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【2019年最新版】おすすめのweb受注システム7選|選び方もあわせてご紹介

web受注システムを選ぶときに絶対外せない鉄則12

更新日:2019年06月07日 | 公開日:2017年05月05日

企業活動において、商品の受発注は不可欠な業務です。
根幹的な業務であるために、紙伝票と電話・FAXといったアナログなやり方のまま続けている企業も少なくありません。アナログな方法が必ずしも悪いわけではないものの、ITの普及によりスピードや操作性など一層の利便性が社内外から求められる現代では、煩雑な受発注業務の効率化を喫緊の課題とする方も多いでしょう。
その解決策として普及しつつあるのが、web受注システムです。手作業中心の受発注業務をオンライン化し、効率アップ・コストダウン・顧客満足度アップをサポートするものです。
そこで今回は、web受注システムについて、導入のメリットと選ぶ際の注意点を解説します。おすすめのシステム7選もご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

web受注システムとは

まずは、web受注システムがそもそもどの様なものかを整理しておきましょう。
web受注システムは、webサーバーを利用して受注・発注業務を効率化することを目的としたシステムです。
会社における受発注業務は、従来であれば、紙の伝票で注文を受けつけ、倉庫に電話して在庫状況を確認し、出荷伝票を切って配送手配を行うといったやり方が主流でした。
この受発注業務を、より効率的に行うためにwebを活用したものがweb受注システムです。
近年のクラウド型サービスの普及により、低コストでの提供が進んでおり、導入を検討する中小企業が増えています。

web受注システムを導入するメリット3つ

それでは、web受注システムを導入するメリットにはどのようなものがあるのか、具体的に見ていきます。

コストダウンを叶えられる

web受注システム導入のもっとも大きなメリットとして、作業効率化によるコストカットの実現が挙げられます。
システム導入前には、電話・メール・FAX・郵送といった方法で受けつけていた注文を、システムを導入することで、すべてweb上で簡単に実施することができます。
また、従来型の方法に不可欠だった紙の伝票が不要になるため、伝票のやりとり・記入・チェック・管理などのコストを削減することが可能になるのです。
紙伝票を主としたアナログな方法では、効率化といっても、業務の習熟度を高める・マニュアルを用意するといった改善が限度ですが、web受注システムを利用することで、もっと根本的に、大幅なコストカットが実現できます。逆にいえば、これくらい大胆な手法の切り替えをしない限りは、大きなコスト削減は見込めないということでもあります。

ヒューマンエラーがなくなる

紙ベースの作業では、どうしてもヒューマンエラーが起こりやすくなります。とくに担当者が経験不足だったり、繁忙期で業務量が膨大だったりするとミスが頻発する可能性が高まります。
こうした人為的なミスがもたらすコストは、可視化されにくいものの企業活動にとって大きな負担となりえます。
ミスの発生による企業としての信頼喪失や損害責任といった対外的なコストだけでなく、収束対応に当たるスタッフの人件費やその時間で本来できた他の仕事の遅延、機会ロスといったコストもかかっています。
また、ミスの頻発によって担当スタッフの自信やモチベーションが下がってしまったり、社内の人間関係に不和が生じるなど、長期的に見て無視できない問題につながるリスクもあるでしょう。
web受注システムを導入することで、よりシステマチックに業務全体を管理することができ、旧来式の方法に比べてヒューマンエラーを減らすことが可能となります。

顧客満足度が上がる

電話・FAXなどアナログな受注体制には、顧客の利便性が制限されるという問題があります。基本的に営業時間内のみの受けつけとなりますし、わざわざ電話をかけたりFAXや伝票を用意しなければならず、手間がかかります。
その点、web受注システムを導入すれば、営業時間の制約を受けることなく、顧客は24時間いつでも好きなタイミングで注文ができます。伝票などの必要用紙を準備する手間も省くことが可能になります。
さらに、スピードが圧倒的に早まる点も顧客にとって嬉しいことでしょう。オンラインでの発注からほぼリアルタイムで業務フローが進むので、納品までのスケジュールが大きく短縮されることになります。
サービスの満足度を高めて顧客のロイヤルティを向上させたい企業には、web受注システムは大いに価値のある投資といえるはずです。

web受注システムを選ぶ際の注意点4つ

メリットの次に、web受注システムを検討する際に押さえておきたい注意点をご紹介します。

機能の無駄はないのか

web受注システムとひと口にいっても、さまざまなタイプがあり、多機能型で高価なものから、機能を最低限に絞ったリーズナブルなものまでバリエーション豊富です。
ありがちな失敗例としては、自社の現状からすれば本来は不要なはずの機能を多々備えたシステムを入れてしまい、無駄なコストがかかってしまうというものです。
さらに、コストだけでなく、機能が多くごちゃごちゃして「難しそうなシステム」とスタッフから敬遠され、せっかく導入したのに使われなくなってしまうということにもなりかねません。そうなれば、導入前の比較検討を含め、システム採用に費やした時間と労力がまったくの徒労に終わってしまいます。
そうした事態を回避するためにも、「受付→在庫チェック→発送→納品連絡」といった現状のフローをこまかく把握し、自社に必要な機能を絞り込んだ上でシステムを検討するのが良いでしょう。

