労働条件通知書がないのは違法？記載事項や起こり得るトラブルと対応策を解説【2024年最新版】

企業が労働者を雇い入れる際には、労使間で労働条件に関する齟齬やトラブルが生じないように、労働条件通知書を交付しておくことが重要です。しかし、「作成しないと違法なの？」「何を記載すればいい？」と不安な方も多いでしょう。
そこでこの記事では、BtoB受発注サービス「アイミツ」が、労働条件通知書の概要や雇用契約書との違い、通知書がない場合の罰則、交付のタイミングや明示すべき記載事項などについて詳しく解説していきます。

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労働条件通知書とは、文字通り会社が雇い入れを行う労働者に対しての労働条件を明示した書類のことです。以下の通り、労働基準法により交付が義務付けられている法定文書となります。

「使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない」※
※出典　　e-GOV　法令検索　労働基準法第15条1項
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=322AC0000000049_20230401_430AC0000000071&keyword=%E5%8A%B4%E5%83%8D%E5%9F%BA%E6%BA%96%E6%B3%95

「使用者が法第十五条第一項前段の規定により労働者に対して明示しなければならない労働条件は、次に掲げるものとする。」※
※出典　　e-GOV　法令検索　労働基準法施行規則第5条1項
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=322AC0000000049_20230401_430AC0000000071&keyword=%E5%8A%B4%E5%83%8D%E5%9F%BA%E6%BA%96%E6%B3%95

上記法令により、会社が従業員の雇い入れを行う際には必ず労働条件通知書をこうする必要があります。また雇用形態に関わらずすべての従業員に対して交付しなければなりません。

雇用契約書と労働条件通知書は、どちらも労働者の雇い入れを行う際に発行する書類です。両者は類似しており混同されがちですが、さまざまな点において違いがあるため、相違点を把握しておくことが重要です。雇用契約書と労働条件通知書の相違点を、以下の表にまとめました。

両者の最大の違いは、法的な作成・交付の義務です。労働条件通知書に関してのみ、作成・交付が法律で義務付けられており、記載する内容についても定められています。フォーマットに関しては法的な定めが無いため、労働条件通知書の記載事項を満たせていれば、雇用契約書を兼ねた書面を発行することも可能です。

上述の通り、雇用契約書には法的な交付義務はありませんが、労働条件通知書には法的な交付義務があります。厳密には、労働基準法第15条・労働基準法施行規則第5条により、使用者は労働者に労働条件通知書を交付することが義務付けられているため、作成・交付なしに労働者の雇い入れを行った場合には、法令に違反しているとして違法となります。※
労働条件通知書の未交付により違法となった場合は、法律により処罰されるだけでなく、労働者側からも訴訟を起こされるリスクがあるため注意が必要です。

※出典：厚生労働省「労働条件の明示について」 https://jsite.mhlw.go.jp/ehime-roudoukyoku/roudoukyoku/gyoumu_naiyou/roudoukijun/kantokuk/240131_001.html#:~:text=%E2%80%BB%20%E5%8A%B4%E5%83%8D%E6%9D%A1%E4%BB%B6%E9%80%9A%E7%9F%A5%E6%9B%B8,%E3%81%99%E3%82%8B%E3%81%93%E3%81%A8%E3%81%8C%E3%81%A7%E3%81%8D%E3%81%BE%E3%81%99%E3%80%82

労働条件通知書の作成を怠った場合には、労働基準法第120条に記載されている罰則規定に該当するとして、30万円以下の罰金が科せられる場合があります。労働条件通知書を作成しているものの、その記載内容に不備があった場合にも、同じく30万円いかの罰金が科せられる場合があるでしょう。
また、労働条件通知書で明示された労働条件と実際の労働条件が異なる場合においては、労働者は労働契約（雇用契約）を即解約することが可能となっているため注意が必要です。
労働条件通知書は、労使間のトラブル防止を目的に作成・交付が行われる法定文書であるため、後から不要なトラブルを招かないためにも適切な内容で作成・交付しておくことが重要となります。

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法律により定められた労働条件通知書を交付するタイミングは、雇い入れ時です。労働者の入社日に渡せば、法律上の問題はクリアすることができます。しかし、労働条件に関しては入社前に定めるものであるため、実際には雇用契約が確定する内定時などやや早いタイミングで交付するのが一般的です
ただし、労働条件通知書は法律により定められた事項を網羅していなければ正式な書面として認められないため、内定時に就業場所や仕事内容を確定できない場合には、内定よりもやや遅れたタイミングもしくは入社のタイミングで渡すケースもあります。

労働条件通知書には、以下のような記載事項を明示する必要があります。

・絶対的明示事項
・相対的明示事項
・在宅ワークやリモートワークに関する事項

これらは法律により定められており、会社側が記載事項を自由に決定できるわけではないため、明示すべき事項について理解しておくことが重要です。以下で内容を解説するのでご確認ください。

絶対的明示事項とは、法律により労働条件通知書へ必ず記載することが義務付けられている事項のことです。絶対的明示事項には、以下のような項目があります。

■労働契約期間
・無期雇用の場合は雇用開始日
・有期雇用の場合は雇用開始日・契約終了日・契約更新の有無
■働く場所
・事業所
・部署
・配属場所
■仕事内容
・職種
・労働者が従事する仕事の内容
■始業時刻・終業時刻
・所定勤務時間
・休憩時間
・所定労働時間を超す勤務（残業）の有無
・勤務交代時間（交代勤務の場合）
■休日・休暇
・週休日数
・休日の曜日
・有給休暇日数
・夏季休暇
・年末年始休暇
■賃金
・給与・報酬のシステム
・賃金の金額
・締め日
・支払日
・支払方法
■退職
・退職に関する事項（解雇事由を含む）
・定年制の有無・内容
・任意退職に関する事項
・昇給・退職手当・賞与の有無・相談窓口の担当部署・担当者名
（パート・アルバイト・短時間労働者の場合）

