会員サイト構築の手法と押さえておきたいポイント

会員サイト構築

更新日:2017年11月21日 | 公開日:2017年05月01日

紙ベースの会員情報と膨大なファイルを駆使した会員情報管理は非常に手間がかかります。
会員の登録、更新、お知らせの通知などをすべてアナログ式に行うと、事務所を構えて複数の事務員を雇って運営に当たるのが必須になってきます。

この点、インターネット上に会員サイトを構築してデジタルに管理すれば、会員の登録、更新、お知らせの通知はすべてパソコンの中で完結しますので、運営コストを大幅に下げることが可能です。

しかし、一口に会員制サイトと言っても、その目的、管理したい団体によって内容はかなり違ってきます。
こうした違いを無視して、デジタルのシステムありきで会員サイトを導入してしまうと、これまでアナログでやってきた業務が十分システムに反映されず、結局システムで対応できない部分は手作業で行う、という二度手間が発生してしまいます。

この記事では、会員制サイトの特徴を掘り下げながら、非営利目的の会員背サイト構築の注意点について整理します。
ぜひ熟読して、自社にあった会員制サイト構築の方法を見つける一助としていただければと思います。

目的別に会員サイト構築を検討する

ジャンプする人々

最初に、会員制サイトを構築する時の目的に沿って、サイト構築の注意点を整理してきます。

会員制サイトをCMSで費用をかけずに構築したい

会員制サイトを構築する方法としては、大きく分けて既存CMSをカスタマイズする方法と、会員システム専用のパッケージやクラウドシステムを利用する方法があります。

費用をかけたくないのならば、既存のCMS、例えばWordPressなどを会員サイト用にカスタマイズする方法などが考えられます。

WordPressで会員制サイトを作りたいという場合、定番の会員制サイト構築用のプラグインがありますので、それを組み込んでサイト全体のテーマを会員制サイト的なデザインにする、といった方法があります。

テーマを改造する時に注意すべき点として、提供されているフリーのテーマが会員制サイト構築用プラグインに対応していない場合も多く、そうした場合は機能がウィジェットとして出てこなかったりします。

このあたりの情報については、アイミツまとめの次の記事などを参照してみください。

お手軽簡単に会員制サイトを簡単に構築したい

もっと手軽に会員制サイトを構築したい場合には、会員制サイト構築各種パッケージソフト、クラウドサービスの使用を検討すると良いでしょう。

下記に、主な会員制サイト構築パッケージソフト、クラウドサービスを列挙します。

ログインプラス
・既存のWEBサイトに会員機能を簡単追加
・CMS搭載の会員サイト構築&メール配信システム

SPIRAL
・やりたいを実現するカスタマイズ
・必要なアプリケーションを自由に組み込める

スマートコア
・ぴったりはまる会員管理システムをスピーディに、低予算で構築できます

カスタマーダイレクト
・会員管理・マイページ・管理者管理・データベース設定機能など、
・豊富な機能を取り揃えた会員制サイト構築ASP(SaaS)サービス

シクミネット
・会員管理、決済、イベント運営管理
・3つの機能が連動して事務作業を効率化!

以下、会員制サイト構築パッケージソフト、クラウドサービスを活用した会員制サイト構築の特徴、注意点を整理していきます。

会員制サイト構築パッケージ、クラウドサービスの特徴

コーヒーと付箋とペン

直感的で使いやすい管理画面

WordPressなどのCMSを利用する場合は、ブログ記事を更新するための管理画面の中に、会員制管理のメニューが入り込む形となり、直感的に会員管理がしにくいという面があります。

その点、会員制サイト構築パッケージ、クラウドサービスの場合には、会員管理システム用途に作られた管理画面なので、操作に迷わないような設計がなされており、各社管理画面のインターフェースの洗練には気を配っています。

会員管理システムだからできる高度なコンテンツ制御

会員管理をする場合、まず会員を分類する必要があります。例えば、「正会員」や「特別会員」といった会員種別を設けることによって、受けられるサービスの種類や数、それに対する会員費などを分けて管理することが必要になってきます。

また、「会員申請中」や「休会中」といった会員登録の状態、あるいは「会費未納中」など会費の支払状況などに応じて、会員を分類する必要もあります。
これによって、「会員申請中」「休会中」「会費未納中」の会員のサイト閲覧を制限したり、処理をすすめるための案内を出したりといった必要な施策を実行することが可能になります。

