システム化業務フロー図の目的や必要性を解説【2024年最新版】

業務の流れは頭ではわかっていてもやることが曖昧でうまく社員に伝わらないとお困りではありませんか。この記事では、営業・バックオフィスなど、さまざまな分野の発注先を比較検討できる「アイミツ」が企業様の生産性向上を目的とするシステム化業務フローの目的や必要性、業務フロー図の書き方も詳しく解説していきます。

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業務フローとは、業務の工程を可視化する目的で作成する図です。全体像を把握するために作成するフローのことをいいます。システム開発において業務フローは要件定義時に開発チームがメインで行う作業領域ですが、この部分の確認が甘いと後々になって修正や変更による工数が増え、プロジェクトそのものが最悪、頓挫することもあり得ます。作業担当者と業務担当者の共通認識を図り作成をすることが重要です。

効率よく業務に取り組むためには、業務全体の流れを把握することが重要です。作業効率が悪いと感じている場合は、現在の業務フローが複雑化しているかもしれません。業務フローを作成しシステム化する必要性について解説していきます。

企業はどの業務がどのようなプロセスで実行されているのか、必ず一連の流れが存在します。可視化することで早期に業務内容の理解ができるほか、前後の業務内容もイメージしやすくなり理解度が深まるため、効率よく業務ができるようになるでしょう。

関係者間で情報共有ができていない場合問題が発生しやすくなるのも事実です。業務フローを客観的に整理することができれば、社内外やチームで業務共有でき、システム開発会社と業務共有が可能になり生産性の向上も見込めます。「誰が」「何を」「どのくらい」「何をするべきか」といった行動の指標にもなります。

今の業務フローに課題や行き詰まりを感じていても改善方法がわからないという場合は少なくありません。まずは現状のフローを整理して問題点を洗い出すことが必要です。作業のマニュアル化も効果的ですが、業務改善につながるシステムを導入すればミスの発生を防ぐことができ、業務の効率化にもつながります。外部サービス活用も視野に入れておきましょう。

業務フロー作成に時間は要しますが、分かりやすい業務フローが作成できれば、業務効率の改善、生産性向上にもつなげられます。ここでは、システム化業務フローを作成する前に必ず抑えておくべきポイントを3つ説明します。

システム化業務フローを作成するときは、作成する目的を考えることが重要です。業務改善のためや担当者の引き継ぎのため、またはチーム内の属人化を防ぐためにフローを作成するのか明確に目的を立てる必要があります。

システム化業務フローを作成する際には、自社の担当者や部署だけでなく携わるシステム開発会社の担当者も漏れなく洗い出して整理する必要があります。携わる関係者がどの作業に誰が関わるか事前に洗い出しができていれば、業務内容全般の把握ができ、改善点の洗い出し、相互理解向上が図れ作業効率も上げることが可能になるためです。

「誰がやるのか」「いつ、何をきっかけにやるのか」「どんな作業か」「どういう場合に」一つひとつの作業が具体的になっているか書き出します。業務フローを作成するときには、業務を構成する作業を把握することが重要です。各関係者には、作業にかかる時間、いつ作業をするのか細かく確認をしてすべてのタスクを細かくリストアップしましょう。

細かいタスクをピックアップしたら次は作業を分類していきます。洗い出した業務や作業をまとめると、その作業がどの担当か、具体的な作業手順、無駄な業務、不足している業務、改善課題などが浮かびやすくなるため、必要なタスクのみ記載しましょう。そのあとは、一連の業務の流れに沿って作業を並び替えていくという流れです。

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業務を図にして可視化することで、担当者以外の人でも業務の全体像を理解できます。業務フロー図を見ただけで作業の流れが把握でき、作業効率を上げる重要な要素です。ここではシステム化業務フロー図の書き方を紹介します。

システム化業務フローは縦軸を時間、横軸を担当者に分ける必要があります。そこで、細かく洗い出し整理した業務を分かりやすく視覚的に表した表がスイムレーン図です。業務フロー図を作成するために枠組みとなるスイムレーンを用いて作成します。

職務分掌を明確に定めるために、「誰が」はスイムレーンを使って表現します。「誰が」を明確にしたあとは、整理した作業を記号にしプロットしていきます。基本的に以下の3種類があれば作成可能です。

・開始、終了図形：プロセスの開始と終了を表します。「端子」とも呼ばれる。
・処理記号：一般的な処理を表す記号で最も使用頻度が多い記号です。
・判断記号：作業工程の中で、フローが複数に分岐することを示します。

図形の配置が完了したら次は、作業の流れを確認しながらプロットした業務を関係性で線をつないでいく作業です。一般的な処理の図形は、作業の内容を簡潔に記述します。判断の記号が入る場合はYesかNoの判断を表示してフローを作成します。複雑になると伝わりにくくなるので読み手に意図が伝わるようにシンプルに作成しましょう。

わかりやすいフロー図を描くためには、業務の流れを明確にし、テンプレートを利用して書き方に統一性を持たせ、線が交差しないようにシンプルに作成するのがポイントです。業務の「開始」と「終了」を明確にし業務全体の流れを把握した上で、書き方に統一性を持たせたテンプレートに線が交差しないように記述するだけでシンプルでわかりやすいフロー図を作成できます。また、重要度の高い処理は色を変えて視覚的に分かりやすくすれば、どこから見るべきなのか一目瞭然です。

システム化業務フローの作成にあたり、情報処理推進機構（IPA）の資料が参考になります。この資料では、情報システム開発における課題を理解することから始まり、フロー作成の目的から作成後に活用する方法や作成時のコツがわかりやすく網羅的に理解できる資料となっています。ぜひ参考にしてみてください。

参考URL：情報処理推進機構（IPA）　発注者ビューガイドライン（システム振舞い編）ver. 1.0　https://www.google.com/url?q=https://www.ipa.go.jp/files/000004438.pdf&sa=D&source=editors&ust=1671209843681865&usg=AOvVaw37hEHqjwNsmOF1kuzeEKEq

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システム化業務フロー作成の目的は、業務の流れを可視化し全体像を把握することです。作成には時間がかかりますが、質の良い業務フローが完成すれば、効率の良い業務改善や生産性アップを目指せます。自社で作成できない場合はシステム化業務フロー作成のプロに任せるのも一つの方法です。

アイミツではコンシェルジュがシステム化業務フロー作成を精査した上でおすすめを紹介します。まずはお気軽に無料相談をお待ちしております。

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