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2020年版!ビジネスで役立つ仕事効率化 アプリ20選【無料】

さまざまなアプリ機能を手に抱える人

働き方改革が叫ばれる昨今、あらゆる業界において業務効率化は大きな課題となっています。
人の手による作業効率アップや、業務フローの見直しによる対策だけでは限界があり、期待したほどの成果が得られないケースも多く見受けられます。
そこで重要となるのが、スマートフォンやタブレット、パソコンなどを使ったITの力による業務効率化です。なかでも大きな武器となるのが、スマートフォン向けのビジネス用アプリの存在。一口にビジネス用アプリといってもさまざまな種類があり、用途も異なります。
今回は、ビジネスに役立つ仕事効率化アプリをジャンル別に分け、厳選した20のアプリをご紹介します。現在仕事を進めているなかでどのような課題があるのかを念頭に置きながら、実務に役立ちそうなアプリを試してみてください。

目次

ビジネスアプリを活用して仕事を効率化しよう!

ビジネスに活用できるアプリはさまざまな種類がありますが、共通しているのが、今の業務を効率化できる、よりよい仕事ができるというものです。たとえば、これまで紙ベースの仕事が中心であったものが、データに置き換わることによって、必要な資料を素早く検索することが可能になります。また、パソコン以外にもスマートフォンで業務が可能なアプリを導入することで、外出先でも細かなタスクを終わらせることも可能になるでしょう。
このように、ビジネス用アプリは使い方次第で、働き方改革の本質である業務効率化に大きく貢献することができます。

【無料】ビジネスで役立つ便利なアプリ17カテゴリ20選

それでは早速、ビジネスに役立つ無料アプリを具体的にご紹介していきましょう。
今回は17のジャンル別に、20の無料ビジネスアプリを厳選してご紹介します。
※iOS向けのリンクを貼っていますが、Androidにも対応しているアプリも多くありますので、各自ご確認ください。

1.連絡帳(アドレス帳)

連絡先SS

連絡先SS
出典連絡先SS

ビジネスに欠かせない連絡先を管理する電話帳アプリ。会社の同僚や上司、取引先、顧客など、さまざまな人の連絡先を管理しなければなりません。プライベートではLINEなどのチャットアプリを利用していても、仕事上では電話やメールがベースとなっている方も多いのではないでしょうか。連絡先のグループ分けがされていないと、送信先を見つけるのに多くの時間を要してしまう、重要なメールの宛先を誤ってしまうなど、最悪の場合トラブルに発展してしまうことも考えられます。
「連絡先SS」を使えば、グループ作成や編集もドラッグ&ドロップなど簡単な操作で実行できます。グループアイコンも60種類×2パターンを設定でき、グループ単位でメールやMMSなども一斉送信が可能。まさにビジネス用のスマートフォンアプリとして、欠かせない存在と言えるでしょう。有料版になるとグループ単位だけではなく、個別の連絡先を選択して一斉送信も可能になります。

2.Microsoft Office系

2-1.Microsoft Excel

パソコン用アプリケーションとしておなじみのMicrosoft Excelの、公式スマホ用アプリ。メールに添付されてきたファイルを見たり、簡単な編集を行う際に欠かせないビジネス用アプリのひとつです。グラフや図形、条件付き書式や関数など、あらゆる表示がパソコン用Excelとほとんど変わらない操作感で利用でき、外出先でも素早く内容を把握することができます。
パソコンと違いスマホの小さな画面で開くため、一から複雑な表計算やグラフを作ることには適していないかもしれません。しかしパソコン同様の編集ができるよう工夫されているため、移動中などでもすぐにシートを確認できる、Excelユーザーにとって便利なビジネス用アプリと言えます。