こうした、コンテンツの一部だけを公開してログインしなければ全体は見られないようにする、あるいは、会員種別によって異なるコンテンツを表示するなど柔軟にコンテンツを制御することも、WordPressなどでできなくもありませんが、なれるまでにはかなりの時間を要するでしょう。

また、管理の仕方について充実のサポートが期待できるのも、パッケージやクラウド製品ならではのメリットだといえます。

個人情報保護を徹底し、会員情報をしっかり管理したい

会員制サイトを構築・運営する時に最も注意しなければならないのが、会員情報の管理です。
会員情報の流出などの事故については、大きく2つの原因があります。

その1つは、会員管理のずさんさです。
必要な会員情報がどこに格納されているのかわからなかったり、更新情報が反映されなかったりといったずさんな会員管理をしている場合には、名簿が散逸してしまったり、最悪の場合には盗難にあったりしても気が付かないというケースもありえます。

もうひとつは、会員サイトのセキュリティの甘さです。
閲覧権限や管理者権限をきちんと設定していなかったり、ログをきちんと取って不審なアクセスを監視したりといったことを怠っていると、悪意ある侵入者に会員データをハッキングされてしまいます。

こうした事態を防ぐためには、それぞれ洗練された会員システムの情報管理、そしてセキュリティに強い会員制サイト構築・運営が欠かせません。

洗練された会員システムの情報管理

まず、先程の例のように「正会員」や「特別会員」「会員申請中」「休会中」「会費未納中」などの会員データ項目について、任意の名称をつけた分類ができたり、会員情報の画面などでの項目の配置を変更することが簡単にできたりするかどうかがポイントです。

こうした会員種別については、会員組織ごとに運営体制、運営ポリシーに直結した種別となっていますので、柔軟な分類や名称設定を、手軽に行えることが大切です。

会員データを一括入力・出力

また、CSV形式のファイルをダウンロード/アップロードできることで、必要に応じて会員データを一括して登録、あるいは修正できます。
一件ずつ手作業で登録しなくてもよいので、作業負荷や作業ミスを減らせるとともに、作業の分担がやりやすくなりますので、特に支部を分けてある大きな組織や、頻繁にイベントなどを行う組織においては必須機能となってきます。

イベント時には「大阪府に住んでいる堺支部の女性会員」など、複数の条件を同時に満たす会員を抽出してリストのエクセルファイルでの出力を行って、リスト上の会員への一斉メール送信などを行うなどの使い方ができると非常に重宝します。

セキュリティに強い会員制サイト構築・運営をしたい

南京錠とパソコン

それでは個人情報保護を徹底し、会員情報をしっかり管理するための、セキュリティに強い会員制サイト構築・運営の条件についてみていきましょう。

管理者権限の設定

会員情報は非常に秘密性のあるデータなので、そのデータを閲覧できる権限において管理者のレベルを区分して、管理者のレベルごとにデータの閲覧や編集の権限を設定することが必須となります。

ごく小規模な会員制サイトは別として、会員サイトの管理には複数の管理者がタッチすることが当たり前です。
この時全国の支部の、支部長以下のだれでもが他の支部の個人情報まで見ることができてしまう、というのは問題があります。

実務上必要な範囲に限定して、閲覧や編集の権限を設定することで、責任の範囲と所在を明確化し万一のことが起きた場合でも、迅速に対応できる体制を維持することが大切です。

万が一、不正なアクセスと見られる形跡を確認した場合には、一時的に自由なアクセスとアクセスの制限をしたり、アクセス元をIPアドレスなどで制限して不特定の場所からのアクセスをのみに限定したりするといった方策も有効です。

システム的なセキュリティを万全にしたい

会員制サイトを設置した場所には、ファイアウォールやウィルス対策などを実施して、不正アクセスや不正プログラムから24時間365日システムを守る必要があります。
また、第三者による盗聴や改竄を防ぐため、通信は管理者サイト、会員サイトともにSSLによって暗号化され、フィッシング詐欺にかからないように認証システムを導入すべきです。

会員情報管理だけでなくイベント・セミナー管理をしたい

会員管理システム導入メリットとして、各種イベント管理があります。会員制サイト内部で、例会や臨時の懇親イベントを作成して、招待状を一斉送信して出欠管理まで行うことができます。

