webシステムで印刷対応可能な帳票管理システム11選

更新日:2017年07月29日 | 公開日:2017年07月29日

webシステムで印刷対応可能な帳票管理システム11選

帳票管理、帳票印刷といえば、専門の会計ソフトで行うということが一般的でした。
いろいろな製品がクラウドへ移行するなかで、会計ソフトは業務の専門性などもあり、長らく個別にソフトウェアをインストールしてLAN内部でネットワーク化するという方法が続きました。
しかし、最近では月次の決算処理や損益計算書、貸借対照表などの財務報告書作成などの会計処理は専門ソフトに任せながらも、日々の膨大な帳票文書の発行や管理部分を独立させ、便利なwebシステムを使ったものが多数発売されています。

紙ベースで帳票部分を管理することのデメリットとしては、帳票印刷量が多く、紙代・トナー費・プリンター費がばかにならない、チェックしたあとすぐに廃棄される帳票が意外と多い、短期的な保管場所にも苦労する、本店から支店へなど全国へ配るための配送費がかさんでくる、といったがあります。

また、セキュリティ的な課題として、保管場所への入退室にICカードや指紋認証などのセキュリティを導入しないと権限のない者が閲覧する可能性がありますし、コピーを取って簡単に持ち出すこともできてしまいます。

また業務上の非効率性も無視できません。
伝票や請求書などに関しては、帳票は財務諸表を作るなどのために会計担当者だけが作成、管理すればよいというものではなく、現場の営業マンやその他の部門の社員も作成や閲覧を行います。
こうした会計部門以外の人員は専門の会計ソフトを自由にいじることができないというアクセス制限があるのが普通です。個人の伝票管理は帳票データを各自がExcelなどで管理していますので、伝票発行を依頼するときにいちいちExcelを開いて、伝票に書き起こして会計担当者に処理してもらうという手間がかかります。

こうした状況を解決するために、ぜひwebシステムで印刷まで可能な帳票管理システムの導入をお勧めします。

電子帳票システムの現状

オフィスのペーパレス化はパソコンの導入が進んだ1980年代から推進されてきましたが、実情はパソコンが導入されればされるほど紙の消費量は増えていく状態で、ドキュメントのオンライン化は浸透しませんでした。
また1998年に施行された「電子帳簿保存法」は、初めて本格的に国税にかかわる帳簿と書類を電子保存するときの方法を規定した法律となりましたが、原本が紙の文書の電子化は認められておらず、本格的なドキュメントの電子化を後押しするには至りませんでした。

現在では、法改正もあり電子帳票システムが急速に拡大しています。
まずは、その状況を整理しておきましょう。

電子帳票システムの拡大と課題

インターネットの急速な普及とともに、オンラインでドキュメントを閲覧する業務形態が浸透するなか、2005年4月のe-文書法施行により、従来の紙媒体だけでなくスキャニングした画像データ(電子化文書)でも、法的な保管義務が定められている文書を保存してもよい、という規制緩和が実施されました。

同じタイミングで、「改正電子帳簿保存法」が施行されて保存が義務付けられている国税関係書類に関しても、電子化文書での保存、いわゆるスキャナ保存が容認されました。

こうして紙ベースのドキュメントを電子化していくための流れは大きく加速して、紙によるドキュメントの保管コスト削減や、文書共有の加速などのさまざまなメリットが生まれました。
しかし一方で課題点も浮かび上がってきました。

電子帳票化の課題点
  • 閲覧権限がある人間なら、原本とまったく同一のコピーを簡単に作成できる
  • 内容に何らかの改ざんがあっても見た目ではその違いが認識しにくい
  • 作成日時がPCの設定や特定のソフトウェアで改ざんできる
  • 長期保存の場合、データの互換性喪失や外部メディア劣化で読み取れなくなるリスクがある

また、法的には「保存、保管」という側面がクローズアップされますが、ビジネスの現場で重要なのは電子帳票をプリントアウトしたり、PDFなどに出力して活用したりするという面が重要です。

この記事で取り上げるwebシステムで稼働する電子帳票システムでは、先程挙げた電子帳票化の課題点をクリアしながら、帳票出力によるビジネスの現場でのドキュメントの活用という点で、個性のある魅力的な製品が多数リリースされています。

これらの製品を導入することで、ぜひ御社のドキュメントの保管、保存、活用の領域でビジネスプロセスを改善しましょう。

おすすめweb帳票管理システム11選

それでは実際にこうした特徴を持つおすすめのweb帳票管理システムを見ていきましょう。

Paples/パピレス

【特徴】
Paplesは、「帳票作成・帳票出力・電子保存」という3つの機能が一体となったシステムで、情報共有、帳票データの二次活用といった電子帳票システムとしての基本的機能をオールインワンでパッケージ化しています。

