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更新日:2021年12月24日

社会保険労務士の外注にかかる期間・スケジュール【2022年最新版】

社会保険労務士の外注は、担当する社会保険労務士のスケジュールに影響を受けることから、できる限り早く外注先を選定し、問い合わせを行うことをおすすめします。本記事では、社会保険労務士に外注し、実際の作業を行ってもらうまでのスケジュールについて詳しく紹介。会社として社会保険労務士に顧問契約を依頼する際には会議等での提案を複数回必要とすることもあるため、余裕を持ったスケジュールですすめることが大切です。

社会保険労務士に依頼するのに必要な期間とは

社会保険労務士に仕事を依頼する際には、案件に応じた準備期間を確保する必要があるでしょう。社会保険労務士に一度きりの仕事を依頼する場合と顧問契約で長期的なサポートを依頼する場合では、準備にかかる期間が大きく異なります。

社会保険労務士に一度きりの仕事を依頼する場合

新規の労働契約書を依頼する場合など、一度の依頼で終了する案件では必要な期間は比較的短くなります。依頼のための準備期間に1週間から数週間、実際の仕事に数日から数週間が必要。1~2ヵ月ほどの余裕を持っておけば予定していた仕事を完了できるでしょう。

社会保険労務士に顧問契約を依頼する場合

会社で顧問契約を結ぶ社会保険労務士を外注先から探す場合には、予算の設定や外注先の選定、担当する顧問社会保険労務士の評価、依頼する内容の決定など、自社内で多くの事項について詰めていく必要があります。外注先を決めるだけでも数ヵ月かかる場合もあり、実際に業務を開始してもらうまでに数ヵ月から半年ほどかかることも珍しくありません。業務が必要になる時期を見越した上で、余裕を持って外注先の選定や依頼を実施していきましょう。

社会保険労務士依頼のスケジュール

社会保険労務士に外注を依頼する場合には、以下のようなスケジュールを組む必要があります。
①社内での課題の洗い出し・検討
②外注先の選定
③問い合わせ・見積もり
④見積もりやサービス内容の共有・確認
⑤スケジュール調整・発注
⑥業務実施(現状調査・書面の修正・相談対応など)
⑦支払い
⑧事後対応


案件によって必要となる日数等は変わりますが、予想される期間についても紹介します。

①社内での課題の洗い出し・検討

社内で企業・従業員が抱える課題を洗い出し、社会保険労務士に依頼する仕事の内容を整理。定期的な相談が必要になる場合は、外注先の社会保険労務士と顧問契約を結ぶことになるでしょう。業務の一部を継続依頼し、従業員の相談役になる人物を決めるため、顧問契約を結ぶ際にはより長い期間をかけて検討する必要があります。
必要な期間として、緊急の案件の際には数日から数週間、単発の業務依頼の場合には数週間から数ヵ月、顧問契約を結ぶ場合には数ヵ月から半年程度の期間を確保しておくとよいでしょう。

②外注先の選定

外注する内容がある程度決まったら、外注先の選定です。社会保険労務士の実績や他社からの口コミ、提供しているサービス内容、費用などを確認しいくつかの候補に絞っていきます。自社にぴったり合う外注先を見つけようとするならば、それなりの時間をかける必要があるため、1週間から数週間ほどの余裕を持っておくとよいでしょう。

③問い合わせ・見積もり

外注先の候補が決まったら、問い合わせを行い、依頼したい内容の共有や見積もりを取得しましょう。気をつける点として、社会保険労務士が不在の場合には詳細に関する打ち合わせができないことです。スケジュール調整が必要になります。また、依頼内容によって見積もりにかかる時間も大きく変わってくるでしょう。問い合わせから相談、見積もりの提示までに、数日から1週間程度の期間が必要になると考えておくとよいです。

④見積もりやサービス内容の共有・確認

依頼する業務によりますが、顧問契約を結ぶ際や比較的大きな案件を依頼する場合には、社会保険労務士が提示したサービス内容や見積金額を再度社内で共有し、外注の有無を決定する必要があります。企業によってはこの共有・確認プロセスに時間がかかる場合もあるでしょう。一度の共有で許可が出る場合もあれば、何度か社会保険労務士と打ち合わせを行い、会社の要望とのすりあわせが必要なことも。このプロセスに関しては、1週間から数週間ほど確保しておくとよいです。
また、社会保険労務士からの条件と会社の要望が大きく乖離していた場合には外注先選定からやり直す必要があります。その場合にはさらに長い期間が必要になるでしょう。

