業務アプリケーションを利用するメリットとは？導入方法や注意点も紹介【2024年最新版】

業務のさまざまな課題を解決するために、業務アプリケーションの導入を考えている企業は多いでしょう。企業の業務品質を高める上で「業務アプリケーション」は欠かせません。しかし、業務アプリケーションの基本を把握せずに導入しても、期待した効果が得られない場合があります。
そこでこの記事では、さまざまな分野の発注先を比較検討できる「PRONIアイミツ」が、業務アプリケーションとは何かについて解説します。業務アプリケーションの種類やメリット、導入方法もお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。

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業務アプリケーションとは、業務をコンピューター上で処理するための企業向けアプリケーションを指します。デジタル化が進む現代において、業務アプリケーションは企業に欠かせない存在といえるでしょう。
パッケージソフトのように決まった仕様で提供される製品もあれば、企業の要望に応じて独自に開発する場合もあります。

独自の業務アプリケーションをオーダーメイドする企業も多く、機能がそれぞれ異なります。業務アプリケーションは大きく分けると下記の2種類に分けられるでしょう。

・基幹系業務アプリケーション
・情報系業務アプリケーション

基幹系業務アプリケーションとは、文字どおり業務の基幹部分を担うものです。販売管理システムや生産管理システムなど、存在しないと業務が成り立たないものが該当します。
情報系業務アプリケーションとは、企業の情報共有を効率化するものです。スケジュール管理ツールやメールソフトなど、存在しないと業務効率は低下するものの、業務自体は継続できるものが該当します。

企業が業務アプリケーションを導入するメリットは、主に下記の3つです。

・作業工数削減や効率化に繋がる
・属人化の解消に繋がる
・情報をデータで管理でき、マーケティングに活かせる

以下にて、順番に解説します。

業務アプリケーションの導入によって、企業の業務における無駄な作業を削減できます。結果として、業務効率化に繋がるでしょう。
例えば、スケジュールをホワイトボードで管理している場合、予定を確認・更新するたびにホワイトボードまで移動しなければなりません。しかし、スケジュール管理ツールを活用することで、自席にいながらパソコンで予定を確認・更新できるため、スケジュール管理の手間を省けます。
このように、業務アプリケーションにより業務効率化できれば、作業工数の削減も期待できるでしょう。

業務アプリケーションの導入は、ある業務を特定の社員しか遂行できなくなる「属人化」の解消にも繋がります。さまざまな業務を簡素化・自動化することで、社員を問わず遂行しやすくなるでしょう。
例えば、社員の給与計算を手作業で行う場合、簿記などの専門知識が求められます。また、計算のコツを理解できていなければ、ミスが生じるリスクも高くなるため、経験の少ない社員には任せられないでしょう。
しかし、給与計算ソフトを活用すれば、マニュアルに沿って必要な情報を入力するだけで、給与を自動計算できます。スムーズに給与計算ができるため、給与計算に関する専門知識がない方でも対応可能でしょう。

業務アプリケーションを導入すれば、多くの情報をデータとして管理できます。データ分析が容易になり、マーケティングに活かしやすくなるでしょう。
例えば、販売管理システムを活用すれば、取引先や商品ごとの販売状況を可視化できます。日単位や月単位の推移も容易に把握・分析できるため、売り上げ予測に役立つでしょう。
近年では、データ分析機能を持つ業務アプリケーションも数多く存在します。こうした製品・サービスを導入することで、データの管理と分析を並行することが可能です。

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企業が業務アプリケーションを導入する場合、下記2つの方法が考えられます。

・既存の業務アプリケーションを導入する
・自社向けに業務アプリケーションを開発する

以下にて、それぞれ詳しく解説します。

業務アプリケーションのベンダー（提供企業）が企業向けに販売している既存の製品・サービスを導入することもよいでしょう。従来のパッケージソフトだけでなく、近年ではインターネット経由で使えるクラウド型の業務アプリケーションも増えています。
新たに業務アプリケーションを開発する必要がないため、コストを抑えやすく早期に導入できることがメリットです。一方で、基本的に提供されている機能しか利用できず、企業のニーズに細かく対応できないデメリットもあります。

自社向けに、独自の業務アプリケーションを開発することも1つの方法です。社内に熟練したエンジニアがいれば自社開発も可能ですが、専門のアプリケーション開発会社に依頼することをおすすめします。
どのような機能を搭載するか自由に決められるため、企業のニーズに柔軟に対応できるでしょう。一方で、自社開発・外注を問わず開発コストがかかり、ある程度の期間を要する可能性があります。

業務アプリケーションの導入は、企業の業務品質を大きく左右する取り組みです。導入で失敗しないためにも、下記3つのポイントを押さえましょう。

・必要な機能が揃っているか
・予算内で必要な業務アプリケーションが制作できるか
・保守点検やアップデートも考慮する

各ポイントについて、順番に解説します。

既存の業務アプリケーションを導入する場合、必要な機能が揃っているか事前に確認することが大切です。導入後に機能が不足していたと判明しても、既存の製品・サービスではカスタマイズが難しいでしょう。自社の課題をしっかり洗い出した上で、それらを解決できる機能があるか確認することをおすすめします。

自社独自の業務アプリケーションを開発する場合、予算と機能の兼ね合いを考慮しましょう。搭載する機能を増やせば開発コストも増加します。必要な業務アプリケーションの開発コストを事前に見積もり、与えられた予算内に収まるか確認することが大切です。

開発・導入した業務アプリケーションを長く使い続けるためには、保守点検やアップデートが欠かせません。既存の製品・サービスを導入する場合や開発会社に依頼する場合、これらのサポート体制が充実しているか確認しましょう。自社開発する場合は、保守点検やアップデートのしやすさを考慮して設計することが大切です。

つづいては、アプリ開発を外注した際にかかる費用相場をご紹介します。

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業務アプリケーションとは、業務をコンピューター上で処理するための企業向けアプリケーションを指します。大きく分けて基幹系・情報系の2種類があり、作業工数削減や属人化の解消などメリットが多く、企業の運営において必要なツールといえるでしょう。
これから業務アプリケーションを導入する場合、新たに開発することをおすすめします。既存の製品・サービスの場合、自由度が低く、後からカスタマイズしにくいでしょう。ただし、業務アプリケーションの開発には、プログラミング言語を使いこなせるエンジニアが必要です。
自社でエンジニアの確保が難しい場合は、アプリケーション開発会社に外注という方法もあります。自社に合ったアプリケーション開発会社を探す際には、さまざまな要素で発注先を比較検討できる「PRONIアイミツ」を活用しましょう。

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