普段使っているwebブラウザからすべての機能を使用することができますので、企業のペーパレス化やコスト削減、業務効率化に大きく貢献します。

帳票フォームを作成は直感的に分かりやすいGUI(グラフィカルユーザーインタフェース)で簡単に可能で、出力に関してはwebサーバーからの自動印刷やクライアント側からの自動印刷に対応しています。

「サーバー自動印刷」とは帳票管理が終了した時点で、あらかじめ指定しておいたプリンターで自動的に帳票出力する機能です。
帳票は最終的に紙ベースに起こすケースが多いので、自動化対応は非常に重宝します。

「クライアント自動印刷」では、Paplesのいま操作しているオンライン画面と連携して帳票を生成、印刷します。
クライアントPC上でプリンターを指定するため、現場の営業マンなどが出力設定をすることができます。

印刷の出力タイプは紙以外にも、お客様への見積もりなどのダイレクトFAX送信、PDF化して保存するなど多彩な機能を持っています。

◇ お勧めしたい企業
帳票のペーパレス化・帳票活用・電子配信、帳票管理・運用の効率化、電子帳簿保存法対応をオールインワンで導入してすぐに使いたい会社

◇ 製品ソリューションタイプ
ソフトウェアインストール型

◇ ここがポイント!
電子帳票の機能をオールインワンで提供し、出力もさまざまな形式に対応。

帳票電子活用ソリューション SVF PDF Archiver

【特徴】
文書のPDF化を活用して管理してから出力します。

SVF PDF Archiverでは、大量に出力される帳票をいったんすべて自動でPDF帳票に変換して管理します。
つまり、記録しておく媒体が紙からPDFに全面移行するのみで、業務システムを新たに導入した帳票管理システムに合わせて変更するという大掛かりな改変が必要ありません。
SVF PDF Archiverでは従来の紙によるファイリングの帳票運用の流れをそのまま電子化して活用することができます。

PDF化すると、端末を操作してデータベースから資料を作る必要がなく、誰でも手軽にできあがった帳票にアクセスして印刷してしまえるなど、権限のない人が帳票を持ち出すことなども懸念されます。
しかしSVF PDF ArchiverではPDFにpng/bmp/jpgなど任意の画像の透かし埋め込み設定が可能で、原本の流出を防ぐことが可能です。
また、ファイルを開くためのパスワード設定をはじめ、印刷許可、変更の許可、テキスト・画像などのコピーの有効/無効など細かい権限の設定が可能です。

◇ お勧めしたい企業
見積書や請求書などの大量の帳票についてPDFを活用しながら、保管運用したい会社

◇ 製品ソリューションタイプ
ソフトウェアインストール型

◇ ここがポイント!
電子帳票ツールやドキュメント管理ツールでは対応がむずかしいPDF帳票の管理と検索ニーズに対応しており、出力時の「電子透かし」導入などセキュリティ面でも細かい配慮がある。

SVF Cloud

出典SVF Cloud

【特徴】
「SVF Cloud for Salesforce」は帳票をSalesforce上から設計してそのまま出力できる、クラウド型の電子帳票ソリューションです。
画面上で簡単に作成できる帳票は「契約書」「提案書」「見積書」「商品リスト」「各種レポート」などなんでもOKで、分かりやすいUI設計とドラッグ&ドロップ中心の操作によりデザイン性の高い帳票設計がノンプログラミングで実行できます。

SVF Cloudは、クラウドベースでよく使われている「Salesforce」「Kintone」「Microsoft Azure」「AWS」などの多様なデータソースと連携した帳票作成が可能です。

もちろん、作成した帳票はクラウド上からローカルのプリンターでの直接印刷も可能で、セキュリティを保ちながらも出力の際にVPNなどの複雑な初期設定を行うことも必要ありません。
出力形態も紙だけでなく、PDF/Excel/TIFFなどの各種データ形式に対応しています。
また、DropboxやGoogle Drive、Microsoft OneDriveなどの主要なクラウドストレージへの出力に対応していますので使い慣れたストレージに文書を出力保管した上で活用することが簡単に実現できます。

◇ お勧めしたい企業
電子帳票システムをクラウドソリューションと連携させて運用したい会社

◇ 製品ソリューションタイプ
クラウド型ASP・SaaS

◇ ここがポイント!
国内1万8,000社以上が導入する帳票システムのクラウドソリューションとして定評があります。

Report Director Enterprise(RDE)

