予約システムとは？仕組みやメリット・デメリットを解説【2024年最新版】

日々厳しさを増すビジネス環境において、多くの店舗や施設が予約システムを導入し、顧客の確保に奔走しています。今や業種によっては、予約システムの活用状況が、事業の成果を左右すると言っても過言ではありません。
そこでこの記事では、さまざまな分野の発注先を比較検討できる「アイミツ」が、予約システムとは何かといった基礎知識から、その機能や仕組み、さらにはメリット・デメリットまで詳しく解説します。

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予約システムとは、予約に関する業務を一元管理し、効率化を実現するシステムのことです。従来の電話やメールによる予約では、予約を受け付けたスタッフが内容を確認し、手作業で管理する方法が一般的でした。一方で、予約システムでは、予約の登録・更新・削除など、予約に関する一連の操作がオンラインで完結する上、都度スタッフが対応する必要はないため、24時間365日いつでも予約を受け付けることが可能です。
また、決済機能など、ユーザー側の利便性を高めるさまざまな付随機能が実装されているものもあり、飲食店や美容院といった接客を伴う多くの店舗や施設で、導入の動きが加速しています。なお、予約システムは、時間受付予約システムとイベント受付予約システムの2つに大別されます。以下より、それぞれについて解説します。

時間受付予約システムは、予約の状況を時間帯別に提示することで、予約の受け付けが可能な空き時間に、予約してもらうタイプの予約システムです。つまり、ユーザーが予約を検討する際に考慮するのは、予約時間です。
病院や歯科医院をはじめ、美容室、トレーニングジム、マッサージサロン、ネイルサロンなど、主に1対1でサービスを提供する業種に適した形態と言えます。
時間受付予約システムでは、週または月単位で空き時間を一覧にできたり、サービスごとに空いている日時を確認できたりする機能などが実装されています。

イベント受付予約システムは、定員数や開始・終了時間などが定められた予約枠を提示することで、予約の受け付けが可能な空き枠に予約してもらうタイプの予約システムです。つまり、ユーザーが予約を検討する際に考慮するのは、予約枠です。
ホテルやパッケージツアーをはじめ、料理教室、英会話教室、各種スクール、イベント、セミナー、勉強会など、主に時間が固定されており、複数人の顧客を相手にサービスを提供する業種に適した形態と言えます。
イベント受付予約システムは、一般的に詳細な時間まで管理する必要がないため、時間受付予約システムよりも機能がシンプルになります。

予約システムは、どのような機能や仕組みで予約に関する業務を管理しているのでしょうか。以下より、予約システムの主な機能や仕組みをご紹介します。

予約管理機能は、予約時に登録されたあらゆる情報を、一元管理する機能です。予約状況がリアルタイムで反映されるほか、空き時間や顧客の来店時間が一覧できるため、さまざまなタスクに対する計画的な時間配分が可能となるなど、業務の効率を総合的に高められます。
また、キャンセル待ちやリマインドメール送信など、ユーザーの利便性を高める付随機能が含まれることもあります。

決済機能によって、ユーザーが事前に支払いまで済ませることが可能です。これにより、予約当日のキャンセルを防ぐ効果が期待できるほか、店舗や施設などの現場で決済をする必要がなくなり、受付業務の効率化が図れます。
また、クレジットカードをはじめ、さまざまな電子決済に対応している決済機能であれば、さらに利便性が向上します。

CRM（Customer Relationship Management、顧客関係管理）によって、予約時に登録された個人情報や来店履歴などを顧客ごとに管理し、マーケティング戦略に活かすことが可能です。それぞれの顧客に合わせたメールでのアプローチや電話でのコミュニケーションなどをはじめ、顧客データを性別や年齢といった属性によって分類し、来店頻度やリピート率などと掛け合わせて分析すれば、既存サービスの改善や新たなサービスの開発にも活用できます。

予約システムは多くの個人情報を扱います。個人情報の漏洩は、当事者に対する賠償責任はもちろん、社会的信用の失墜により、事業の存続を脅かすほどの大きな痛手になりかねません。
そのため、ほとんどの予約システムにおいては、ユーザー認証の仕組みが堅牢であることに加え、SSL（Secure Socket Layer、データを暗号化して送受信する仕組み）への対応により通信時の情報を暗号化し、漏洩や改ざんを防ぐ仕組みになっています。

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予約システムには、メリットはもちろんのこと、デメリットも存在します。以下より、予約システムのメリット・デメリットをご紹介します。

予約システムの主なメリットは、以下のとおりです。

・予約数が増加する
24時間365日予約を受け付けられるため、機会損失を防げます。

・予約管理業務の効率が向上する
予約時のスタッフ対応が不要となるなど、大幅な効率化が実現します。

・ダブルブッキングなどのミスを防止できる
同時刻に複数の予約を受け付けてしまうなどの、人的ミスが防止できます。

・事前決済で当日の受付業務がスムーズになる
決済機能により、当日に会計する必要がありません。

・顧客データをマーケティングに活用できる
CRMにより、顧客データの収集・分析が可能です。

予約システムの主なデメリットは、以下のとおりです。

・初期費用・運用費用が発生する
導入時はもちろん、運用や保守にも費用が必要です。

・ITリテラシーが低い顧客への対応が必要になる
シニアなど、システムを使いこなせない人には別途対応が必要です。

・キャンセル率が高くなる恐れがある
キャンセルに対する心理的ハードルが低くなり、安易なキャンセルが発生する恐れがあります。

つづいては、システム開発を外注した際にかかる費用相場をご紹介します。 

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以上、予約システムとは何かといった基礎知識から、その機能や仕組み、さらにはメリット・デメリットまで解説しました。
近年、労働力不足などの社会状況とも相まって、予約管理業務を大幅に効率化できる予約システムへの注目度は日ごとに高まっています。導入の際には、ぜひ本記事の内容を参考にしてください。

また、予約システムの開発や導入を依頼する会社の選定にお悩みの際には、ぜひ「アイミツ」をご利用ください。ご要望をお伺いした上で、それに見合った会社を複数ご紹介します。お気軽にご相談ください。

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