会社設立に必要不可欠の定款とは｜定款の重要性や変更方法をご紹介【2024年最新版】

自社の定款に変更を加えたい際には、定款変更登記を行わなければなりません。しかし、そもそも定款の重要性を理解しきれていないという方や、変更方法をよくわかっていないという方も多いのではないでしょうか。
本記事では、定款とは何か？という概要を説明するとともに、定款に記載すべき事項や定款の保存期間、さらには変更や認証にかかる費用などをご紹介していきます。
「定款の内容変更について知っておきたい」「定款変更について司法書士に依頼する前に、ある程度概要を把握しておきたい」という方は、ぜひ参考になさってください。

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はじめに、そもそも定款とはどういったものなのかを改めて確認しておきましょう。定款とは、会社を経営していく上での規則を記した書面であり、株式会社とその株を所有する株主との契約についても記載されています。
会社を設立する際に作られる一番最初の定款は「原始定款」と呼ばれ、会社を設立したあとに定款に変更を加える場合には、株主総会にて内容の変更について決定されてから手続きを進めなければなりません。
組織活動における根本的な規則・ルールについて記載している書面であることから、「定款を変更することはほとんどないのでは？」と思われるかもしれませんが、商号変更や事業目的の変更などの際は定款変更が必要となるため、予想以上に変更するタイミングは多いでしょう。

定款とはすなわち会社における根本的なルールが記載されたものである、ということはわかりましたが、具体的にはどのような内容が記されているのでしょうか。定款には、以下の「絶対的記載事項」「相対的記載事項」「任意的記載事項」の3つに分けられて内容が記載されます。それぞれ詳しく見ていきましょう。

絶対的記載事項とは、定款を作成する上で欠かすことのできない事項のこと。以下の内容が記載されていない定款は、定款として認められません。

・会社名（商号）
会社名（商号）は、前株（株式会社◯◯）あるいは後株（◯◯株式会社）で表記します。また、外国語に関しても併記可能です。ほかの会社名と誤認させるような名前は使用できないほか、使用できる文字、記号なども制限があるため注意しましょう。

・本社の所在地
本社＝本店について記載する際には、都道府県市町村までしか記載しない場合、あるいは市町村まででなく番地まで記載する2つの方法に分けられます。都道府県市町村までしか記載しない場合は、あとから正式な本店住所を定めなければなりません。

・事業目的
会社が行う事業についてまとめたものが事業目的の項目です。「◯◯の開発および販売」といった具合に、その内容を第三者が見てもすぐにわかる記述でなければなりません。

・設立に際して出資される財産の価額またはその最低額
資本金の額を定款に記載する、あるいは出資金額の最低金額のみを記載し、具体的な資本金額は別途書類にて定めるといった2つの記述方法があります。額についての制限はとくに設けられていません。

・発起人の氏名、あるいは名称および住所
発起人（＝最初の出資者、株主）は1人以上設けなければなりませんが、個人・法人問わず発起人とすることが可能です。

・発行可能株式総数
発行可能株式総数とは、会社によって定められている株式の上限数のことですが、会社の設立までには定款に記さなければなりません。

相対的記載事項とは、定款に絶対に記載しなければならないわけではなく、任意で記載する事項のことです。記載が必須なわけではないですが、定款への記載がない場合には当然効力を持てません。会社法によって内容が詳しく定められており、以下のような例があります。

・株式の譲渡制限について
・株主総会や取締役以外に、取締役会や監査会などの期間を別途設ける旨
・取締役、監査役などの任期について
・発起人の報酬について
・発起人による現物出資について
・財産引受について
・設立にかかった費用について
・株式発行に関する定めについて

冒頭で述べているとおり、絶対に定款に記載しなければいけないわけではありませんが、記載しない限りは、上記について決定しても無効となってしまうため注意しましょう。
加えて、「発起人による現物出資について」「報酬について」「第三者からの財産の引受について」「設立費用について」の4項目に関しては、相対的記載事項のなかでも変態設立事項に分類されています。変態設立事項に分類されている項目に関しては、裁判所に対し検査役を選任するよう申し立て、調査を経て不当ではないかどうか判断してもらわなければならないため注意しましょう。

任意的記載事項とは、簡単に言ってしまえば定款に記載してもしなくても問題がない、また記載するかどうかを会社が自由に選ぶことのできる項目のことです。
絶対的記載事項、並びに相対的記載事項に関しては、定款に記載されている内容以外は効力を持ちません。しかし、この2つの事項で記載されていない（する必要のない）内容に関しては、特段定款に記載しなくとも効力にを持たせることができます。
「定款に記載せずとも効力が発揮されるなら、わざわざ定款に記載する必要はないのでは？」と思う人が多いかもしれませんが、任意的記載事項を定款に記載することによって、好き勝手にその項目について変更することができないというメリットも。一度定款に記載してしまえば、その後は定款変更手続きを取らなければ内容を変更できないため、効力を持たせるだけでなく、勝手な変更を予防するという意味合いでも効果的でしょう。

