司法書士に外注するときの成功のコツ・失敗例【2024年最新版】

司法書士に会社設立手続きや登記申請などを依頼しようと検討しているものの、手続きを外注することによって何かミスが起こるのではないか、トラブルが発生するのではないかと心配な方もいるでしょう。会社の設立や運営にあたって非常に重要な業務を外部に任せることに、少し不安があるという方も少なくありません。

そこでこの記事では、司法書士に各種手続きを外注する際、成功させるためのコツや失敗例を紹介していきます。
司法書士への依頼を成功させるポイント、外注する際に気をつけるべき点などを解説していくので、司法書士への相談を検討中の方はぜひ参考になさってください。

はじめに、司法書士への依頼を成功させるにはどうするべきか、最低限おさえておきたいポイントを確認しておきましょう。

司法書士事務所と契約した場合、依頼内容が何であれコミュニケーションを頻繁に取ることが重要です。
依頼してそれっきりコミュニケーションをあまり取らない、というのはリスキーなもの。依頼者側としては、業務の進捗具合などを把握しておきたいところでしょう。そのため、電話やメール、Web会議ツールなどを通してコミュニケーションを頻繁に取り合い、業務をスムーズに進めていくことが理想と言えます。
コミュニケーションを柔軟に取ってくれる司法書士事務所なのかどうかは、初めて電話やメールで問い合わせた時の対応、初回面談後のフォローなどから総合的に判断するのがおすすめ。レスポンスが早かったかどうか、気軽にコミュニケーションが取れそうかどうかなどを見極めましょう。

ビジネス関連で司法書士に依頼できるのは、会社設立や登記に関する代理業務ですが、慣れない分野であることから、法律に関することや専門知識などわからないことがある場合も多いでしょう。しかし、わからないことや不安なことをそのままにしておくと、後々トラブルに繋がりかねません。
そのため、司法書士とミーティングを行った際に不明な点があればすぐに質問する、その他にも疑問に思った点や不安な点があればすぐに相談する、というスピード感を持っておくと安心です。わからないことはその場ですぐに解決し、ミスや不備なく手続きを終えられるよう心がけましょう。

「◯月◯日を会社設立日としたいが、あと10日ほどしか残されていない」、「役員変更があったが、登記変更の期日が間近に迫っている」など、ギリギリの依頼になってしまうのは避けましょう。
例えば、株式会社の設立の場合、定款作成などの事前準備から登記申請に至るまでで約2週間ほど、申請が完了となるまでにさらに1週間ほどかかってしまうため、3週間程度の時間が必要な可能性があることを忘れてはなりません。定款認証の必要がない合同会社であればよりスピーディに設立することができますが、それでもすべて完了する前に2週間ほどかかります。スムーズに進んだ場合でこの期間なので、場合によってはより多くの日数が必要となるかもしれません。また、役員変更があった場合の登記申請期限も定められています。
スケジュールに余裕がない場合、いくら司法書士がスピーディに対応してくれても間に合わないこともあるため、ギリギリで依頼することは控えましょう。

ここからは、依頼内容別に注意すべきポイントを紹介していきます。
ビジネスにおいて司法書士に依頼するシーンには、会社設立手続きをまとめて任せたい場合、あるいは役員変更などで登記申請を再び行いたい場合の2つが主に考えられますが、以下の3つのポイントをおさえておくと安心でしょう。

司法書士事務所に会社設立手続きを依頼する場合には、会社印の用意も忘れずに行っておくと安心です。
会社印と言っても、代表者印（会社実印、あるいは法人実印とも）や会社銀行印（法人銀行印、あるいは銀行印とも）、会社角印、会社認印やゴム印などさまざまな種類がありますが、法人登記を進める際には代表者印が必要となります。代表者印は法人の印鑑登録証明書に用いる印であり、法人として取り扱う重要な書類には、代表者印で押印しなければなりません。
そのため、司法書士に会社設立手続きを依頼する際、すでに代表者印が用意できていることが理想です。
しかし、もしも用意できていないという場合でも、司法書士事務所に依頼すれば作成できることも。印鑑作成会社と提携を組んでおり、印鑑作成に対応している事務所であれば、手続きにあわせて印鑑作成も任せることができます。

会社設立手続きをなるべくスムーズに行いたい、無駄な時間をカットしてスピーディに書類作成・申請を行ってほしいという気持ちは、依頼する側にとって誰しも持っている要望かもしれません。しかし、会社設立手続きを司法書士事務所に依頼した場合、依頼者は待つしかない時間が多いことを忘れてはなりません。
例えば、定款書類の作成が完了し、確認・押印も終わった後、司法書士事務所が定款認証の申請を進めてくれますが、依頼者はその後待つしかありません。資本金の支払いを済ませたら会社設立の登記申請へと進みますが、その後も申請が完了するまで待つのみです。
待つ時間が多いため、「もっとスムーズに進まないのか？」「余計な待ち時間になっていないか？」などと不安になってしまうこともあるかもしれませんが、申請が完了するまでに必要な時間であるため、待つ時間が多い場合でも安心して司法書士に任せましょう。

