これでスッキリ！社内システムを効率的に構築するために必須のポイント2つとは？【2024年最新版】

会計、販売、在庫、人事・給与、生産管理などの基幹系システムを構築する際には、経営者視点が重要となってきます。

例えば日々の経理活動をシステムの導入で効率よくしたい、という場合もちろん現場の経理の事務を行う人の意見も聞く必要があります。
しかし現場の意見だけで作り上げてしまうと、経営上必要なデータなどがすぐに出てこない、現場が使いやすいだけのシステムになってしまう恐れがあります。

とくに中小企業のトップ層の方に多いのは、「システム導入で経営が合理的になる」と思い込んでしまっているケースです。
確かに手作業をパソコンで行うようになれば、事務員の机の上に広がっていた書類の山はほとんどなくなり、一見煩雑な作業がスッキリとシステマティックに改善されたように見えます。

しかし、肝心のパソコンの中身が整理されていなければ、単に机の上の書類の山がパソコンの中に入り込んだだけ、ということになりかねません。
作業をしている人間にとっては使いやすくても、属人的な要素が大きくなってしまい、その担当者が異動したり退職したりした後に、システムが使いこなせなくなってしまうなどのケースも起こりえます。

これと同じことは、販売、在庫、人事・給与、生産管理などにもすべて当てはまります。
個々の基幹システムが最近ではERPと総称される「統合基幹業務システム」や「統合業務パッケージ」に置き換えられているのも、この経営者視点で全体を管理できる視点の重要性からです。

例えば仕入管理、販売管理システムは現場で手早く書類を処理できるようになることだけでなく、経営者層がいち早く支払状況を把握することで、効果的な資金繰りの手を打てるようになることが本来の目的です。
また、在庫管理システムも適正在庫水準を維持することによって効率的な経営が可能になる、という視点を必ず持ちましょう。

会計、販売、在庫、人事・給与、生産管理などの基幹系システムを構築する際には、必ず下記の点に注意しましょう。

「そのシステムの導入でどんな経営的データがレポートとして出てくるのか」
「どのような点で既存の業務プロセス合理化できるのか」
「業務フローのシステム化は属人的でなく標準的になっているか」

導入する前に以上の点を必ず確認することが大切です。

基幹系システム構築のポイントが「経営者的視点の導入」であったのに対し、グループウェア、申請ワークフロー、ナレッジ管理、情報共有などの情報系システム構築のポイントは「現場の問題意識の共有」です。

こうした情報系システム導入の失敗例としてよく上げられるのが、トップ層の決断のもと、鳴り物入りで大がかりな情報共有システムを導入したのに、現場に受け入れられずに結局数億円の投資が無駄になってしまったという例です。

情報系システム導入の失敗原因として指摘されるのは「トップが情報システムを入れれば業務が劇的に変わると思い込んでいた」「現場の業務フローを無視してシステムありきの思考で導入してしまった」といった要因がほとんどです。

この失敗要因に共通しているのは、「現場の問題意識の共有」ができていなかったということです。
トップは経営管理的な面から現場の業務の合理化を考えることが大切ですが、その視点が行き過ぎてしまうと現場の実情を無視してしまうことになります。

現場で何年にも渡って運用されている業務フローを無視して、新しい情報系システムを強引に導入してしまえば現場の日常業務は混乱してしまいます。
また、せっかく長年かけて育ててきた暗黙知としての営業ノウハウが、無味乾燥なシステムの導入によって破壊されてしまうというケースもあるでしょう。
システム導入で情報共有がうまくいかない原因はこうした現場の実情にシステムがうまく適合させられないことにあります。

グループウェア、申請ワークフロー、ナレッジ管理、情報共有などの情報系システムを導入する場合には、下記の点に注意しましょう。

「現場単位で導入目標を明確にし、確かに現場の情報の流れが良い方向に変わるかを事前にシミュレーションする」
「現在の業務フローで、システムを使って実現できるものできないものを洗い出し、できないものに関してはパッケージをカスタマイズする割合を増やすなどの対応を取る」

導入する前に以上の点を必ず確認することが大切です。

ここで、システム開発を外注した際にかかる費用相場をご紹介します。

システム開発の費用相場をご紹介しました。より正確な費用を知りたい方は料金シミュレーターをご利用ください。

いかがでしたでしょうか。
社内の各種情報を集めて流れとして整理すれば社内システムになる、という単純なものではないことをご理解いただけたのではないかと思います。
立場や役割が異なれば、見えている「社内」の範囲は異なります。
サービスサイトのシステム構築は、そのサービスの発展とともになんども手を加えることができますが、社内システムにコンスタントに改修・改善の手を入れていくような予算を組む会社はまずないでしょう。
それだけに、社内システムの構築は難易度が高い開発だと言えます。

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