業務自動化の方法とは？事例や成功させるためのポイントも解説【2024年最新版】

人材不足や生産性向上の課題を抱えている場合、注目したいのが業務の自動化システムです。近年はAIの台頭などにより、デスクワークの自動化は以前よりもはるかに身近になりました。
そこでこの記事では、営業・バックオフィスなど、さまざまな分野の発注先を比較検討できる「アイミツ」が、業務の自動化とは何かを解説しつつ、具体的な方法や成功事例を紹介します。

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業務の自動化を実現するにあたっては、主なアプローチとして以下の3つが挙げられます。

業務自動化の1つ目の方法は、マクロの活用です。マクロはプログラム言語のVBAを使った手法で、主にExcelのようなOffice製品の自動化を促すのに活躍しています。マクロを使うことで、Excel上で行う多くの手作業を自動化することができます。例えば毎月の請求書作成やデータ集計は、マクロのスキルを身につけておけば、ワンタッチで実現できます。運用にはVBAの知識が必要であったり、Office製品にしか対応していなかったりの制約があるものの、身近な自動化手段の1つです。

業務自動化の2つ目の方法は、AI活用です。AIは近年最も注目を集めている自動化手法の1つで、急激にAIが発達したことで、多くの業務に適用し、自動化を推進できることとなりました。AIの最大のメリットは、とにかく汎用性に優れることです。上に挙げたOffice製品の自動化が行えるのはもちろん、クリック操作や各種Webサービス、アプリケーションの操作自動化など、さまざまな恩恵が期待できます。しかし、AIを一から自作するのは困難であるため、既存のサービスをうまく社内に導入する工夫が必要です。

3つ目の業務自動化の方法は、RPAの導入です。PC上の操作全般を自動化できるプログラムを構築することで、日々の定型業務を自動で実行できるようになります。口コミの調査やデータの転記作業など、人の手を使う必要があるが単純な作業において効果を発揮します。最近ではAIを使ったRPA運用も進んでおり、従来よりも少し複雑な作業をプログラムに任せられるようにもなりました。イレギュラーな事態が発生しやすい業務には向いていませんが、そうでない業務をRPAに任せ、コア業務に従事する時間を確保する上で役に立つでしょう。

業務自動化をうまく社内で成功させるためには、以下の3つのポイントを念頭に置いておくと良いでしょう。

業務の自動化の1つ目のポイントは、現状を正しく評価し、課題を設定することです。自動化すべき課題はどんなことか、どの課題から自動化していくかを正しく整理しておかないと、いざ自動化を実現してもその効果を実感することが難しくなってしまいます。人の時間を多く奪っている業務はどれかを把握することで、実効性の高い業務自動化を推進できるでしょう。そのためには現場へのヒアリングなども欠かさずに行うことをおすすめします。

業務を自動化するにあたって、2つ目に考えたいのが自動化の範囲です。業務をできる限り自動化できれば便利であることは確かですが、自動化の範囲をあまりに広げ過ぎてしまうと、今度は自動化システムの導入にかかる時間や、費用が膨大になってしまう問題が出てきます。特に初めての自動化という場合、部分的に自動化を進めることが大切です。すぐにシステムを導入できて、なおかつ優先度の高い業務に絞って導入を進めましょう。

複数の業務を自動化する場合、その管理体制を整える必要もあります。AIツールやRPAを用いる場合、正しく管理ができないと、期待しているようなパフォーマンスを発揮してくれないケースにつながりかねません。いずれの自動化ツールを導入するにせよ、漠然とツールを取り入れるのではなく、誰がどのツールを使うのかという担当者制度を採用し、現場の混乱を未然に回避することが大切です。

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ここからは、実際にツールを活用して業務を自動化した事例を紹介します。

製造業に従事するワコーでは、ノーコード開発による業務の自動化で一定の成果をあげています。複雑な処理に対応できなかったExcel VBAからノーコード開発に移行し、ツールを導入した結果「人が行う業務はデータチェックとイレギュラー対応のみとなり、作業負荷を大きく軽減することができました。」と担当者は述べており、他部署への導入も今後検討しているとのことです※。

※出典：ASTERIA Warp「株式会社ワコー」https://www.asteria.com/jp/warp/case/c_waco/

メディア事業を手掛けるスカパーJSATでは、多くの定型業務が発生していただけでなく、ミスが許されなかったこともあり、多くの負担を現場従業員に与えてきた背景があります。そこで提携業務を自動化するRPAを導入し、大幅な工数削減を実現。「これまでの業務効率化の成果として、年間約2,300時間という業務時間の削減が見込まれており、同社ではRPAの活用をさらに促進していく予定です。」と担当者は述べており、心身の負担を大幅に解消しただけでなく、リソースの節約にも役立っていることがわかる事例です※。

※出典：日立ソリューションズ「スカパーJSAT株式会社様」https://www.hitachi-solutions.co.jp/wsi/case04/

初めて業務自動化を検討している場合、どこから手をつけて良いのかわからないと悩む方も少なくありません。そんな時は、まずシステム開発会社に相談し、自社業務のどこが自動化できるか、どこから自動化すべきかを相談するのも良いでしょう。解決すべき課題や課題解消につながる道筋が見えることで、業務自動化を一気に進めることができます。

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この記事では、業務自動化の具体的なアプローチや、実際の成功事例について紹介しました。業務自動化の選択肢は増えており、自社の状況に合わせて適宜自動化システムを取り入れていくことが大切です。しかし、業務の自動化にあたってどんな会社に相談して良いのかわからないという方もいるでしょう。
アイミツでは、そんな業務自動化に詳しい専門の会社を、あなたのニーズに合わせて紹介しています。自動化にお悩みの際には、お気軽にご相談ください。

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