Excelを効率化するVBAとは？メリットやできることについて徹底解説【2024年最新版】

長年にわたってビジネスで利用され、関数などを自在に操るかなりの使い手も多数存在するExcelですが、プログラミングによって操作の自動化や効率化を実現するVBAについて詳細まで理解し、効果的に活用できる人となると、それほど多くないのではないでしょうか。
そこでこの記事では、さまざまな分野の発注先を比較検討できる「PRONIアイミツ」が、ExcelのVBAとは何か、どんなメリットがあるのかといった基本事項に触れながら、活用するとできることや気をつけるべきポイントなどについて詳しく解説します。

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ExcelをはじめとするMicrosoft Office製品には、簡易なプログラムを記述することにより処理の効率化や自動化ができる拡張機能が搭載されていますが、それを実現するためのプログラミング言語がVBA（Visual Basic for Applications）です。
VBAのソースコードを記述するエディタや実行環境は、Microsoft Office製品にあらかじめ付属しており、VBAの利用にあたっては特別な準備や設定は不要な上、関連書籍やWebサイトなどの参考情報も数多く存在するため、それらを参照しながら誰でも手軽にプログラミングが開始できます。

VBAとマクロは混同されがちですが、マクロはExcel上で複数の操作手順をあらかじめ記録し、定型化しておくことによって、必要な際に実行できる機能です。
一方、VBAは、それを実現するためのプログラミング言語です。Excelには、VBAによるプログラミングを必要とせず、手軽にマクロが作成できる機能が搭載されていますが、それを活用した場合も、内部ではVBAで作成されたプログラムが実行されています。

前述のとおり、ExcelをはじめとするMicrosoft Office製品では、VBAによるプログラミングが手軽に開始できます。では、VBAを活用することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。以下より、VBAを活用する主なメリットについて順に解説します。

VBAによって手作業によるさまざまな処理を自動化することで、工数を大幅に削減することが可能です。例えば、単純作業であっても、それを繰り返すことでミスが発生するリスクが高まる上、相応の時間も要しますが、VBAによって自動化しておけば、ミスなく容易に作業が完了し、時間もかかりません。その分、別のタスクに集中できるため、業務全体が効率化し、生産性も向上します。

一般的に、システム開発では、相応の技術力を有するエンジニアや、プログラミングのためのソフトウェアなどを揃える必要があり、一定のコストがかかります。
一方で、VBAを活用すれば、エディタや実行環境がMicrosoft Office製品にあらかじめ付属しており、特別な準備や設定が必要ない上、数多く存在する関連書籍やWebサイトなどの情報を参考にすることで、誰でも手軽にプログラミングができるため、コストが抑えられます。

上述のとおり、VBAの活用には特別な準備や設定が不要な上、関連書籍やWebサイトなどの参考情報が豊富に存在するため、初心者でも容易に習得できます。
また、マクロの記録機能によって、まずはプログラミングをせずに自動化したい作業を記録し、それに対してVBAによる詳細なカスタマイズを施すなど、初心者が習得しやすい方法で着実に成長することが可能です。

Excelなどの成果物に、複雑な作業や難解な処理が施されている場合、後日再び同様のものを作成する必要が生じた際に、作成者でなければ対応できないといった事態が予想されます。いわゆる属人化の問題です。
一方で、VBAによって作業を自動化しておけば、それを活用して誰でも手軽に同様のものが再現できるため、属人化を回避することが可能です。

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上述のとおり、VBAの活用にはさまざまなメリットがありますが、ExcelでVBAを活用した場合、具体的にどのようなことができるのでしょうか。以下より、ExcelでVBAを活用するとできることについて、順に解説します。

データに対するチェックや修正、集計や四則演算などを、ExcelのVBAによって自動化すれば、データ処理を効率的に実施できます。例えば、売り上げの情報にミスがないかチェックし、必要に応じて修正した上で、部署別や拠点別に集計したり、それらを数値の大きい順に並べ替えたりするといった処理をVBAで自動化することが可能です。これにより、手作業で実施する場合に比べて、大幅な効率化が実現します。

