販売管理はエクセルでできる？課題やシステム導入のメリットを解説【2024年最新版】

販売管理にエクセルを使っている企業は多いでしょう。しかし、業務効率化のためにはエクセルを販売管理システムに置き換えるのがおすすめです。
この記事では、営業・バックオフィスなど、さまざまな分野の発注先を比較検討できる「アイミツ」が、販売管理システムを導入することで解決できる課題や、システム開発がおすすめの理由を解説します。

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エクセルで顧客管理を行う場合、顧客管理表や売上管理表（仕入れ台帳）などを作成するのがおすすめです。
顧客管理に必要な表のフォーマットは自作でもテンプレートを使用しても構いません。自作の場合、計算式のミスに注意が必要です。テンプレートを使用する場合、必要に応じて項目名を変更するなど自社で使用しやすいようにカスタマイズするとよいでしょう。また、誤って計算式を消してしまうトラブルを防ぐために、セルの保護機能を使うと便利です。フォーマットは一度作成すれば、月や年度が変わってもコピーして使い続けられるため業務効率化につながるでしょう。

エクセルは便利ですが顧客管理専用のソフトウェアではないため、できることに限りがあります。続いては、エクセルによる顧客管理の課題を3つ解説します。大きなミスやトラブルにつながるリスクもあるため、注意しましょう。

エクセルを利用して顧客管理を行う場合、リアルタイムにデータを管理できないという課題があります。担当者一人ひとりがパソコン上で顧客データを管理している場合、全員が確認するエクセルファイルに手作業で転記しなければなりません。
エクセルには複数人が同時に編集できる共有の機能もありますが、必ずしもリアルタイムで変更を反映するものではない点に注意しましょう。複数人が同時に同じセルを編集してしまい、上書きされるトラブルが起こることもあります。

エクセルによる管理方法を採用する場合、業務の属人化が進んでしまうのも課題です。エクセルで顧客管理を行うには、VLOOKUP関数・IF関数をはじめとする関数の知識が求められます。
その結果、関数に詳しい社員でなければ管理表を使いこなせなかったり、トラブルに対応できなかったりするかもしれません。管理業務が属人化すると、社員の異動や退職で業務に滞りが出る恐れもあるでしょう。解決策としてマニュアルを作成したり、ほかの社員にもエクセル関数を教えたりする方法もありますが、手間や時間がかかってしまいます。

顧客管理にエクセルを使用する場合、人的ミスが起こりやすい点に注意が必要です。エクセルは手入力が中心のため、特に多くのデータを一度に登録するようなシーンではミスが起こりやすいでしょう。
エクセルで作成したデータを見積書や請求書作成時に参考にする場合、エクセルに入力ミスがあると取引先も巻き込む大きなトラブルに発展しかねません。
また、請求書作成や会計処理の際に入力ミスを発見した場合、どこにミスがあるのかを探して修正する手間が発生します。なお、ミスを減らす方法としてダブルチェックは有効ですが、同じく時間や手間がかかるでしょう。

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エクセルを使うことによって生まれる課題を解決してくれるのが、販売管理システムです。ここでは、販売管理システムを導入するメリットを3つ紹介します。

販売管理システムを使うと業務の進捗管理、見積書や請求書発行などが半自動化され便利です。一度データを入力しておけば、情報の確認や共有もスムーズになるため業務の効率化につながります。
また、エクセルを使って手作業で管理するのとは違い人的ミスを減らせるため、確認作業にかかる時間や人員のコストも削減できるでしょう。販売管理の方法をエクセルからシステムに置き換えることで、さらに業務を効率化できます。

販売管理システムの導入によるメリットとして、データを一元管理できるためスムーズな経営判断が可能です。販売管理システムに入力されたデータは、販売部門だけでなくマネージャーや経営層もリアルタイムで確認できます。
従来は、在庫や受注データなどの報告を現場から受けるまでにタイムラグがありました。しかし、販売管理システムがあれば、最新の情報をもとに素早い経営判断ができるでしょう。

最近は使いやすいクラウド型の販売管理システムが増えており、導入のハードルは下がっています。クラウド型とは、インターネットを使ってサービスを提供する方法です。インターネットにつながる環境であればどこでも使える上、社内にシステムを構築するオンプレミス型よりも初期費用が抑えられるでしょう。
クラウド型であれば、タブレットやスマートフォンからも販売管理システムにアクセスできるため、多数の店舗を展開している業態でも導入しやすいです。

販売管理システムには、主要な機能をあらかじめまとめたパッケージタイプの製品もあります。しかし、部署によって主に使う機能や求める機能が異なるため、システム開発会社に開発を依頼するのもおすすめです。
販売管理システムを1から開発する場合は、独自の商慣習をシステムに取り入れたり、見積書や請求書などの帳票類を既存のフォーマットに合わせたりすることもできます。

つづいては、システム開発を外注した際にかかる費用相場をご紹介します。

システム開発の費用相場をご紹介しました。より正確な費用を知りたい方は料金シミュレーターをご利用ください。

販売管理にエクセルを使う場合、リアルタイムでのデータ共有ができない、人的ミスが起こりやすいなどの課題があるでしょう。これらの課題解決には、販売管理システムの導入がおすすめです。
自社にノウハウがなくとも、販売管理システムの開発経験が豊富なシステム開発会社であれば、安心して依頼できるでしょう。アイミツではご要望を伺った上で、条件に合うシステム開発会社を無料で複数社ご紹介可能です。システム開発会社選びでお困りの方は、お気軽にご相談ください。

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