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動画制作の業務委託仕様書の作り方・必要な項目をわかりやすくご紹介!

動画制作の業務委託仕様書の作り方・必要な項目をわかりやすくご紹介!

動画制作では、最初に仕様書を作る必要があります。仕様書の内容によって作品の完成度が変わるため、高品質な動画を作成するには、しっかりとした仕様書が欠かせません。外注する場合はとくに重要です。

しかし、仕様書が大切と言われても「どのような内容にすれば良いかわからない」という方が大半でしょう。そこで本記事では、これから動画を制作する方に向けて、仕様書の作り方や必要な項目、作成のポイントなどについて詳しく解説していきます。

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動画制作の仕様書とは

ここからは動画制作の仕様書について解説していきます。まずは仕様書の役割、メリットについてです。

動画制作における仕様書の役割

動画制作の仕様書とは、動画の作成によって達成したい目的を明確にし、実際のイメージを言語化したものです。

動画を制作する際、多くの人は「何となくこんな感じの作品を作りたい」といった漠然としたイメージはすでに持っているはず。しかし、制作サイドからすると、クライアントの頭のなかのイメージが曖昧な状態だと、そもそもどのような動画を作るべきか、何をすべきかを明確にできません。

クライアントと制作者が正確な意思疎通を図るためには、想像を具体化して相手に伝えることが肝心です。そこで仕様書が必要となります。

動画制作の成否は、仕様書で7割が決まると言われるほど、動画制作のプロセスにおいては重要な存在です。また、仕様書の内容が充実しているほどに、実際の制作時でのやりとりもスムーズになります。

動画制作で仕様書を作成するメリット

動画制作において、仕様書を作る大きなメリットは次の2つです。

①動画制作の目的、やるべきことが明確になる
仕様書には動画制作の目的や、動画の内容に関するすべてを記載します。頭のなかにある豊富な構想は、実際に文書化ことが大切です。言語化するプロセスでアイデアは具現化していきます。動画制作の目的も、言葉にしなければ内容がぼやけてしまいますが、仕様書を作ればはっきりするでしょう。それだけ動画の方向性も定まりやすくなります。

②発注後のトラブルを減らせる
動画制作についての詳細を仕様書で明文化しておけば、曖昧な点を排除できるため、発注後のトラブルを減らせます。口頭のみのやり取りではイメージの違いによるズレが発生しやすく、納品後にトラブルが起きることもしばしば。また、問題が起こった際に言った言わないの水掛け論にもなりやすいため、仕様書の存在は非常に重要です。

動画制作の仕様書の書き方・必要な項目

ここからは、動画制作における仕様書の書き方や必要な項目について解説をしていきます。実際に仕様書を作る際は、次の内容を記載するようにしてください。

1.プロジェクトの概要

動画制作の仕様書ではまずプロジェクトの概要が必要です。以下の要素を盛り込むようにしてください。

・プロジェクト名
「採用動画」「プロモーション動画」「会社紹介」など、動画の内容がわかるタイトルにすると良いでしょう。

・動画制作の目的
仕様書のなかでもっとも重要なのは動画制作の目的です。何のために作るのかがはっきりしていないと、的外れな作品が出来上がってしまいます。プロモーション動画であれば「問い合わせ件数を増やしたい」、採用動画であれば「ターゲット層の応募を増やしたい」など、動画制作の動機や目的があるはずです。目的がはっきりすれば作品の方向性、テイストも自ずと決まってきます。

・動画制作にいたった背景、抱えている課題
仕様書では、制作にいたった背景や課題についても記します。これまでの問題点や、過去の失敗などがあればその点もクリアにしましょう。背景や課題がわかれば、制作会社も訴求ポイントを絞りやすくなるでしょう。

・目標数値(KPI)
目標数値も必須事項です。たとえば、プロモーション動画では公開後に「月間問い合わせ数を〇件にしたい」、採用動画なら「採用応募数〇件を目標とする」など定量的な指標があると、制作サイドも適切な戦略を立てやすくなります。

