受注管理システムの作り方｜エクセルでの作成方法やメリット・デメリット【2024年最新版】

受注管理システムは、効率的な受注業務を実現する上で重要なシステムといえます。企業の責任者や担当者のなかには「受注管理システムを構築して受注管理をスムーズに行いたいが、あまり多くの費用はかけられない」と考えている方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、システム開発やアプリ開発などさまざまな分野の発注先を比較検討できる「アイミツ」が、受注管理システムの作り方やエクセルで作成するメリット・デメリットを解説していきます。

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はじめに、エクセルを使った受注管理システムの作り方を解説します。

エクセルを使って受注管理システムを作る場合、テンプレートを利用しましょう。インターネット上でエクセルのテンプレートを無料でダウンロードできます。
例えば「無料なテンプレート」というサービスでは、登録不要でA4サイズの受注管理表のテンプレートをダウンロード可能です。シンプルなレイアウトで縦用紙タイプと横用紙タイプの2種類があるため、テンプレートをベースに必要な項目の追加・変更ができます。

エクセルの受注管理システムでは、関数の利用も有効です。関数をうまく活用することで、効率的な受注管理が実現できるでしょう。具体的な関数としては、以下が挙げられます。

・SUMIF関数
・VLOOKUP関数
・INDIRECT関数
・ROUND関数

SUMIF関数では、特定の商品やサービスなど、指定の条件に合致するセルの数値の合計を算出できます。VLOOKUP関数は、膨大な商品データのなかから特定の価格の商品を抽出したい際に便利な関数です。INDIRECT関数は、細かい商品の分類分けをする場合に有効でしょう。ROUND関数では、数値の切り上げや切り下げを設定することで、価格変更時の端数調整を容易に行えます。

ここからは、受注管理システムをエクセルで作成するメリットを3点解説します。

エクセルは日常的に業務で使用する機会が多いため、操作に慣れている人も多いでしょう。そのため、扱いやすい点がメリットの1つといえます。
例えば、文字や数値の入力、代表的な関数の設定などであれば、新しく学習期間を設けなくてもすぐに実践可能です。また、わからない関数がある場合でも、インターネットで検索することで使い方を調べられます。
エクセルであれば、仕事で使うパソコンに標準搭載されている場合が多いため、誰でも利用できる環境が整っているでしょう。

マクロを使って作業を自動化できることもエクセルのメリットといえます。エクセルの利用にある程度習熟している人であれば、マクロを組むことで作業効率化を図れるでしょう。
例えば、マクロを使うことで以下の作業を自動化できます。

・数値の入力、コピー、貼り付け
・データ項目の絞り込み
・シートの複製
・グラフ作成

マクロを活用して、作業時間の短縮を行いましょう。

エクセルの関数を使うことで、作業効率化ができる点もメリットといえます。前述したマクロでは多少のプログラミングが必要なため、難しく感じる人も多いでしょう。
その場合は、エクセルが提供している関数機能を利用することがおすすめ。前章で紹介したSUMIF関数やVLOOKUP関数などを活用することで、スムーズな受注管理を実現可能です。
他にもエクセルの関数は多種多様なものが用意されているため、必要なときに調べながら覚えていくとよいでしょう。

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受注管理システムをエクセルで作成する場合、メリットだけでなくデメリットも存在します。ここからは、主なデメリットを4点解説します。

エクセルの場合、入力ミスが発生しやすい点がデメリットといえます。担当者がエクセルにテキストや数値を手入力するため、どうしても入力ミスが発生するリスクがあるでしょう。
例えば、本来10万円の金額であるところを、間違って100万円と入力してしまうことも考えられます。
エクセルの入力規則（セルに入力する値に制限をかける機能）を使用することで、ある程度の入力ミスを防げるでしょう。しかし、入力ミスを完全になくすことはできません。

エクセルに入力されているデータ量が多くなるにつれて、エクセルの動作が遅くなる点もデメリットといえます。エクセルで受注管理システムを作成する場合、使用するうちにデータ項目や関数が増えていきます。
例えば、多くの関数を設定している場合、受注情報を1件入力するだけで数十秒かかってしまう可能性もあります。
作業効率化や入力ミスの削減を図るために関数を多用した結果、ファイルの動作が遅くなってしまっては、作業効率が低下するでしょう。

エクセルは、多くの人にとって使用機会のあるツールですが、効率化するためには関数を使いこなすことが必要です。関数を使いこなせない場合、エクセルでスムーズに受注管理を行うことは難しいでしょう。
そのため、使用する人の習熟度によってツールの質が変わってしまう点が、エクセルで受注管理システムを作る際のデメリットといえます。

エクセルでは、複数人での共同管理がしづらい点もデメリットといえます。エクセルにはブックの共有機能があるため、共同で編集すること自体は可能です。しかし、ブックの共有をした場合、グラフやピボットテーブルなどの機能は使用できません。
また、複数人で共同編集する場合、データの同期失敗やデータ破損などのリスクが高まります。ファイルの動作も遅くなる傾向にあるため、エクセルを複数人で管理することは得策ではありません。

ここまで紹介した通り、多くのデメリットがあるため、エクセルで受注管理システムを作成することはおすすめできません。エクセルに手入力する以上、入力ミスが発生することを理解しましょう。加えて、関数をいかに使いこなせるかで作業効率性が大きく異なるため、担当者のスキルに依存されます。とはいえ、複数人で共同管理することも容易ではなく、次第にファイルが重くなってしまうのも懸念点です。
そのため、受注管理システムを作成したいのであれば、エクセルではなくシステム開発会社に依頼することをおすすめします。

つづいては、システム開発を外注した際にかかる費用相場をご紹介します。

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スムーズな受注管理のためには、受注管理システムの作成が効果的です。簡単な作り方としてエクセルの利用が考えられますが、入力ミスのリスクがある点、担当者のスキルに依存する点、ファイルが重くなる点などを考慮するとおすすめできません。受注管理システムを作成したい場合は、システム開発会社に依頼することが得策といえるでしょう。
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