会社の人手不足の解消法：「人手を増やせば会社がうまくいく」は間違い？【2024年最新版】

人手不足で困っている会社は、人員確保と同時に、業務の効率や無駄の削減などを検討してみるのがおすすめ。本記事では、日本で深刻化する人手不足の現状と、人手不足を解消する方法について詳しく紹介！人手不足で困っている方は参考にしてください。

人手不足で困っているのは一部の企業だけではありません。日本という国自体が人手不足で悩んでいるのです。内閣府が公表した「令和4年版高齢社会白書」によれば、日本の人口は2010年の1億2,805万人から減少し、2020年には1億2,410万人だったと報告されています。人口減少は今後ますます加速し、2050年には1億人を下回ると試算されています。

また、2020年の高齢化率は29.1％ですが、2035年には33％を上回り、2060年には39.9％まで増加する見通しです。近い未来、企業で働ける人材の数が急速に減少していく現象が発生します。人手不足は日本全体で大きな問題になっていることをまずは理解しましょう。

※出典：内閣府「第1章　第1節1（2）将来推計人口でみる50年後の日本」https://www8.cao.go.jp/kourei/whitepaper/w-2012/zenbun/s1_1_1_02.html

人手不足に対応するため、国も様々な施策を行っています。

・退職年齢の引き上げ（70歳）
・最低賃金の引き上げ
・高齢者雇用や中途採用の促進
・未就業人材の社会参加
・外国人雇用の促進と制度整備

中でも活発な議論が行われているのが、日本の就業者人数増に直結する施策です。高齢者や外国人、未就業人材等の活用とサポートにより、多くの企業が抱える人材不足を解決しようとしています。
ただし、単純に人数が増えたからといって、企業の人材不足が解消するわけではありません。高齢人材であれば様々なサポートが必要になったり、新規のプロジェクトに対応できなかったりする場合もあります。外国人人材においても言葉や文化の壁が立ちふさがります。そのような現状もあることから、企業の人材不足問題は、国の施策に頼るのではなく、企業自身で解決を図る必要があるといえます。

人材不足の何が問題なのでしょうか？ここからは、人材不足が会社にもたらす悪影響について説明します。

人手不足の会社では、過度な仕事量を割り振られたり、専門でない仕事を担当させられたりするなど、仕事の負担が大きくなります。仕事の負担が大きくなればストレスがたまり、体や心を壊す恐れも生じます。また、時間のゆとりがないことで労働環境が悪化したり、他人を思いやる気持ちがなくなったりもするでしょう。結果、その企業で働くのが嫌になり、従業員が早期に退職します。人手不足にさらに拍車をかけることになるでしょう。

人手不足の会社では、1人の人員が担う業務負担が重くなり、従業員が疲れやすくなります。そのため、職場の活気もなくなっていきます。働くモチベーションも下がるため、業務も遅くなりがちで、生産性も低下します。また、業績悪化を改善するため、さらに多くの仕事をこなす必要が生じ、疲労感はより高まるという悪循環が生じます。

また、新しい人材が入社しても適切なサポートができず、新人材が早期に離脱してしまうことも。人手不足は会社の様々な面に悪影響を及ぼす可能性があります。

人手不足であれば、予期せぬ仕事が突発的に発生することも珍しくありません。不慣れな仕事を行うのには時間がかかるため、完了するには残業が必要な場合もあるでしょう。

昨今では多くの企業で働き方改革が進んでおり、従業員は働きやすい職場を希望するようになっています。予期せぬ残業が頻繁にある、苦手な業務を依頼されるような企業には長く滞在したいとは思いません。より快適に働ける企業に転職してしまうなど、企業離れが加速する可能性があります。

人手不足の会社では、従業員のエンゲージメントが低いのが特徴です。「この会社のために働きたい」「売上増に貢献したい」という思いが乏しいため、生産性が上がらず、企業の業績が下がります。

従業員が作業的に業務するようになれば、高い志を持つ従業員は居づらくなり、他の企業に移ってしまいます。優秀な人材がいなくなれば、会社の業績を改善するのはさらに難しくなるでしょう。

