システム化とは？メリットデメリットや流れを解説【2024年最新版】

「なかなか生産性が上がらず悩んでいる」、「業務の属人化を防ぎたいがどうすればいいかわからない」などとお悩みの場合には、業務のシステム化によって解決につながるかもしれません。
そこで今回は、そもそもシステム化とは何か、システム化によるメリットやデメリットを中心に解説します。

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もともとシステム化とは、企業などの組織において、誰がその業務にあたっても変わりなく成果を出せる仕組みを作ることを指します。
マニュアルやレギュレーションを作成して業務をしやすくするのはもちろん、ITシステムを導入して業務を効率化することもシステム化。近年においては、システム化＝ITシステムの導入との狭義で使われることが多いでしょう。以下からは、狭義のシステム化について解説します。

システム化を進めることで、どのようなメリットがあるのでしょうか。3つのポイントを確認しましょう。

システム化を進めるメリットとしてはじめに挙げられるのが、コストダウンにつなげられる点でしょう。
業務の効率化を目的にITシステムを導入した場合、これまで人の手で行われていた工程を自動化できるため作業時間が大幅に減ります。その結果、人件費を抑えることにもつながるでしょう。スタッフの残業時間が多いとの問題解決にも期待できます。

2つ目に挙げられるのが、業務の属人化を防ぐことができる点です。業務を特定の担当者だけで担い、ほかのスタッフは詳細を把握できていない状況も少なくありません。
そこでシステム化を進めて業務を自動化できれば、属人化を防ぐことができます。担当者への負担が大きく、業務の遂行に度々影響が生じている場合はシステム化が欠かせないでしょう。

3つ目に挙げられるのが、生産性をアップを期待できる点です。これまで手作業で行われていた業務を自動化できることから、より重要度の高い業務にマンパワーを費やせるでしょう。このようにシステムと二人三脚で業務を進めることで、生産性は格段にアップします。

ここまでシステム化のメリットをご紹介しましたが、システム化にデメリットはないのか？気になる方も多いでしょう。そこで以下からは、注意したいポイント2点について解説します。

システム化のデメリットとしてはじめに挙げられるのが、システムを管理する運用者が必要な点でしょう。
ITシステムを導入すると、そのシステムの運用や定期的な管理を行わなければなりません。ITシステムの管理に強い人材が社内にいれば問題ありませんが、システムを扱うのが難しそうな場合はより簡単なツールを導入するなど工夫が必要です。

2つ目に挙げられるのが、予期せぬシステムダウンの可能性です。ITシステムは基本的に安定して稼働する一方、何らかのトラブルによって予期せぬシステムダウンが起こるリスクもあります。
システムダウンが起こった場合はどのように対処すべきか、代替方法としては何があるのか、などを予めまとめておけば、万が一の場合にもスムーズに対応できるでしょう。

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最後に、システム化はどのような流れで進めるべきかを解説します。

システム化を進める前に、まずはなぜシステム化を行うのか目的を明確にしましょう。給与計算に時間と手間がかかりすぎている、勤怠管理をより効率的に行いたいなど、まず現段階で抱えている課題を把握します。次にシステムの導入でどのような効果を期待できるのか、最終的な目的は何かを定めます。
目的を定めておかないと、システム化の効果測定が曖昧になってしまうだけでなく、適切なシステム選びにも影響するため注意が必要です。

なぜシステム化を行うのか目的を整理できたら、どこまでをシステム化するかを決めましょう。業務工程すべてのシステム化もNGではありませんが、その場合は大きなコストがかかってしまう可能性も。
どこまで自分たちで対応するのかを判断し、部分的にシステム化を進めることで、費用を抑えながらも効率化を叶えられるでしょう。

ここまで済んだら、いよいよ導入するシステム選びを行います。給与計算システムや勤怠管理システム、在庫管理システムなど、業務効率化を叶えるシステムは数多くリリースされています。
よりスムーズに選定できるよう、最低限どの機能がほしいのか、導入形態はクラウドかパッケージかなど、詳細を整理し条件の優先順位を決めましょう。

実際にシステムの導入を終えた後は、システム運用がスタートします。ここで重要なのは、システムを導入して終わりの状態にしないこと。
KPIを設定しておき、きちんと課題を解決できているか、目標はクリアしているかなどをチェックし続けなければなりません。数値を達成していない場合は、そもそもの目標設定が誤っているのか、操作に問題はあるのかなど要因を考えましょう。

続いて、システム開発を外注した際にかかる費用相場をご紹介します。

システム開発の費用相場をご紹介しました。より正確な費用を知りたい方は、下記の料金シミュレーターをご利用ください。

システム化を進める際は、しっかり目標を設定した上でシステムを導入することが非常に重要です。自社の課題や目的にマッチしたシステムを導入するように注意しましょう。
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