電子帳票システムで業務効率化！選りすぐりのおすすめツール10選をご紹介【2024年最新版】

取引先に発行する見積書や請求書、役所などに提出するさまざまな申請書はビジネスを行う上で必須となるものです。近年においては、ペーパーレス化の推進を背景に「電子帳票システム」が普及してきています。また、法改正や規制緩和などにともない、書類を電子化する企業が急速に増えています。

電子帳票システムとは、さまざまな帳票類をデジタルデータのままで扱うことを可能にするソフトウェア全般のことをいい、導入することでさまざまなメリットを得られます。

この記事では、電子帳票システムの特徴やメリットを解説するとともに、選りすぐりのおすすめ電子帳票システムについても紹介します。電子帳票システムの導入を迷っている方や、どのシステムを選べばよいのか悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

近年では、クラウド型の会計処理ソフトの増加にともない、帳票データもクラウド上で作成・保存できるシステムが主流になりつつあります。

電子帳票システムでは、電子化された帳票をデータファイルとして取り扱うことができるため、印刷データの取り込み機能や帳票設計機能などが搭載されています。また、電子データならではの検索機能なども特徴の一つです。

【一般的な電子帳票システムの基本機能】
■印刷帳票のデータ化、帳票定義
■帳票データの表示・印刷
■帳票データの検索、データ抽出、Excelとの連携
■PDFデータへの変換
■付箋、アンダーライン、検印
■記録媒体用データの作成
■FAX出力、メール送信
■暗号化、パスワード付与

電子帳票システムは単にペーパーレス化を行い、コスト削減をするだけではありません。過去のデータの有効活用やバックアップの強化、セキュリティの強化も図ることが可能です。

ここでは、電子帳票システムを活用することで得られるメリットについて、3つに分けて説明します。

紙の書類を印刷する場合は、用紙代・インク代・コピー機費用など、意外とコストがかかるものです。また、紙の書類を管理するためには、その保管場所も必要となります。
電子帳票システムを導入すると、ペーパーレス化による大幅なコスト削減が実現できるだけでなく、オフィスのスリム化も図ることができます。

また、印刷というプロセスをなくすことにともなって、帳票の作成や管理にかかる工数も短縮できることから、人件費の面においても効率化・コストカットが実現できるようになります。
例えば、数ヵ月前に発行した請求書の内容を確認したい場合、デジタルデータとして保存されているため、検索するだけですぐに該当する請求書を閲覧することができます。

一つひとつのデータを手作業で入力するのは非常に手間がかかります。しかし、電子帳票システムを導入することで、他のデータベースとの連携もできるようになり、データを自動入力することが可能です。

郵送により発注書や納品書、請求書などを送付する場合、先方が確認するまでに最低でも1～2日程度の時間を要していました。それによって一時的に先方の確認待ち状態になり、こちらの業務が滞ってしまうケースもあります。

電子帳票システムでは、各帳票類を電子化して瞬時に先方に送信することが可能です。そのため、業務が滞ることなく進められ、先方に確認してもらいながらリアルタイムで書類のやり取りや修正をすることができるようになります。

電子帳票システムの導入は、セキュリティの強化にもつながります。
紙の書類では、事故や災害などにより消失してしまうリスクがあります。一方、電子帳票システムにはバックアップ機能が搭載されているため、そのようなリスクを回避することができます。

また、紙媒体で保存する方法では、年数の経過とともに保存すべき書類が蓄積していくため、その管理が大変になっていく一方です。それにともなって、セキュリティ対策も複雑にならざるを得ません。
一方、電子帳票システムでは一元的に帳票類を管理できるため、厳重なセキュリティのもとで帳票を管理することができます。

セキュリティ対策として、電子化された帳票の暗号化とパスワード付与をすることも可能。この機能により、ノートPCやモバイル端末を社外で紛失した際の情報漏えいも防ぐことができます。

ここまでに、電子帳票システムの特徴やメリットについて解説してきました。ここでは、実際におすすめの電子帳票システムについて説明します。

【提供会社】株式会社NTTデータビジネスブレインズ

【Pandora-AXの特徴】
Pandora-AXは、コンピュータ出力帳票を電子化し、パソコンで閲覧・検索・印刷などを行う電子帳票システムです。「セキュリティ機能」が強化・拡大されており、個人情報保護対策にも威力を発揮します。

また、帳票をデータベース内にデータとして保管し、キャビネット・フォルダ・帳票などの単位で利用権を設定可能。印刷権限の設定も一元管理できるなど、内部統制を推進する高セキュリティ機能を搭載しています。
■出力コストを削減する、豊富な機能を搭載
■コストやインフラの削減だけではなく、グリーンITに貢献
■利用・印刷・通信記録を残し、利用状況を確認可能
■利用者毎に印刷権限の設定や、複写対策を行うことで高いセキュリティ性を実現
■セキュリティ機能を応用して「個人情報保護対策」に利用可能

