就業規則がない会社は違法？必要性やリスク、作成の流れなどを解説【2024年最新版】

人材の雇い入れにあたっては、雇用主（企業）と労働者の間で労働条件や職場のルールなどに関する認識や見解に相違が生まれ内容に書類を作成する必要があります。就業規則は会社の規則・規律がまとめられた重要な書類の1つです。
この記事では、幅広い分野の発注先を比較検討できる「アイミツ」が、就業規則の概要や役割・必要性、就業規則がない場合の違法性、就業規則を作成するメリットなどについて解説していきます。

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就業規則とは、企業が労働基準法にもとづいて定めた労働条件や職務上の規律・規則、規範などをまとめたもので、労働基準法第89条によって常時10人以上の労働者を使用する事業場での作成・届出が義務づけられています。なお、主な構成内容は以下のとおりです。

・絶対的必要記載事項
どんな企業であっても必ず記載が必要な事項
・相対的必要記載事項
独自に設けた規律や規則、規範などがある場合に記載が必要な事項
・任意的必要記載事項
記載義務はないものの、企業が任意で記載できる事項

就業規則は事業場単位での適応となるため、複数の支店や店舗を持つ企業はそれぞれの事業場での対応が必要です。また、就業規則作成の義務があるにもかかわらず、作成・届出・周知を怠った場合には、労働基準法第89条に違反したとみなされ、30万円以下の罰金が科される可能性があります。

就業規則は企業と従業員の双方にとって重要な書類です。ここでは、就業規則の役割と必要性について詳しく解説します。

・法令を遵守するため
就業規則は労働基準法第89条で作成・届出・周知が、106条で従業員への周知が義務づけられているため、法令遵守のためにも作成が必須です。
・会社のルールを周知するため
就業規則には労働時間や賃金、休日などに関するルールを従業員へ周知する役割があり、書面で提示することでルールを明確に提示できます。
・労使間トラブルを防ぐため
就業規則を従業員に提示しておくことで労使間の認識・意識の相違がなくなれば、トラブルを未然に防止できます。

就業規則は法律によって作成が義務づけられていますが、すべてのケースが違法になるわけではありません。ここからは、就業規則を作成しなければならないケースと、作成しないことが違法とみなされるケースについて解説します。

常時10人以上の従業員を使用する事業場は、労働基準法第89条で就業規則の作成・届出が義務づけられています。該当するにもかかわらず就業規則の作成・届出をしていない場合は法律違反となり、30万円以下の罰金が科されるおそれがあるので注意が必要です。
ただし、就業規則の作成・届出の義務は事業場単位で適用されるため、常時10人以上を使用する会社であっても支店や店舗などに勤務する従業員が10人未満であれば、就業規則がなくても違法にはなりません。また、「繁忙期だけ一時的に従業員が10人を超える」といった場合は、従業員が10人を超えるのが常態化していないため就業規則がなくても違法にはならないとされています。

従業員数が常時10人未満の企業は、就業規則の作成・届出義務の対象外となるため、就業規則がなくても違法にはなりません。「10人以下」ではなく「10人未満」が要件なので、混同しないように注意しましょう。
しかし、就業規則はただ「作成義務があるから作る」というものではなく、労使間での不要なトラブルを防ぐという役割も担うため、可能であれば作成しておくのがおすすめです。就業規則を作成することで従業員に職場のルールを明確に提示でき、安心して働ける環境づくりにもつながるほか、万一のトラブルが発生した際の訴訟リスクの低減や、紛争時に正当性を訴えるのにも役立てられるでしょう。

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就業規則の作成は、会社側に以下のようなメリットをもたらします。

・法令を遵守できる
就業規則の作成や届出は法律で義務づけられているため、作成することで法令遵守につながります。
・企業価値の向上
法令やコンプライアンスへの意識があると認識されれば、企業価値や信頼性、イメージの向上が期待できます。
・会社のルールを明確化できる
会社のルールを就業規則としてまとめて従業員に周知することで、明確なルールのもとで事業場を運営できるようになります。
・労使間の合意を得やすい
就業規則で会社のルールを周知して労使間の認識や見解の相違をなくせば、業務や待遇への合意を得やすくなります。
・紛争・トラブルの防止
会社のルールを就業規則として周知しておけば、労使間での不要な紛争・トラブルを未然に防止できます。トラブルに発展した場合も、早期解決を図るのに役立ちます。
・会社の理念や経営者の想いを伝えられる
就業規則を通じて会社の理念や経営者の想いを伝えることで、社風や慣行の形成につながります。

就業規則のない会社には、さまざまなデメリットとリスクが生じます。

・法令違反
就業規則の作成は法律で義務づけられているので、違反とみなされると勧告や指導、罰則の対象になるリスクがあります。
・企業秩序が乱れる
就業規則がないと従業員が守るべきルールが周知できず、急な退職者や問題社員などへの指導や処分、制裁などを実施できません。
・紛争・トラブルを招きやすい
就業規則で企業と労働者の間のルールが定められていないと、不要な紛争やトラブルを招きやすくなります。
・紛争・トラブルの解決の負担が増す
紛争やトラブルが発生した際に、解決の基準・根拠となるルールがないため、対応の負担が大きくなります。
・助成金を利用できない
助成金の受給にはさまざまな要件があり、「就業規則の作成」を前提条件とする制度も多いため、就業規則がない場合は助成金を申請できません。

