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【2019年最新】システム開発を成功させるポイントはヒアリングシートの活用にあり!テンプレートも紹介

ボールペンで記入する人

更新日:2019年07月05日 | 公開日:2017年06月20日

システム開発において欠かせない要件定義。

いわばシステム開発の設計書のベースになるようなものであり、要件定義の良し悪しによってプロジェクトが成功するか否かが決定付けられるといっても過言ではありません。要件定義と聞くと難しいイメージを持たれる方も多いですが、ヒアリングシートを活用することで効率的に要件定義を行うことができます。

この記事では、ヒアリングシートがなぜそこまで重要なのか、その活用方法やテンプレートの作り方のコツなども含めて詳しく解説していきます。

システム開発の成功の鍵は詳細な要件定義

ビルを建設したり家を建てる際には、まずは依頼主にどのような建物にしたいかをヒアリングし、デザインや階数、部屋数や設備を反映させた設計図が必要です。

それと同じように、コンピュータで動くシステムを開発する際には、必ず「要件定義」が必要となります。要件定義とはまさにビルや家を建てる際の設計図のようなもので、どのような規模感のプログラムで、どのような機能を加えるのかを詳細に書き表したものです。

コンピュータにおけるシステム開発は、完成するものがビルや家のように物理的に目に見えるものではなく、設計図のように一目見ただけで視覚的に理解することは難しいです。どのタイミングで何の指示を与えるか、特定条件によって指示を変えるなど、文章によって細かく記されています。

コンピュータは高度な処理が可能なツールですが、人間のように自発的に考えることはできません。計算や処理は非常に速いですが、何を実行するかはあくまでも人間が指示を与えなければならず、そのために要件定義というものが重要な役割を果たします。

こんな要件定義は失敗する

要件定義の重要性がわかったところで、実際に要件定義を進めていくうえでよくある失敗事例を見ていきましょう。

システム開発やプログラムのコーディングなどは開発ベンダーが行いますが、どのようなシステム開発を行うかの要件定義は依頼者から詳細なヒアリングを行わないと作成することができません。

あらかじめ要件定義の失敗事例を把握しておくことで、どのように要件定義にかかわるべきなのかを理解することにつながるでしょう。

見切り発車で進めてしまう

仕事の効率化を進めるうえでITの力を使えば解決できるといったイメージを持っている方は多いものです。しかし、具体的にどの業務を効率化したいのかを把握しなければ、要件定義が曖昧になってしまいます。

もちろん、要件定義の段階から開発ベンダー側の担当者も交えて開発作業に入り、業務内容から要件定義の提案も行われます。しかし、当然のことながら開発側の担当者は全ての業務を把握できているわけではありません。

依頼者が要件定義に加わらず、完全に開発側に任せてしまうと、完成したシステムが想像していたよりも業務効率化に役立たないというケースも考えられます。

このように、どのようなシステムを開発するのか不明瞭なまま見切り発車で開発を進めてしまうと、プロジェクト自体が失敗に終わってしまうケースがあります。

不十分な要件定義

前述の内容と重複しますが、要件定義自体が不十分なケースもシステム開発が失敗しやすい事例のひとつです。開発したいシステムのイメージはあるものの、業務内容の洗い出しや課題となっている業務内容の確認が十分行われておらず、結局はこれまでと同様に人の手による作業が残ってしまうパターンです。

こういった失敗事例の要因は、要件定義の段階で実際に業務に携わっている担当者の意見を聞いていなかったり、検証の時間が十分確保できていないケースが多いです。

要件定義として十分な要素を本当に網羅しているかを何度も検討し、可能な限り要件の追加がないようにしなければなりません。

要件定義を成功させるためには詳細なヒアリングシートにあり

システム開発において要件定義が重要といっても、何から始めれば良いのかが分からないという方も多いです。依頼者の多くはシステム開発を本業としていないため、要件定義の方法やコツを知らないケースが多いもの。

そこで重要となるのが、ヒアリングシートの活用です。システム開発においてヒアリングシートはどのように活用すれば良いのか、詳しく解説していきましょう。

1.「超上流工程」「上流工程」で方向性を明確にする

ヒアリングシートを活用するうえで重要なのが「超上流工程」と「上流工程」という2つの工程です。

超上流工程はその名の通り、上流工程の上に位置するもので、会社全体の方向性や目標、目指すべきビジョンの策定などがそれにあたります。たとえば「コスト◯%削減」や「◯◯の新規事業をスタートさせる」などが一例として挙げられます。