【料金】
※費用はWebフォームからの問い合わせとなります。

【提供会社】株式会社コンカー

【Concur Invoiceの特徴】
Concur Invoiceは、請求書データの管理を電子化・自動化することで、請求書支払プロセスを改善しコストを大幅に削減するツールです。請求書などのデータを電子化、管理を簡単にし、支払プロセスを改善。担当者が本来やるべき業務にフォーカスできるよう支援します。

また、分析レポート機能があり、立替経費・ベンダー経費・海外出張のデータを可視化。企業の経費マネジメントの高度化を実現します。
■現場の請求書処理や発注申請を包括的に支援
■基幹システム（ERP） や会計システムとシームレスに統合
■発注情報と納品された品目・サービスを照合可能
■取引先とのインボイスに対応し、軽減税率にも対応
■多言語・他通貨に対応しているため、海外に支店・支社を持つ会社も安心

【料金】
※費用はWebフォームからの問い合わせとなります。

【提供会社】株式会社クラウドテクノロジーズ

【DOCUMENT MARKの特徴】
DOCUMENT MARKは、PDFを活用したペーパーレス化ソリューション。ERP・CRM・SFAなどのシステムからCSV形式でデータを受け取り、自動的にPDF化します。

ブラウザで利用でき、文書管理に必要な機能はもちろん、独自の機能を多数搭載しています。
■簡単操作で文書の取り込みが可能
■高速検索で10,000ページの書類を瞬時に表示
■書類の共有・活用を促進させるさまざまな便利機能を搭載
■e-文書法・電子帳簿保存法に対応
■スマホやタブレットなどのモバイルデバイスにおける高視認性

【料金】
■クラウド型：初期費用200,000円～。月額費用42,500円～
■オンプレミス型：ライセンス価格1,000,000円～。年間保守価格200,000円～
※詳細はWebフォームからの問い合わせとなります。

【提供会社】JFEシステムズ株式会社

【FiBridgeII（ファイブリッジ ツー）の特徴】
FiBridgeIIは、メインフレームやオープンシステムから出力されるスプールデータなどを集中的に保存・管理する電子帳票システム。電子帳票システムにおいて、11年連続でシェアトップクラスを誇り、3,500社以上の利用実績があります。

設計段階からネットワーク上での運用を前提に開発されており、高速処理による帳票の即時閲覧や高い拡張性を活かし、全社の帳票類を集中管理することが可能です。
■帳票データの変換や検索において、ハイパフォーマンスを発揮
■簡単な操作であらゆる帳票業務を効率化する機能を搭載
■電子帳簿保存法への申請実績も多数
■安全のデータ管理、充実のセキュリティ機能
■豊富な導入実績で積み上げた、多彩なオプション機能と拡張性

【参考価格】3,000,000円 ～
※詳細はWebフォームからの問い合わせとなります。

【提供会社】株式会社日立ソリューションズ

【活文Report Managerの特徴】
活文Report Managerは、帳票の保管・管理を自動化し、データ活用を容易にする電子帳票システム。帳票運用において大幅なコスト削減とオフィスワークの業務効率化を実現できます。

セキュリティを確保しながら棚卸しなど手間のかかる帳票運用を自動化。さらにタブレットから帳票を参照・書き込みすることでデータ活用範囲を広げることが可能。管理者・利用者それぞれの課題を解決し、業務の効率化を強力にサポートします。
■帳簿の自動転送／自動分類／自動廃棄に対応
■電子帳簿保存法に対応
■外出先からタブレットにより帳票を活用でき、業務効率の向上に貢献
■印刷まで含めたソリューションを用意
■電子化した帳票をPDFやCSVによる出力や、各種メディアへのバックアップが可能

【料金】
※費用はWebフォームからの問い合わせとなります。

【提供会社】株式会社三菱電機ビジネスシステム

【e-imageの特徴】
e-imageは、電子帳簿保存法対策からコスト削減まで実現する電子帳票システム。印刷データの取り込みから出力まで、豊富な機能で導入企業の業務をサポートしています。リリースから20年以上、1,600社以上の企業での導入実績があります。

帳票の電子化によるペーパーレス運用や、プリンティング環境の集約による電力消費量の削減、CO2の削減にも寄与し、コスト削減とともにグリーンIT化を支援するソリューションです。
■帳票を電子化し、仕分・保存・出力・検索・閲覧が可能
■電子帳簿保存法上の電子データの保存要件に対応
■導入・運用・利用が容易で、業務効率の向上とコスト削減を実現可能
■監査時やBCP対策としてのリスク対応
■コールセンターによる迅速な対応