会社設立手続きを行う際、創業より何日以内に手続きを行わなければならない、設立日から逆算して何週間以内に行う必要がある、などといった決まりは設けられていません。しかし、役員の新任や退任、辞任や解任などといった変更があって登記を変更する場合には、新たな選任があった翌日から数えて2週間後と定められています。この期限を超えてしまえば100万円以内の過料が科せられる可能性があるため、スケジュールには余裕を持って申請を行わなければなりません。
万が一期日を過ぎてしまっても登記申請を行うことはできますが、長期間にわたる登記懈怠があった場合、休眠会社と見做されてしまうリスクもあります。会社の信頼に関わる事態となってしまうので、役員変業があった場合にはすぐに登記申請を行えるよう司法書士と連携を取りましょう。

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ここからは、司法書士に依頼した場合の失敗例について紹介していきます。
失敗例を把握した上で、どのような点に注意するべきなのか改めて確認していきましょう。

司法書士と契約を済ませたはいいものの、自社が相談したい内容と対応業務がミスマッチということも。
例えば、会社設立手続きのみならず税務に関する相談もしたいと考えている場合、一般的な司法書士事務所では対応が難しい可能性が高いです。
司法書士は会社設立や登記などに関する手続きをまとめて任せられるものの、企業のサポートを全般にわたって行えるわけではありません。節税対策について詳しく相談したい、いくら税金がかかってしまうのか具体的に知りたいなどといったシーンでは、司法書士ではなく税理士のサポートが必要です。そのため、税理士との提携がある司法書士事務所ではないと対応できません。
また、司法書士の中でも不動産登記に強い会社や相続手続きに強い事務所などさまざまなので、会社設立や運営に関する登記手続きを依頼する場合はその分野に強い会社を選ばなければ、何かとスムーズに進まない可能性もあるでしょう。

最近ではオンライン会議や電子申請も普及していることから、司法書士事務所へのアクセスは気にしなくてもいい、と考えてしまう人も多いでしょう。しかし、会社からのアクセスが悪い場合には何かと不便な場合も少なくありません。
例えば、会社設立手続きや登記申請、増資手続きなどを依頼していた場合に、必要な書類が揃っていなかったという抜け漏れに気付くこともあるでしょう。その場合、急ぎで書類を用意しなければならないことも。会社から事務所へのアクセスが悪いと、書類の提出が間に合わないなどといったトラブルにつながってしまうかもしれません。

司法書士に依頼する際、報酬についてきちんと確認するのを怠ってしまった故に、報酬が予想していたよりも高いという失敗につながってしまうこともあります。
司法書士に依頼する際にいくらかかるのか、大体の相場を把握しないままに契約してしまった場合や、何にいくらかかるのかをきちんと確認しないまま依頼してしまうと、相場よりもはるかに高額な金額を支払っているかもしれません。
例えば会社設立手続きを依頼する場合、定款認証に5万円、登録免許税として15万円が最低でも必要となるにもかかわらず、高額な報酬を請求されてしまえば、最終的に何十万円と費用が膨らんでしまいます。

ここからは、司法書士に依頼する際に気をつけるべきことを改めて確認していきましょう。
先に紹介した失敗例のようなパターンを未然に防ぐためには、以下の3つのポイントに気をつけてください。

司法書士を選ぶ際には、得意分野をきちんと確認してから依頼しましょう。
司法書士と一口に言ってもそれぞれで得意な分野や実績の豊富な業務が異なるため、自社が依頼したい業務と得意な業務がマッチしているのかどうかをチェックしてください。

司法書士に依頼する際には、会社から近い司法書士事務所を選びましょう。
書類の抜け漏れがありすぐに提出しにいかなければならない、押印漏れのある書類を処理しなければならないなど、万が一のトラブルの際にすぐに駆け付けられるように、アクセスしやすい所在地かどうか確認してから依頼すると安心です。

司法書士に依頼する前に、自分が依頼したい業務の相場をきちんと確認しておくだけでなく、他の事務所の報酬についてもチェックし、不当に高い報酬に設定されていないかをチェックしなければなりません。
相場・平均価格や他事務所の報酬について知らないまま契約してしまうと、非常に高額であっても気づけない可能性が高いです。情報収集を行ってから司法書士事務所を選びましょう。

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司法書士の選び方・ポイントを知りたい方はこちらの記事をぜひチェックしてみてください。

司法書士の相場・費用を知りたい方はこちらの記事をぜひチェックしてみてください。

今回は、司法書士事務所に依頼する場合に成功させるためのコツについて紹介してきました。
コミュニケーションを密に取る、わからないことがあればすぐに相談するなどといった契約後の注意点も非常に重要ですが、肝心なのはどの司法書士事務所に依頼するのかというポイントです。

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