2-2.Microsoft Word

Excelとならんでビジネスで多く使われているツールのひとつ、Microsoft Wordのスマホ版アプリ。取引先への挨拶状など、さまざまな文書を作成する際に重宝するWordですが、使用するフォントによっては体裁が崩れたり文字化けを起こし、正確に読み取れないことも少なくありません。スマホ用アプリのWordはパソコン用のアプリケーションと変わらない操作感であり、もちろん使用フォントや図形などもそのまま表示されます。
外出先で簡単な編集を行ったり、先方から添付されてきたデータをすぐにその場で確認できるため、ビジネスのスピード感が格段にアップすることでしょう。クラウドでファイルを共有することもできるため、スマホ以外にもタブレットやパソコンからもアクセス可能になります。

2-3.Microsoft Office Lens PDF Scan

紙で配布された資料をPDF化してデータとして残しておきたいとき、これまではスキャナーで取り込んでPDFファイルに変換していた方も多いことでしょう。しかし、現在は「Microsoft Office Lens」アプリを使用して手軽にPDFデータ化することができます。使い方は非常に簡単で、PDF化したい書類をカメラで撮影するだけ。撮影位置がずれて斜めになってしまった場合でも、自動的に補正してくれる機能も搭載。JPGデータではなく、PDFデータに自動的に変換されて保存が可能です。さらにトリミングによって、PDF化したい範囲を個別に指定することもできます。
さらに便利な機能としては、取り込んだデータは文字認識もされるため、PDFデータ内の文言を検索することが可能なところ。打ち合わせで使ったホワイトボードのメモを関係者で共有する際など、幅広く活用できるビジネスアプリです。

3.インターネット上にデータ保存できる

Dropbox

Dropbox
出典Dropbox

仕事の資料に使用するための写真をスマホで撮影し、パソコンに取り込む際に面倒に感じることはないでしょうか。Dropboxを使用すれば、そのようなデータ移行も手間に感じることがありません。有名なクラウドサービスのためプライベートで利用している方も多いと思いますが、ビジネスという用途で考えると働き方改革に欠かせないツールとして活躍してくれます。
たとえば、ExcelやWordなどのアプリケーションをオンライン上で共同編集も可能。Skypeなどのコミュニケーションツールと併用することで、まるで同じ空間にいながら作業しているかのような環境を、整えることができます。他にもメールでは添付できない画像ファイルや動画データなどの大容量データも、Dropboxを利用することにより素早く共有できるメリットがあります。

4.画像加工・共有

Skitch

Skitch
出典Skitch

スマホで撮影した写真に、テキストや図形を追加して編集したい場合に役立つのがSkitchアプリ。仕事で何か指示を与える場合、言葉だけでは伝わらないことも少なくありません。そのようなときは、写真やイラスト、図形などで直感的に表すことで、スムーズにコミュニケーションが取れることも多いでしょう。
Skitchは、写真だけではなくwebページやPDFファイルなどのデータにも自由に編集が加えられ、ビジネスにおいて的確な指示を与えることに役立つツールです。対面で仕事をする際、紙に印刷された資料にメモを書き残す場面も多いと思いますが、まさにそのようなことをスマホで実現できるのが、Skitchアプリです。

5.情報整理

Evernote

Evernote
出典Evernote

スマートフォンにメモを残す習慣がある方は、多くいらっしゃるでしょう。しかし、せっかく残したメモのデータも会社のパソコンでは同期されず、結局メールでメモを送り直さなければならないという手間がかかってしまいます。
Evernoteというビジネスアプリ使用すると、スマホでメモを残した後、Evernoteにログインすることでいつでもオンラインで確認することが可能。テキストデータはもちろんですが、イラストや音声データもメモとして共有できます。その日のタスクを書き起こしたり、アイデアを残しておく際にも活用できるでしょう。Evernoteは使い方次第で、ビジネスの効率が飛躍的に向上するアプリといえます。