・掲載媒体
動画制作の仕様書には掲載媒体も記します。YouTubeやホームぺージ、イベント時のスクリーンなどさまざまな媒体がありますが、それぞれには適切な動画の長さがあるため要注意です。大きな画面で動画を再生する際は画像が荒くなりやすいため、より鮮明に映るよう解像度や撮影機材を変える必要もあるでしょう。

・公開日
仕様書には公開日も明記します。また、納品日についても記しておくと混乱がありません。会社説明会で使いたいなど、納品日を設定した理由も記載しておくと、作業に遅れがでないようスケジュールを立てやすくなります。

・予算
動画制作の中でも予算は重要なポイントです。予算は大体ではなく、ある程度厳密な数値を出すことが肝心。多少の幅はあっても問題ありませんが、幅がありすぎると制作サイドも提案に困ります。動画制作は希望内容によっては非常に高額になるため、予算の上限についてははっきりさせておくのが賢明です。

2.会社の概要

動画制作の仕様書では、会社の概要についても記します。内容は以下の通りです。

・事業内容
自社の事業内容について記載します。事業について理解してもらったうえで、動画の構成を決めてもらう必要があるため、とても重要な情報です。

・ターゲット層
動画のターゲット層について記載します。年代、性別、職業、居住地、収入、家族構成などを細かく意識するのがポイント。BtoC企業の場合は、この点を明確にする必要があります。ターゲット像がクリアになれば、それだけ動画の訴求ポイントも絞り込みやすくなるでしょう。

・自社の強み
自社の強みを明らかにすることで、より効果的にアピールできます。

・現状整理
自社に関連する現状を整理します。目標数値などもできるだけ具体的に示しましょう。

・ライバル企業
競合がいる場合はその企業の情報も記します。また、同業で目標となる企業を取り上げて、動画制作の指標にするのも良いでしょう。

3.動画の要件

動画制作の仕様書では要件についても記載します。動画の要件で記すべきことは次の内容です。

・動画に期待する効果
動画を制作することでどのよう効果に期待しているのかなどを記します。改めて書き出すことで、動画の訴求ポイントがクリアになります。

・動画の表現方法
動画の表現方法は大別すると実写とアニメーションの2通りがあります。実写のメリットは何と言ってもリアリティがあることです。現実世界の延長線上にあるため共感や信頼を得やすく、動画内容を自分のこととして受け止めてもらえるでしょう。半面、撮影に時間と手間がかかるのはデメリットです。一方のアニメーションでは撮影の手間を省けます。また、表現の幅が広いため、実写ではできないこともアニメーションなら可能です。親しみやすさを演出できるため、わかりやすく説明をするのにも適しています。サービス内容が変わっても修正が簡単な点もメリットです。デメリットは実写のようなリアリティがないことと、対象となるジャンルの幅が狭いことでしょう。

・動画の長さ
要件に記す動画の長さは大体で問題ありません。30秒以内、60秒以内など尺がわかれば、適切な掲載媒体の選定ができます。YouTubeでは尺を問いませんが、SNSなどでは長い動画は不向きです。また、動画が長くなるほど制作費用が高くなるため、予算の目途を立てるためにも大体の長さを決める必要があります。

・動画の素材
動画のなかで使う写真や音源などについて記載します。外注をする場合は自社側、制作会社側のどちらが素材を用意するのかも明確にしましょう。素材が有料の場合は料金も記します。

・掲載媒体
掲載媒体はYouTube、自社サイト、Instagram、Twitter、イベントの大型スクリーンなどさまざまです。動画制作の目的や尺など考慮したうえで、もっとも相性の良い媒体を選びましょう。

・ナレーションの有無
ナレーションが必要な場合は記載します。イメージしている声などがあればあわせて書きましょう。

・出演者
実写の動画制作で出演者が必要な場合は、キャスティングについても記載します。プロのタレントを起用する場合は費用がかかりますが、よりクオリティの高い作品に仕上がるでしょう。