【特徴】基幹システムの帳票も全社規模の出力帳票も簡単に実現

Report Director Enterpriseは、既存の帳票管理システムやプリンターなどをほとんど変更することなく、基幹システム及び全国規模の拠点を含む出力環境を簡単に統合することができます。

中規模以上の帳票システムの導入ポイントとして、現在稼働している帳票システムから、いかにコストをかけずに短期間で移行するか、また既存の業務システムの流れの変更を最小限にしつつ効率性を達成できるかが挙げられます。

Report Director Enterpriseが実現するのはいわば、「基幹帳票管理システムのオープン化」です。
既存の運用を大きく変えることなく、ホストコンピュータから個別の業務に紐付けられていた帳票システムを全社規模でオープン化することで利便性を高め、運用・保守コストを削減します。

部門間や拠点の印刷、出力管理についても複雑な設定は要りません。
管理者によるユーザー管理やプリンターの環境設定などの各種運用設定はブラウザ上で実施します。
Report Director Enterpriseから出力をしたいユーザーは、設定された所属グループの権限に従って帳票文書の参照とサーバープリンターからの印刷が実行できます。

もちろんプリンターは管理センターからだけでなく、各部門や拠点から出力可能です、このとき運用されるプリンターの登録管理とステイタス監視なども一括管理することが可能です。

◇ お勧めしたい企業
中規模以上で全社規模の帳票データを一元管理したい会社

◇ 製品ソリューションタイプ
ソフトウェアインストール型

◇ ここがポイント!
基幹システムの帳票運用と全社帳票文書をオープン化して一括管理、印刷・出力環境を統合化します。

Create!Form

出典Create!Form

【特徴】
webシステムでのPDF帳票生成、HTML出力、webクライアントでの印刷ソリューションに幅広く適用可能です。

Create!Formでは、集計リスト、各種明細表、複合帳票、計算ドキュメントなど幅広い帳票が手軽に作成可能です。
ゼロから帳票出力のフォーマット設定を行う必要がなく、既存のPDFやExcel、Wordで作成したレイアウトを取り込んでデザインを仕上げることが可能ですので、導入してから活用するまでの期間がとても短くて済むことが大きなメリットとして挙げられます。

印刷は幅広い出力環境で運用可能であり、Windows環境やUNIX環境で、クラウドでもオンプレミスでも、帳票出力をサポートしています。

webクライアント印刷機能では、サーバー上で生成した印刷データをクライアント側に転送し印刷することができますが、その際にもCreate!Formでは、印刷データ暗号化機能を用意しています。
暗号化アルゴリズムは、暗号化の世界標準であるRSA社が提供するRSA公開鍵暗号化方式を利用しています。

◇ お勧めしたい企業
膨大な量の帳票出力作業を高速化して現場での帳票活用を加速したい会社

◇ 製品ソリューションタイプ
ソフトウェアインストール型

◇ ここがポイント!
簡単な作業ステップでグラフやバーコードなどを含んだ多様な帳票を作成できる帳票設計・出力支援ソフトウェアで、PDF・HTML・プリンター印刷で高速な出力を実現します。

Pandora-AX

出典Pandora-AX

【特徴】
内部統制に対応しながら、帳票システムのコスト削減を実現します。

Pandora-AXは帳票をデータベース内にデータとして保管し、キャビネット、フォルダ、帳票などの単位で利用権を設定し、印刷権限の設定も一元管理できるなど、内部統制を推進する高セキュリティ機能を持っています。
また印刷に関しては紙ベースにしてしまうと持ち出しが容易になってしまうという事態に対応して、印刷した時間、ユーザーなどを印刷物に刷り込めるようにする設定も可能です。

その他、印刷関連の機能としては下記のように多彩な機能を持っています。

■フォームオーバーレイも重ね合わせて印刷可能
■Windowsのプリンタードライバが用意されているプリンターならどんなメーカーにも対応
■印刷する用紙に合わせてドキュメントを自動的に縮小・拡大対応
■LAN/WANで接続された遠隔地のパソコンから印刷可能
■プリンターの機能によっては便利な両面印刷などが可能
■自動印刷オプションでネットワークプリンターに自動印刷させることが可能
■自動FAXオプションでプリンターの代わりにFAXに出力することも可能