6.手書き書類のデータ化

Fine Scanner

Finescanner
出典Finescanner

PDF化したデータをテキストデータに変換する際、これまではパソコン用のアプリでなければ、変換は実行できませんでした。しかし、このFine Scannerを利用すれば、書籍や資料をその場でスマホのカメラで撮影し、PDFに変換したうえで文字認識を行い、テキストデータとして残しておくことが可能になります。日本語だけでなく世界193カ国の言語に対応。PDFファイルはもちろんですが、テキストデータやWord、Excelなど、あらゆるデータ形式に変換することができ、オフラインでもテキストを抽出することが可能です。
取引先との商談で使用した資料をその場で撮影し、データとしてメモ代わりに残しておいたり、書籍の重要な部分を撮影し、資料として保存しておく際などさまざまなシーンで活躍するビジネス用アプリです。

7.パスワード

1Password

1Password
出典1Password

SNS、ネットショッピング、クラウドサービスなど、あらゆる場面でパスワードが求められるようになりました。それぞれのサイトやサービスによってパスワード設定ポリシーも異なり、なかには自身の誕生日が使用できなかったり、大文字・小文字・記号を混ぜることなどが指定されていたりするケースも少なくありません。パスワードの管理が面倒に感じてしまい、複数のサイトで同じパスワードを使用しているケースも多いのではないでしょうか。
しかし、それはセキュリティ上決して好ましいとはいえません。そこでおすすめしたいのが、パスワード管理ツールである「1Password」。個別のサイトによって複雑なパスワードを管理でき、自分自身でそれぞれのサイトのパスワードを覚えておく必要もありません。よりセキュアな環境を実現したいのであれば、アプリケーションにパスワードを生成してもらうという方法もあります。セキュリティ管理が重要なビジネスの場面において、重宝するビジネスアプリです。

8.コミュニーケーションツール

Slack

Slack
出典Slack

社内のコミュニケーション手段として、メールや電話を利用している企業もまだまだ少なくありません。しかし、メールでコミュニケーションを取る際には、宛先を毎回呼び出し確認したり、形式的な挨拶から入るなど、メール1通送るのにも時間を取られてしまうというケースも、見受けられます。
Slackアプリは、プロジェクトや部署ごとにチャンネルとよばれるグループを作成し、気軽なコミュニケーションを実現。メールのように都度宛先を設定する必要もないため、誤送信のリスクも減らすことができます。また、チャット用のアプリケーションのため形式的な挨拶も不要で、LINEのような感覚で要件だけを簡潔に伝えることができます。無駄な時間を省くことができるため、ビジネスにおいては生産性の向上が期待できるでしょう。さらに有料版では、全メッセージ履歴を確認できるなど、より利便性が高まります。

9.名刺管理

Eight

Eight
出典Eight

ビジネスの世界にまだまだ欠かせない名刺。対面で会って名刺交換をした後、これまでは紙に印刷された名刺をファイリングして、物理的に保管しておくしか管理の方法が主流でした。しかし、このEightアプリが登場し、名刺管理の方法は一変しました。
Eightは名刺をスマホのカメラで撮影するだけで、社名や氏名、役職、連絡先などの情報を瞬時に正確にデータ化することができます。また、Eightを利用するユーザー同士がつながることで、役職の変更があった際にも通知が届きます。メッセージ機能も搭載し、昇進の挨拶などは手軽にメッセージでやり取りすることも可能。これまでのビジネスにおける名刺管理の常識を覆す、革新的なビジネス用アプリといえるでしょう。

10.記事保存

Pocket

Pocket
出典Pocket

通勤途中や昼休みの時間を使い、効率的にニュースなどを確認し情報収集をしている方も、多くいらっしゃることでしょう。しかし、長文のニュース記事は時間がなく、後で読もうと思っていてもリンク先を忘れてしまうケースも少なくありません。そこでおすすめなのが、Pocketアプリ。ニュース記事などのコンテンツを保存しておき、後で読む際にすぐに呼び出せるものです。
しかし、Pocketの秘密は単なる記事保存の機能だけではありません。広告などを除外し、記事本文のみを抽出して読み進めることができたり、オフラインでの保存、音声での読み上げ機能ができたりと、記事の読みやすさに徹底的にこだわった仕様となっています。ビジネスパーソンにとって情報収集は必要不可欠。効率的に最新の情報を得るためにも、Pocketは強い味方になってくれることでしょう。

