有給休暇表（有給休暇管理表）とは？無料テンプレや運用方法も紹介【2024年最新版】

働き方改革の推進により、企業は従業員に有給休暇を取得させることが義務となりました。それにともない、有給休暇の取得状況を把握・管理するための有給休暇表の作成もあわせて義務づけられています。
この記事では、有休休暇表の概要や作り方を解説するとともに、作成時に便利なテンプレートや有給管理のポイントも紹介します。

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有給休暇表（有給休暇管理表）とは、労働基準法により定められた年次有給休暇の付与と取得の実績を適切に管理するための表のことです。従業員の年次有給休暇の付与日数や取得日数などを記録し、自社のルールにもとづいた管理を実施するために活用されています。
有給休暇は労働者の心身のリフレッシュを目的としたもので、労働者の申請によって自由に取得できます。2019年4月の労働基準法改正により、現在は10日以上の年次有給休暇が付与された労働者に対して、年間5日以上の有給休暇を取得させることが企業に義務づけられています。

有給休暇管理表の作成・保存は、労働基準法によって事業主（企業）に義務づけられています。有給休暇の基準日と取得日などを記入し、有給休暇を付与した期間だけでなく満了後3年間保存しなければなりません。労働基準監督署に有給休暇管理表の提示を求められた場合はすみやかに提示する必要があるため、日常的に適切に記帳・保存しておくことが重要です。

有給休暇の管理を怠った場合は、以下の罰則の対象となる可能性があるため注意が必要です。
・年5日の年次有給休暇を取得させなかった場合
該当従業員1人につき30万円以下の罰金
・就業規則への時季指定の記載を怠った場合
1件あたり30万円以下の罰金
・労働者の請求した時季に所定年次有給休暇を取得させなかった場合
6ヵ月以下の懲役または30万以下の罰金
罰則は労働者1人ごとにカウントされるので、規模の多い会社ほど金額が膨らみやすい傾向にあります。

有給休暇表は作成が義務づけられているだけでなく、効率的かつ適正な有給管理を実現させるのにも役立つものです。様式・フォーマットに指定はありませんが、10日以上の年次有給休暇が取得された日である「基準日」と「日数」のほか、従業員が年次有給休暇を取得した日「時季」の記載が必須となっています。作成にはExcelや紙媒体が用いられることが多いようですが、中には勤怠管理システムを活用する企業もあるとされています。自社の規模や従業員の人数、リソースなどに応じて作成方法を検討するとよいでしょう。

有給休暇管理表は必ずしもゼロから作成する必要はなく、無料で提供されているテンプレートを活用するのも1つの方法です。ここからは、無料で使える有給休暇管理表のテンプレートを紹介します。

厚生労働省 福井労働局では有給休暇取得の義務化を受け、企業の効率的な管理をサポートを目的として「年次有給休暇取得管理台帳」のテンプレートを無料で配布しています。自動集計機能やメッセージ表示機能が実装されており、シンプルながらも利便性に優れているのが特徴で、記載例も公開されているので「はじめて有給休暇管理表を管理する」という場合にもぴったりです。

MicrosoftはExcelやWord、PowerPointで使えるさまざまなテンプレートを配布しており、有給休暇管理表も無料でダウンロードが可能です。有給の残日数の自動集計や自動メッセージ表示機能があり、汎用的で扱いやすい点が特徴としてあげられます。「普段から使い慣れているExcelで有給休暇管理表を作成したい」という場合にもおすすめと言えるでしょう。

bizoceanは、国内最大級の規模を誇るビジネステンプレートサイトです。さまざまなテンプレートを提供しているのが特徴で、有給休暇管理表も汎用的なテンプレートや半日休暇取得対応のテンプレート、時間単位年休対応のテンプレートなど種類が充実しています。自社の有給休暇制度や管理スタイルに合ったテンプレートをお探しの場合にも心強いのではないでしょうか。

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ここからは、正確でミスのない有給管理を実現するためのポイントについて解説します。

基準日は従業員に10日を超える年次有給休暇を付与した日のことで、企業は基準日から1年以内にすべての対象者に5日以上の年次有給休暇を取得させる必要があります。すべての従業員の基準日を統一させることでシンプルかつ効率的な管理が可能となり、ミスの低減が期待できます。反対に従業員ごとに基準日が異なる場合は、管理が煩雑になってしまうため注意が必要です。

有給休暇表は従業員の有給休暇の取得状況の管理だけでなく、労働基準法の遵守や労務管理にも用いる帳簿です。賃金台帳や労働者名簿、出勤簿とあわせて活用する機会も多いため、これらをまとめて運用・保存するのもミスの低減に役立ちます。関連するすべての帳簿をまとめて管理することは、業務効率化にもつながるでしょう。

「自社での管理を試みたもののうまくいかない」「課題・問題の解決が難しい」という場合は、専門家である社会保険労務士（社労士）のコンサルティングやサポートを活用するのもおすすめです。社労士は労務管理に関する経験・知識が豊富だと考えられるため、自社の体制に合った管理方法・運用方法の提案が期待できます。プロの力を借りることは、効率的かつ適切な管理を実現する近道とも言えるでしょう。

社会保険労務士との契約には大きく２つの契約方法があります。

顧問契約は毎月継続して社会労務関連の仕事全般を行う契約です。労働保険・社会保険諸法令に基づいた書類の作成、ならびに提出代行を中心に、人事労務に関する相談やアドバイス、細かな指導や情報提供などが主な業務です。労務手続き＋相談業務がセットになったのが、通常の顧問契約です。

また社労士事務所によっては顧問契約を個別に分けているところもあります。
労務手続きのみ、あるいは相談業務のみという場合には、包括的なプランと比較して30～50%ほど費用を抑えられるでしょう。

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現在は労働基準法で有給休暇の付与・取得状況の管理、有給休暇管理表の作成・保存が義務づけられています。法令に違反しないだけでなく従業員と良好な関係を築くためにも、自社に合った有給管理表を作成して適切に管理していくことが重要です。有給管理に関する課題を抱えている場合は、社労士のコンサルティングやサポートの利用を検討してみることをおすすめします。
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