絶対的明示事項は抜け漏れなく記載しておく必要があります。

相対的明示事項とは、該当する制度を企業が設定している場合のみ、労働条件通知書への記載義務が発生する事項のことです。主に、以下のような項目が該当します。

■退職手当に関する事項
・退職手当に関する定めが適用される労働者の範囲
・退職手当の決定方法・計算方法・支払方法・支払時期
■臨時に支払われる賃金等の事項
・賃金・賞与・精勤手当・能率手当・奨励加給
・最低賃金額
■労働者に負担させる支出等の事項
・食費・作業用品・作業着等
■安全衛生に関する事項
■休職に関する事項
■社内で各種制度を設けている場合の事項
・職業訓練制度
・災害補償制度
・業務外傷病扶助制度
・表彰制度
・制裁制度

これらの記載事項とは別に、制度の目的・主旨・適用範囲等を使用者が自由に記載する事項である任意的記載事項もあります。従業員側に会社の意図を伝えたい場合や理解・共感を得たい場合には、任意的記載事項も記載しておく方が良いでしょう。

従業員の勤務場所に関しては、就業規則・雇用契約書・労働条件通知書に明示する必要があるため、自社で在宅ワークやリモートワークを導入する場合には、これらの書類について改定する必要があります。
労働条件通知書を含む各書類への明示が行われていない状態で、在宅ワーク・リモートワークを会社が命じると、会社の実情と規定に齟齬が生じてトラブルを招く原因となるため要注意。必ず実状に合わせた改定を行っておくようにしましょう。

労働条件通知書は、ルールを守って作成することで、会社側は以下のようにさまざまなメリットを得ることができます。

・従業員の信頼を得ることができる
・試用期間・契約期間のルールが明確になる
・従業員との労働条件のトラブルを回避しやすい
・雇用関係の助成金を受給できる可能性がある

上記メリットについてそれぞれ解説します。

ルールを守って労働条件通知書を作成する代表的なメリットは、従業員の信頼を獲得できることです。労働条件について明確化されており、法令やコンプライアンスを遵守する会社であることを示すことで、従業員の会社に対する信頼性やコミットメントを高めることができるでしょう。
従業員満足度の向上・モチベーション向上・人材定着率の向上などさまざまな効果が期待できます。

会社が人材の雇い入れを行う際、試用期間を設けたいケースは少なくありません。しかし、試用期間に関しては雇用契約書への記載が義務付けられていないため、記載していないと不当な解雇であるとしてトラブルを招く可能性があります。
雇用契約書へ試用期間についての記載を行うと同時に、労働条件通知書にも記載しておけば、試用期間・契約期間についてのルールを明確に提示することができるでしょう。

会社側と労働者側の間で労働条件について認識の齟齬があると、労使間トラブルを招くリスクがあります。一方、労働条件通知書をルールに則って提示していれば、万が一トラブルが起こった際にも、会社側が労働条件を提示していることを主張できるでしょう。
反対に、ルールに則って作成されていなければ、会社側の言い分を主張できず不利な立場と立たされるため注意が必要です。

労働者を雇用している企業は、さまざまな種類の助成金を利用することができます。各助成金には受給のための要件が定められており、法令・コンプライアンスに関するルールを守れていない企業は、助成金を申請できません。
しかし、労働条件通知書に基づいてルールを作成できていれば、要件を満たせる助成金の種類も増えるため、雇用関係の助成金を受給できる可能性を高めることが可能です。

労働条件通知書は、明示すべき記載事項が法律で定められており、記載する内容次第で労使の関係性に大きな影響を与える書類です。労働基準監督署から提出を求められることもあるため、不備のないように慎重に作成・交付を進めなければなりません。自社で労働条件通知書の作成・交付への対応が難しい場合や課題が発生している場合は、専門家へ相談するのがおすすめです。
労務管理の専門家である社会保険労務士であれば、自社の課題解決に繋がる提案・施策をアドバイスしてもらえます。労働条件通知書の悩みをスムーズに解決できるでしょう。

社会保険労務士との契約には、大きく2つの契約方法があります。顧問契約は毎月継続して社会労務関連の仕事全般を行う契約です。労働保険・社会保険諸法令に基づいた書類の作成、ならびに提出代行を中心に、人事労務に関する相談やアドバイス、細かな指導や情報提供などをメインに行います。
一方、労務手続き＋相談業務がセットになったのが、通常の顧問契約です。また社労士事務所によっては顧問契約を個別に分けているところもあります。労務手続きのみ、あるいは相談業務のみという場合には、包括的なプランと比較して30～50%ほど費用を抑えられるでしょう。

社労士は依頼内容や従業員数などによって報酬が変わるので、「依頼前に社会保険労務士の費用相場についてもっと詳しく知りたい！」という方は、以下の記事をチェックしてください。

労働条件通知書の交付は法律で義務付けられており、交付しないと罰則を受けたり労働者とのトラブルを招いたりする恐れがあるため、ルールに従って作成・交付を進めることが重要です。不備なく労働条件通知書を交付することで、信頼性向上・ルールの明確化・トラブルの防止など会社側もさまざまなメリットを得ることができます。
労働条件通知書の作成や交付にあたって不明点や疑問点がある場合は、専門家である社労士へ相談するのがおすすめです。どの社労士事務所に相談するべきかお悩みの際には、アイミツにお問い合わせください。

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