POSシステムとは？仕組みやメリット・デメリットを簡単に紹介【2024年最新版】

「POSシステムという言葉は聞いたことがあるものの、どのようなシステムなのかはイマイチ分かっていない」、「POSシステムはPOSレジと何が違うの？」などとお悩みの方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、POSシステムとは何なのか説明するとともに、POSシステムの仕組みやPOSレジとの違い、基本機能のほか、どのような種類があるのか、導入するメリット・デメリットは何かなどを解説していきます。POSシステムを導入する際の費用相場も紹介するので、ぜひ参考になさってください。

【関連ページ】
システム開発にかかる費用・相場感や、あなたの目的別にシステム会社をお探しいただけます。
システム開発の平均費用と料金相場
POSシステムに強いシステム開発会社一覧

POSシステムとはそもそもどのようなシステムなのかというと、商品が販売された時点で売り上げ実績を管理することで、どの商品が、いつ、どこで、何円で、どの年齢層の客に売れたのかなどといった基本的なデータを記録・集計・管理できるシステムです。
ちなみに、POSシステムの「POS」は、Point Of Salesの頭文字をとったもの。日本語に訳せば「販売時点情報管理システム」となることからも分かる通り、販売した記録を個別に管理できるシステムをPOSシステムと呼びます。

POSシステムは、基本的に以下のような仕組みが採用されています。

1.バーコードの読み取り
商品につけられたバーコードや値札をスキャンして端末にデータを送信
2.データの伝達、記録
PCなどのストアコントローラーに売上情報が伝達・記録されるほか、POS端末に返送されることで画面にデータを表示
3.在庫管理
PCなどに記録されたデータが溜まり次第本部にも送られ、データを元に在庫管理や経営戦略を展開情報を分析して経営戦略を練っていきます。

POSシステムは、よく耳にするPOSレジ・レジスターとはどのように異なるのでしょうか。
簡単に言えば、POSレジはあくまでもPOSシステムの一部です。
POSレジは、多くのコンビニやスーパー、飲食店などで用いられていますが、POSレジではないただのレジスターとの違いは販売情報をリアルタイムに管理できるかどうか。POSシステムの仕組みを活用したPOSレジであれば、データ収集や管理、分析をスムーズに行えます。

それでは、POSシステムではどのような機能を利用できるのでしょうか。
POSシステムによってはカスタマイズできるものや新しい機能が搭載されたものもあるなどさまざまですが、以下ではPOSシステムの代表的な機能である

・売上の管理機能
・商品・在庫の管理機能
・顧客の管理機能
・従業員の勤怠管理機能

について解説していきます。

POSシステムの代表的な機能としてはじめにあげられるのが、売上の管理機能です。
具体的には、

・売上データの登録
・決済
・レシートの発行
・売上分析

などの機能を利用でき、決済のスムーズ化や売上データのレポート作成なども簡単に行うことができます。
保管が義務付けられている売上ジャーナルの作成も、POSシステムを使用すれば手間がかかりません。

POSシステムでは、商品・在庫の管理機能も備わっているのが一般的でしょう。
具体的には、

・商品データの管理
・受発注依頼
・在庫管理

などを行うことができます。
また、クラウド型のPOSシステムであれば入出荷データを自動で集計でき、在庫がどのような推移を辿っているのかを即座に把握可能です。最新のものでは、在庫がなくなる時期を予想してアラートを出してくれるものもあります。

POSシステムの代表的な機能の3つ目にあげられるのが、顧客の管理機能です。

・顧客データの登録、管理
・予約情報の管理
・オーダー管理

などの機能を利用でき、POSシステムの中にはテーブル予約機能を利用できるものも。
また、顧客のこれまでの購入履歴や来店履歴、諸注意などもまとめて管理できることによって、顧客のロイヤリティアップにつながるような質の高い接客に役立つでしょう。

POSシステムの中には、標準機能として勤怠管理機能が備わっているものも少なくありません。オプションによって追加対応が可能なPOSシステムもあります。

・出勤簿入力
・勤務パターン作成
・タイムレコーダー

などといった勤怠管理システムと同様の機能を利用できるため、売上管理や顧客管理などとあわせて事務作業を効率化させたいという場合にはうってつけでしょう。

もし今すぐPOSシステムについてシステム開発会社に相談したいという方は、以下の一覧から会社を見つけることが可能です。ぜひご活用ください。

ここまでPOSシステムではどのような機能を利用できるのか解説してきましたが、POSシステムと一口に言っても種類は1つではありません。
パソコン型やタブレット・モバイル型、ターミナル型、決済端末型などから、コスト面や導入規模などを照らし合わせて、自社にマッチしたものを選びましょう。それぞれの違いを表にまとめたので、あわせて参考になさってください。

パソコン型のPOSシステムは、小〜中規模の店舗におすすめです。単店舗で利用するのはもちろんのこと、チェーン店で複数展開している場合にも導入できます。
WindowsPCにアプリケーションをインストールしたもので、OS問わず作動するよう構築されているのが特徴。パソコンの交換や機種交換、ソフトの引継ぎなどもスムーズです。パッケージソフトとしてリリースされているものであれば、柔軟性にも優れています。