・撮影場所
実写での動画制作は撮影場所も考慮する必要があります。撮影時間自体が短くても、撮影には機材セッティングの時間が必要です。ロケが2ヵ所以上になる場合は、移動時間も計算に入れるようにしてください。撮影を1日で終わらせる予定でいても、移動距離が離れている場合は2日以上の日程を要することもあります。また、野外の撮影は天候に左右されるため、雨天時のスケジューリングについても想定しておくことが必要です。

・納品形式
動画の納品形式についても記します。MP4、MOV、DVDなど、すでに決まっている場合は希望を書いておきましょう。とくに決まっていない場合は「ホームぺージに載せたい」「YouTubeで配信したい」など媒体の記載のみでも問題ありません。

・参考動画
最後に参考動画があればURLを記載します。百聞は一見に如かずで、制作側も参考動画を見ればイメージをつかみやすくなるでしょう。ただし、動画制作は予算によってできることが大幅に変わります。数百万円の製作費がかかっている動画と同じものを数十万円で作ることは困難です。日頃メディアで目にする動画の大半は多額の予算を投入していると心得て、自社の予算の範囲でできることとは別物であり、あくまでも参考だと承知しておくことも必要です。

4.制作会社に提案してほしい内容

動画制作を制作会社に外注する場合は、仕様書に提案して欲しい内容も記載します。どのようなことを提案して欲しいのかが明確なら、制作会社側も回答しやすいでしょう。以下の5つの点を押さえておいてください。

・スケジュール
動画制作の全体の流れ、企画、撮影、編集、MAなど各工程の所用時間を書いてもらいます。アニメーション動画の場合は撮影の代わりに素材制作、編集の代わりにアニメーション制作が必要となります。また、各工程で担当者がどのような対応をすべきかも明記しておくと漏れを防げるでしょう。納期以外に工程ごとの期間を細かく定めておくことで動画制作がより計画的になります。

・見積もり
動画制作では制作工程ごとの見積もりを出してもらいましょう。動画制作にかかる費用はわかりにくいため、全体で〇円といったどんぶり勘定の見積もりには要注意です。動画制作の費用はおおまかに分けて企画費用、人件費、諸経費(機材・素材・撮影場所代)などです。見積もりを正確に出してもらうには仕様書が丁寧に仕上がっていることが肝心。どのような動画をどれくらいの期間で仕上げるか、詳細がわかるほど見積もりを出しやすくなります。

・企画案
動画の希望を伝えたら、企画案の提案です。企画の良し悪しは、動画の内容もさることながら、自社の目的を達成できるかどうかにかかっています。動画制作の目的を達成できる内容であれば採用です。

・絵コンテ
絵コンテとは動画制作のための設計図で、シナリオをもとにイラストで演者・キャラクターの動き、セリフ、ナレーションなどを記載します。絵コンテは動画制作の指示書でもあり、動画制作の要です。絵コンテを作ることで動画の鍵となる重要部分の確認もとれます。依頼者と制作会社側で十分な意思疎通を図るためにも、絵コンテによる提案を受けるようにしてください。ただし、絵コンテが有料になるケースもあるため、費用については事前の確認が必要です。

・担当者について
動画制作では各工程ごとで誰がどうのような対応をするのか、担当者についても明記してもらいます。とくに映像制作スタッフと担当窓口が異なることもあるため、クライアントへの応対については確認が必要です。

5.進め方

動画制作の提案書を受け取ったら、実際の制作の進め方についても話し合いが必要です。対面が難しければリモート会議でも良いでしょう。

書面だけでもある程度の情報は得られますが、顔を突き合わせて話をした方が具体的になります。わからないことや不明点についてその場で聞けるため、行き違いを防ぐのにも有効です。また、動画制作は制作会社との二人三脚で進めるもの。ディレクターや担当者との相性も大切です。相手の人となりを確認する意味でも、できるだけ対面でコミュニケーションを取るようにしましょう。