11.ラジオ

radiko

radiko
出典radiko

通勤途中や出張に向かう道中、またはリフレッシュしたいときに、音楽などを聴いて過ごす方を多く見かけます。ご紹介するradikoは、ラジオの電波ではなく、インターネットを通じてラジオを聴くことのできるアプリ。新幹線や地下鉄など、ラジオの電波が届きづらい場所でもリアルタイムで民放ラジオを聴くことができ、手軽に情報収集が可能です。過去1週間以内に放送された番組であれば、聴き逃してもあとから聴けるのも嬉しいポイント。
災害時にもradikoを通して最新の情報を手に入れることができるため、普段ラジオを聴く習慣のない方であっても、radikoはインストールしておくと便利なビジネスアプリといえるでしょう。

12.ニュース

NewsPicks

NewsPicks
出典NewsPicks

かつてビジネスパーソンの多くは、通勤途中や始業前に新聞を読んで情報収集するのが当たり前でしたが、現在ではスマートフォンやパソコンを通してニュースに触れています。もちろん日経新聞などを読んでいるビジネスパーソンもまだまだ多いですが、最新情報を即座に入手できるインターネットメディアに、軸足が移行しつつあります。
そのなかで、経済関連に特化したニュースを専門に扱うメディアとして、注目されているのがNews Picks。世界90カ国以上から集まってくる、経済に関するニュースを厳選して届けてくれます。News Picksオリジナルの記事も毎日配信しており、既存のメディアでは扱わないような、専門性の高いニュースにも触れることができるのもポイントです。

13.クラウドファウンディング

Makuake

Makuake
出典Makuake

クラウドファンディングという言葉を、耳にしたことのある方も多いことでしょう。従来の資金調達方法とは異なり、アイデアを提示し、それに賛同する一般のユーザーから広く資金を募る方法で、ビジネス業界以外においても広く普及しつつある新しい仕組みです。
Makuakeは国内最大級のクラウドファンディングのプラットフォームで、まだ世の中に出回っていない新しいアイデアの製品やサービスに対して、誰もが資金を提供することを可能にしています。資金を提供してくれたユーザーには、いち早く商品やサービスが提供されるなどの特典があることも。サイバーエージェントグループである特徴を活かし、多くの企業や個人の資金調達を成功に導いています。いますぐに興味がないビジネスパーソンにとっても、仕事上のアイデアやヒントにつながったり、業界の最新動向を探る一助になるのではないでしょうか。

14.Google系

14-1.Google スプレッドシート

今やExcelに肩を並べるほど、ビジネス業界ではメジャーな存在になったGoogleスプレッドシート。オンラインで共有して編集ができる表計算ソフトとして、欠かせないビジネスツールのひとつです。Excelのような関数やグラフ、表なども簡単に作成可能。グループ内のメンバーが個別にファイルを持たなくても、同じシートに同時に編集を加えることができ、常に最新のデータが反映されます。
パソコンでスプレッドシートのデータを作成し、スマートフォンからその内容を確認したり、簡単な編集も実行可能。リモートワークにも欠かせないツールであるため、ますます導入が進んでいくことでしょう。また、従来のExcelファイルのように上書き保存などの作業も不要で、編集が加えられるたびに自動的に保存されるためデータ消失のリスクも少ないのもポイントです。

