予約システムの作り方4つ｜無料で使える作成ツールも紹介【2024年最新版】

この記事では、予約システムの導入や作成を検討している方に向けて、予約システムの種類や使えるツールとメリットやデメリットについてご紹介します。予約システムの導入を検討しているけれど、どのツールを使うべきか分からない方や無料で使えるシステムについて気になっている方は、あわせて解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

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そもそも予約システムで何ができるのか、自社ではどのようなシステムが必要なのかなど、分からない方も多いのではないでしょうか。事業内容や規模によって使える予約システムの種類や機能は変わります。この記事では、予約システムの種類やその主な機能について、特徴やどのような事業に適しているのかをまとめてご紹介します。システムを導入するべきか決めかねている方はぜひ参考にしてみてください。

予約システムは時間受付タイプとイベント受付タイプの2種類に分けられます。時間受付タイプは、営業時間や空き時間を設定し、お客様がその時間から自由に選択可能です。美容室や個人のクリニックなど一人ずつにサービスを提供する事業に適しています。一方でイベント受付タイプは、場所や人員に上限を設け定員に達するまで予約を受け付けられるシステムです。セミナーや複数の生徒を一度にレッスンできる教室など複数の場所を提供している事業に選ばれています。

予約システムの機能のメインとなるものは以下の3点です。
・予約受付・管理
時間や予約内容（メニュー）別の予約受付が可能。受付だけでなく、キャンセル、予約状況や内容の管理もできる。
・顧客管理
基本的なお客様情報の管理はもちろん、事業に合わせて詳細なお客様情報もまとめて管理し、予約時にまとめて確認、管理できる。
・決済
クレジットカード決済が主流ですが、現在は電子マネー決済を選べるサービスも増えている。

ほかにも、キャンセル待ちや予約後の確認メール、イベントやキャンペーン時のDMの自動送信、部屋やスタッフの選択機能（指名）、予約や来店後のアンケート調査や評価の受付機能も取り入れられます。

予約システムを導入することで最初に得られるメリットは、業務の効率化です。電話や対面で予約を受け付ける際に必要な情報の聞き取りや、その後の予約の管理などのほとんどの業務をお客様と予約システムだけで完結できます。また、お客様がシステムで直接予約することで、お客様情報の聞き取りミスや予約やキャンセル、入力間違いによるダブルブッキングなどの人為的ミスの減少にもつながります。営業時間外でもお客様のタイミングで予約状況を確認や予約手続きが可能となることに加え、キャンセル待ち機能なども併用することで、機会損失も最大限減らすことが可能です。このように、企業側だけでは無く、お客様にとっても予約システムの導入には多くのメリットがあります。

ここからは実際に以下の4つの予約システムの作り方の違いをご紹介します。
・自身でプログラミングする
・WordPressのプラグインを利用する
・SaaS型の予約システムを利用する
・制作会社へ依頼する
自社の状況などを踏まえて、それぞれ検討してみてください。

ツールなどを使用せず、一から構築する場合は自身でプログラミングすることで予約システムを作成できます。システム構築のためには、HTMLやCSSなどのWebサイトを作成するための言語と、PHPやJavascript、Javaなどを始めとしたプログラミング言語の知識はかかせません。プログラミングの知識だけでなく、データベースやパソコンだけでなくスマートフォンでも見やすく使いやすいWebサイトを作成する知識があり、オリジナルの予約システムを作成したい方にはおすすめの方法です。

一からプログラミングすることで、余計な機能を搭載せず、必要な機能だけの予約システムを作成することが可能です。システムの構築から、動作確認、その後の運用まですべて社内で完結するため、費用が掛からないことも大きな魅力です。細かい機能の設定の必要が無く、システム構築の知識が豊富なスタッフがいる場合は、一から構築することで、低予算で思い通りの予約システムを作成できます。

デメリットとして一番に挙げられるのは、その難易度の高さです。予約システムの構築には簡単なプログラミングの知識だけではなく、データベースをリンクさせるための知識も必要です。また、システムが複雑になりやすい分、構築そのものだけでなく一つひとつの機能のテストや修正でも多くの時間が掛かってしまいます。そのため、導入したいタイミングの前から準備をはじめる手間が必要です。

