従業員数の数え方とは？重要な理由や定義も解説【2024年最新版】

意外と知らない人が多いのが、会社の従業員数を正しく数える方法です。実は従業員には定義があり、就業規則の作成義務や社会保険への加入義務などに関わる重要な要素となります。
この記事では、従業員の定義や従業員を正しく数えることが重要とされる理由、従業員を数える際に注意したいポイントなどを解説していきます。

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従業員の数え方は実は重要なポイントです。ここからは、その理由について解説します。

就業規則は、常時10人以上の労働者を雇用している場合に作成・届出の義務があります。しかし、従業員数を正しく数えられていなければ実態よりも少なくカウントしてしまい、結果として就業規則の作成・届出の義務を怠っていることもあるかもしれません。
就業規則の作成義務があるにもかかわらず、作成しないままでいると是正勧告や30万円以下の罰金の対象となることもあるので注意が必要です。

社会保険への加入義務適用基準は、法改正によって段階的に拡大されています。2016年10月から従業員数501人以上の企業でパート・アルバイトの社会保険加入が義務となったほか、2024年10月以降には51〜100人規模の企業のパート・アルバイトにも加入義務が生じます。
従業員数を正しく数えられていなければ、社会保険の義務的適用企業になっていることに気づかず従来の運用を続けてしまうかもしれません。

会社が支払う地方税・法人住民税（法人市町村税）は、均等割にくわえて資本金、従業員の人数によって算出されます。均等割は資本金額によって変わるだけでなく、「従業員が50人以下なのか」「50人以上なのか」によって変動するので従業員数を正しく数えることが非常に重要です。

従業員とは、会社と雇用契約を結んだ上で業務に携わっている人・働いている人を指すものです。会社と雇用関係にある人はすべて従業員となるため、正社員だけでなくパートやアルバイト、契約社員まですべての人が該当します。「社員」と「従業員」の違いがわからないという人も多いかもしれませんが、社員は正社員、従業員は正社員を含む雇用されているすべての人と考えるとわかりやすいでしょう。

従業員には正社員だけでなくパートやアルバイト、契約社員も含まれますが、より詳細にはどこまでが従業員として数えられるのでしょうか。ここでは、出向中の労働者や派遣社員などをどう判断するのかについて解説します。
・出向中の労働者
在籍出向であれば出向元と雇用関係にあるため、出向元の従業員と判断できます。一方で、転籍出向の人は出向先の企業と雇用契約を結んでいるため、出向先の従業員として数えられます。
・派遣社員
派遣社員は人材派遣会社と雇用契約を結ぶため、派遣先ではなく人材派遣会社の従業員です。
・役員
取締役や会計参与、監査役などに代表される会社役員は企業と雇用契約を結んでいないため従業員ではありません。しかし、管理職と役員職を兼任している場合に雇用契約を結んでいると従業員となります。
・業務委託
雇用契約を締結していないため、従業員には含まれません。

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従業員を数える際に注意したいのが、「連結」「単体（単独）」です。「連結従業員数」と記載されている場合の従業員数は、単独ではなく子会社・関連会社も含めたグループ全体の従業員数を意味します。一方で「単体従業員数」「単独従業員数」と記載されている場合は、文字どおりその企業と雇用契約を結んでいる従業員の人数です。
従業員数について説明する際や、ほかの企業の従業員数を確認する際などには、これらの違いをきちんと理解しておきましょう。

従業員を正しく数えられていない場合は、さまざまなリスクがともないます。就業規則の作成義務があるにもかかわらず作成しなかった場合は、30万円以下の罰金が科せられることがあります。また、社会保険の加入対象であることに気づかず手続きを行わなかった際には、悪質性が認められると6ヵ月以下の懲役あるいは50万円以下の罰金となる可能性もあるようです。
本来支払うべき保険料を納めてこなかったとなると、過去2年間に遡って保険料の支払いが生じるだけでなく、追徴金を請求されることもあるため、従業員数を正しく数えた上で「義務適用かどうか」を確認しましょう。

社会保険労務士との契約には大きく２つの契約方法があります。

顧問契約は毎月継続して社会労務関連の仕事全般を行う契約です。労働保険・社会保険諸法令に基づいた書類の作成、ならびに提出代行を中心に、人事労務に関する相談やアドバイス、細かな指導や情報提供などが主な業務です。労務手続き＋相談業務がセットになったのが、通常の顧問契約です。

また社労士事務所によっては顧問契約を個別に分けているところもあります。労務手続きのみ、あるいは相談業務のみという場合には、包括的なプランと比較して30～50%ほど費用を抑えられるでしょう。

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従業員数の正しい数え方や従業員の定義、雇用形態別の判断、正しく数えられていなかった場合のリスクなどについて解説してきました。従業員数は就業規則の作成や社会保険加入の義務にかかわる重要な要素です。従業員数を確認した結果、就業規則の作成や社会保険加入の対応が必要となった場合は社会保険労務士に相談することをおすすめします。
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