるための施策です。SEOについては、SEO対策を必要としているかそうでないかを確認します。またSEO対策とは何か分からないという場合は説明が必要です。

SEO対策が必要であれば、キーワード選定、SEO対策の対象とするページの設定、コンテンツの最適化なども打ち合わせしてヒアリングシートに記載します。

SNSの有無

ホームページ制作ではSNSの利用有無も確認します。現在、ネットマーケティングではSEO対策に加え、SNSを活用した宣伝が主流になっています。

SNSにはFacebook、Google+、Instagram、Twitterなどさまざまなサービスがありますが、仮に連携をする必要ありという判断ならどのサービスと連携をするかを決定します。それぞれSNSごとに特徴がありユーザー層も異なるため、自社のターゲットユーザー層がより多く利用している媒体を選ぶことをおすすめします。

ホームページ制作に便利なヒアリングシートの作り方

ここからは、ホームページ制作の際に便利なヒアリングシートの作り方を解説します。ヒアリングシートはGoogleフォームやスプレッドシートで作ることができます。ほかにも、既存のテンプレートをダウンロードする方法もあります。それぞれの内容をみていきましょう。

Googleフォームなどのwebフォームサービスで作成する

ホームページ制作のヒアリングシートは、Googleフォームなどのwebサービスを活用して作れます。GoogleフォームとはGoogleが提供している無料のアンケートフォームのことです。oogleフォームは、アンケート項目や回答方法などを自由に設定できるためヒアリングシートにも活用できます。

利用できるのはGSuite(Google Apps)の利用者です。作成時にはGoogleドライブ内の「新規作成」から「Googleフォーム」を選択。タイトルを設定してフォームのテンプレートを取り出します。その後は順を追ってヒアリング項目を作成すれば完了です。ユーザーが入力した情報はスプレッドシートに蓄積されるので再入力の手間がありません。

Googleスプレッドシートで作成する

ホームページ制作のヒアリングシートはGoogleスプレッドシートでも作成ができます。Googleスプレッドシートには任意の項目を入力して、テンプレートとして保存をしておけばいつでも使えます。自身のPCに保存するには「メニュー」の「ファイル」からコピー複製をすることでGoogleドライブに保存されます。

Googleスプレッドシートの入力事項は、自動的に上書きされるため大変便利なツール。編集権限を共有すれば複数での編集も可能です。

テンプレートをダウンロードして活用する

ホームページ制作のヒアリングシートを自作できない場合は、テンプレートをダウンロードする方法もあります。

インターネット上には無料ダウンロードできるテンプレートが沢山あります。テンプレートはExcel、Word、PDFなどさまざまな形式で提供されているため、使いやすいファイル形式のものをダウンロードして使いましょう。

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ホームページ制作のヒアリングにおける注意点

最後に、ホームページ制作の際のヒアリングで注意すべき点をお伝えします。せっかく高品質なヒアリングシートを作っても、肝心のヒアリングで失敗をしたら努力が台無しになってしまいます。クライアントに聞き取りをするときは、どのような点に気を付けるべきなのでしょうか?

質問攻めしすぎるのはNG

クライアントへのヒアリングの際は、質問攻めにするのは避けましょう。聞き取りの際は、サイト作成の目的、サイトの種類、コンテンツ内容、期待する効果、デザイン、ターゲット層など、制作会社として確認したいことは沢山あります。ヒアリングシートにはこれらに関連した質問事項が列挙されていることでしょう。

しかし聞き取りに夢中になる余り、一方的に質問攻めにしてしまうと、肝心のコミュニケーションがなおざりになってしまいます。相手の様子におかまいなしに質問を続けると、信頼関係も損ねるため十分に注意をする必要があります。ヒアリングの際は、相手の言うことによく耳を傾けて、理解を示しながら話を進めていくようにしましょう。

潜在的なニーズを汲み取る

ホームページ制作ではヒアリングシートの内容の聞き取りも大切ですが、クライアントの潜在的なニーズをくみ取ることも必要です。クライアント側もニーズの核心を要領良く伝えるのは簡単ではありません。特に潜在的なニーズについてはクライアント自身も気が付いていないこともあります。

ヒアリングをする際は、良好なコミュニケーションをとりながら、肝心な部分を聞き出すことを意識してみましょう。

積極的に提案する

ホームページ制作のヒアリングでは、プロの制作者として積極的な提案を行いましょう。ヒアリングは単に相手の要望を聞き取るだけの場ではありません。聞き出した情報から相手のニーズを汲み取り、更に専門会社としてベストの提案を行うのが理想的です。

提案を行う際は相手の話を遮らずに、じっくりと耳を傾けて行いましょう。要領良く進めようと相手の話を聞かずに提案を行うのは厳禁です。話を聞かない人と思われるとそれだけで信頼を損ねるので十分に留意してください。

ヒアリングシートはホームページ制作成功の鍵

いかがでしたか。ホームページ制作のヒアリングシート制作に関する特集は以上です。

サイト制作のヒアリングでは、現在のサイトの状況から制作条件、サイト作成で期待される効果、扱うサービスなど、サイト制作に必要な情報を全て聞き出す必要があります。項目は多岐にわたるので、ヒアリングシートがないと、質問事項に抜け漏れが生じてしまいます。クライアントへのヒアリングの際は必ず持参しましょう。

ヒアリングシートの内容が十分なものであれば、順に沿って質問をしていくだけで必要事項について聞き取りは完了します。ヒアリングシートはホームページ制作の成功の鍵となるので、実際の制作の際はぜひ本特集を参考にしてください。

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著者

imitsu編集部

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