任意的記載事項の内容は決められているわけではありませんが、代表的な例としては以下のような項目があげられます。

・定時株主総会を収集する時期について
・取締役会における収集者について
・取締役や監査役の人数について
・株券を再発行する際の方法について
・役員報酬を決定する方法について

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会社を設立する際に作成義務のある定款ですが、気になるのが定款を作ってからの保存期間について。会社を経営していく上での根本的なルールがまとまっていることから、長期間にわたっての保存が予想されますが、具体的にはどれほど保存する必要があるのでしょうか。
定款を作成した際には、会社で保存しておくものと、公証役場に提出して受理してもらうものの2つの原本がありますが、会社で保存している定款に関しては会社の経営が続いている限り保存し続けなければなりません。
一方で、公証役場に提出された定款に関しては、提出から20年までの間にわたって保存されることとなります。

作成してからは、会社が存続する限り保存し続ける必要のある定款ですが、法人用の口座を新たに開設したい場合や、会社への助成金を申請したい場合、また、特定の業務をはじめる際に許認可申請を行いたい場合などに提出を求められます。
定款の原本は、会社に1つと公証役場に1つの計2つしかないため、会社で保存している定款に関しては、提出する際にはコピーを用意するようにしましょう。ただし、コピーを提出するだけでは本当に原本を複製したものなのかどうかが判断できないため、原本証明をあわせて提出することが必須です。

会社を設立するにあたって作成された定款は、認証してもらう必要があります。定款における認証とは、定款に記載された内容が正当かどうかを公証人によって確認・証明されること。この公証人による認証を受けなければ、定款の内容は正当であると証明されません。認証手続きに関しては、本社のある都道府県内に所在する公証役場で行う必要があり、管轄外の公証役場には申請しないよう注意しましょう。
また、公証人によって会社の定款が認証されたのち、定款に変更を加える必要が生じた場合には、株主総会における特別決議を行う必要があります。

公証役場にて手続きが進められる定款認証ですが、作成された定款だけを持っていけば良いわけではありません。必要な書類・アイテムとしてはじめにあげられるのが、発行より3ヶ月以内の印鑑証明書です。資本金の出資や定款作成などを行った発起人全員分を1部ずつ用意する必要があるため、漏れのないよう注意しましょう。
また、定款に書かれた内容に不備・誤りがあった場合にはすぐに修正できるように、発起人全員分の実印も用意しておいてください。代理人に定款認証を依頼する際には、代理人自身の印鑑登録証明書などの身分証明書、そして委任状がなければ手続きを進められないため要注意です。
定款自体は、公証役場にて保存してもらうためのものと、登記申請に用いるもの、会社に保存するものの3通が必要となります。

定款認証を行うためには、いくつかの費用が発生します。まず、公証人に払う認証手数料が1件あたり5万円、設立登記申請に用いる謄本の請求手数料が謄本1ページごとに250円で、多くの場合は2,000円程度。さらに印紙税として4万円の収入印紙代金がかかり、郵便局などで購入できる収入印紙代以外は認証手続きを行う当日に現金で支払うこととなります。
司法書士などに依頼して電子定款によって定款認証を行う場合には、オンライン上での手続きとなるため、収入印紙代をカットすることが可能です。

定款を変更する際には、あわせて登記申請を行うのか否かに関わらず、株主総会における特別決議によって決定が下されなければなりません。事業内容や商号、本店の住所などといった登記されている内容に変更が加えられる場合には、株主総会にて変更点についての決議が行われた議事録を作成し、法務局に提出して登記申請を再び行いましょう。無事変更が受理されたあとは、定款だけでなくその議事録も保存しておかなければならないため注意してください。

先にも簡単に触れているとおり、定款を変更する際には登記申請をあわせて行わなければならない場合があります。定款に記載されている項目でありながら、登記申請もされている内容の場合は、変更する際に登記申請を再び行う必要があるため注意しましょう。具体的な項目としては、以下があげられます。

・事業内容の追加や削除などといった変更
・商号（会社名）の変更
・移転や記入ミスなどによる本店所在地の変更、移転
・取締役会の設置、あるいは廃止などの変更
・発行可能な株式総数の枠拡大などの変更
・株式の譲渡制限に関する変更

定款において上記のような変更を行う場合には、登記申請が必要です。また、決算月の変更に関して定款を変更したい場合は、別途登記申請を行う必要はありませんが、株主総会にて決議を行い、その議事録を添えた異動届出書を税務署に提出する必要があるため注意してください。

今回は、定款の作成や変更などについて簡単に解説してきました。定款認証や変更を行うためにはさまざまな手続きを踏む必要があり、自分たちだけで対応するのはなかなかリスクが高いかもしれません。
スムーズに定款作成や認証、変更などを進めていきたい場合には、司法書士などの専門家に依頼するのがベストでしょう。会社設立や定款作成、司法書士選びなどに関してお悩みの方は、ぜひアイミツにお問い合わせください。

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