ホームページなどでWordPressを利用している方はWordPressのプラグインを使用して予約システムの追加が可能です。予約システムとして公開されている複数のプラグインから希望の機能が入っているものを選びましょう。決済やアンケート、DM送信などができるプラグインを合わせてインストールすることで、予約システムを思い通りにカスタマイズ可能です。WordPressでも知識があれば自身でプログラミングをしてカスタマイズも可能ですが、アップデートやサポートの対象から外れてしまう場合があるため注意しましょう。

プラグインは無料で公開されているものが多く、WordPressそのものの維持に必要な費用以外のコストを低く抑えられることが一番のメリットです。また、プラグインを選択しインストールすれば、そのコードを自身のページに張り付けるだけで予約システムの設定が完了しますので、特別な知識も必要ありません。手軽に予約システムを利用できるだけでなく、外部のシステムとも簡単にリンクできるため、カスタマイズ性の高さもその魅力のひとつです。

公式で提供されているプラグイン以外を利用する場合は、セキュリティが低くなってしまい、お客様が安心して利用できないシステムになってしまう場合があります。WordPressでは頻繁にアップデートが行われるため、日々情報をチェックし、対応しなければなりません。そして、プラグインを取り入れすぎると予約システムだけでなくサイトそのものが重くなり、お客様にとって使いにくいサイトになってしまう場合があるため注意が必要です。

SaaSとは、クラウド上のサービスをインターネット上で利用できるサービスです。多くのサービスが無料または低コストで提供されており、必要な機能が最低限であれば、無料で高いクオリティの予約システムを利用できます。サービスのほとんどがインターネット上もしくはアプリにて提供されており、細かい設定なしで簡単に予約システムの導入が可能です。事業規模や必要な機能によっては有料プランを選ぶ必要はありますが、無料お試し期間などを設けているサービスも多いため、ほかのサービスと比較検討したい方でも簡単に導入を進められます。

SaaSを利用する最大のメリットはシステム導入に掛かる費用を抑えられるという点です。SaaSは無料または低コストで利用できるものが多く、アップデートやセキュリティ対策も自身で行う必要がないため、ランニングコストを抑えられます。既存のソフトウェアを利用するため、高いクオリティのシステムを手軽に導入できます。機能やデザインに細かいこだわりがなく、使いやすくクオリティの高い予約システムを導入したい方におすすめです。

手軽に低コストで予約システムを導入できるSaaSですが、デメリットや注意しておきたいポイントは、そのカスタマイズ性の低さとサービス終了などのリスクです。既存のサービスをそのまま利用するため、追加の機能やデザインの種類が少なく、無料で利用したい場合も予約の数や種類、機能に制限がつく場合があります。そして、サービスが終了する場合もあるため、切り替えるサービスや、自社でシステムを開発するなどの対応の検討も必要になるでしょう。

自社オリジナルの予約システムを希望しており、かつ自社にプログラミングに精通したスタッフがいない場合は、制作会社に外注することも選択肢のひとつです。予約システムをはじめとしたシステムの開発実績がある制作会社を選び、機能やデザインなどの希望を伝えましょう。要件定義書をまとめ、見積もりまで確認し、内容に納得したら委託します。システム開発やテストは外注先に任せられますが、テストでは自身でも確認し、仕上がりや機能、使いやすさを確認し、すべての作業が完了したら納品です。

予約システムの開発を制作会社に外注する一番のメリットは、思い通りの予約システムを高いクオリティで作成できることです。自身の希望やイメージを伝えられるだけでなく、予算に合わせた代替案やプロだからこその提案を聞くこともできます。取り入れたい機能が多かったり、メニューが複雑だったりする方や、デザインにもこだわりたい方はプロに依頼することで希望の予約システムが作れるでしょう。

制作会社に依頼することへの一番のデメリットはそのコストの高さです。自社で作成、もしくは既存の低価格のサービスを利用するのではなく、プロに1から自社の専用のシステムを作成してもらうため、必然的に外注費用も高額になってしまいます。予算によっては思い通りのシステムの作成が難しいこともあります。また、委託する会社の選定から見積もり、複数回のテストや修正など、実際に納品されるまで数か月かかるためできるだけ早く依頼しなくてはなりません。

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予約システムの自作には、前述したようにPHPやJavaなどのプログラミング言語やWebサイトを作成するためのHTMLやCSSを利用したコーディング、それらを利用し編集する基本的な知識は必須です。ほかにも、予約システムには、顧客情報などデータベースとのリンク、決済機能、セキュリティ対策などお客様と企業を守り、使いやすいシステムを作るためにより複雑なプログラミング技術が必要となります。予約システムの作成はWebサイトよりも構造が複雑なため、より高度なスキルが必要です。