⑤スケジュール調整・発注

社内でサービス内容や費用の許可が得られたら、正式に外注先に発注です。このタイミングで再度スケジュール調整が必要になる場合もあります。いつごろの業務実施が期待できるのかについて確認しておくとよいでしょう。

⑥業務実施(現状調査・書面の修正・相談対応など)

予定されたスケジュールで社会保険労務士によるサポートや業務実施が行われます。書面の確認だけであれば数時間から1日程度で終わることもありますが、職場の現状分析等が必要になる案件については時間を要することもあるでしょう。また、顧問契約を結んだ際には数ヵ月から数年にわたって業務を実施してもらうことになります。

⑦支払い

業務実施後に支払いを行います。支払い方法の確認と予算の確保さえしておけば、期日としては1日確保しておけば問題ありません。ただし、支払い方法やタイミングに関しては、それぞれの社会保険労務士が異なる方式を採用しているため、事前に確認しておく必要があります。特に、業務前の支払いを要求された場合には、支払いが遅れたことによる業務遅延が発生しないように準備しておきましょう。

⑧事後対応

完了した業務の報告を受けたり、その後に必要となる手続き等に関して引き継ぎを受けたりします。外注先から質の高いサービスが提供された場合には、困ったときに再度相談できる体制を組んでおくことも重要です。期間については1日程度あれば問題ありませんが、会社としての方針を事前に決めておくと事後の話し合いもスムーズに進むでしょう。

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社会保険労務士のスケジュールを組むときのポイント

社会保険労務士の外注を行う際には、スケジュール調整に関するいくつかのポイントを押さえることで、業務の依頼がスムーズにできます。

初回の依頼時にはスケジュール調整に時間がかかる場合あり

社会保険労務士に新規で仕事を依頼する場合、担当する社会保険労務士のスケジュール調整が必要になることから、すぐに打ち合わせや見積もりができないことがあります。できる限り余裕を持って相談をしましょう。もしくは急ぎの案件の場合には複数の社会保険労務士に相談をし、スケジュールが組みやすい外注先に依頼する方法もあります。

自社内での検討をしっかり行うことがスムーズな依頼のポイント

社会保険労務士に仕事を依頼する際に予想以上に時間がかかるのが社内での調整です。会社の主要な業務の一部を依頼するため、外注先の選定に慎重になることが多く、数週間から数ヵ月を要することもあるでしょう。特に顧問契約を依頼する場合には、サービス内容だけなく、担当する社会保険労務士と企業の関係性も重要になってくるため、さらに長い期間が必要になる傾向にあります。社内の要望をしっかりとまとめたり、外注先の選定方法について手順を事前に提示したりするなど、社内の理解を得るための工夫も行うとよいです。

繰り返し発生する案件では固定での時間確保がおすすめ

社会保険労務士に依頼したい企業は増えてきているため、企業が要望する日時にスケジュールを確保してもらえないこともあります。もし確実に指定した日にスケジュールを組みたいのであれば、毎月特定の日時に時間をとってもらうように依頼するとよいでしょう。例えば、毎月第1水曜日に従業員向けの相談室開催と関連業務のコンサルティングを依頼しておくことで、スケジュール調整の困難さをクリアできます。

社会保険労務士を外注するときの成功のコツ・失敗例

社会保険労務士を外注するときの成功のコツ・失敗例を知りたい方はこちらの記事をぜひチェックしてみてください。

社会保険労務士の外注先の選び方・ポイント

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まとめ

本記事では、社会保険労務士に外注した際のスケジュールや各プロセスで必要となる期日について紹介しました。社会保険労務士の需要は高まってきていることから、仕事を依頼したくてもすぐに受け付けてもらえないこともあります。緊急の場合に備え、複数の社会保険労務士に外注を依頼できるような仕組みを構築しておくことも大切です。
アイミツでは、あなたの要望を丁寧にヒアリングし、ぴったり合った外注先を複数ご提案いたします。もし社会保険労務士の選定に関する手続きを簡易化したい、もしくは適切な外注先がわからないとお困りでしたら、アイミツまでお気軽にお問い合わせください。

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