要件定義とは？進め方や作成のポイントについて例を交えて紹介【2024年最新版】

ITシステムを開発する上で、まず最初に行わなければならないのが要件定義と呼ばれる作業です。システム開発はただシステムを構築するだけというわけではなく、事前にどんなシステムを組み上げるのか、どんな機能を必要とするのかを丁寧にまとめた上で、ようやくシステムの開発に着手することができます。また、要件定義は開発者の関与はもちろん、開発を依頼する企業も積極的に関わらなければ理想のシステムを構築することはできません。この記事では、そんな要件定義の役割や進め方、そして作成時に意識したいポイントについて、解説します。

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システム開発における要件定義とは、業務のなにをシステムに組み込むのかということをあらかじめ決めておくための作業です。何を作るにしても、初めは設計図を描く必要がありますが、要件定義はそんな設計図を書くためのさらに前のプロセスといえます。どんな機能をシステムに盛り込むのかなどをここで確定させるため、システム開発の工数全体のおよそ20％を占めると言われるほど重要な役割を担います。

システム開発は大きく分けて以下の2つの段階に分け進めていきます。

①上流工程
②下流工程

上流工程では要件定義からシステムの設計、下流工程ではプログラミングやテストといった作業が発生します。要件定義は上流工程に含まれますが、上流工程の中でも最上流に位置するプロセスです。
というのも、要件定義がなければシステムに必要な機能がわからず、どんなプログラミングが発生するのか、開発にどれくらいの時間がかかるのかといった、基本的な技術やスケジュールも把握できないためです。

要件定義を丁寧に実行しないと、システム開発全体の失敗や、スケジュールの遅れ、納品物のクオリティ低下につながる恐れがあります。独立行政法人情報処理推進機構（IPA）の調査によると、システム開発プロジェクトの失敗や遅延の要因の5割は要件定義の不備にあるとされており、定義づけが曖昧なせいで仕様変更や手戻りが数多く発生していることがわかっています。

手戻りが発生した際のコストも無視できないもので、出荷後の手戻りとなれば設計時の250倍の手戻りコストが生まれます。こういったトラブルを回避するためには、十分な時間と人手を使って、丁寧な要件定義が必要です。

※出典：IPA「「ユーザのための要件定義ガイド~ 要求を明確にするための勘どころ ~」のご紹介」p.6~7
https://www.ipa.go.jp/sec/old/users/events/events_tokyo_20170310-2.pdf

要件定義と似たような言葉として、要求定義と呼ばれるものがあります。端的に言うと、要求定義は要件定義よりも解像度の低い要求をまとめたものです。要件定義は、どんなシステムを開発することで目的を達成するのか？という「What」の部分を具体的にする過程です。そのため、具体的に実装したい機能などを丁寧にまとめ、仕様に漏れがないよう開発者に促します。

一方、要求定義はより広範な問いである「そもそもなぜシステムを開発するのか」という「Why」に答えるための定義づけです。システムのゴール地点やクライアントのニーズをまとめ、首尾一貫したシステム開発を実現します。

ここでは、要件定義の具体的な進め方について解説します。要件定義のプロセスは大きく分けて、以下の手順で進めます。

1.課題とゴールの明確化
2.システム全体の構成要素を把握
3.業務プロセスの整理
4.機能要件を定義
5.非機能要件を定義
6.予算・リソース・スケジュールなどを定義
7.要件定義書を作成

要件定義においてまず必要なのが、課題とゴールの明確化です。そもそもなぜシステムが必要なのか、という大きなニーズを要求定義することで、要件定義においてまとめるべき機能などを絞っていくことができます。システム開発によって解決したい課題、達成したいゴールを具体的にし、そのために必要な機能は何か？ということを洗い出します。

課題とゴールを明らかにした後は、システム全体の構成要素をまとめます。システムの中身を紐解いてみると、実際には複数の要素が正しく組み合わさることでその役割を果たすことができるよう設計されています。

またシステムによって構成している要素も異なり、PCやウェブサーバーなど、どんな要素が必要になってくるかを明らかにしなければなりません。具体的なハードウェアの要件が固まっていない、あるいは必要要件から漏れてしまうと、後の段階で手戻りが必要になったり、要件外の仕様として別途開発費用が発生する場合もあります。重要な工程ですので時間をかけ、丁寧に確認を行いましょう。

具体的なシステムの機能を明らかにするためには、まず現在の業務プロセスを整理するところから始める必要があります。業務プロセスが明らかでないと、どの業務のどんな場面でシステムが活躍するのか、どんな手続きの問題を解消したいのか、ということがわからず、システムが出来上がってから機能に不備があったり、システムが不便に感じたりするケースに発展するためです。

業務プロセスを明確にする際には、実際に図に書き起こして把握することが大切です。業務フロー図を描くことで、感覚的に業務の流れを共有できます。

業務プロセスが明らかになったあとは、具体的な機能要件を定義します。事前に作成しておいた業務フローを参考にしながら、課題を解消するためにどんな機能を実装すれば良いのか、ということを開発者と話し合いながら決めます。どんな機能を備えるべきかだけでなく、ユーザーがどのようにシステムを利用するのかという、ユーザーインターフェースの部分にも具体的な要件を盛り込みます。システムとユーザーの関わり方の最善を丁寧に検討しながら、現場で活躍できるシステムを目指しましょう。

