社内周知の効率化で業績アップ！企業におすすめの社内周知方法は？【2024年最新版】

働き方が多様化する中、社内周知が適切に行えずに困っている企業が多いようです。企業内での適切な情報伝達は、作業効率や生産性に大きな影響を及ぼします。本記事では、社内周知の重要性やおすすめの社内周知改善方法について紹介。もし社内周知でお困りでしたらぜひ参考にしてください。

「社内周知」は、企業内で共有が必要な情報を従業員に正しく理解させることをいいます。周知は「相手を理解した状態にする」という意味を持つため、社内通知は単なる伝達ではなく、従業員が確実に理解している状態にすることが大切です。社内周知の一例ともえいえる朝礼での情報共有は、参加している従業員に大切な情報を共有し、理解を促します。

昨今では、部署やオフィスの複雑化、テレワークをはじめとする働き方の多様化により、いかに社内周知を適切に実施するかが大きな課題となっています。

企業において社内周知が重要なのは、従業員が異なる情報や理解のもとで業務を進めた場合、大きなミスに繋がる可能性があるためです。

例えば飲食店の場合、本部から各店舗へキャンペーン情報を社内周知します。しかし、情報がうまく伝わっておらず、1つの店舗だけが先にスタートさせてしまった場合、世間から大きな批判を浴びるでしょう。

社内システムにウイルスが入り込んでしまった場合にも、社内周知がうまくいっていれば被害を抑えられるのに対し、うまくいっていない場合には状況が悪化します。

社内周知は、企業が効率良く、また安全に事業を行う上で非常に重要なものといえます。

昨今、企業内で情報を正しく周知するのが難しくなってきました。例えば、震災などのリスクに備え、オフィスを複数持つ企業が増えています。また、テレワークによる自宅からの勤務や、フレキシブルワークによる朝礼不参加など、働き方の多様化も大きな影響を与えています。従来の社内周知方法では、情報を確実に伝達し、理解させることが難しくなってきているのです。

働き方が時代に合わせて変化しているのと同じように、社内周知の方法も変化させていく必要があります。

社内周知がうまくいっていない企業にはいくつかの特徴があります。中でも以下の3つは、多くの企業で見られます。

・社内周知の方法が決まっていない

・社内周知のツールや手段を従業員が使いこなせていない

・情報が煩雑で何が大切なのかがわからない

それぞれについて以下で詳しく説明します。

社内周知の方法が明確に定められていない場合、周知がうまくいきません。例えば、経営者Aは口頭で、経営者Bは掲示板で、経営者Cはメールで社内周知をしたとしたら、いつどこから重要な情報がやってくるのかわかりません。結果として、常に情報ばかりを気にして何もできなくなるか、もしくは情報に関心がなくなり、何らかのミスをすることになるでしょう。

社内周知は重要な情報を扱うことが多いため、周知方法を決め、一本化していく必要があります。

社内周知のためのツールを導入したものの、使いこなせていない企業も少なくありません。例えば、社内報を手軽に作成、共有できるクラウドシステムを導入したものの、重要な情報を流すはずのチームリーダーが使い方をよく理解しておらず、他の社員に送信を依頼するため情報にタイムラグが発生してしまうなどです。

社内周知向けのツールは確かに便利な反面、ITに関するある程度の知識が必要なので、ITが苦手な人からは敬遠される傾向にあります。導入する際には、使い方の説明等も丁寧に実施していく必要があるでしょう。

社内周知が大量すぎて、何が大切なのかがわからなくなるパターンです。例えば、外回りから戻りメールを開いたら、社内向けメールが30件も届いていた場合、重要なメールを見過ごしてしまったり、他の業務にかける時間を失ってしまったりすることもあるでしょう。

社内周知は重要な反面、情報が繁雑化しすぎるとむしろ混乱の材料となり、企業の生産性を悪化させます。ツールの利用は便利ですが、使い方にも社内で共有認識を図る必要があります。