会社が一丸となって目指すゴールを共有することで、全社が共通の目的意識を持ち、下流のシステム開発のベースとなる考え方にもつながります。

上流工程は現場レベルで改善しなければならないポイントを明確化したものです。超上流工程で明確化したものを、現場も問題点に落とし込んで要件定義のベースにします。

2.開発の目的をヒアリングシートでしっかりと形に残す

超上流工程と上流工程、それぞれ目指すべき要件が決まったら、それをヒアリングシートに残しておくことが重要です。複雑なシステム開発であればあるほど、何を目標としているのかが徐々にずれてくることも珍しくありません。

これらは要件定義においても発生しがちな問題であるため、最終的に何を目標としているのかを見失わないようにヒアリングシートに書き残しておく必要があります。

形として残しておくことによって、要件定義にかかわる人物のそれぞれのにゴールが定められるため、開発途中で迷走する心配もなくなります。

3.システム開発における課題を確認し、役割分担を行う

ヒアリングシートを使って開発目的を共有できたら、さらに細かく枝分かれした業務内容についての要件定義に入ります。現在担当者一人ひとりが行っている業務についての問題点を洗い出し、実務レベルで効率化したほうが良いと思われるものをヒアリングシートに記入していきます。

当たり前と思って行っている業務も、システム開発によって効率化できる可能性があります。「この作業は効率化できない」と決めつけるのではなく、仕組みを変えてでも効率化できる方法が本当にないかを考えます。

実務についての課題把握と要件定義は、実際に業務を行っている担当者や部署ごとに行うのが一般的です。

ヒアリングを成功させるコツ

ヒアリングシートを活用してシステム開発を行うには、依頼者側と開発側の双方が目的を理解した上で進めていかなければいけません。

依頼者側が理解できる表現や用語を使っていても、開発側がその内容を理解できないとコミュニケーションがうまく取れず、システム開発が滞り想定以上に時間を要することにもなります。ヒアリングシートにはできるだけ平易で簡潔な表現を使い、具体的にどの部分をどのように変えるのかを分かりやすく記載することが重要です。

ヒアリングシートは依頼者側とシステム開発を行う側のコミュニケーションになるツールです。曖昧な表現を使っていたり、そもそもヒアリングシートに記載せず口頭で伝えていたりした場合には「言った、言わない」というトラブルに発展するケースもあるため注意しましょう。

要件定義と要求定義の違い

要件定義と似た言葉として「要求定義」というものがあります。これは要件定義と全く異なることを理解しておかなければなりません。

要求定義は依頼者側の「◯◯をしたい」「このような仕様に変えてほしい」といった要望をヒアリングするものです。対して要件定義はそれらの依頼内容を固めてシステム開発における仕様書を作成するためのベースになるものです。

要求定義として依頼者の希望をヒアリングしていると、担当者によって希望する仕様が異なるケースがあります。当然のことながら、人によって要求定義が異なるとシステム開発を進めることはできません。

それらの意見を集約し、最終的にどのようなシステム開発を行うべきかを確定させるのが要件定義といえます。そのため、ヒアリングシートを使って担当者の意見を集約するのは、要求定義を集める目的もあります。

システム開発におけるヒアリングシートのテンプレートを作るには

システム開発を進めるなかでヒアリングシートの良し悪しはプロジェクト開発の成功に直結します。ヒアリングシートの内容が漠然としていると依頼者側の担当者も漠然とした内容しか記載するほかなく、何を解決すべきなのかが見えてきません。

質の高いヒアリングシートのテンプレートを作るためには、問題になっていることの原因を掘り下げ、何をすれば解決できるのかを細分化する方法が効果的です。「なぜそうなのか」「どうすれば解決できるのか」という質問を繰り返し、具体的にどのようなシステム開発を行えば良いかが結論付けられるまで掘り下げていくと良いでしょう。

システム開発の要件定義の段階で、自社でヒアリングシートを準備しなければならない場合に参考にしてみてはいかがでしょうか。

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