「人材の確保さえできれば人材不足問題は解決する」と考えるのは早計です。というのは、人手不足と感じているのは、従業員の人数が原因ではない可能性があるからです。

もし業務の流れに問題があれば、たとえ多くの人材を雇用しても、同様の問題が発生します。一方で効率化により改善が図れれば、今いる従業員数だけで十分快適に回せる可能性もあります。

そのため、まずは以下のポイントについて確認してみてください。これらのポイントに問題がある場合には、先に改善を図るのがおすすめです。

まずは、無駄な業務や作業がないかを確認しましょう。企業では暗黙のルールが自然に作られる傾向があり、あまり意味がない・効果が薄いと思いつつも実施している作業があるものです。例えば、以下のようなルールはないでしょうか。

・共有情報がないにも関わらず定期的な会議を開催している
・報告は必ず対面で実施しなければならない
・書類は紙ベースで作成し保管する

もし当てはまる内容があれば、今すぐにでも改善を図ることをおすすめします。業務やルーティンを整理、削減することで、人手不足問題を解消できます。

自動化できる業務があれば、積極的に自動化することをおすすめします。書類の作成は、書類管理に関するツールを導入することで大幅な時間削減が可能です。営業は、Webサイトにて集客を図ることで自動で問い合わせが来るように改善できます。繰り返し行っている業務は、ロボットによる自動化システムを組み入れることで一瞬で完了できます。
業務のいくつかを自動化することで、人手不足の解消はもちろん、重要な仕事に集中して取り組めるようになるため、業績アップも期待できます。

設備投資を長年行っていない企業であれば、設備の見直しにより作業時間の大幅な改善が可能です。例えば、印刷機1つをとってみても、旧式のものと最新式のもとでは印刷スピードが大きく異なるため、買い換えることで時間の短縮に繋がります。インターネットの回線も、ページ更新までにタイムラグがあるかないかで仕事スピードに大きく影響します。

設備の見直しにはお金がかかるものの、人件費と比較したら安く済むことがほとんどです。設備や機材の適切さについても検討するとよいでしょう。

事業計画や戦略が現状とマッチしているかを確認してください。例えば、従業員数が多かった数年前の計画をそのまま適用していた場合、今の少ない従業員で回すのは現実的に無理な場合もあります。また、人手不足の現状を加味し企業が掲げる目標を引き下げることで、業務量の見直しに繋がり、事業運営に余裕が生まれることも。事業計画や戦略は適切かどうか、現状に合わせて目標を引き下げる必要はないかを検討してみるとよいでしょう。

事業の見直しを行っても人手不足の解決が難しい場合には、解消に向けた施策を実施する必要があります。業務改善によって人手不足を改善するおすすめの方法6選を紹介します。

ホームページを活用し、集客やブランディングを自動化することで、営業や集客にかける時間を大幅に削減できます。特に、SEOによって検索エンジン経由での流入を確保できた場合、何もしなくても問い合わせが獲得できるようになるでしょう。また、ホームページが充実していれば、紙ベースのパンプレットを準備する時間や費用も削減できます。

ただし、ホームページで成果を上げるには、質の高いホームページ制作や、SEOに関する様々な対策が必要です。もし自社だけでの対応が難しければ、ホームページ制作会社に依頼するとよいでしょう。

ホームページ制作会社について更に知りたいという方はこちらをご覧ください。
全国のホームページ制作会社一覧

企業の実態に合ったシステムもしくはアプリを開発、導入することで、作業効率の大幅な改善につながります。例えば、繰り返し同じ作業が発生する業務に対し、ロボットによる自動化機能を組み込むことで、その作業を一瞬で完了できます。AIによる作業はミスがほとんど発生しないのも大きなメリット。作業時間の大幅な削減につながるでしょう。

システム開発やアプリ開発では、導入にかかる費用と作業効率化により削減できる人件費を比較し、導入が効果的かを検討する必要があります。システム・アプリ開発には時間もかかるため、まずは早めに見積もりだけでも依頼してみるとよいでしょう。

システム開発・アプリ開発会社について更に知りたいという方はこちらをご覧ください。
全国のシステム開発会社一覧
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従業員のスキルアップを図るのも、人手解消に効果的です。これまで各従業員が10の力で働いていたところを、15に向上させられれば、それだけで1.5倍の成果が期待できます。ただし、従業員に頼りすぎるやり方は、複数人が退職した場合に運営ができなくなったり、重圧のために心身を壊してしまったりする場合もあるため、気をつけましょう。