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仕様書の種類

ここからは仕様書の種類についてご紹介します。動画の目的や媒体によって仕様書は異なりますが、ここではプロモーションビデオ、観光プロモーション、YouTubeの仕様書例を見ていきましょう。

プロモーションビデオ

プロモーションビデオの仕様書では次にあげる項目を入れましょう。

・動画制作の目的
・業務委託名
・動画のコンセプト
・業務内容
・業務期間
・データの保護・著作権について
・その他必要事項
・担当者情報


上記、業務の目的については動画制作の目的、その背景・課題などを記します。業務内容については企画・構成、撮影、編集、制作本数及び再生時間、納品形式、修正対応について記載。データ保護・著作権については秘密保持契約、複写・第三者提供の禁止、著作権の帰属、紛争処理、映像編集の権利についても明記します。動画制作では著作権がとくに問題となるため、不要なトラブルを避けるためにも法律上の要件をしっかり詰めておきましょう。

観光プロモーション

観光プロモーションの仕様書は以下の項目を満たすようにしてください。

・業務名
・動画の内容
・制作期間
・著作権
・その他


観光プロモーションにおける動画の内容は誘客につながるような構成であることが求められます。必要に応じて外国語の翻訳も必要になるため、対応言語についても明記してください。また、納品方法、動画の本数・尺についても記載します。

観光プロモーション動画とあわせてリーフレットやチラシなど、紙媒体での宣伝物もワンストップで依頼する場合は、発行部数、内容、期限なども一緒に記載します。

YouTube

YouTubeの仕様書では運用面も含めて、以下の項目を満たすようにしてください。  

・業務名
・動画の目的
・業務内容
・制作期間
・仕様(YouTube運用・広告運用)
・成果指標(KPI)
・著作権
・費用


YouTubeの仕様書で鍵となるのは上記「仕様」の部分です。YouTube運用では制作する動画本数、オーディエンスへの返信の有無、翻訳言語、更新作業などについて明記します。また、広告運用についてはターゲット層、ターゲットとする国、広告種別の提案、バナー制作などについても記載してください。

わかりやすい・わかりにくい仕様書の特徴

仕様書を作る際はわかりやすい内容にする必要があります。以下からはわかりやすい仕様書とわかりにくい仕様書の特徴を確認していきましょう。

わかりやすい仕様書の特徴

わかりやすい仕様書は制作者にとってありがたく、業務遂行もスムーズになります。わかりやすい仕様書の特徴は以下の通りです。

・図のイメージがある
図による説明がある仕様書はわかりやすいでしょう。動画の特質上、ビジュアルに成否がかかっているため、限りなくイメージに近いものができればベストです。しかし、ビジュアルのイメージはあくまでも主観的なもので、口頭で伝えても相手にはまったく異なるイメージを持たれてしまうことも珍しくありません。仕様書では動画の内容・イメージを言語に落としてわかりやすく説明することが大切ですが、図のイメージで伝えればより的確に伝わります。

・詳細について説明がある
図のイメージとともに、動画の内容について詳細まで説明を尽くすことが大切です。曖昧な部分がないほど、イメージに近い動画が完成します。制作途中では決まっていないことも多いかもしれませんが、可能な限り詳細まで落とし込んでいくと、動画作成時のコミュニケーションコストも削減できるでしょう。

・目的・目標がはっきりしている
動画制作では目的・目標がはっきりしていると制作サイドも提案を出しやすくなります。目標については可能な限り定量化して示すようにしてください。

