仕事効率化アプリの選び方｜特徴やメリットもあわせて徹底解説！【2024年最新版】

人材不足やデジタルトランスフォーメーション（DX）が課題視される中で、解決策として多くの企業で活用されているのが仕事効率化アプリです。社内システムを丸ごと置き換えるのではなく、アプリケーションとして導入できる利便性と汎用性に優れた機能が多くの企業で効果を発揮しています。
この記事では、仕事効率化アプリの種類やメリット・デメリット、選び方とあわせておすすめの仕事効率化アプリを紹介します。仕事効率化アプリの導入を検討中の方は、ぜひ参考にしてください。

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仕事効率化アプリと言っても、その種類は役割に応じてさまざまです。この記事で紹介するのは、
・情報共有ツール
・コミュニケーションツール
・ファイル保管ツール
・タスク・スケジュール管理ツール
・名刺管理ツール
・経費精算ツール
・営業支援システムツール
の7つの仕事効率化アプリです。情報共有やファイル保管・共有の効率化、コミュニケーションの活性化などツールに応じてさまざまな役割があります。これらのツールは1つに絞るのではなく複数を同時に導入・運用することで高い効果が期待できます。中には互換性を持つサービスもあるため、業務課題に合わせて導入を検討してみるとよいでしょう。

情報共有ツールとは、社内での情報共有に用いるツールの総称です。「Qiita:Team」や「サイボウズ Live」「Yammer」といったサービスが人気を集めています。
チャットやドキュメント共有、スケジュール管理、タスク管理などの機能が実装されているのが一般的で、強固なセキュリティ対策や大容量ファイルの共有、SFAやCRMとの連携に対応しているサービスも多いことから幅広い業種で役立てられています。

コミュニケーションツールは、社内でのコミュニケーションを円滑にするためのツールを指すものです。情報共有ツールに近い部分もありますが、ファイル共有などよりもSNS感覚で気軽に利用できるサービスが多いという特徴で「電話やメールを使うのは億劫」「チャット感覚で気軽に質問したい」といった場面で活躍しています。リモートワークの普及とともに企業による活用も進んでおり、「Chattwork」や「LINE WORKS」はその代表的な例です。

ファイル管理ツールは、クラウド上でファイルを保存・共有できるツールのことです。高いセキュリティや検索機能を備えているサービスが大半で、企画書や報告書、議事録などの書類を安全かつ効率的な保管・管理が可能。ツール上にアップロードされているファイルはデバイスとインターネット環境があればいつでも確認できるため、場所を問わず業務を進められます。代表的なツールとしては「Googleドライブ」や「Dropbox]などがあげられます。

タスク・スケジュール管理ツールは、プロジェクトの推進を支援するための機能を備えたツールです。メンバーの担当する業務や進捗、スケジュールなどを一元管理できるため、マネジメント職の管理にかかる工数を抑えながら効率的に業務を進めていくことが可能となります。タスクに優先順位をつけておけば、対応漏れの防止にもつながるでしょう。代表的なツールとしてあげられるのは、「Trello」や「Wrike」「Asana」などです。

名刺管理ツールは、紙の名刺をデジタル化して保管・活用するためのツールです。「Sansan」や「メイシー」などが代表的なサービスとしてあげられます。
従来は名刺交換をした人が名刺を保管していたことから、顧客や見込み客の情報活用が困難でしたが、名刺管理ツールを使えば「アプローチしたいが伝手がない」といった会社の情報をデータベースから検索可能。データをSFAやCRMに取り込めば、リードの育成にも活用することができます。

経費精算ツールは、経費精算業務の効率化を目的としたツールです。交通費や仮払いになっている経費の申請・承認、振り込みまでの手続きに一括で対応しているものが多く、中にはICカードの履歴を読み込めるサービスもあるため業務負担の大幅な軽減にも役立ちます。
代表的な経費精算ツールとしては「マネーフォワードクラウド経費」や「ジョブカン経費精算」などがあげられます。

営業支援システムツールは、営業活動のサポートに特化したツールです。顧客や見込み客の情報をデータベースから検索すれば行動履歴や興味・関心を把握できるほか、過去の日報の確認や進捗共有などさまざまな機能を備えています。営業業務の属人化防止や、パフォーマンスの標準化、底上げにも役立てられているようです。
代表的なツールとしては「ZOHO」や「Salesforce」などがあげられます。

仕事効率化アプリを導入する代表的なメリットは
・時間、場所を選ばない
・レスポンスが早い
・効率化で時間の余裕ができる
・情報共有しやすい
などです。仕事効率化アプリはクラウドサービスが主流になりつつあることから、パソコンやスマートフォンとインターネット環境があれば場所を問わず利用できるという特徴があります。メールや電話とは異なり、相手から連絡があった際にも直接雇用状でスピーディーに応えられるため、コミュニケーションコストの削減が可能。業務負担の軽減によって時間に余裕が生まれれば、より重要な業務にリソースを割けるようになるでしょう。
また、仕事効率化アプリには情報共有機能を持つサービスが多く、リアルタイムでの更新・共有によってスムーズに業務を進められるので「生産性がなかなか上がらない」などと悩んでいる場合には導入の検討をおすすめします。

