労働条件通知書とは？雇用契約書との違いや記載事項を解説【2024年最新版】

労働条件通知書とは、会社が労働者の雇い入れを行う際に交付が行われる、労働条件について記載した書面のこと。労働条件通知書の作成方法や記載内容について理解を深めたい方や、改めて詳細を確認したい方もいるのではないでしょうか。
そこでこの記事では、BtoB受発注サービス「アイミツ」が、労働条件通知書の概要・雇用契約書との違い・労働条件通知書の記載事項・テンプレート・作成時の注意点について詳しく解説していきます。

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労働条件通知書とは、会社が労働者の雇い入れを行う際に、その人材の労働条件について記載されている書類のことです。労働基準法第15条では以下のように規定されており、雇用契約を締結する際には労働条件について明示した労働条件通知書を交付することが義務付けられています。

使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。※

※　出典　e-GOV　労働基準法第15条（労働条件の明示）
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=322AC0000000049_20230401_430AC0000000071&keyword=%E5%8A%B4%E5%83%8D%E5%9F%BA%E6%BA%96%E6%B3%95

労働条件通知書に記載して明示すべき事項についても法律により定められています。

労働条件通知書は、労働者の雇い入れを行うにあたって非常に必要性の高い書類です。ここでは、その理由について解説します。

・法律で義務付けられている法定書類であるため
労働基準法第15条・労働基準法施行規則第5条により、使用者は労働者に対して労働条件通知書の交付を行うことが義務付けられているため。
・労働者に労働条件を伝えるため
書面の交付により、会社側が定めた労働条件を正確に労働者に伝えることができるため。
・労使間トラブルを防ぐため
書面で労働条件を伝えることで、労働条件に関する労使間の認識を合わせ、不要な摩擦やトラブルを防げるため。

労働条件通知書は、企業が雇用する労働者全てに対して交付する必要があります。正社員はもちろん、契約社員等の有期雇用者、アルバイト・パート・日雇い等の短時間労働者、外国人労働者に対しても交付が必要です。
雇用形態や配属等の事情により仕事内容・賃金・休暇・就業場所などが異なる場合は、当然ながら各労働者の条件に合わせた労働条件通知書を個別に交付しなければなりません。また、有期雇用者を契約更新により再雇用する場合には、同一条件であっても再度労働条件通知書を交付する必要があります。

労働条件通知書を交付するタイミングは、法律で従業員の雇い入れ時であると定められています。入社日に渡せば法律上の問題はクリアできますが、労働条件は入社前に提示するのが一般的であるため、雇用契約が成立する内定時に渡すケースもあるでしょう。
また、現在では職業安定法の改正により、以下のような場合にも労働条件通知書の交付または労働条件の明示が必要となります。

・新卒者の雇い入れ時
新卒者の雇い入れ時は、内定までに労働条件の案内と労働条件通知書の交付が必要。
・求人募集時
求人媒体・自社Webサイト等で求人を行う際には労働条件の明示が必要。
・労働条件変更時
労働条件に変更が生じた際には、労働者への通知もしくは書面の再交付が必要。

労働条件通知書は労働条件に関する重要な事項が記載されている法定文書であるため、従来は書面での交付以外は認められていませんでした。しかし、労働基準法施行規則改正により、2019年4月以降は以下のようなルールを守ればFAX・メール・SNS等による電子交付を行うことも可能となっています。
・労働者が希望した場合のみ電子交付を行うことが可能
・FAX・電子メール・SNSの利用が可能
・印刷・保存を行いやすいように添付ファイルで送付を行う
・送付した書類が到達したことを労働者に確認する
・送付した書類は印刷・保存するように伝える
労働条件通知書の電子交付を行う場合においても、明示すべき記載事項については変更はないため、書面での交付と同じ内容で交付しなければならない点に留意しておく必要があるでしょう。

労働者の雇い入れ時に交付する書類には、労働条件通知書と雇用契約書があります。両者は混同されがちですが、以下のようにさまざまな点において違いがあるため、相違点を把握しておくことが重要です。

■労働条件通知書
・労働基準法・パートタイム労働法・労働者派遣法が適用
・書面締結が義務付けられている
・合意の必要性は使用者側からの一方的な交付
■雇用契約書
・民法が適用
・書面締結は義務付けられておらず、任意
・雇用者・労働者双方の合意が必要

労働条件通知書と雇用契約書では、書面交付の義務付けの有無・双方の合意の有無において大きな違いがあります。労働条件通知書を交付しておけば法律上の問題はクリアすることが可能であり、労働条件通知書と雇用契約書を兼ねた書面を交付することも可能という点をおさえておきましょう。

労働条件通知書のフォーマットや様式については特別な定めはありませんが、明示すべき内容に関しては労働基準法により規定されており、会社側が項目を自由に決めて良いわけではないため注意が必要です。ここでは、労働条件通知書に明示すべき記載事項について解説します。

労働条件通知書には、労働基準法第15条第1項により、必ず明示しなければならない記載事項が定められています。こちらは絶対的記載事項と呼ばれており、以下のような項目を全て網羅する必要があります。