わかりにくい仕様書の特徴

わかりにくい仕様書は制作サイドが混乱するだけでなく、イメージとかけ離れた作品になる恐れがあります。

・図やビジュアルがない
わかりやすい仕様書とは反対に、図やビジュアルがない仕様書は正確なイメージを共有できない恐れがあります。言葉を尽くしてもビジュアルに対してのイメージは人それぞれ。図やビジュアルでイメージを共有しないと想定外の結果になることもあるでしょう。制作前に視覚的な部分での認識に違いがあると、納品後のトラブルに発展する恐れもあります。不要なトラブルを防ぐためにも、仕様書では積極的に図やビジュアルを活用してイメージを共有しておきましょう。

・大まかな内容しか書かれていない 
大まかな内容しか書かれていない仕様書も制作者を困らせます。不確定要素があるほど、後々齟齬が生じやすいもの。また、制作時にも不明点を都度確認しなければならず、コミュニケーションコストが増大します。最終的な品質にも影響するため、できるだけ詳細まで記しておくことが大事です。

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仕様書の作成で失敗しないためのポイント

動画制作の仕様書では、以下のポイントに注意しましょう。

・しっかり情報を伝える
動画制作において仕様書を作る際は、制作サイドにしっかりと情報を伝えることが大切です。内容が曖昧だとイメージが具体化できないため、汎用性のある納品物になりやすいでしょう。どこかで見たような平凡な内容はインパクトが薄く、思ったような効果を得られないこともあります。また、それ以前に仕様書の中身が薄いと熱意が伝わらず、結果として盛り上がりにかける動画になる恐れもあるでしょう。

・わからないことは制作会社に聞く
仕様書を作る際に不明点があれば遠慮なく制作会社に質問しましょう。制作会社も積極的に質問をされれば、適切にフォローしやすくなります。わからないことを曖昧にして仕様書を作るのは百害あって一利なしで、本来必要な対応をしてもらえなくなる恐れもあるでしょう。良い提案を引き出すためにも、知識レベルに関わらず動画制作にかける熱意を伝えていくことが大切です。

・動画の内容をできるだけ言語化する
仕様書を作成する際は、動画の内容をできるだけ言語化してください。制作者ができるだけ具体的にイメージできるよう、言葉に落とし込むことで完成度の高い動画に仕上がります。

仕様書の目次サンプル

最後に動画制作における仕様書の目次例を紹介します。

【プロジェクト概要】
1-1プロジェクト名
1-2 業務委託名
1-3 動画制作の目的
1-4 KPI(目標数値)
1-5 動画制作の背景・目的
1-6 掲載媒体
1-7 公開日
1-8 動画制作にかかる予算

【事業概要】
2-1 事業概要
2-2 事業内容
2-3 ターゲット層
2-4 自社の強み
2-5 現状整理
2-6 競合

【動画の要件】
3-1 動画に期待する効果
3-2 動画の表現方法
3-3 動画の長さ
3-4 動画の素材
3-5 掲載媒体
3-6 ナレーションの有無
3-7 出演者
3-8 撮影場所
3-9 納品形式
3-10 参考動画

【ご提案いただきたい内容】
4-1 スケジュール
4-2 見積もり
4-3 企画案
4-4 絵コンテ

【法務要件】
5-1 著作権の帰属
5-2 第三者への提供
5-3 複写・複製の禁止
5-4 映像編集の権利について

【提案の進め方】

以上の内容を中心にまとめます。
媒体や制作する動画によって目次が変わるため、内容に応じた構成にしてください。

まとめ

動画制作を外注する際は、仕様書をしっかりと作り込むことが大切です。詳細までイメージして言語化することで、制作サイドからもより良い提案を受けられます。また、制作進行中のコミュニケーションコストも削減できるでしょう。さらに、イメージの違いによる認識の相違もなくなり、不要なトラブルを避けられます。仕様書の完成度を高めることが動画制作の成功につながるため、実際の動画制作の際はぜひ参考にしてみてください。

動画制作の外注を検討している方は、ぜひアイミツまでお問い合わせください。ご要望をヒアリングしたうえで、希望条件に沿った候補を無料でご紹介いたします。

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著者

imitsu編集部

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