Access開発のメリット・デメリットを紹介【2024年最新版】

Microsoftが提供するデータベース管理ソフト「Access」。同じくMicrosoftが提供するExcelでも、データベースの管理ができますが、AccessはExcelより大量のデータを管理することが可能です。この記事では、Accessのメリットやデメリット、Accessを活用して業務システムを開発する方法などを詳しくお伝えします。

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Accessは、データベースを作成・管理できるソフトで、Microsoftが提供しています。データベースとは決まった形式で蓄積されたデータ群のことで、たとえば顧客情報を氏名や電話番号などで整理して表示できます。

Accessの1番の特徴は、データベースの作成・管理機能と開発環境、実行環境がパッケージになっている点です。データベースの作成からシステムの開発までを1つのAccessだけで完結できます。

またデータベースの作成・管理はExcelでも可能ですが、Excelはあくまで表計算ソフトで、扱えるデータ量はAccessに及びません。Accessは2GBまでのデータに対応しています。

システムを開発できるソフトは数多くリリースされています。そのなかで、Accessを使ってシステム開発することのメリットはどこにあるのでしょうか。

Accessを活用してシステムを開発することで、コストの削減が期待できるでしょう。それは、Accessにはさまざまなデータベースのフォーマットやテンプレートが用意されているからです。データベースを一から作成するのと比べると工数や開発人数を削減できます。結果的に開発コストの抑制につながります。

Microsoftが提供するAccessは、パソコンにMicrosoft Officeをインストールするだけで利用できます。利用するためにほかに必要なものはありません。

さらに、操作画面が分かりやすくシンプルな点も特徴的です。操作方法も簡単で学習難易度も比較的低く、初心者でも習得することは難しくありません。

Accessの最大データ容量は2GBと大きく、データベース処理のために開発されたソフトです。表計算ソフトのExcelと比べると、情報量が大きくても処理スピードが速いというメリットがあります。データ処理スピードの向上は、業務効率化の向上や生産性の向上にもつながるでしょう。

メリットの多いAccessですが、デメリットもなくはありません。次に、Accessでシステム開発することのデメリットを見ていきましょう。

直感的に操作できるのがAccessの良いところですが、運用となるとそうもいきません。単純に数字などを入力することは簡単ですが、新しくデータベースを構築するなど、長期的に運用していくには相応の知識やスキルが求められます。また、これまで運用していた社員が離職する場合、引き継ぎに時間と手間がかかる点も注意しましょう。

Accessを運用していくには専門的な知識やスキルが必要となるため、1人の担当者がすべての業務を担うことになってしまいがちです。また、多人数で同時に1つのデータベースを共有して利用する場合、動作が重くなってしまうため、最も知識を持っている人が作業することが多くなります。その結果、業務がブラックボックス化してしまう可能性もあるでしょう。

Accessで作成・管理できるデータベースの容量が、最大でも2GBなこともデメリットの1つとして挙げられます。2GBを超える容量のデータベースを管理する場合、ほかのソフトを利用する必要があります。Accessが大規模なシステム開発には向いていない点は、あらかじめ押さえておきましょう。

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Accessを活用してどのようなシステムが開発できるのでしょうか。開発の先行事例を見ていきましょう。

取引先が1社だけという会社は少数派で、多くの会社は複数の取引先と取引を行っています。取引先が複数になると、取引先情報と売り上げ情報を紐づけて管理することに多くの手間がかかります。Accessを活用すれば、取引先情報のデータベースと売り上げ情報を紐づけられるシステムを開発することが可能です。取引先ごとの売上金額を一目で把握することが可能になり、業務効率の向上や生産性の向上に大きく役立つでしょう。

見積書や請求書の作成業務の平準化が行われていない会社のなかには、担当者個人のパソコンのなかで見積書や請求書を管理しているという会社も少なくありません。Accessを活用して見積書や請求書をデータベース化するシステムを開発すれば、ほかの人が作成した見積書や請求書も閲覧できるようになり、これまで属人化していた見積書や請求書の作成業務を平準化することが可能です。また、よく使うフォーマットを登録しておくことも可能で、そのことにより業務効率も向上するでしょう。

従業員の勤怠管理を紙ベースで行っていたり、Excelで行っていたりという会社はまだまだ少なくありません。紙ベースやExcelでの勤怠管理では、従業員ごとの出社時間や退社時間、有給休暇の取得日数など多彩な情報を適切に管理することには膨大な手間と時間がかかってしまいます。さらに、転記ミスなどの人為的ミスをゼロにすることはできません。Accessを活用して勤怠管理をデータベースで管理すれば、管理コストは抑制でき、人為的ミスも防止できます。

Accessを活用すれば、顧客情報と予約状況を紐づけてデータベース上で管理するシステムも開発できます。予約状況を管理できるシステムを構築しておけば、予約状況を全従業員が一目で把握でき、予約時間の変更やキャンセルにも全員が対応できます。Accessでは、データを自動集計する画面を作成することもできるため、たとえば曜日ごとの予約状況や月単位での予約状況を一元管理することも可能です。

Accessを活用すれば、業務システムの開発を内製化することも可能です。とはいえ、システム開発の内製化のためには知識やスキルを持つ社員も不可欠です。さらに、開発には多くの時間が必要となります。

そのため、Accessでのシステム開発は外注することをおすすめします。Accessでのシステム開発を外注すれば、短期間に高品質なシステムが開発できます。

つづいては、システム開発を外注した際にかかる費用相場をご紹介します。

システム開発の費用相場をご紹介しました。より正確な費用を知りたい方は料金シミュレーターをご利用ください。

AccessはMicrosoftが提供するデータベース管理ソフトで、搭載する機能を活用して業務システムを開発することも可能です。Accessを活用しての業務システムの開発は自社だけで行うこともできますが、多くの時間と手間がかかってしまうため外注をおすすめします。

とはいえ、「どの会社に外注を依頼すれば良いか分からない」という方もいるでしょう。外注先選びに迷った方は、ぜひアイミツにご相談ください。

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