◇ お勧めしたい企業
電子帳票の利便性を追求しながらも、高度な帳票セキュリティを重視して電子帳簿保存法対応まで視野に入れたい会社

◇ 製品ソリューションタイプ
ソフトウェアインストール型

◇ ここがポイント!
高いセキュリティ性能を誇りe-文書法・電子帳簿保存法をオールインワンサポートしながら、多彩な印刷・出力機能を実現します。

biz-Stream

出典biz-Stream

【特徴】
印刷・出力スピード・機能・美しさに定評のある帳票ソリューションです。

biz-Streamは印刷したときに差が出る、デザイン性に富んだ帳票設計が可能なオンデマンドのweb帳票ソリューションです。
帳票の見やすさ、美しさにこだわった出力はPDF、Excel、CSVなどさまざまな形式で可能です。

印刷設定に関してもクライアントに接続するプリンターへのダイレクト印刷、さらにサーバーからのバッチ印刷の両方をカバーし、集中処理や大量印刷にも対応しています。

■ ダイレクト印刷機能
PDF帳票をPC画面に表示することなく、そのままプリンターに印刷できますので、ビジネスのスピードを止めることなく帳票業務を実行できます。

設定は簡単で、ワンクリックにて「通常使うプリンター」から「自動的に印刷」「印刷指定にポップアップウィンドウから指定」などを選択します。

■ バッチ印刷機能
サーバーのPDFを閲覧したあと、データをクライアントパソコンに転送する手間をかけずに、クライアントパソコンの手元にあるプリンターから直接印刷することができます。

クライアントへのPDF送付がないので、大量の帳票を効率よく印刷できるのがメリットで、夜間に出力するなどのタイマーセットで動作させることもできます。

◇ お勧めしたい企業
クオリティの高い高速帳票出力システムを、スピーディに導入したい会社

◇ 製品ソリューションタイプ
ソフトウェアインストール型

◇ ここがポイント!
デザイン性に富んだ帳票が簡単に作成でき、PDF、CSV、通常紙印刷など、さまざまな形態でアウトプット可能。

活文Report Manager

【特徴】
webやタブレットから帳票を参照・出力可能な電子帳票システムです。

「活文Report Manager」は帳票管理システムの印刷管理機能が特に充実しています。
webや帳票が出力された時点で、ドキュメントがサーバーに自動転送され、そのまま保存・管理されます。

転送されて保存された帳票は、出力した拠点やあらかじめ設定したドキュメントの種類指定などに従って自動仕分けされます。

自動保存されていくというと、ドキュメントがどんどんサーバーに溜まってしまうのでは?と思うかもしれませんがもちろんそんなことはありません。
指定した保管期間をもとに満期処理を行い、処理された帳票はサーバー上で自動削除されるため、手作業による管理者負担や廃棄費用も気になりません。

◇ お勧めしたい企業
基幹業務の帳票、国税関係帳簿・書類のペーパレス化や、運用コスト減をセキュアに実現したい会社

◇ 製品ソリューションタイプ
ソフトウェアインストール型

◇ ここがポイント!
web・タブレット対応の電子帳票システムで帳票のライフサイクルを自動管理し、運用コストを削減します。

ActiveReports Server

【特徴】
製品をwebサーバー(IIS)にインストールするだけでweb帳票管理が実現できます。

「ActiveReports Server」はwebサーバーにインストールするだけで誰でも簡単に使えるオールインワン帳票ソリューションです。
帳票関連の各種メニューを集約した使いやすいwebベースのポータル画面から、各種管理と制御を行うコントローラーと内部データベース、高機能な帳票デザイナなどの機能がすぐに使えます。

もちろんもwebポータル画面はモバイルにも対応しており、フラッシュに対応していないiOS系のiPhoneやiPadなどでも閲覧ができるように、HTML5形式とFlash形式のビューワを用途に応じて選択できます。
また、PDFやExcel出力機能も標準で搭載されていますので、活用面でもオールインワンならではのワンストップの使い勝手の良さを実感できます。

また、ポータル管理画面からプリンター情報を登録することでサーバーからの直接印刷を行うことができます。
印刷設定ではスケジュール配信も可能で「決まった曜日に、指定した形式で、関係者のみに、メールで配信」「特定の時間に、登録プリンターから印刷」「夜間誰もいない3時に大量のドキュメントを出力して、朝イチの会議に間に合うようにする」などのように、活用シーンが広がります。