就業規則が未作成という場合は、すみやかに作成することをおすすめします。ここでは、就業規則の一般的な作成方法・流れを解説していきます。

1.就業規則の草案を作成
2.過半数加入労働組合もしくは過半数労働者代表に意見を聴取する
3.意見を踏まえて就業規則を修正・調整する
4.就業規則を制定
5.所轄の労働基準監督署長へ届け出る
6.労働者へ周知する

就業規則は作成しただけでは存在しないも同然のため、作成後は届出と周知が必要です。また、就業規則の正確性や合理性、有用性を担保するためには専門的な知識が求められることもあるので、社内での作成が難しい場合や質を重視したいという場合には、専門家である社会保険労務士に相談してみてもいいかもしれません。
つづいては、就業規則の作成にあたって押さえておくべき記載事項や、届出・周知の必要性について説明します。

就業規則は法令に違反しない範囲で自由に記載できますが、必ず記載しなければならない「絶対的必要記載事項」が労働基準法第89条の第1号から第3号によって定められています。業種や業態を問わず、企業が就業規則を作成する際には、いかなる場合にも絶対的必要記載事項を網羅しておく必要があります。

第八十九条　常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする。
一　始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて交替に就業させる場合においては就業時転換に関する事項
二　賃金（臨時の賃金等を除く。以下この号において同じ。）の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
三　退職に関する事項（解雇の事由を含む。）※

※引用　e-GOV法令検索　労働基準法　第九章　就業規則　第八十九条
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=322AC0000000049_20230401_430AC0000000071&keyword=%E5%8A%B4%E5%83%8D%E5%9F%BA%E6%BA%96%E6%B3%95

賞与や退職金、社内制度など企業が独自にルールを定めた場合は、その内容を就業規則へ記載して周知する必要があります。これは「相対的必要記載事項」と呼ばれており、労働基準法第89条3号2項以降で以下のように規定されています。労働者は企業の報酬や制度などを把握すべきなので、相対的必要時際事項も明確に提示しなければなりません。

三の二　退職手当の定めをする場合においては、適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払の方法並びに退職手当の支払の時期に関する事項
四　臨時の賃金等（退職手当を除く。）及び最低賃金額の定めをする場合においては、これに関する事項
五　労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる定めをする場合においては、これに関する事項
六　安全及び衛生に関する定めをする場合においては、これに関する事項
七　職業訓練に関する定めをする場合においては、これに関する事項
八　災害補償及び業務外の傷病扶助に関する定めをする場合においては、これに関する事項
九　表彰及び制裁の定めをする場合においては、その種類及び程度に関する事項
十　前各号に掲げるもののほか、当該事業場の労働者のすべてに適用される定めをする場合においては、これに関する事項※

※引用　e-GOV法令検索　労働基準法　第九章　就業規則　第八十九条
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=322AC0000000049_20230401_430AC0000000071&keyword=%E5%8A%B4%E5%83%8D%E5%9F%BA%E6%BA%96%E6%B3%95

任意的記載事項は、絶対的必要記載事項と相対的必要記載事項には含まれていないものの、企業が就業規則として任意に記載できる事項のことです。一般的には、以下の事項が該当するとされています。

・就業規則制定の趣旨
・就業規則の解釈
・就業規則適用に関する規定
・根本精神の宣言
・配置転換に関する規定
・職制に関する規定
・服務規律
・守秘義務
・競業制限

任意的記載事項は法的な規制のない事項なので、公序良俗に反さない範囲であれば企業が自由に記載できます。

就業規則は作成後に届け出なければ存在が認められず、また従業員に周知しなければ効力を発揮することができません。就業規則を作成したら、所轄の労働基準監督署へ届け出るとともに、社内でもきちんと周知するようにしましょう。
就業規則はすべての従業員に周知しなければならないため、1人でも「見たことがない」という従業員が生まれないように「書面を配布する」「誰でも常に閲覧できる場所に掲示する」といった工夫が必要です。また、就業規則は新たに作成したときだけでなく、内容を変更した際にも届出・周知が必要なことも覚えておいてください。

社会保険労務士との契約には大きく２つの契約方法があります。

顧問契約は毎月継続して社会労務関連の仕事全般を行う契約です。労働保険・社会保険諸法令に基づいた書類の作成、ならびに提出代行を中心に、人事労務に関する相談やアドバイス、細かな指導や情報提供などが主な業務です。労務手続き＋相談業務がセットになったのが、通常の顧問契約です。

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就業規則の作成は労働基準法で義務づけられており、違反すると罰則対象になる可能性があるので注意が必要です。従業員が10人未満の企業では作成は必須ではありませんが、会社のルールを明確化して周知し、労使間のトラブルを防ぐためにも作成しておくことをおすすめします。「自社で就業規則の作成は難しい」「どうやって作ればいいかわからない」といった場合には、専門家である社労士へ相談してもよいでしょう。
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