■雇用期間
・期間の定めの有無
・期間の定めがある場合は、契約期間・契約更新の有無・契約更新/不更新の基準
■就業場所
・当初の就業場所
・勤務地限定の有無（記載推奨）
■業務内容
・当初の業務内容
・職務・職種限定の有無（記載推奨）
■労働時間・休日・休暇
・始業・就業の時刻
・所定労働時間を超えた労働の有無
・休憩時間
・休日・休暇
■賃金
・基本給の金額（歩合給の場合は単価・保障給）
・手当の金額
・時間外・休日・深夜労働に対しての割増率（定めている場合）
・賃金締日
・賃金支払日
■退職（解雇）に関する事項
■有期・パート社員の相談窓口

労働条件通知書には、絶対的明示事項だけでなく、定めを行った場合に明示が必要となる相対的明示事項があります。主な項目は以下の通りです。

・社会保険の加入状況
・雇用保険適用の有無
・災害補償・業務外の傷病扶助に関する事項
・労働者に負担させる作業着・道具等に関する事項
・退職金共済制度等の加入状況
・安全衛生に関する事項
・職業訓練に関する事項
・表彰・制裁に関する事項
・休職に関する事項

相対的明示事項に関しては、口頭のみでの明示も認められています。しかし、明示された労働条件と実際の業務が相違する場合は労働契約の即時解除対象となるため、労使間の認識の齟齬を防ぐためにも書面での明示を行っておくと安心でしょう。

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労働条件通知書は、明示すべき項目は指定されていますが、フォーマットについては特に決まりはないため、自由に作成することができます。しかし、イチから書式を作成するのは手間がかかり、自作すると必要な項目を網羅できていない場合もあるでしょう。
そこでおすすめなのが、あらかじめ必要な項目が記載されているテンプレートの活用です。テンプレートであれば必須項目である絶対的記載事項は穴埋めするだけで網羅できるため、相対的記載事項を追加するだけで、労働条件通知書をスムーズに作成することができます。
厚生労働省の様式集にて労働条件通知書のテンプレート※が配布されているので、こちらを活用してみるのがベストでしょう。

出典：厚生労働省「様式集」https://jsite.mhlw.go.jp/tokyo-roudoukyoku/hourei_seido_tetsuzuki/hourei_youshikishu/youshikishu_zenkoku.html

労働条件通知書の作成にあたっては、以下の点に注意しておく必要があります。
・労働条件を明示しないと罰則の対象になる
・労働条件明示ルールの変更や追加を確認する
労働者との良好な関係を築くためにも、そして不要なトラブルを避けるためにも、上記注意点を押さえておくことが重要です。以下で詳しく確認していきましょう。

労働条件通知書は法律で公布が義務付けられている書類であるため、労働者の雇い入れ時に作成・交付を怠ると、労働基準法第120条に従い30万円以下の罰金に処される場合があります。また、労働条件通知書を交付していても、先に紹介した明示すべき記載事項に不備や抜け漏れがある場合には、同じく30万円以下の罰金に処される可能性があるため注意しましょう。
労働条件通知書の記載事項など、作成や交付にあたって課題や懸念がある場合には、無理に自社対応するのではなく社労士へ相談するのがおすすめです。労務管理に熟知した専門家であるため、確実かつスムーズに対処してもらうことができます。

労働関係の法令は社会情勢に合わせて改正が繰り返されており、企業は都度改正された法令へ対応しなければなりません。労働条件明示の制度に関しても、2024年4月から以下のように改正が行われるため、変更・追加の内容について把握しておきましょう。

■全ての労働者に対する明示事項
全ての労働契約・有期労働契約の更新ごとに、就業場所・業務内容に加えて変更範囲の明示が必要となる。
■有期契約労働者に対する明示事項
契約締結・契約更新のタイミングごとに、更新上限の有無・更新内容の明示が必要となる。
■無期転換申込機会の明示
無期転換申込権が生じる更新のタイミングごとに、無期転換を申し込めることに関する明示が必要となる。
■無期転換後の労働条件の明示
無期転換申込権が生じる更新のタイミングごとに、無期転換後の労働条件の明示が必要となる。

入退社手続きなどを社会保険労務士に任せる場合、どのくらいの費用がかかるのでしょうか。
社会保険労務士との契約には、大きく2つの契約方法があります。顧問契約は毎月継続して社会労務関連の仕事全般を行う契約です。労働保険・社会保険諸法令に基づいた書類の作成、ならびに提出代行を中心に、人事労務に関する相談やアドバイス、細かな指導や情報提供などをメインに行います。
一方、労務手続き＋相談業務がセットになったのが、通常の顧問契約です。また社労士事務所によっては顧問契約を個別に分けているところもあります。労務手続きのみ、あるいは相談業務のみという場合には、包括的なプランと比較して30～50%ほど費用を抑えられるでしょう。

社労士は依頼内容や従業員数などによって報酬が変わるので、「依頼前に社会保険労務士の費用相場についてもっと詳しく知りたい！」という方は、以下の記事をチェックしてください。

本記事では、労働条件通知書の概要・記載事項・テンプレート・注意点等について解説してきました。労働条件通知書は労働基準法によりすべての労働者に対して交付が義務付けられているため、法令に違反しないためにも労使間の齟齬を防ぐためにも、必ず交作成・交付しておくことが重要です。記載事項についても定められているため、ルールに則って作成しましょう。
労働条件通知書の作成や交付について懸念がある場合は、専門家である社労士へ相談するのがおすすめです。どんな社労士に依頼するべきかお困りの際には、アイミツにお問い合わせください。

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