手動による入力をExcelのVBAによって自動化すれば、作業が大幅に効率化できる上、ミスも防げます。その実現には、マクロの記録機能によってベースとなる操作を記録した上で、VBAにより必要に応じて詳細をカスタマイズしながら、それを繰り返す処理を自動化するといった方法が考えられます。
また、Excelの別シートや別ファイルからデータを転記するケースも多々ありますが、これもVBAによって自動化し、ミスを防ぎながら効率化を図ることが可能です。

視認性に優れたわかりやすいレポートも、ExcelのVBAによって簡単に自動作成できます。上述したデータ処理の自動化によって集計されたさまざまなデータから、一覧表やグラフが作成できる上、それらの印刷やPDF化、PowerPointなどの他ファイルに貼り付けるといった処理も可能です。手作業では大きな手間と長い時間がかかっていたレポート作成が、VBAによってワンクリックで実現できれば、業務効率が大幅に向上します。

ExcelのVBAによって、インターネット上に存在するWebサイトから情報やデータを収集するスクレイピングを自動化できます。もちろん、収集したデータを集計し、一覧表を作成するなどの2次加工も可能です。
例えば、複数のECサイトから商品情報を収集して比較したり、ニュースサイトから特定のキーワードを含む記事を抜き出して情報収集したりするといった活用が考えられます。なお、スクレイピングが禁止されているWebサイトも存在するため、注意が必要です。

Excelで活用されることの多いVBAですが、他のOfficeアプリケーションでも利用できるため、必要に応じて連携させることが可能です。例えば、Excelで作成したグラフをPowerPointやWordで利用したり、Accessのデータベースから抽出したさまざまなデータをExcel上で集計・加工したりするといった活用ができます。また、Excel上のデータを利用し、Outlookでメールを一斉配信するなどの活用も考えられます。

繰り返しになりますが、VBAはExcelだけではなく、Microsoft Office製品全般で利用できます。「PowerPointでスライドを操作する」「Wordで文書を作成する」「Outlookでメールを仕分けする」「Accessでデータベースを操作する」などの処理は、すべてVBAによって自動化することが可能です。

ExcelでVBAを利用し、さまざまな処理を実行するプログラムを開発する際には、いくつか気をつけるべきポイントが存在します。これらを把握した上で、VBAを有効に活用することが大切です。以下より、Excel VBA開発で気をつけるべきポイントについて、解説します。

ExcelのVBAを活用すれば、データ処理の自動化によって業務の効率向上が可能ですが、対象データが大量となるケースでは処理が重くなり、非常に時間がかかる上、場合によってはフリーズしてしまうこともあります。
また、Excelのワークシートには行・列ともに最大数が規定されており、それを超えるデータには対応できません。大量のデータを処理する際は、同じOffice製品であるAccessなどを活用する必要があります。

VBAは便利である一方、あまり汎用性が高いとは言えません。Office製品同士で異なる点があるほか、同じExcelでもバージョンが違うと挙動が変わる恐れがあります。そのため、VBAを活用したファイルを複数のExcelで共有する場合は、バージョンを統一する必要があります。

ExcelのVBAを活用することによって業務の効率化を図りたいものの、VBAによるプログラミングを実施する社内リソースがないケースも考えられます。また、VBAは学習コストが低く、初心者でも扱いやすいプログラミング言語とはいえ、高度な処理を実現するには、相応の知見と技術力が必要です。
そのため、VBAによるプログラミングを、外部の開発会社に依頼することも1つの方法としておすすめします。委託費用はかかるものの、社内でリソースを整える必要がない上、優秀な会社に依頼できれば、高度な処理が短期間で実現し、大幅に業務効率が向上することで、結果的に費用対効果が高くなる可能性もあります。

つづいては、システム開発を外注した際にかかる費用相場をご紹介します。

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以上、ExcelのVBAとは何か、どんなメリットがあるのかといった基本事項に触れながら、活用するとできることや気をつけるべきポイントなどについて解説しました。ビジネスの現場で長きにわたって利用されているExcelは非常に便利なツールですが、VBAによって自動化や効率化を図れば、より利便性が向上し、組織の生産性をさらに高められます。本記事を参考に、VBAの概要やメリットを理解した上で、ぜひ有効活用してください。
なお、ExcelのVBAによる自動化や効率化を依頼する会社の選定にお悩みの際は、ぜひ「アイミツ」をご利用ください。ご要望をお伺いした上で、それに見合った開発会社を複数ご紹介します。お気軽にご相談ください。

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