RFPとは？項目の意味やRFIとの違いを分かりやすく解説【2024年最新版】

システム開発の発注・導入の際に登場する言葉である「RFP」は、自社の抱える課題の洗い出しや解決策の検討にくわえて、適切な予算でシステム開発を進めるために欠かせない工程ですが、中には「具体的にどんなものなのか理解していない」という方も多いのではないでしょうか。
この記事ではRFPの意味やRFIとの違い、作成するメリット、書き方などをまとめて解説していきます。システム開発の外注を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

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RFP（Request for Proposal）」の略称で、日本語では「提案依頼書」という意味を持ちます。システム開発を通じて解決したい課題や求める要件などをまとめた資料を指すもので、作成したRFPを候補の会社に提出すると提案を受けられるため、適切なシステム開発・導入には欠かせない工程と言えます。
システム開発会社は幅広いニーズに応えられるようにサービスを提供していますが、求めるシステムは依頼者によって異なるものです。依頼先の候補となっているシステム開発会社に自社の要望や課題をまとめたRFPを提出し、各社の提案内容を比較を通じてどの会社に依頼すべきかの判断材料にすることができます。

RFIは「Request For Information」の略称で、日本語では「情報提供依頼書」を指すものです。RFPと同様に依頼企業側が発注先となるシステム開発会社へ提出する書類の一種で、会社情報や過去の実績、提供可能なサービス内容を詳細をまとめた書類の要求を目的としています。
流れとしては、はずRFIで得た情報をもとに依頼先の候補を絞り、RFPでさらに厳選していくのが一般的とされていますが、中にはWebサイトやインターネット検索で情報を収集してRFIを省略するケースもあるようです。

RFPの作成は、システム開発の発注元となる会社にさまざまなメリットをもたらすものです。ここからは、RFPの作成によって期待できるメリットについて解説します。

要求事項を1つの文書にまとめて伝えられるRFPは、システム開発会社とのコミュニケーションコストを抑えるのに役立ちます。候補の会社ごとに新たに説明する必要がなくなるだけでなく、伝える情報に差異が生じてしまうリスクも回避することができます。
システム開発会社側も一度でまとまった情報を得られるため、双方にとって負担の少ないコミュニケーション方法だと言えるでしょう。

システム開発会社からの提案を比較しやすいというのも、RFPを作成する大きなメリットです。自社のニーズを明文化して各社へ提出するため、それに対する提案内容を比較すればおのずと「自社に適した会社はどこなのか」が見えてくると考えられます。同じ条件下で提案を受けて依頼先を選定するためには、RFPの作成は不可欠といっても過言ではありません。

発注先の決定後の要件定義の工程にも、RFPは役立ちます。RFPには「解決したい課題」や「システムに求める要件」が記載されているため、ゼロから要件を検討する必要がありません。システム開発の上流工程における負担を軽減するという面でも、きちんと作成されたRFPは価値のあるものだと言えます。

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RFPの作成にはさまざまなメリットが期待できる反面、その作成には相応の不可が生じるというデメリットが存在しています。RFPは基本的に依頼企業側で作成しなければならず、システム開発会社へ作成を委託することはできないため、担当者にはITに関する一定の知識が求められるだけでなく社内でのヒアリングといった工程も発生します。しかし、完成させられれば何度も活用できる資料のため、工数の投下が損失になることはないでしょう。

つづいては、RFPを作成する手順を紹介します。基本的な流れは以下の通りです。
1.課題の発見とシステム導入の目的の確認
2.社内の現状調査
3.開発会社の選定
4.RFP作成と提出
5.開発会社からの提案内容の確認・決定
6.システム開発の開始
中でも重要なのは社内の現状調査で、課題を正しく把握するためのヒアリングやアンケートを怠らずに実施することが正確なRFP作成につながります。

ここからは、RFPに盛り込むべき項目について解説していきます。しかし、すべてが必須というわけではないため、求める要件や社内のリソースに合わせて作成を進めることをおすすめします。

RFPを作成する際は、まずはシステムの概要を定義づけておくとよいでしょう。システム概要が定義されていればシステム開発会社は大枠をつかみやすく、その内容にそった提案書をスムーズに作成できると考えられます。具体的な項目は以下の通りです。
・なぜシステム開発を依頼したいのか
・どんな課題を解決したいのか
・どんな効果をシステムに期待するのか
また、「どんな人が利用するのか」を想定しておくことも、適切なシステム開発・導入を実現するために大切な要素だと言えます。

提案依頼事項とは「どんなシステムを開発して欲しいのか」という要件を具体的にまとめたもので、「システムの構成はどうなっているのか」や「システムの性能は実用性を担保できるのか」などを細かに記載していきます。場合によっては「依頼者・開発会社間でどのようにプロジェクトを管理するのか」や「納期・スケジュール」について記載することもあるようです。提案依頼事項をあらかじめまとめておけば、開発時の修正作業にも役立てられるでしょう。

提案手続きは文字通り提案手続きの全般に関する事項をまとめたもので、「提案依頼書に関する窓口」や「提出期限」「提出方法」、「選定方法」などを記載します。これらの情報を提示しておくことで、システム開発会社側も「いつまでに・どこに提案書を提出すればいいのか」「どのように選定されるのか」を把握できるため、スムーズな進行が期待できます。

開発に関する条件は「システムを開発する上での制約」をまとめたもので、主な決定事項としては
・開発にかけられる期間
・開発場所はオフィスに限定するのか、リモートでも可能なのか
・開発にはどんなハードウェアを使用するのか
などがあげられます。これらをあらかじめ提示しておくことで、スケジュールの遵守はもちろん、開発にともなう不具合や開発中のインシデント発生の防止につなげられます。記載すべき条件はじっくり検討しておくとよいでしょう。