自作は難しいが予算が限られており、さらにWordPressなどを利用せずに予約システム単体で導入したい場合はSaaSの利用がおすすめです。
ここでは無料で利用できる人気のツールを以下の順番でご紹介します。
・RESERVA
・STORES 予約
・tol
・ヨヤクノート
・SELECTTYPE
それぞれのサービスの特徴とメリットについてを中心に解説していきます。SaaSの利用を検討していても、どのサービスを利用するべきか分からない方はぜひ参考にしてみてください。

RESERVAは、無料プランでも以下の機能を含む38の潤沢な機能を利用できます。
・月100件までの予約
・500件までの顧客登録
・予約メニューの設定
・仮予約の受付
・予約のキャンセル機能
・クーポン発行
・Googleカレンダーとの連携
・オンライン決済
・サブスクリプション
有料プランを利用することで、顧客登録数や予約件数を増やすことや、広告を非表示にすることもできます。RESERVAの予約システムはサブスクリプションの決済にも対応しているため、ジムやシェアオフィスなどで予約システムの導入を検討している方にもおすすめです。

CoubicからSTORES 予約に名前が変更されたこのサービスは、無料で使えるシンプルな機能とカスタマイズ可能な有料オプションがあり、事業規模にあわせて複数の有料プランを選ぶことが可能です。無料プランには以下の機能が含まれています。
・月100件までの予約
・クレジットカード決済（手数料4.9％+99円）
・Googleマップからの予約
・顧客情報の一括登録
・予約・キャンセル受付
・クレジットカード決済
・レッスン・イベントタイプの予約ページ
スタンダードプラン以上の上位プランには、7日間の無料期間があるため、気軽に試してみることも可能です。

tolの最大の特徴は、無料プランで利用できる基本機能に制限がない点です。
無料プランには以下の機能が含まれます。
・無制限の予約件数
・予約管理
・リマインド・予約受付のメール自動送信
・クレジットカード決済（手数料6％）
・予約ページのQRコード作成
無料プランの機能は最低限ですが、予約件数が無制限で利用できるため個人で事業をされている方などにもおすすめです。有料プランを選択すれば、金額によってSNSのリンク設定や、顧客管理、データのCSV出力など選べる機能が増えるため、無料プランからはじめ、必要に応じて有料プランに切り替えることもできます。

ヨヤクノートは月額1万円のサービスですが、1か月間もしくは食べログ店舗会員であれば1年間の無料お試し期間があり、気軽に試用が可能です。ヨヤクノートには以下の機能が含まれます。
・予約台帳
・顧客台帳の自動登録
・グルメサイトとの予約連携
・グルメサイトの空席・予約情報の自動更新
予約状況はタイムテーブルで確認できるため、視覚的に予約状況を把握できることも大きな魅力のひとつです。決済機能などはなく、予約と顧客管理に特化したアプリケーションとなっており、グルメサイトとも連携していることから、飲食店など来店後に決済する事業形態に向いています。

SELECTTYPEは幅広い業種に対応した予約システムと豊富なデザインのテンプレートが魅力です。無料プランには以下の機能が含まれます。
・無制限の予約受付
・最大100件のお客様情報保存
・クレジットカード決済（手数料5.6％）
・最大10個までの予約フォームの作成
・3件までのイベント作成
使用できる数に制限はありますが、有料プランと遜色なく豊富な種類の機能を使用できます。制限を減らしたい場合はアップグレードも可能ですが、事業規模が小さく、自身の事業形態にフィットする予約システムを探している方には試しやすいサービスです。

予約システムの開発方法やおすすめのサービスについてご紹介しました。導入までにかけられる時間や費用、すでに導入しているほかのシステムなどの条件、必要な機能などにより、適した予約システムは異なります。それぞれのサービスにより機能や料金も違うため、この記事を参考に予約システム導入を検討してみてください。自社にノウハウがなくとも、経験豊富なシステム開発会社であれば、安心して依頼できるでしょう。アイミツではご要望を伺った上で、条件に合うシステム開発会社を無料で複数社ご紹介可能です。会社選びでお困りの方は、お気軽にご相談ください。

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