サポート体制は整っているのか

Web受注システムを提供するメーカーのサポート体制がしっかりしているかどうかも、導入の際に意識したいポイントです。
困ったときにいつでもすぐ相談できるサポート窓口があれば、担当者も安心してシステムを利用することができます。
法人向けの有料システムに一定レベルのサポートが付いているのは当たり前ですが、細部のクオリティは各社バラつきがあるものです。
サポートの受付時間は何時から何時までか、問合せ手段は電話・メール・チャットなどどんなものがあるか、問合せから回答までの時間はどれくらいかかるのかなど、契約前にチェックしておくことをおすすめします。
なお近年のweb・クラウド業界では、顧客が自社サービスをしっかり使い込んでくれるよう支援する「カスタマーサクセス」という部署を設置する会社が増えています。導入企業には個別のカスタマーサクセス担当者がつき、導入初期に操作研修を行うなどの重点サービスを用意している会社もあるので、この点もチェックしてみてください。

システムは使いやすいか

システムの導入には常に「社内にうまく馴染むかどうか」という問題がつきまといます。
社長や役員などの経営層が効率化・顧客満足アップを目的に導入しても、実際に業務を担当する現場スタッフが同じ目線でシステムを利用してくれるとは限りません。
そのため、新規のシステムを入れる場合「このシステムは社内で定着しやすいか」という観点を検討基準に加えることが大切です。
具体的には、システムを日常的に触ることになるスタッフが、そのシステムを使いこなせるかどうかが重要となりますから、操作のしやすさ、デザインの見やすさなどをチェックすると良いでしょう。
また、スタッフだけでなく、顧客にとっても操作が容易かはぜひ確認しておきたいところです。

カスタマイズ性はあるのか

オンライン型システムは、基本的に顧客ごとのニーズにある程度対応できる柔軟性を持っているものですが、その程度は製品ごとに異なります。
柔軟性が低い=カスタマイズがしにくい製品を選んでしまうと、自社・業界の業務慣行に合わず、現場で使われなくなってしまうこともあります。
web受注システムの中には特定の業界に特化した製品もあるため、自社の業界に合った製品を選ぶのは賢明な方法でしょう。
ただし、業界特化型はその業界の慣習に適応している分、別の業界のやり方には合わない可能性もあるので、異なる業界をまたぐ複数の事業を展開していたり、今後多角化を検討している場合には注意が必要です。

おすすめのweb受注システム

ここからは、おすすめのweb受注システム7選をご紹介していきます。それぞれユニークな特徴があり、多くのユーザーから支持されていますが、ぜひ選び方の注意点に照らして検討してみてください。

アラジンEC

アラジンECは、株式会社アイルが提供するweb受発注システムです。企業間で行われるBtoB ECの業務効率化をサポートするシステムであり、人為ミス・問合せ対応の大幅削減を目指す顧客企業に導入されています。
25年で5,000社超の顧客実績があり、その実績を通して培われたノウハウをベースに開発しているため、顧客の業界を選ばず幅広い対応力があるシステムとなっています。
マスタ項目の拡張が可能で、商品・会員情報・受注情報・受注明細などの内容を簡単に追加することができます。
また、ユーザ画面のカスタマイズもでき、標準テンプレートの修正・追加なども可能です。

TEMPOSTAR

NHN SAVAWAY株式会社が開発・販売する「TEMPOSTAR」は、複数のネットショップを一元管理できるweb受注システムです。
アナログ作業を一切なくしたwebでの自動化により、ミスや漏れといったヒューマンエラーの防止、スピーディーな出荷が可能となります。
個別のカスタマイズを受けつけている点が特徴で、特殊な独自運用を行っている顧客のニーズにも応えることができます。
また、ヤフオク!やAmazonFBAマルチチャネルと追加費用なく連携ができる点も、ECショップの運営者にとっては嬉しいポイントでしょう。
通常のサポートに加えて、利用方法や売上アップのコツといったテーマでの実践的なセミナーも開催しており、システム導入をきっかけに積極的に売上増加を狙いたい方に向いているといえます。

