OCRとは？仕組みやメリット、活用事例までわかりやすく解説【2024年最新版】

「OCRという言葉を聞いたことはあるものの、どんな技術なのかが具体的には分からない」、「OCRを活用したいものの、精度が気になる」という方は多いのではないでしょうか。
そこで今回は、OCRとはどのような技術なのかを解説するとともに、OCRの仕組みやメリット、注意点、活用事例などをまとめて紹介していきます。分かりやすく簡単に解説していくので、OCR技術を活用したシステム開発を検討中の方も、ぜひ参考になさってください。

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OCRとは、「Optical Character Recognition（あるいはReader）」の頭文字から成る略語。日本語に訳すと「光学的文字認識」という意味になる言葉です。文字認識という言葉からも分かる通り、紙などに印刷されたテキストを認識して、テキストデータとして変換することのできる技術を指します。
スマートフォンのカメラやスキャナーなどを使って簡単に文字情報を認識することができ、ペーパーレス化や業務効率化などに活用されている技術です。

「OCRと言っても、結局はあまり精度が高くないのでは？」と思う方も多いかもしれませんが、近年ではより精度の優れたAI OCRが登場しています。
OCR技術のAIが活用されたAI OCRでは、これまででは難しかった非定型文書の認識も可能に。ディープラーニングによって、非常に高精度に文字を読み取ることができるようになりました。印刷された文字のみならず手書きの文書に関しても高精度に読み取れるようになっており、今後もさまざまな場面で活用されることが予想されます。

OCRはさまざまなシーンで活用される便利な技術ですが、どのような仕組みで文字を認識してデータ化されるのでしょうか。ここからは、OCR技術の仕組みについて簡単に流れを説明していきます。

OCR技術を利用して文字を認識するためには、まず認識する対象となる画像データを用意しましょう。文字を読み取りたいものをスキャン、あるいはスマートフォンなどのカメラで撮影して、画像データを作成します。この際、解像度が低い画像だと文字認識の精度が落ちてしまいます。しかし、あまりに高解像度すぎてもデータの読み込みに時間がかかってしまうため、それぞれの状況に応じて調整しましょう。

認識する画像データがテキストのみであれば問題ありませんが、場合によってはテキストのみならずイラストや図、表などが一緒に記載されています。テキスト部分のみを正しく認識して読み取るために、画像データのレイアウトが解析され、認識するべきテキスト部分とそれ以外で分類されます。なお、OCRによってレイアウト解析が行われるだけでなく、前もって人の手でテキストとそれ以外とでレイアウト登録を行う場合もあるでしょう。

画像データにおける文字部分はどこなのかレイアウトを把握したら、実際に文字の読み取りに入る前に、テキストがどんな構造となっているのかを認識します。行数や列数、見出しの数や位置について把握し、文字データ全体がどのような構造で成り立っているのかを整理していく作業です。
従来のOCR技術では1文字ずつ認識するパターンが一般的でしたが、AI-OCRの場合は文字列などの一塊で認識していくことが多いとされています。

テキスト部分として分類された箇所を判別し、1行ずつなどに切り分けたのち、それぞれの文字を一定サイズに変換して特徴を確認していきます。特徴をピックアップできたら、他の多様なフォントから成るパターンと照らし合わせ、何の文字か最終的に認識することになります。
文字の色がところどころで変わっている、文字がかすれてしまっている部分がある場合には、文字認識の精度が下がってしまうため注意が必要です。

テキスト部分全体の文字認識が完了したら、文字データとして出力することとなります。それぞれのOCRソフトによってどんなファイル形式に出力できるのかはさまざまですが、テキストデータやPDFファイルに出力できるものや、Microsoft WordやExcelに変換できるものが多いでしょう。文字データの修正や加筆などを行いたい場合は、WordやExcelへの変換が便利です。

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紙などの印刷物に書かれた文字を認識してデータ化できるOCRですが、OCRを活用することによってどのようなメリットがあるのでしょうか。今回は、OCRを活用するメリットとして4つのポイントを紹介します。

OCRを活用することによって、手動のデータ入力が不要になるのは大きなメリットの1つです。
これまでは、紙媒体に記された情報をデジタルデータ化したい場合、わざわざ手入力でデータ化していくしかありませんでした。しかし、OCR技術を活用すれば、わざわざ手動でデータを入力する必要はありません。スキャンや写真撮影によって簡単にデータ化できるので、従来よりも大幅に業務が効率化されるでしょう。

OCRを活用することによって、これまでよりも気軽にデジタルデータ化を進めることができるため、ペーパーレス化の推進にもつなげることができます。
手入力でしかデジタルデータ化できない場合、なかなかデータ化が進まないことから、ペーパーレスを推進しようともできない状況になってしまうもの。しかし、OCRを活用すればスピーディにデータ化を進められるので、ペーパーレス化も無理なく叶うでしょう。

OCR技術を活用することで、データの検索や加工がしやすいという点もメリットの1つです。OCR技術を活用してデジタルデータ化を進めていけば、紙媒体で情報を管理している場合より、データの検索や管理、加工などが非常にスムーズになります。紙のままで保管していると管理が煩雑になってしまいがちですが、デジタルデータとすれば欲しい情報がすぐ手に入るほか、バージョン管理などもしやすくなるでしょう。

ペーパーレス化の推進につながる、データの検索や加工がしやすいというメリットと関連していますが、OCRを活用することによってデータの保管にかかるコストを抑えることができます。
もしOCRを使用せずにペーパーレス化が推進されない場合、ファイリングなどしてすべて紙媒体で保存しなければなりません。その場合、保管するために必要な場所はどんどん増えていくだけでなく、管理の手間も増えていきます。しかしOCRを使ってデジタルデータ化すれば、そのような点も解決できるでしょう。