社内周知をスムーズに行いたければ、自社にあった適切な方法を取り入れるのが大切。適切な方法で社内周知を行うメリットを紹介します。

社内でスピーディかつ適切な情報共有ができれば、作業にすぐに取りかかれるため、業務効率化につながります。一方で、情報が二重に届いたり、時間が経つにつれて情報がコロコロ変わるようではすぐに作業に取りかかれません。

社内周知の方法が一本化できていれば、誰がどのタイミングで、どのような連絡をしたのかが明確なため、情報を信頼した上で業務に取り組めます。また、途中で変更が生じた場合にも、過去のどの情報に修正が加えられたのかがすぐにわかれば、大きな問題につながる前に対応できます。  

社内周知が徹底されていれば、引き継ぎにかかる時間を大幅に削減できます。重要な情報はすべての従業員に共有されているため、社員Aから社員Bに、わざわざ引き継ぐ必要がなくなるためです。引き継ぎにかけていた時間を他の業務に回すことで生産性アップも期待できます。

また、引き継ぎ時間の削減は、就業時間を減らし、残業が発生しづらくなります。従業員の満足度にもよい影響を与えるでしょう。

社内周知をシステム化できた場合、重要な情報をすぐに引き出せるというメリットもあります。例えば、1ヶ月前に共有された重要書類のフォーマットを使いたい際に、通常であればメールを再度確認したり、管理者に印刷を依頼したりする必要があります。一方、社内周知システムがうまく機能していれば、重要書類が集められた項目を開くだけですぐに見つけられます。

過去の重要資料や伝達事項を短時間で引き出せれば、書類取得にかける時間が大幅に削減できるため、他の大切な仕事に時間を費やせるでしょう。

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社内周知の改善を図る際には、以下のポイントについてしっかりと検討するようにしてください。

・他オフィスとの連携しやすさ

・利用可能デバイスの多様性

・従業員の理解

それぞれについて詳しく説明します。

社内周知で頻繁に発生する問題は、他オフィスや他部署と情報の共有が図れないことです。一方で、同じオフィスや部署であれば、社内周知にはそれほど困っていないという現状があります。そのため、社内周知を改善する際には、問題となりがちな他オフィス、他部署とスムーズに連携を図れるか、離れた箇所でも同一のルールで利用できるかどうかなどを優先的に検討するとよいでしょう。

社内周知は、緊急時の一斉連絡や、業務ルールの急な変更などにも利用されます。業務中以外の時間や場所でも利用が必要になることからパソコンだけでなく、多様なデバイスで利用できるツールを選ぶのがおすすめです。特に昨今では多くの人がスマホを利用しているため、スマホ対応のツールを選ぶことで、従業員にスムーズに周知できるシステムが構築できます。

たとえ社内周知に効果的なツールを企業に導入しても、それを使いこなせなければ意味がありません。特に社内周知ツールは、全従業員が必ず使わなければならないものであるため、導入方法や使い方の説明などを丁寧に実施し、従業員の理解を得ながら進める必要があります。特にIT活用が苦手な人であれば、ツールよりも口頭や掲示板を選びがちです。なぜ社内周知システムの導入が必要なのかについてもしっかりと説明し、従業員全員が使えるようになることを目指しましょう。

社内周知の改善を図りたい企業におすすめの方法4選を紹介します。企業の実態に合わせて適切な方法を選ぶとよいでしょう。

自社向けに、社内周知システムやアプリをオリジナルで構築する方法です。独自システムを組み込むため、開発に時間と費用はかかりますが、自社の課題解決にぴったり合ったシステムが期待できます。さまざまな要望を組み込んでほしい場合におすすめです。

システム構築やアプリ開発は、自社では対応できないことが多いため、基本的には専門の外注先に依頼します。もし自社にぴったり合ったシステム開発会社をお探しでしたら、アイミツサービスをご利用ください。

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重要な内容に関しては、テキスト情報よりも動画による周知がおすすめ。動画では話し手の感情が伝わりやすいため、経営者が企業の理念を伝えたい場合や、1年の成果を振り返りたい場合、従業員の努力をねぎらいたい場合などには動画を利用するとより効果的です。動画は短時間でより多くの情報を共有できるため、時間短縮にもなりまます。