システムが稼働した際のサポートについてまとめられるのが保証要件で、主な項目としては
・本稼働後のサポート体制や内容
・窓口の受付時間や対応フロー
・緊急トラブルの対応窓口
などがあげられます。システム開発は不具合が発生しないように進められるのが一般的ですが、想定外の環境での運用やシステムに過負荷が生じた場合には、不具合が発生してしまうこともあります。保証要件を定めておけば、こうした状況に陥った場合であっても円滑なサポートを受けられるでしょう。

契約事項は具体的な契約内容と報酬の支払い方法などを示すための項目で、基本的には
・契約によって定められた業務内容
・契約に伴う料金の支払い方法
・支払いの期日や回数
などについて記載します。契約事項は取引先によって異なる点も多く、都度確認が必要となる重要な項目です。契約事項があいまいなまま発注してしまうと「想定していた予算を大きく上回ってしまった」「期日までの支払いが難しい」といったトラブルの原因になる可能性があるので注意しましょう。

システム開発の発注にあたって上記の項目のほかに必要な情報がある場合は、補足事項・添付資料を記載しましょう。一般的には納品物の一覧やドキュメントのサンプルなどを求めることが多いようです。これらを提出してもらうことで、システム開発会社をより比較しやすくなります。
また、システム開発会社の実績を重視する場合は、あらかじめ参加条件を補足事項として提示しておくことで、依頼企業とシステム開発会社双方の負担を抑えられるでしょう。

ここでは、経済産業省や日本システム監査人協会などが公開しているRFPのサンプルを紹介します。
＜経済産業省＞
名称：経済産業省基盤情報システムサービス 要件定義書（案）
記載事項：システム概要、システム要件定義、その他事項
出典：経済産業省「経済産業省基盤情報システムサービス 要件定義書（案）」
https://www.meti.go.jp/information_2/downloadfiles/bessi022502.pdf
＜日本システム監査人協会＞
名称：産業用ロボットシステムの導入に関する提案依頼書
記載事項：システム概要、制約条件、提案依頼事項など
出典：日本システム監査人協会「『ロボットシステム導入に向けたシステム監査のための RFP（Request for Proposal）見本』」
https://www.saaj.or.jp/shibu/touhoku/RS_RFP_sample_200520.pdf
＜浦安市＞
名称：○○○システム導入業務 提案依頼書（RFP）
記載事項：情報システム調達の背景・目的、システム化の範囲、納入成果物と納期など
出典：浦安市「○○○システム導入業務 提案依頼書（RFP）記載例」
https://www.city.urayasu.lg.jp/_res/projects/default_project/_page_/001/018/553/rfpc.pdf

RFPを作成する際に注意すべきポイントとしては、
・項目内容に囚われすぎない
・完璧でなくても形にする
・誤解を生む表現は使わない
・周囲の意見を漏れなく記載する
などがあげられます。項目の内容は自由であることを理解した上で、コミュニケーションが成立するような形に仕上げることが重要だと言えるでしょう。

RFPに盛り込む項目は自由なので、記載もれがないかを過度に意識する必要はありません。RFPは発注先を選ぶための質問事項をまとめたような書類のため、大まかな要件を固めたらあとはシステム開発会社と相談しながら確定させることも可能です。まずはシステム開発会社に質問すべき項目を社内で検討し、優先順位の高いものをRFPへ記載するところから作業を始めましょう。

RFPには決まった形式がないため、質問事項がわかりやすくまとまっていれば問題ありません。フォーマットにこだわるあまり完成までに時間を要するようでは、依頼先の選定はもちろんシステム開発・導入も当初の予定から後ろ倒しになってしまう可能性も否定できません。
公開されているサンプルを参考に必要最低限の項目を把握し、必要に応じて項目を追加・削除して完成させてください。

RFPは外部のシステム開発会社の担当者とコミュニケーションを取ることを目的とした書類であるため、内容を明確にする必要があります。RFPの作成に不慣れの場合はあいまいな表現を使ってしまい、相手に意図が伝わりにくくなってしまうこともあるため注意しましょう。
「数字を明確に提示する」「YES・NOをはっきりさせる」ことを意識して作成することが大切です。

会社としての要望や質問をまとめるRFPの作成にあたっては、社内でヒアリングやアンケートを実施する必要があります。社内調査をRFPに反映した上で、「質問事項に過不足がないか」を確認してもらうことが大切です。
記載漏れやわかりにくい表現があった場合には速やかに追記・修正しましょう。

RFPは依頼企業側で作成するのが一般的ですが、「リソースが足りない」「システム開発の知識がなく、どう作成すればいいかわからない」という場合には、RFPの作成の外注を検討することをおすすめします。社内向けのヒアリングなどもまとめて任せられるので、システム開発の外注が初めての場合にも頼りになるのではないでしょうか。システム開発の経験が豊富な会社や、コンサルティングを得意とする会社を選べば、自社の要望や課題が正確に反映されたRFPを作成してもらえるはずです。

つづいては、システム開発を外注した際にかかる費用相場をご紹介します。

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この記事ではRFPの概要や作成時に盛り込む項目、作成のポイントなどを解説してきました。RFPはシステム開発の外注先を選定する際に重要な役割を果たすものですが、特に決まったフォーマットは存在していません。あくまでも「システム開発会社への質問事項をまとめた書類である」ため、完璧でなくとも相手にとってわかりやすい内容にすることが大切です。とはいえ作成にはシステム開発に関する知識が求められるため、負担が大きい作業とも言えます。
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