期間としては1週間から1ヶ月程度かけるべき工程です。

機能要件を定義づけるだけでなく、非機能要件も定義することを忘れないでおきましょう。非機能要件は、課題解決に直接的に関与するわけではないものの、システムにとっては必要な要件をまとめたものです。例えばセキュリティ対策やシステムの拡張性は、代表的な非機能要件として定義づけるべき要素です。非機能要件をまとめておくことで、システムの急なクラッシュを防ぐことができたり、サイバー攻撃のリスクを最小限に抑えたり、電源周りの問題の発生を回避したりできます。

実装したい要件がまとまった後は、予算・リソース・スケジュールなどを定義します。実際にシステム開発に必要なお金や期間、人手などは、開発を依頼する際には最も気になるポイントではあるものの、機能要件が固まらなければ具体的な数字を出すことはできません。クライアントの仕様によって、必要な要件や技術は大きく異なるので、最初から「これくらいの金額と期間です」とすることは難しいものです。役割分担の際には開発に携わるメンバーの具体的な業務内容まで定めておくと、トラブルを最小限に抑えられます。

ここまでで具体化した情報を、最後は要件定義書として一つにまとめて仕上げます。要件定義の情報を概要として見やすく整理するとともに、決定事項を各項目ごとにまとめることで、客観的な読みやすさを確保できます。また、現場の混乱を回避するのはもちろん、意思決定者へのスムーズな情報共有も促すことができます。要件定義書に記載される情報はなるべく具体的であることが望ましいですが、開発機関によっては十分な時間もないため、要点をまとめた簡潔な書類作成で済ませるケースもあります。作成にかける期間は、おおむね1週間前後です。

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要件定義書は誰もがわかるよう作成すべきですが、同時に簡潔にまとまっているかどうかも重要になります。簡潔に情報を伝える上では専門用語を使うこともありますが、覚えておきたいのは以下の2つの用語です。

・業務要件
・システム要件

業務要件は、システム導入で効率化したい業務の流れをまとめたものを指します。一方のシステム要件は、システム開発の方向性を確定したり、システムがどんな役割を果たすのかをまとめたりすることを指します。二つの用語の意味の違いを理解することで、要件定義所のかきやすさや読みやすさは変わってきます。

要件定義をまとめる際には、

・フレームワークやツールを活用
・役割分担を明確に決める
・成果物に対する認識を共有する
・ミーティングの適切な回数を決める

といったポイントを押さえて業務を進めることが大切です。漫然と取り組むのではなく、すでにシステム開発は始まっていると考えて取り組みましょう。

 近年ではシステム開発の需要が高まっていることから、要件定義をサポートするフレームワークやツールも充実してきました。活用したいものとしては、

・EA
・5W2H

などが挙げられます。EAは専門家がまとめた、新製品やサービスを開発するだけでなく、展開するまでの構想やサービスそのものの構造に至るまでの設計図のようなものです。担当者との合意形成や作業の指示書として活躍します。5W2Hは、よく知られた5W1Hにもう一つのH（how much）を加えたものです。必要な要件を5W1Hでまとめるだけでなく、予算の問題にも目を向けることで、現実的なシステム開発促します。

上でも少し触れていますが、要件定義に伴うリソースの確定や分配に伴い、開発に携わる人間の役割分担にも目を向ける必要があります。役割分担は、限りある予算や時間を有効に使うためには欠かせない取り組みであり、これを決めておくだけで大幅な業務効率化が見込めます。役割が定まっていないと誰が何をすれば良いのかがわからず、余計なトラブルの発生や業務の遅延を招くため、良いことはありません。役割を明らかにしておけば現場の混乱を回避し、一人一人が責任を持って各業務をこなしてくれるので、修正などが発生した場合も柔軟に対応できます。

実際のところ、会社や各プロジェクトにおいて求められている要件定義の内容にはギャップがあるため、絶対的な完成図のあり方はまちまちです。そのため、要件定義の際にはメンバー内で「どうすれば完成と言えるのか」ということをあらかじめ共有しておく必要があります。設計図面さえ仕上げればOKと考える人もいれば、モック（試作品）まで作ってしまう必要があると感じる人もいるため、実際のプロジェクトの難易度や目的を踏まえた上で、事前にゴール地点を定めておきましょう。これによってスケジュール感やクオリティのばらつきを抑えることができます。

チームでプロジェクトを進めていると必ず発生する、ミーティングの回数についても事前に決めておくべきでしょう。こまめなコミュニケーションはチームプレーのために不可欠ですが、だからと言って必ずミーティングを毎回しなければならない、ということはありません。あらかじめミーティングは週に1回、月に2回など決めておくことで、無駄のない業務遂行が実現します。また、状況によってはミーティングを開催している時間が惜しいほどスケジュールが押している場合もあるため、状況を見ながらその回数を見直しましょう。

つづいては、システム開発を外注した際にかかる費用相場をご紹介します。

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この記事では、要件定義の必要性や具体的な進め方について解説しました。要件定義はシステム開発において必ずと言っていいほど必要なプロセスで、開発に携わる人だけでなく、実際に現場でシステムを運用する人間の声や課題意識も丁寧に盛り込む必要があります。要件定義のポイントを押さえた上で、質の高い要件定義書を作成しましょう。

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