イベント情報の表示と参加申込を行うためには、HTMLやCSSの特別な知識なしに、イベント告知ページを作成し、開催日時や場所といった基本情報と、定員や会費、参加権限といった設定を入力するだけで管理者が自由に公開・管理できる手軽さが必要です。

また、印刷物を郵送しなくても、電子メールによって案内状を送付し、会員がメールに記載されたURLをクリックして出席登録を行うと、その情報は管理者用の画面に自動的に反映され、イベント出席予定者の人数を即座に知ることができます。

また、イベント出席者の参加費用についてもオンライン決済処理モジュールを導入することで、出席ページ内でセキュアな支払いが可能になります。

会員相互のコミュニケーションのためにマイページを設置したい

地球の周りでくつろぐ人々

会員制サイトにマイページがあれば、会員・顧客がPCやスマホから住所やメールアドレスを更新したりできます。
紙とファイルによるアナログ的な会員管理と、会員制サイトにおける会員管理の最大の違いは、ユーザーが自分の情報をマイページにて管理できるかどうかにあります。

また、自分の情報を更新したり管理したいばかりでなく、事務局や会社からのお知らせやファイルを確認したり、事務局に自分から問い合わせるときや回答を受け取る時の窓口としたりすることもできます。

また、対事務局だけでなく、会員相互のコミュニケーションにも使える自己紹介プロフィールの充実などにもマイページは威力を発揮します。
会員相互に、自分と趣味の合った人を検索したり会員制サイト内でメッセージをやり取りするなどのSNS(フェイスブックのようなソーシャル・ネットワーキング・サービス)的な使い方をしたりすることが可能です。

もちろん会員間のコミュニケーションが不要な場合は、会員検索や会員紹介のページ機能などを非表示にし、プロフィール更新やお知らせ機能などの事務的に必要な部分だけを表示することもできたりしますので、団体のニーズに合わせてマイページの機能活用の方法がさぐれます。

マイページに関連した主な機能の例

それでは、会員制サイト内でのマイページではどんな機能が実装されているのでしょうか。
詳細は製品ごとに問い合わせていただくとして、ここでは代表的機能をピックアップしてみます。

会員サイト管理
  • ログイン管理(セキュアログイン パスワード再設定機能 ログイン自動停止)
  • 会員専用ページ(会員専用トップページ マイメニュー パネルレイアウト)
  • 会員プロフィール(更新プロフィール 更新ページ 会員アカウント設定)
  • 情報の発信・共有(メッセージ管理 ニュース・お知らせ管理)
会員データベース管理
  • プロフィール設定(プロフィール項目 レイアウト設定 会員種別設定 特殊フラグ設定(住所不明、物故者等))
  • 新規会員データ登録(CSV一括アップロード 招待メール機能 ID・パスワード自動生成機能)
  • 会員データ更新・管理(会員詳細検索機能 プロフィール詳細 データダウンロード)
管理者権限設定
  • コンテンツ関連ログ(会員アクセス数 ページアクセス数 新規会員登録数 Google Analyticsとの連携)
  • 管理ログ(管理者アクセス履歴 データ変更履歴 名簿ファイルアップロード ダウンロード履歴)
アクセスログ
  • コンテンツ関連ログ(会員アクセス数 ページアクセス数 新規会員登録数 Google Analyticsとの連携)
  • 管理ログ(管理者アクセス履歴 データ変更履歴 名簿ファイルアップロード ダウンロード履歴)
セキュリティ
  • ユーザー認証・アクセスコントロール(IPフィルタ 認証コードによる2段階認証 ログイン自動停止設定 パスワードポリシー設定)
  • 権限管理(管理者権限設定 会員のコンテンツ利用制限会員 自身による個人情報の管理)
  • 不正アクセス対策、盗聴対策(ファイアウォール ウィルス対策 SSLによる通信の暗号化)
  • サーバー障害対策(障害・死活監視 ハードディスク冗長化 定期バックアップ 信頼性の高いデータセンター)

会員相互がコミュニケーションできるコミュニティを構築したい

先程も触れた、会員制サイトならではの会員相互のコミュニケーション機能についてさらにみてみましょう。
ここでは、日本でも2,700万人のアクティブユーザー数を誇るフェイスブックと対比しながら説明します。

