業務システムのデザインが重要視される理由とは｜質の低いデザインのリスクも解説【2024年最新版】

業務効率化のためには業務システムの活用が有効です。業務システムは機能面ばかりに目がいきがちですが、UI（ユーザーインターフェース）など、業務システムのデザイン面の改善も重要といえます。企業担当者の中には「業務システムのデザインについてあまり意識していなかった」という方もいるのではないでしょうか。そこでこの記事では、業務システムの概要や導入メリット、デザインの重要性などについて解説していきます。

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業務システムとは特定の業務を円滑に進め、効率化するためのシステムのことを指します。具体例は以下のとおりです。
・会計管理システム
・顧客管理システム
・生産管理システム
・在庫管理システム
・販売管理システム
・品質管理システム
・人事管理システム
・勤怠管理システム
・給与管理システム
業務システムの導入によって業務を効率化するためには、充実した機能を備えていることも大切ですが、機能面だけでは十分とはいえません。業務システムは使いやすさも重要です。そのため、UIなどのデザイン面も大切な要素といえます。

ここでは、業務システムを導入するメリットを3点解説します。

業務システムの主なメリットは、業務効率化や生産性向上につながるということです。社内業務に関する情報を一元的にシステム上で管理することで、スピーディな情報共有が実現できます。これまで異なる部署間で情報共有を行う場合、電話やメールなどでのやり取りが主流でした。一方で、業務システムを使えば、部署横断的に情報の閲覧や共有が可能になるため、業務効率化や生産性向上につながるといえるでしょう。

業務システム導入によって、コスト削減も期待できます。情報の集約や共有を効率的に行うことで、人手による作業時間を大幅に削減し、その結果人件費などを抑えられるためです。またこれまで営業担当者が案件の受注情報を手書きでメモし、あとで事務担当者がパソコンに入力していた場合、入力作業の二度手間や紙のコストなども生じていたでしょう。一方で、業務システムを導入すれば、そういったコストも削減可能です。

業務システムを経営判断に役立てることも可能です。業務システム上には社内のさまざまな情報が集約されているため、活用することで効果的なデータ分析を行えます。データ分析結果を、経営者や責任者の意思決定の参考にすることもできるでしょう。たとえば、業務システムを使って過去の販売実績や営業情報、顧客情報などのデータを総合的に分析することで、適切な必要在庫数の需要予測なども行えます。

業務システムでは、機能だけでなくデザインも重要であることについて触れましたが、なぜデザインも重要なのでしょうか。デザインが重要な理由は、業務システムはしっかりと利用されてこそ価値を発揮するからです。どんなに高機能であっても、使いにくいシステムで利用者から敬遠されては意味がありません。業務システムにおけるデザインに関しては、見た目だけでなく、操作性や使いやすさなどの意味も含まれています。操作性や使いやすさも兼ね備えてこそ、優れたデザインであるといえるでしょう。

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本章では、デザイン品質の低い業務システムが招くリスクを3点解説します。

デザイン品質の低い業務システムの場合、従業員の業務負担が大きくなる可能性があります。業務システムは業務効率化のために導入をするシステムです。ただし、デザイン品質が低く使いにくい場合は、かえって従業員の負担が増加するおそれがあります。「マニュアルを読んでも操作方法がよくわからない」「UIがわかりにくく、操作もしにくい」などの業務システムでは、十分に業務効率化を図ることは難しいといえるでしょう。

業務システムのデザインに問題があると、従業員のモチベーションや生産性の低下につながります。デザイン品質が低いシステムの場合、1つ1つの作業を行う際に使いにくさを感じ、従業員にとってはストレスになるからです。特に毎日使うシステムの場合は、日々のモチベーションや生産性に大きく影響を与えてしまうでしょう。

デザイン品質の低い業務システムによって、サポートセンターの設置費用が発生することもあります。通常、業務システムではマニュアルを作って操作方法などを利用者に案内します。しかし、デザイン品質が低いとマニュアルだけでカバーしきれず、サポートセンターの設置が必要になることも考えられるでしょう。サポートセンターの設置費用や人件費など、想定外のコストが発生してしまいます。

業務システムのデザインに役立つサービスを2つご紹介します。これらのサービスを事前に確認しておくことで、業務システム開発を発注する際にイメージを伝えやすくなるでしょう。

「Creative Tim」は、スニペットやUIキットを販売しているテンプレートサイトです。テンプレートには無料で利用できるものもあるため、イメージするようなデザインがあるか確認してみるとよいでしょう。デザイン案を検討する際の参考になります。なお、有料版では200万以上のテンプレートが用意されています。

「Gentelella Alela!」は、業務システムの画面を構成するさまざまなデザインパーツを取り扱うテンプレートサイトです。デザインパーツとしては、以下のようなものが挙げられます。
・サイドバー
・タブ
・入力フォーム
・アイコン
・ボタン
・ウィジェットデザインなど
なお画面に関するもの以外でも請求書やテーブル、カレンダーなど、豊富なデザインパーツが用意されています。こちらも、発注前にイメージをかためる際に役立つでしょう。

つづいては、システム開発を外注した際にかかる費用相場をご紹介します。

システム開発の費用相場をご紹介しました。より正確な費用を知りたい方は料金シミュレーターをご利用ください。

会計管理システムや生産管理システムなど、業務効率化やコスト削減に貢献する業務システムは多数存在しています。それら業務システムは機能面だけでなく、操作性も含めたデザイン面を考慮することも大切です。
自社にノウハウがなくとも、業務システムのデザインが得意なシステム開発会社であれば、安心して依頼できるでしょう。アイミツではご要望を伺った上で、条件に合うシステム開発会社を無料で複数社ご紹介可能です。会社選びでお困りの方は、お気軽にご相談ください。

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