【参考価格】980,000円～
※詳細はWebフォームからの問い合わせとなります。

【提供会社】JFEシステムズ株式会社

【FileVolante（ファイルボランチ）の特徴】
FileVolanteは、オープンシステムやオフィスコンピュータから出力されるPDFデータなどを集中的に管理・保管する電子帳票システム。電子帳票システムに求められる各種クライアント機能、高度なセキュリティ、運用機能のニーズに対応すると同時に、PDFをインターフェースとする変換機能やドキュメントリンク機能などを搭載しています。
■PDFファイル形式をインターフェースに、表現力豊かな帳票をそのまま保管・活用
■電子帳簿保存法の書類申請実績も多数
■業務・運用面の効率を考えた各種機能を実装
■データの暗号化、アカウントロックなどの強固なセキュリティ機能を搭載
■オプション機能の活用により、さらにシステムの利便性を向上

【参考価格】1,900,000円～（最小パッケージ価格）
※詳細はWebフォームからの問い合わせとなります。

【提供会社】NRIセキュアテクノロジーズ株式会社

【Contents EXpertの特徴】
Contents EXpertは、「Digital Form（電子帳票）」「Digital Document（文書管理）」「XML Assist（コンテンツ作成支援）」の3製品から構成されています。

Digital Formは多種多様な帳票を電子化して、一元管理・活用する電子帳票システム。ホストコンピュータやサーバーのさまざまな帳票類を効率的に電子文書化し、ペーパーレス化の促進により大幅なコスト削減を実現できます。
■ユーザー毎に異なる帳票業務や基盤インフラなどにフレキシブルに対応
■「高機能仕分け／高速閲覧／多彩な検索」に対応
■ネットワークへの負荷を低減する機能を搭載
■グループウェアやデータベースとの連携
■データのスクランブルにより、セキュリティを強化

【料金】
※費用はWebフォームからの問い合わせとなります。

【提供会社】インフォテック株式会社

【Create!Formの特徴】
Create!Formは、帳票をイメージどおりに設計し、PDF出力／HTML生成／Excel出力／プリンター印刷など、運用業務の要件に合わせた多彩なフォーマットで出力する帳票作成ツール。最終的な出力イメージを常に確認しながら帳票を設計することが可能です。

必要な機能を分かりやすくシンプルに配しており、専門知識を必要としません。
■簡単な操作で帳票設計の工数を大幅に削減
■表現力豊かな帳票を、見たままにデザイン可能
■PDFやHTML5、PostScriptなどの出力に対応
■印刷、ファイル出力ともに高速な帳票出力処理を実行
■Windows環境・各種Linux・UNIX環境など、幅広いシステムに対応

【料金】
最小パッケージ構成460,000円～（製品400,000円。サポート費用60,000円）
※詳細は電話またはWebフォームからの問い合わせとなります。

【提供会社】株式会社ラクス

【楽楽明細の特徴】
楽楽明細は、請求書／納品書／支払明細／領収書などのあらゆる帳票をWeb・メール・郵送で自動発行し、印刷・封入・発送などの帳票発行の手間をゼロにするクラウドサービス。請求データを取り込むだけで、発行先に応じて「Web」「メール添付」「郵送」のいずれかの方法で、自動で割り振り発行します。

発行件数は月100件～数万件まで、さまざまな業界の企業に導入されています。
■印刷・封入・発送の手間と時間を大幅に削減
■Web発行に切り替えることで、郵送費・封筒代・紙代などのコストを削減
■即時発行できるため、受け取り側の処理もスムーズ
■納品書、支払明細など、どのような帳票でも発行可能
■自社システムとのデータ連携が簡単

【料金】
■基本プラン：初期費用100,000円～。月額費用21,000円～
※詳細は電話またはWebフォームからの問い合わせとなります。

最後に、システム開発を外注した際にかかる費用相場をご紹介します。

システム開発の費用相場をご紹介しました。より正確な費用を知りたい方は料金シミュレーターをご利用ください。

この記事では、電子帳票システムの特徴やメリットを解説するとともに、おすすめの電子帳票システムについても紹介してきました。電子帳票システムは、オフィス内のペーパーレス化を推進するドキュメント管理ツールであるとともに、顧客に迅速に見積もりを送ったり、受注した商品を滞りなく発送したりという場面での活躍も期待されています。

電子帳票システムにはさまざまな製品がありますが、製品によりプラットフォームの違いや対応可能なデータなどが異なります。自社の現状課題を見極めて、各システムの違いを把握・検討した上で、自社に最適な電子帳票システムを導入することが重要です。

電子帳票システムの導入を迷っている方や、どのシステムを選べばよいのか悩んでいる方は、この記事を参考にして帳票作成の手間を省き、業務の効率化を図りましょう。