コミュニケーション(SNS)機能

ウォール機能
  • フェイスブックでおなじみの、個々の会員による日常的な近況報告、写真の公開、それらに対する他の会員のコメントが表示されます。
    似たような仕組みに掲示板機能がありますが、そちらよりは情報が流れていくイメージで気軽な情報のアップロードと閲覧に向いています。
掲示板機能
  • フェイスブックにはこの機能がありませんが、時系列に沿って掲示板を使って会員同士が交流することができます。
    ウォールとの違いは、ひとつのトピックを立てて、それについてのコメントが並んでいくという、ディスカッションや意見交換、質問コーナー主体のコミュニケーションに向いている点です。
    管理者がトピックスを立てることもできますし、会員がトピックスを立てることもできます。
グループ
  • 地域支部、ワーキンググループ、あるいは趣味のサークルといった単位でグループを作成して公開することができます。
    グループにはメンバーを招待したり、自分で検索して申し込んだりできますので運営の仕方一つで非常に活発なコミュニケーションスペースを作ることが可能です。
    会員システム全体の管理者でなくてもグループを作って管理することができますので、会員が主体となって活発なコミュニティを作り上げていくことができます。
イベント
  • 見学会や食事会、飲み会などのイベントを作成して、会員同士のリアルな交流を図ることができます。
    こちらも管理者だけでなく会員がイベントを作成することができます。会員自らがイベント参加者の募集、参加登録、出欠管理まで行うことができますので非常に活発な交流のきっかけとなります。

会費徴収や寄付集めの管理を効率化したい

会員制組織では、会費徴収や寄付集めといった金銭的な管理も出てきます。
こうした業務をアナログ的にオフラインでやろうとするとそれだけで専任の会計担当者が必要なほどですが、会員制サイトを構築しておけば、オンライン決済との連動により会費徴収や寄付集めの手間が軽減されるだけでなく、会費納入率や寄付金もアップするという効果が期待できます。

会費徴収や寄付集めの状況もリアルタイムに集計して確認することができますので、必要な連絡を取る際にも未納者のみピックアップしてそのまま電子メールで連絡するなど、効率的な方法を取ることが可能です。

また、決済システムと連動すれば「継続課金制度」を利用できますので、会員期限が切れるたびに入金の案内を出したり、入金処理をしたりといったことをしなくても済むようになります。

非営利目的会員サイト構築例

たくさんの人のマーク

以上、会員制サイトに求められる機能をみてきました。
ここで代表的な会員サイトの構築例を簡単にご紹介しますので、自分の構築したい会員サイトの近いものを参考にしてみてください。

学会・学術団体

医師会や各方面の学会など、会員を管理し定期的に全国的なイベントを実施するケースが多いです。
イベント管理のしやすさを軸に検討すると良いでしょう。

協会・NPO法人

ボランティア的な活動を管理する会員相互の連絡・コミュニケーション機能の他、寄付金集めなど金銭的な面での管理がポイントとなってきます。

社友会・企業OB会

オフラインでのイベントや講演会などが活発に開かれますので、イベント管理が活用しやすいシステムが向いています。

校友会・同窓会

オフラインでのイベントの開催数はそれほど多くないものの、何年かに一度のオフラインイベントで仲良くなった会員相互のコミュニケーションを、オンラインで維持できるようなSNS的な機能が重宝します。
また、学校の最新情報のお知らせ(甲子園出場とか、新校舎落成など)をスムーズにアナウンスする管理者側からのお知らせ機能も選定ポイントとなるでしょう。

【まとめ】

繋がっている人々

以上会員サイト運営のポイントと構築に当たっての注意点について整理してきました。
紙ベースの会員管理にはない利便性が得られる一方で、インターネットセキュリティ対応などの必要性などについてもご理解いただけたかと思います。

この記事では、非営利目的の会員制サイト構築に絞りましたが、もちろん最初は非営利目的のコミュニティ管理を中心として会員制サイトを運営し、ある時期から営利目的部分を導入して収益化を図る、というやり方ももちろんあります。
その場合には、このアイミツまとめの 「会員サイトで収益を上げるための方法について」もぜひご参照いただければと思います。

いずれにせよ、「会員管理」をどんな目的で行うのか、方向性だけはしっかりしておかないと結局システムで対応できない部分を人的な作業で補わなくてはならなくなったとか、パッケージを導入したは良いけれどカスタマイズに限界があった、ということに後から気がついて導入費用を無駄にしてしまうという結果を招きかねません。

もし、そのあたりの整理が難しいということであれば経験豊富な「アイミツ」にぜひご相談ください。
単にカタログを送付するのとは一味も二味も違うお手伝いができることをお約束いたします。

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