タブレット・モバイル型のPOSシステムは、パソコン型のPOSシステムと同様に、小〜中規模程度の店舗への導入に向いています。複数展開の店舗よりも、単店舗での導入がおすすめでしょう。
iPadなどのタブレット端末にPOSシステムのアプリケーションをインストール、あるはWebアプリケーションを利用することで、タブレットをPOSレジとして使うことができるのが大きな特徴。わざわざ専用のPOSシステムを構築することなく、気軽に導入したい場合にうってつけです。

ターミナル型は、いわゆる一般的なPOSレジとして飲食店やスーパーマーケット、コンビニなどに広く導入されているPOSシステムです。
POSレジとして使われる専用端末の中にPOSシステムのソフトウェアが搭載されており、導入する際にはそれぞれの店舗・業種によってカスタマイズされているのが大きな特徴。専用回線を利用することで安心して利用できるのもうれしいポイントです。複数店舗を展開している中〜大規模の会社におすすめでしょう。

決済端末型のPOSシステムでは、ターミナル型よりも格段に小さな決済端末に専用のPOSアプリをインストールすることで、決済端末でありながらもPOSシステムとしての機能も利用することができます。簡易的なPOSレジとしては十分に活用できるものの、必要最低限の機能しか利用できないのも事実なので、イベント販売時やキッチンカーなどでコンパクトな端末を利用したい場合にぴったりでしょう。

それでは、POSシステムを導入することによってどのようなメリットがあるのか確認していきましょう。
今回は、

・会計業務の効率化
・商品の売れ行き傾向・顧客情報の把握
・コストの削減
・複数の店舗情報をワンストップ化

この4つのメリットについて紹介していきます。

POSシステムを導入することによって、会計業務を効率化できるのは大きなメリットです。
バーコードを読み込んで決済や釣り銭の計算、レシートの発行などもPOSシステムでカバーできるほか、会計作業を行うのみならず売上データの集計や管理まで行えるので、レジしめ作業もスムーズになるでしょう。

POSシステムを導入することで、商品の売れ行き傾向・顧客情報の把握がスムーズになるのもうれしいメリットです。
繰り返し述べている通り、POSシステムでは商品の売上データをリアルタイムで集計、管理してレポート作成なども行えるため、どの商品が売れているのか簡単に把握することができます。顧客データも一元管理できるのが便利でしょう。

POSシステムを導入することによって、コストダウンを叶えられるのもうれしいポイントです。
店舗を経営する上で人件費がかさんでしまいがちですが、POSシステムを導入すればバーコード読み取りで簡単に会計作業を行えるため、会計作業に多くの人員を割く必要がなくなるでしょう。

POSシステムを導入すれば、複数の店舗情報をまとめて管理できるのも大きなメリットです。
クラウド型のPOSシステムを利用していれば、インターネットを通じて各店舗のデータも集約・管理することができます。売上データの管理や分析、その後の戦略策定などに非常に有効でしょう。

ここまでPOSシステムを導入するメリットを紹介してきましたが、デメリットもゼロではありません。

・導入コストがかかる
・インターネット環境がなければ使えない
・停電時には使用不可となる

などのデメリットも考えられるため、費用をおさえたい場合には必要最低限の機能に抑える、別の決済方法も用意しておくなどといった対応をとりましょう。

POSシステムを導入する際には、システム開発を行うか、あるいはパッケージシステムを導入するかの2つの選択肢から選ぶこととなります。
導入規模が大きくカスタマイズする面も多いという場合には、1からシステム開発を行ったほうがいいでしょう。後で詳しく説明しますが、導入費用は高くなることが予想されるため注意が必要です。
一方、小〜中規模で、オプションの範囲で対応できそうという場合には、パッケージシステムを導入するのがおすすめです。カスタマイズは難しい場合もあるため、パッケージシステムを選ぶ際には慎重に選定しましょう。

それでは、POSシステムを導入する際にはどのくらいの費用がかかるのでしょうか。
先にも触れている通り、POSシステムを導入するにはシステム開発を行うかパッケージシステムを導入するのかといった2つの方法があり、システム開発を行う方がコストは高くなりがちです。初期費用だけでも、数百万円はかかると考えておきましょう。一方パッケージシステムであれば、数十万円で抑えられることも少なくありません。
その他の違いは表にわかりやすくまとめているので、システム開発とパッケージシステムとで比べたい方はぜひ参考にしてください。

POSシステムの導入にかかる費用相場をご紹介しました。システム開発に関してより正確な費用を知りたい方は、下記の料金シミュレーターをご利用ください。

POSシステムの導入をシステム開発会社に依頼したい場合、システム開発会社を選ぶとことから始めなければなりません。
どの会社に外注するのか決める際には、

・必要な機能を整理しておく
・POSシステムの種類や違いを把握しておく
・複数社に相見積もりをとる

上記のポイントに注意してください。特に相見積もりは非常に重要で、他の会社に依頼した方が安かった……と後悔しないためにも、必ず行いましょう。

今回は、POSシステムの仕組みや種類、導入するメリット・デメリットなどをまとめて解説してきました。
POSシステムは業務の効率化に欠かせない非常に便利なシステムですが、導入する際には多くのコストがかかるのも事実です。そのため、失敗しないためにもシステム会社は慎重に選ばなければなりません。もしどのシステム開発会社に相談するべきかお悩みの場合には、ぜひPRONIアイミツにお問い合わせください。ご要望に合う会社を無料で複数社ご紹介いたします。

【相談前にまずは会社一覧を見たいという方はこちら】
POSシステムに強いシステム開発会社一覧
【費用感を知りたいという方はこちら】
システム開発の平均費用と料金相場