EC-Next

「EC-Next」は、株式会社ファーストコンサルティングが提供するECサイト向けシステムで、BtoBからBtoCまでさまざまなビジネスに対応しています。
柔軟なカスタマイズ性が強みで、現在利用中の基幹システムとの連携やオプション追加が自由度高く行えます。
会員機能も豊富で、マイページでの購入履歴表示、パスワード再発行機能などを備え、エンドユーザーが快適に利用できるサイトが構築可能です。
また、ショップの雰囲気に合わせたレイアウトにデザインを変更することも容易で、ブランディングにも生かしやすいでしょう。
データ処理を手動・バッチ・ API連携と多様な方法で行えるため、スタッフのスキルなどに合わせて選ぶことができる点も特徴です。

MOS

株式会社アクロスソリューションズが手がける「MOS」は、スマホ・iPadなどモバイルでの受発注に最適なweb受注システムです。
各種基幹システムとの連携がスムーズにできること、自社の業務フローや顧客層に合わせたカスタマイズが容易な点が大きな特徴といえます。
また、iOS/Androidともに対応しているため、発注者は使い慣れたモバイルでストレスなく注文を行うことができ、エンドユーザーの満足度に繋がります。
店舗や倉庫、出先など発注者が現場から注文するケースが多い業種に適したとくにシステムといえるでしょう。

SpreadOffice

「SpreadOffice」は、株式会社スプレッドオフィスが開発・運営する受発注管理システムです。
直感的でシンプルな操作ができる管理画面と、充実した帳票テンプレート、豊富な機能が特徴です。
マウスでドラッグするだけで管理画面をカスタマイズできるので、ユーザーごとに使いやすい設定にすることが可能です。
納品書・請求書・見積書などの帳票デザインも多数あり、好みのデザインを選ぶことができます。売上をはじめ各種データをワンクリックで集計・出力でき、データ集計や分析を効率的に行うことが可能になります。
全機能が無料で使える体験版も用意されているため、本番と同じものを試しに使ってみることができます。

COREC

「COREC(コレック)」は、株式会社ラクーンコマースが手がけるクラウド型の受発注システムで、20,000社以上が利用する人気サービスでもあります。
クラウド型のため受注データをリアルタイムで社内共有したり、オリジナルの注文フォームを簡単な操作でスピーディーに作成することができます。
発注者にとっても、スマホ・タブレットなどモバイルデバイスで好きなときに発注ができ、利便性が高まります。発注履歴も自動で記録され、過去にさかのぼって参照することも容易になります。
初期費用が0円なだけでなく、機能や利用者に上限のついた無料プランもあるため、気軽に試しやすいシステムといえるでしょう。

board

クラウド型の業務管理システム「board」は、企業のバックオフィス業務を効率化するwebシステムで、ヴェルク株式会社が提供しています。
シンプルで利便性の高い操作性が特徴で、ユーザーは一度見積もりを入力するだけで請求書・納品書・送付状などの関連書類を一括生成することができます。
生成した請求書は、送付状付きでまとめて出力したり、PDFにして一斉送信・郵送まで行うことも可能なため、煩雑な手作業に苦しむ現場の効率を大幅にアップすることができるでしょう。
残タスクなどが簡単に確認できるダッシュボードや、メール・Slack・chatworkへの請求・支払い通知も設定でき、タスクの遂行漏れが防げます。
試してみたいという方は、30日間の無料トライアルを利用してみてはいかがでしょうか。

それではweb受注システムで、「受付」→「在庫確認」→「発送」→「顧客連絡」の各プロセスがどのように実現できるのか、具体的な機能を見ていきましょう。

【まとめ】自社にあった最適なweb受注システムを導入しよう

今回は、企業の受注・発注業務を効率化するweb受注システムについて、導入のメリットや選ぶ際のポイントを解説してきました。
また、選りすぐりの7つのシステムをピックアップしてご紹介しました。
紙伝票や手作業が中心の業務フローは、ヒューマンエラーやコスト増、顧客のストレスなど多くの問題を抱えがちです。
そうした問題を解決したい方にとってweb受注システムは魅力的な選択肢ですが、自社の業務フローや必要な機能を確認せずに選んでしまうと社内で定着せず、せっかくの投資がムダになってしまう可能性もあります。
自社にとって必要な機能は何か、操作性・カスタマイズ性は優れているか、困ったときのサポート体制は整っているかなどの基準に照らしてシステムを比較検討することが大切です。
「検討作業に不安がある」「どのシステムにすればよいか決められない」という方は、
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