OCRはさまざまなメリットがある非常に便利な技術ですが、OCRを活用する際にはいくつか注意すべきポイントがあります。OCRを利用する際には、以下の2つについて必ずおさえておきましょう。

OCRを活用する際には、苦手な書類があるということを把握しておきましょう。
OCRはさまざまな文書の文字を認識してデジタルデータ化することができますが、すべての文書に対応できるわけではありません。文字が手書きで書かれている場合や、罫線が多い書類、真っ直ぐでなく傾いてしまっている書類などは正しく認識するのが難しいため注意してください。しかし、高精度なAI OCRの場合には、手書き文字なども読み取れることが多いとされています。

OCRは手書き文字や罫線が多い書類などを苦手とするだけでなく、そもそも画像の解像度が低い場合には正しく認識することができません。解像度が低いということは、それだけ画像が粗くなってしまっているということ。OCRが読み取りやすいように解像度を上げる必要があります。200〜300dpiほどであれば問題なく認識できますが、解像度を上げすぎると読み込みが遅くなる可能性があることを、理解しておきましょう。

ここからは、実際にOCR技術がどのように活用されているのかを紹介します。帳票処理の自動化・アンケートのデータ化・名刺情報のデータベース化の3つについて紹介するので、ぜひ参考にしてください。

専門商社として事業を展開しているGSIクレオス社は、社内でDX化を推進する中で、OCR機能を利用できる電子帳票サービス「invoiceAgent」を導入。
紙媒体で受け取る仕入れ伝票も「invoiceAgent」のOCR機能で読み取り、デジタルデータ化。そのまま基幹システムへと自動で取り込まれるシステムとしたため、これまでよりもデータ入力業務が効率化されました。※

※出典：ウイングアーク１ｓｔ｜株式会社GSIクレオスの導入事例｜ https://www.wingarc.com/product/usecase/311.html

静岡と神奈川を中心に展開しているスルガ銀行は、継続的顧客管理を徹底することを目的として、「invoiceAgent AI OCR」を導入。手書きによって書かれる「お客様情報確認書」の記載情報も、高精度のAI OCRを使用することによって、より正確にデジタルデータ化しています。データ化された確認書の記載内容はそのままCRMシステムへ保存されるので、従来よりも顧客情報管理にかかる手間を大幅に削減しています。※

※出典：PR TIMES（ウイングアーク１ｓｔ株式会社のプレスリリース）｜継続的顧客管理における手書き情報のデータ化に「invoiceAgent AI OCR」を導入｜https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000054.000053341.html

OCRの活用で最も身近な例が、名刺情報のデータベース化でしょう。OCR技術を活用して名刺情報をデジタルデータ化し、一元管理することによって、これまでよりも簡単に名刺情報の管理が可能となるほか、データベースを気軽に構築することができます。最近ではOCR機能が備わった名刺管理アプリ／システムなども多くリリースされているので、活用してみるのもおすすめです。

ここまでOCRのメリットや活用事例を紹介してきましたが、OCR技術を活用してシステム開発を行いたいという場合、無理に内製するのではなくシステム開発会社に依頼するのがおすすめです。エンジニアが多数在籍しており、社内リソースが十分であるという場合は問題ないかもしれませんが、社内リソースが足りない、短納期を希望するなどの場合には外部に委託するのがベストでしょう。

最後に、システム開発会社を選ぶ際に失敗しないためのポイントを紹介していきます。最低限おさえておくべき3つのポイントを紹介するので、ぜひ参考にして会社選定を進めましょう。

システム開発会社を探す際には、得意分野・実績を確認することを忘れないようにしましょう。
システム会社の中でも、得意としている分野や実績数、実績内容などは大きく異なります。どんなシステムの開発を得意としているのか、実績数はどれくらいあるのか、得意としている分野は自社が開発してほしいシステムとマッチしているのかといった点を必ずチェックしましょう。

システム開発会社をお探しの場合には、会社の業績は安定しているかどうかも確認しておくと安心です。
システム開発は作って終わりではないため、その後の保守運用が非常に重要となります。もしも業績の不安定な会社に依頼した場合、長期にわたって保守を依頼しようと思っていても、途中で急に会社がなくなってしまうというリスクもあるでしょう。そのような事態を防ぐためにも、業績の安定した会社を選ぶべきです。

システム開発会社を選定する際には、開発後のサポートが充実しているかどうかも大切なポイントです。
システムを構築したはいいものの、リソースが足りず保守運用・メンテナンスまで手が回らないとなってしまっては、システムを導入した効果を全面的に感じることができません。長期にわたってスムーズに運用していくためにも、開発後のサポートも依頼できる会社を選びましょう。

つづいては、システム開発を外注した際にかかる費用相場をご紹介します。

システム開発の費用相場をご紹介しました。より正確な費用を知りたい方は料金シミュレーターをご利用ください。

今回は、OCRとはどんな技術なのか解説するとともに、OCRを活用するメリットや実際の活用事例などを紹介してきました。
OCRは今やAI OCRとしても人気を集めており、ますます精度が高くなっている非常に便利な機能です。しかし、OCR技術を使ったシステム開発を自社ですぐに実現するのは至難の業。ノウハウのあるプロに依頼するのがベストおすすめです。「どのシステム開発会社に依頼するべきなの？」とお悩みの場合には、お気軽に「アイミツ」にお問い合わせください。ご要望にあう会社をピックアップ「無料」でご紹介いたします。

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