従業員のスキルアップを図るには、社内研修を充実させる、もしくは社員研修代行に依頼するのがおすすめ。自社では研修の時間が確保できない、講師が準備できない場合には、自社向けにカスタマイズした研修を外注するのもよいでしょう。

社員研修会社について更に知りたいという方はこちらをご覧ください。
全国の社員研修会社一覧

自社の実態把握を行うには、客観的な評価がとても重要です。しかし、長年経営している会社であれば、すべてが当たり前のことになってしまい、客観性のある評価ができません。そのため、会社経営のプロである経営コンサルタントにサポートを依頼するのがおすすめ。

経営コンサルトは、企業の強みをしっかりと理解した上で、客観的な評価をしてくれます。人手不足のきっかけになっている理由を適切に見抜いてくれるでしょう。コンサルティングサービスは相性も重要なため、複数の会社に連絡を取り、ぴったり合う外注先をみつけるのがポイントです。

コンサルティング会社について更に知りたいという方はこちらをご覧ください。
全国のコンサルティング会社一覧

業務の一部を外注することで、従業員が実施すべき業務を削減できるとともに、重要な業務に集中できます。例えばコールセンターに問い合わせ対応を依頼すれば、事務所で待機している従業員の負担を減らせます。営業代行に営業を依頼すれば、移動や準備にかかる時間を含め、大幅な時間削減に繋がります。

業務を外注する魅力は、仕事量の削減だけでなく、従業員をより重要性の高い業務に配置できるようになる点にあります。経営のコアになる部分により力を注ぐことで、売上向上にも繋がるでしょう。

コールセンターサービス会社・営業代行会社について更に知りたいという方はこちらをご覧ください。
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現在働いている従業員が退職してしまった場合、人手不足にさらに拍車がかかります。また、退職した従業員の知識や経験を他の従業員が身につけるまでに時間がかかる場合もあるでしょう。そのため、在席する従業員が気持ちよく働ける職場環境を築くのが重要。社内の衛生環境や仕事量の調整、福利厚生の充実などを図りましょう。

中小企業であれば、自社だけで充実した福利厚生を設けるのは簡単ではありません。その場合、福利厚生代行をうまく利用することで、企業に時間的な負担をかけずに、従業員の満足度を高められます。

福利厚生代行サービス会社について更に詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
全国の福利厚生代行サービス一覧

上記の方法を試しても人手不足が解消されない場合には、従業員の人数自体を増やす必要があります。ただし、採用をゼロから実施しては莫大な時間とコストがかかるため、以下の方法を試すのがおすすめです。

人材派遣・人材雇用サービスを利用することで、必要な人員を短時間で確保できます。すでに経験や実績等がリスト化されているため、スキルや経験のミスマッチが発生しづらいのが魅力。もし魅力的な人材であれば、その後正社員登用に移行するのもよいでしょう。

昨今では優秀な正社員の採用が難しくなっているため、正規の採用は時間に余裕を持ち、丁寧に実施する必要があります。もし急ぎでの人員補充であれば、人材派遣や人材雇用サービスを利用することで様々なメリットが享受できるでしょう。

人材紹介会社・人材派遣会社について更に詳しく知りたい方はこちらをご確認ください。
全国の人材派遣会社一覧
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業種によっては外国人人材の雇用を検討するのもおすすめです。企業における日本人人材の取り合いが発生しているため、優秀な日本人人材は簡単には確保できません。一方で、昨今政府が力を入れている外国人雇用であれば、複数人の人材採用を長期にわたって行うことができます。

ただし、外国人を雇用する際には、言語や文化の壁に適切に対応するのと同時に、雇用管理やビザサポートなど、追加の支援も必要になる点は事前に押さえておきましょう。

本記事では、日本企業が直面する人手不足問題の現状と、企業が人手不足を解消する方法について紹介しました。人手不足解消には新規人材の採用と考えがちですが、まずは企業内で改善できる部分はないかを検討してみるのがおすすめです。

人手不足解消に関する施策でお困りでしたら、アイミツまでお気軽にご相談ください。あなたの困りごとをしっかりとヒアリングした後、ぴったり合った外注先を複数選定し、ご紹介させていただきます。