◇ お勧めしたい企業
帳票システムを低コストかつ短納期で構築し、活用端末としてiPad/iPhoneも含めた柔軟な運用をしたい会社

◇ 製品ソリューションタイプ
ソフトウェアインストール型

◇ ここがポイント!
ノンプログラミング開発が可能なオールインワン帳票ソリューションでさまざまなビジネスシーンでの活用が広がる印刷・出力機能対応。

快速サーチャーGX

【特徴】
クライアントプログラムを必要としない高速検索エンジンを利用した帳票管理システムです。

「快速サーチャーGX」は、オフィスに導入した各種の業務システムから出力される大量のPDF帳票、紙文書などの帳票データを一元管理します。
特別なクライアントプログラムを必要とせずwebブラウザで閲覧、出力することができるので、企業間やグループ間での帳票活用に対応可能です。

印刷に関しては、印刷された帳票と同じイメージの「ページ形式表示」というメニューと、データベースを操作する感覚で帳票から任意のデータを抽出し、新たに見やすく表としてまとめた「レコード形式表示」の2種類の表示形式が用意されているので、利用シーンを想定しながら実用度の高いドキュメントを出力することが可能です。

◇ お勧めしたい企業
各種帳票をまとめて一元管理し、グループ間、企業間での帳票公開を行いたい会社

◇ 製品ソリューションタイプ
ソフトウェアインストール型

◇ ここがポイント!
社内だけでなく社外へもセキュアな環境で帳票公開を実現できるので日々の問い合わせ業務や顧客向けの帳票公開業務、契約書管理業務などにも対応。

電子帳票システムe-image

【特徴】
基幹システムの印刷データを直接取り込み、ビューワでの閲覧、メール連携、印刷、FAXサーバー連携などを実現します。

「e-image」は帳票システムを新たに構築する手間を最小限に抑えて、現在稼働中の基幹システムの印刷データを取り込んで活用するところからスタートできます。
データの取り込みに関しては、単にPDF化してファイルとして保存するだけでなく、中身の文字情報をデータとして保持可能なところが特徴です。
データとして取り込むことで文字検索もできますし、PDF内のデータを抽出して帳票内の文字情報をCSVで出力するなど、データの二次活用へとつなげることもできます。

また印刷機能も充実しており、印刷したいドキュメントは帳票タイトルからの検索だけでなく、すべての帳票のドキュメントの内容ベースの検索や、帳票の中身を複合条件指定し検索を行うことが可能となっています。

実際の印刷時にはミスプリントを防ぐため、余白や用紙設定及びプリンターのプロパティ情報なども帳票ごとに保存し、次回印刷時に新たに設定し直すこともありません。

◇ お勧めしたい企業
帳票を電子化してペーパレスを実現したいだけでなく、基幹システムの紙ベースのデータをオンライン化してBCP対策まで実施したい企業

◇ 製品ソリューションタイプ
ソフトウェアインストール型

◇ ここがポイント!
中身の文字情報をデータとして保持可能電子帳票システムです。

【まとめ】「電子帳票システムは実際に使ってみないと分からない」、けれども大丈夫!

いかがでしたでしょうか。
電子帳票を戦略的に活用していくためには、単に掛け声として「ペーパレス」を標榜するだけでは不十分だということがお分かりいただけたと思います。
確かに紙ベースのドキュメント管理は印刷コストもかかりますし、各種法律も整備されてきてオンライン化されたデータでのドキュメント保存が推奨される時代になってきていますが、電子帳票システムに求められるのはもちろんそれだけではありません。

電子帳票システムはオフィス内のドキュメント管理ツールであるとともに、顧客に素早く見積もりを送ったり、受注した商品を滞りなく発送したりという場面での活躍が期待されます。
従来の会計ソフトでの帳票管理では、こうした戦略的な活用という点が抜け落ちていましたが、ここで紹介した11の電子帳票システムでは、製品ごとにこうした点が充実しています。

この記事では、各電子帳票システムのビジネスシーンでの活用、特にどんなドキュメントが印刷、出力できるのかという点にフォーカスして製品を比較しましたので、ぜひ参考にしてください。

ただ、「電子帳票システムは実際に使ってみないと分からない」という点があるのも事実です。
製品を絞り込むにあたっては、オフィスでのドキュメント管理システム全般やこれらのシステムの製品情報にも精通した「アイミツ」にお声をかけていただければと思います。
「アイミツ」にご相談いただければ、御社にピッタリの製品をご紹介できますし、製品をベースにした御社独自のカスタマイズが可能かどうかもお調べいたします。

見積もり、取ってますか?

発注をする際に最も大切なことは適正価格を知ることです。
3~4社から見積もりを取ることで、
発注への納得度を高めることができます。

コンシェルジュ

発注は時間も手間もかかりますよね?

コンシェルジュが解決します!

コンシェルジュに相談、あなたにあった業者を提案、発注の手間を削減!

完全無料

まずはお気軽にご相談ください