14-2.Google翻訳

グローバルなビジネス環境が進むなか、切っても切り離せないのが異なる言語による、コミュニケーションの壁です。しかし、そのような言葉の違いもテクノロジーの力によって乗り越えることが可能になりました。Google翻訳はテキストまたは音声による翻訳が可能で、5000文字までの長文翻訳にも対応。オンラインでは世界100カ国以上、オフラインでも55以上の言語の翻訳に対応し、いずれも無料で利用できます。
メールやチャットによるコミュニケーションにおいても、Google翻訳を活用することで瞬時に言葉の意味を把握することができるでしょう。社内で異言語コミュニケーションをとる機会が多い方、海外旅行や海外出張の多いビジネスパーソンはぜひインストールしておきたいアプリです。

15.ボイスレコーダー

ボイスレコーダー|録音アプリ

ビジネスの場面でメモ代わりに音声を録音する機会が多い方におすすめしたいのが、ボイスレコーダー録音アプリです。これはその名の通りスマホをボイスレコーダー代わりに利用できるアプリで、再生時間を遅くしたり速くしたり変更することも可能。iPhoneやAndroid端末の純正アプリよりも細かな設定ができるため、使い勝手の良いアプリとして人気です。
もちろんバックグラウンドでの録音・再生も可能で、録音データを聞きながらスマホでメモに書き起こす際にも便利。欲しい部分だけを保存したり、録音したデータをファイル化し、メールやクラウドにアップロードするなど、ビジネスにおける作業効率化に貢献するでしょう。

16.見積・納品・請求書作成

MISOCA

MISOCA
出典MISOCA

見積書や請求書、納品書の送付といった事務手続きは煩雑で、できるだけ効率化したいものです。また、書面で郵送する際の時間もかかるため、いつの間にか数時間経過していたというケースも少なくありません。そのような煩雑な処理を効率化できるアプリが、スマホで請求書などの作成ができるMISOCAです。
10種類以上ある見積書や請求書、納品書のテンプレートからフォーマットを選択し、スマホ画面から必要項目を入力するだけですぐに発行可能。社名の他にオリジナルのロゴも挿入できます。作成した書類はPDFファイルとしてダウンロードもできますが、書面で送付しなければならない場合は、ワンクリックで送付代行も可能。MISOCAは面倒な書類作成と送付作業を一手に任せることができる便利なアプリです。特に、請求業務を効率化したい方や仕事でよく外出する方は重宝するでしょう。

17.時間管理ツール

TimeCrowd

TimeCrowd
出典TimeCrowd

所属している部署のメンバーの時間管理は、管理職の重要な業務のひとつです。しかし、それぞれのメンバーがどのような業務を行い、どの程度の工数がかかっているのかを、正確に把握することは簡単なことではありません。そこでTime Crowdというアプリを活用すると、タスクの洗い出しや時間の見える化に大きく貢献します。それぞれのメンバーがその日に作業すべきタスクをリスト化し、グループ内の誰もが確認できるようになります。管理職がメンバー一人ひとりの仕事状況を把握できることはもちろんですが、グループ内のメンバー同士がリアルタイムで何をやっているのかも把握できるので、チーム内全体の仕事効率化に役立つアプリといえるでしょう。

【まとめ】無料のビジネスアプリを導入して、メリットを感じたら有料版でさらなる仕事効率化の実現を!

今回はビジネスに役立つ便利なアプリを、ジャンル別に20種類ご紹介しました。
今回取り上げた以外にも、ビジネスに役立つアプリは多数提供されています。機能やユーザーインターフェースのデザイン、使い心地など、ユーザーによっても使いやすさは異なるもの。
自身に合ったビジネスアプリをうまく使い分け、今以上に仕事効率化に役立てていきましょう。
また、多くのビジネス向けアプリは無料で利用できますが、より高い利便性を求めるのであれば、有料版のアプリを導入することも選択肢のひとつです。
ビジネス向けアプリを利用するなかで、より多くの機能を使い仕事効率化に活かしたいと考える場合には有料版へのアップデートや、有料版の購入も含めて、いくつかのビジネスアプリを試してみるのもおすすめです。費用対効果の高い、お気に入りのビジネスアプリが見つかることでしょう。

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著者

imitsu編集部

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