仕事効率化アプリには多くのメリットがある一方で、導入にあたっては懸念すべきデメリットが存在しているのも事実です。主なデメリットとしては
・アップデートでの改悪
・サービス終了
・ツールが浸透しない
といった点があげられます。仕事効率化アプリの大半はクラウド上で提供されており、利用者は保守管理や機能改善に対応する必要がありませんが、反対に言えば「ベンダーの都合に合わせなければならない」ということになります。重宝していた機能がアップデートによって廃止されることや、UIの刷新によって操作性が低下してしまう可能性も否定できません。ユーザー数が減少し、新規の契約が増えなければサービスが終了してしまうリスクも考えられます。
また、どんなに便利なツールであっても社内での活用が浸透しなければ本末転倒。業務効率化はおろか、費やした時間やコストが無駄になってしまうでしょう。

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仕事効率化アプリの導入を検討しているものの「どうやって選べばいいかわからない」という方も少なくないのではないでしょうか。ここでは、仕事効率化アプリの選び方について解説します。
具体的な選び方のポイントとしては、以下の3点があげられます。
・使用目的に合っているか
まずは導入を検討している仕事効率化アプリの特徴と、自社の課題が合致しているかを確認しましょう。目的に合った機能のあるアプリでなければ、思うような効果は期待できません。
・使いやすさは問題ないか
仕事効率化アプリの画面設計や機能の数などはサービスによって大きく異なります。機能や費用の面だけでなく「使いやすいツールかどうか」も含めて検討を進めましょう。
・使用対象者にとって最適か
どんなに便利なツールであっても、現場のスタッフが使いこなせなければ意味がありません。ツールの導入がはじめての場合はスタッフへのヒアリングを行うとともに、「操作が複雑ではないか」「サポート体制があるか」なども含めて慎重に選ぶようにしてください。

ここからは、人気の仕事効率化アプリを用途別に紹介していきます。選び方も踏まえた上で、自社に必要なツールを検討してみてください。それぞれの種類ごとの特徴を把握し、課題によっては複数のツールを並行して導入するのもおすすめです。

Chatworkは、中小企業向けのビジネスチャットとして国内利用者数No.1の実績を持つコミュニケーションツールです。チャットをはじめ、ビデオ・音声通話、タスク管理、ファイル管理などシンプルながらも便利な機能を多く備えています。
システムの操作が苦手な人でも扱いやすい設計になっているほか、社外の人とのコミュニケーションも可能となっているので、複数の企業が携わるプロジェクトであってもスムーズな進行が期待できます。

Dropboxは、インターネット上で手軽にファイルを保管・管理できるツールです。簡単にファイルを共有することができるのはもちろん、保存時とは異なるパソコンやスマートフォン、タブレットからの閲覧・編集が可能。編集されたファイルは最新版が保存されるほか、復元機能も備えているので誤ってファイルを削除してしまった際でも心配ありません。1アカウントあたり2TBと大容量のストレージが容易されているのも魅力と言えるでしょう。

Backlogは、チームで業務を進めるためのタスク・スケジュール管理ツールです。シンプルで直感的なUIが採用されているのが特徴で、大手広告代理店や新聞社、ソフトウェア開発会社など幅広い業界・職種への導入実績を誇ります。
プロジェクト管理や課題管理、バージョン管理などチーム業務の管理に必要な機能が揃っており、進捗状況をひと目で把握可能。ミスを削減させるための機能が用意されているので、重要なプロジェクトの時にも心強いでしょう。

Sansanは法人向けに提供されている名刺管理ツールです。名刺データの蓄積と共有、活用に役立つ機能のほか、営業活動をサポートするための機能を備えています。スマートフォンやスキャナーで取り込まれた名刺データは人とAIによって入力されるため、精度は99.9%という高精度を実現している点も強みです。
部門を問わず社内のすべての名刺を検索できるため、接点のない会社へのアプローチにも役立てられるのも特徴的なポイントでしょう。

Senses（センシーズ）は、営業に関するさまざまな情報の管理・活用を目的としたツールです。負担の軽減を重視した機能構成やシンプルなデザイン、サポートの提供などを通じて利用企業のビジネスの成長をバックアップしています。
AIによる営業案件のリスク分析や示唆出しにくわえて、進捗状況がひと目でわかる案件ボード、OCR機能を持つモバイルアプリなどが用意されているのも大きな特徴。さまざまなクラウドサービスとの連携にも対応しています。

つづいては、アプリ開発を外注した際にかかる費用相場をご紹介します。

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この記事では、仕事効率化ツールの種類やメリット・デメリット、選び方などを解説してきました。仕事効率化アプリは比較的リーズナブルに導入できるものが多く、高い導入効果が期待できるツールです。利用に際してはデメリットもあるものの、ポイントを押さえた上で選定すれば不利益を被るリスクを低減できます。
なお「既存の仕事効率化アプリでは不安」「自社の業務にフィットしたアプリを導入したい」という場合は、専用のアプリを独自に開発するのがおすすめです。
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