企業が備品管理アプリを利用するメリットは？おすすめのアプリ3選も紹介【2024年最新版】

社内における細かな備品管理は、非常に煩雑な作業であり手間がかかります。そこで、役立つのが備品管理アプリです。しかし、複数あるアプリの中から、どれを選ぶべきか分からないという方も少なくありません。また、自社にマッチする備品管理アプリの開発を検討している企業もあるでしょう。今回は、備品管理アプリを使うメリットや選び方を解説するとともに、おすすめのアプリも紹介します。

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社内には細かな消耗品だけでなく椅子や机などの備品、機材までさまざまなアイテムがあります。いずれの備品も企業における資産であり、正確な数を把握しておかなければなりません。そのために実施するのが備品管理ですが、従来は手作業で行うケースが一般的であり、大変手間がかかっていました。
そこで、多くの企業が注目したのが備品管理アプリです。初期費用を抑えて導入できる上に、システムと同じような機能があるため、大変重宝されています。

備品管理アプリを導入すると、面倒な手作業から解放されるだけでなくさまざまなメリットが得られます。中でも、共有のしやすさや使い勝手は押さえておきたいポイントです。続いては、これらのメリットについて詳しく解説します。

従来の紙媒体を使った備品管理では、在庫状況を確認する作業もアナログになり非効率です。一方、備品管理アプリであれば備品の在庫状況がデータで管理され、スマホがあればすぐに確認できるため社内での共有がしやすくなります。リアルタイムで状況を把握でき、在庫切れで困るリスクも軽減できるでしょう。管理する社員はもちろん利用する社員にとっても、無駄に探し回る時間や労力を減らせるため、生産性アップにも繋がります。

備品管理に限らず、アプリの魅力は手軽さにあるでしょう。例えば棚卸し作業は、バーコードリーダーを使って簡単にできる上に正確性も上がります。また、台帳との照合も自動で行われるため、担当者の負担も軽減されるでしょう。また、日常的に使っているスマホで作業ができ、導入したばかりでも感覚を掴みやすい点もメリットです。そのほか、インターネット環境があれば場所や時間を選ばずに操作できるため、その都度オフィスに戻る必要がありません。

近年、アプリは多数リリースされており、備品管理アプリも例外ではありません。数ある備品管理アプリの中から自社にマッチするタイプを選ぶためには、ポイントを押さえることが大切です。続いては、備品管理アプリの選び方を解説します。

備品管理アプリには、棚卸しや台帳機能のほかにもさまざまな機能があります。しかし、サービスによって備わっている機能が異なるため注意が必要です。いざ使おうとしたら、必要な機能がなかったというケースも少なくありません。
こうしたトラブルを避けるためにも、なぜ導入したいのかを明確にしておきましょう。その上で、必要な機能が備わっているアプリを選ぶことが大切です。

いくら便利な機能が備わっていても、使い勝手が悪ければ作業効率が上がりません。あまりにも高機能で複雑なアプリを選ぶと、作業効率に影響が出るだけでなくコストもかさむ可能性があります。
備品管理アプリは一部の社員が使うものでなく、社内全体で活用するツールです。そのため、業務に馴染みやすく、誰でも使えるタイプを選ぶことが大切です。

備品管理アプリを導入する前に、予算を立てておくことも大切です。中には、無料で使えるものもありますが、機能が限られており効率的に使うためには有料タイプを選ぶ必要があります。ただし、登録アイテム数や機能が増えると高額になるケースもあるため、予算内で使えるかどうかを事前に確認してから導入することが大切です。

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続いては、数ある備品管理アプリの中から、おすすめしたい3つを紹介します。既存のアプリで対応したいと考えている方は、それぞれのアプリが持つ特徴や魅力を比較した上で検討してみてください。

「Convi.BASE」は、クラウドサービスを展開するネットレックスによって提供される備品管理アプリです。導入実績は900社以上で、非常に高い信頼を得ているアプリといえるでしょう。
特筆すべき点は登録可能な物品点数の多さです。基本的には無制限で登録できるため、物品数が多い企業に向いています。また、管理項目も自由に編集でき、自社で使いやすいように管理できる点も魅力です。そのほか、スマホで棚卸しができる機能やICタグにも対応しており、作業効率が上がります。

「Assetment Neo」は、資産管理を行うアセットメントによって提供される備品管理アプリです。什器や備品の管理に加えて、リース品の費用管理や貸出管理にも長けているため、幅広い業務に活用できます。
また、導入支援サービスも手がけており、業務内容をヒアリングした上でよりマッチした活用方法を提案してくれる点も魅力です。管理者や担当者向けの教育サポートも充実しているため、安心して使えるアプリといえるでしょう。

「kintone」は、グループウェアの開発を行うサイボウズが提供する備品管理アプリです。サイボウズでは、備品管理アプリ以外にも多数の業務効率化アプリを提供しており、バラバラになりやすい情報の一元管理に繋げています。備品管理アプリでは在庫数を自動で計算できるほか、グラフ化されるのも特徴です。直感的に在庫の状況把握ができるため、在庫切れになりにくいメリットがあります。30日間の無料お試しがあり、初めて「kintone」のアプリを活用する方にもおすすめです。

備品管理アプリには非常に便利な機能があり、業務効率化に一役買ってくれます。しかし「既存のアプリを試してみたけれど必要な機能がなかった」「自社の業務に合う特別な機能を組み込みたい」という場合もあるでしょう。
こうした場合は既存のアプリではなく、よりマッチしたオリジナルアプリを開発することもできます。費用はかかりますが、本当に必要な機能だけが備わったオリジナルアプリであれば、業務効率化や生産性アップにも直結するでしょう。

つづいては、アプリ開発を外注した際にかかる費用相場をご紹介します。

アプリ開発の費用相場をご紹介しました。より正確な費用を知りたい方は料金シミュレーターをご利用ください。

備品管理アプリは手軽に導入しやすく、煩雑な作業から解放される便利なツールです。既存のアプリでもある程度の機能があり、十分事足りるというケースも多いでしょう。しかし、より自社にマッチしたアプリを求めるのであれば、開発会社に依頼するのがおすすめです。自社にノウハウがなくても、備品管理アプリに精通した会社であれば安心して依頼できます。アイミツではご要望を伺った上で、条件に合うアプリ開発会社を無料で複数社ご紹介可能です。会社選びでお困りの方は、お気軽にご相談ください。  

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