ただし、動画の制作には機材や編集ソフトの準備に加え、撮影や編集を担当する人材も必要です。もし手軽で、なおかつ高クオリティな動画制作を行いたい場合には動画制作会社に依頼するとよいでしょう。

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重要メールの定時配信を行うのもおすすめ。決められた時間に重要な内容のみが記載されたメールが従業員に届くように設定します。このメールだけは必ず目を通すように社内で共有化することで、重要な情報を確実に届けられます。この方法であれば、低コストかつ短期で導入できるでしょう。

ただし、この方法では、重要な情報は届けられますが、緊急時の情報には活用できません。そのため、ある程度時間にゆとりがある情報に限っての活用となります。

社内周知機能がついているグループウェアを導入することでも、社内周知の充実が図れます。昨今の人気グループウェアは、チャットシステムや書類管理システムだけでなく、社内周知機能を含んでいるものがほとんどです。自社向けのカスタマイズは簡単にはできないものの、システム内であれば機能の追加や削除が容易にできます。時間をかけずに一定の効果が期待できるツールを導入したい企業におすすめの方法です。

どのようなグループウェアがあるのか知りたい方は以下のリンクを参考にしてください。

グループウェア一覧

社内周知の改善に取り組むことで、一定の成果を上げた企業が多く存在します。今回はぜひ参考にしたい社内周知改善事例を3つ紹介します。

リフォーム業を行う株式会社エースでは、プライベート用のチャットツールを用いて社内周知を図っていましたが、案件の管理や把握に課題を抱えていました。エース社は以前に顧客管理システムを導入してうまくいかなかった過去があるため、特に使いやすさにこだわってツールを選定。シンプルなコミュニケーションや情報管理ができる「SONR」を導入しました。社員全員が使いこなせるように丁寧な指導を行い、社内周知を定着。情報の一元管理に加え、業務効率化も達成しました。

※出典：株式会社Stock　【事例8選】社内の情報共有を効率化した企業とポイントを解説！　https://www.stock-app.info/media/?p=22634

東京地下鉄株式会社は東京で旅客鉄道事業や不動産事業を行う会社です。さまざまな現場で働く社員がいることに加え、勤務時間もバラバラのため、適切に社内周知できる方法を探していました。特に意識したのは、現場の実態に応じて多様なデバイスが活用できること。そこで、スマホやタブレットでも利用できる社内周知ツールとして「Skype for Business（現在はサービス終了しMicrosoft Teamsへ移行）」を導入しました。情報の重要さに応じて機能を使い分けることで、緊急の情報を確実に共有化できるようになり、使い方も簡単なため従業員同士のコミュニケーションがこれまで以上に充実したとのことです。

※出典：株式会社Stock　【事例8選】社内の情報共有を効率化した企業とポイントを解説！　https://www.stock-app.info/media/?p=22634　

株式会社ネクシィーズグループは設備インフラを担当する会社です。チャットツールを利用してコミュニケーションを図っていたため、「情報伝達に時間がかかる」「重要な情報が見えづらい」などの問題を抱えていました。そこで円滑なコミュケーションや情報共有を図るために「Talknote」を導入。社内カルチャーの構築に特化することで、新入社員をはじめ従業員が社風や業務内容を把握できるようになりました。メッセージの既読機能も付与したことで、どの従業員が情報を確認したかが明確になり、情報伝達の漏れによるミスが減少しました。

※出典：株式会社Stock　【事例8選】社内の情報共有を効率化した企業とポイントを解説！　https://www.stock-app.info/media/?p=22634

本記事では、企業内周知の重要性やおすすめの方法、企業の成功事例等を紹介しました。情報伝達の漏れや理解の食い違いは、企業に大きな被害をもたらす可能性があります。早期に社内周知の改善を図るのがおすすめです。

もし社内周知に関してお困りでしたら、アイミツまでお気軽にご相談ください。あなたの困りごとをしっかりとヒアリングした後、ぴったあり合った外注会社を選定し、ご紹介させていただきます。