アポを取るには？電話（テレアポ）とメール（テレメール）のコツやテクニックを紹介【2024年最新版】

営業のためのアポ取りについて、効果的な方法や進め方がわからずにお悩みの方もいるでしょう。そこで本記事では、さまざまな分野の発注先を比較検討できる「アイミツ」が、一般的な手法である電話やメールでのアポ取りについて詳しくご紹介！テレメールやテレアポとはどのようなものかに加え、それぞれのコツやテクニックも解説します。

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「アポ」はアポイントメント（Appointment）という英語から取られた言葉で、日本語では「約束」や「予約」を意味しています。つまりアポを取るとは、商談や面会の約束を取り付けることです。アポ取りには主に電話やメールが用いられます。なお、日付や時間に加え集合場所や話をする場所も決めておくのが一般的です。
自社の商材をいかにアピールするかは、商談を成功させるポイントとも言えます。アポ取りによって話をする時間と場所が確保できれば、商材の魅力を存分に伝えられるでしょう。

アポ取りは、企業が営業活動を行う上で重要なものだと言えます。なぜなら、アポ取りによって顧客と会話する環境を整えられるためです。
アポ取りと相反する営業方法に「飛び込み営業」がありますが、アポを取らない飛び込み営業の場合、相手に話を聞いてもらえないケースや断られるケースも少なくありません。一方で、アポ取りを行っている場合は当然、一定の時間内とはなりますが、相手ときちんと会話することが可能です。商材を確実にアピールできるため、効率の高い営業が行えます。

コールセンターがアポを取るための主な手段には、電話でアポを取る「テレアポ」と、メールでアポを取る「アポメール」が挙げられます。以下でそれぞれの特徴や注意点を見ていきましょう。

テレアポとは、商談したい企業やユーザーに電話をかけてアポ取りを行う手法です。相手と直接会話ができるため、熱量が伝わりやすい点が特徴。うまくアプローチすることで、面会の約束をスムーズに取り付けられます。
ただし、電話を切ろうとしている相手に一方的に会話を続けたり、同じ相手に何度も電話をするなど執拗なアポ取りは厳禁。相手がこちらの話に興味を持っているかを声色や話し方で判断し、しつこい営業は避けることが基本です。

アポメールとは、メールを使ったアポ取りの手段です。昔から行われていたテレアポに追従する形で、近年では主流のアポ取り方法になっています。
文章さえ作ってしまえば、一度にたくさんの企業やユーザーにアポ取りの連絡ができる点が魅力。メールを受信した側は手が空いたタイミングで確認できるため、電話と比較すると相手に迷惑をかけにくいというメリットもあります。ただし、見る人の目を引くことができなければ、メールが開封されない点には注意が必要です。

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アポ取りは、ポイントを押さえることで成功率の向上に期待できます。ここからは、テレアポのコツとテクニックを解説します。

電話でのアポ取りは、声のトーンが第一印象を左右すると言っても過言ではありません。そのため、相手に良い印象を与えるよう意識しましょう。
コツは、過度に明るいトーンにしすぎないこと。落ち着いたトーンでゆっくり会話をすると、相手からの信頼も得やすいです。テレアポでは、暗すぎず明るすぎないトーンで会話するように意識しましょう。

最初の段階で、伝えたい情報を簡潔に説明することもテレアポのコツです。要点を押さえないまま長々と前置きを続ければ、電話の目的が相手に伝わらないだけでなく信用を失う可能性もあります。そのため、最初は特に伝えたい内容に絞って話をし、相手が興味を持った段階で追加の情報を伝えるのもテクニックの1つです。

テレアポでは、セールス感を出すことで相手に押し売りのような印象を与えてしまう危険性があります。そのため、警戒心を抱かせないテクニックも活用しましょう。
たとえばセールス感が出る「ご案内」という言葉を「ご確認」に置き換えるだけで、違う印象を持ってもらうことが可能です。また、「販売」といった押し売りをイメージさせる言葉を避けるのもコツと言えます。

続いては、アポメールのコツとテクニックをチェックしましょう。見る人の目を引くメール作成がポイントです。

アポメールのコツの1つ目は、「内容を読んでみよう」と思わせる件名にすることです。メールは開封してもらわなければ詳細を伝えられません。そのため、メールを送る際は相手に興味を持ってもらえる件名にすることが重要です。本文の内容を端的にわかりやすく記載する、強い印象を与えるキーワードを挿入する、などのテクニックを活用しましょう。

メールを受け取る側のメリットを記載するのも、アポメールのテクニックの1つです。相手は商談の要請をされた際、「自分の時間を割かなければいけない」と感じるでしょう。そのため、メリットがなければ合意してもらえないケースが多いです。アポメールには、自社の商材を利用することで相手が受けられるメリットを記載し、魅力をアピールすることが重要です。

アポメールを送る際は、候補日や時間を複数記載しましょう。なぜなら日時を1つしか指定していない場合、別の予定を理由に断られてしまう可能性があるためです。候補日は、曜日や時間帯を変え3パターン程度を設けるのがコツ。また、「今週中」など曖昧な表現や、直近の日付指定を避けるのもアポ取りを成功させるテクニックだと言えます。

前述したとおり、アポ取りにはコツやテクニックが必要です。うまくアポ取りできずに悩んでいる企業や、アポ取りの件数を増やしたことで自社での対応が難しくなった企業もあるでしょう。自社対応が困難な場合は、アポ取りを外注するのもおすすめです。経験豊富なスタッフが多く在籍するコールセンターなら、効率的で効果的なアポ取りが可能。売り上げの向上にも期待できます。

つづいては、コールセンター業務を外注した際にかかる費用相場をご紹介します。

より正確な費用を知りたい方は料金シミュレーターをご利用ください。

本記事では、電話やメールでのアポ取り方法に加え、テレメールやテレアポとはどのようなものかを解説しました。コツやテクニックを押さえて行うアポ取りは、自社での対応が難しいケースもあります。その場合、アポ取りに特化した会社への外注もおすすめです。

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