就業規則に添付する意見書の書き方とは？ポイントや例文を解説！【2024年最新版】

就業規則を労働基準監督署へ提出する際には意見書の添付が必須ですが、中には「意見書の書き方がわからない」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。
この記事では、社会保険労務士をはじめとする幅広い分野の発注先を比較検討できる「アイミツ」が、就業規則に添付する意見書の書き方例や作成時のポイントなどについて解説します。

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就業規則に添付する意見書は、就業規則の作成や変更に対する従業員の意見が記載された書類のことです。使用者（企業）が就業規則を定める際には労働者の意見を聴かなければならないと労働基準法90条で定められています。くわえて、作成・変更した就業規則を労働基準監督署に届け出る際には意見書の添付が義務づけられているため、必ず作成しなければならないのです。

労働者の代表は「半数以上の労働者で組織された労働組合」もしくは「過半数の労働者を代表する者」を指すものです。労働組合がある場合であっても、半数以上の労働者が加入していなければ代表者としては認められません。労働組合がない場合は過半数の代表者を代表する従業員が労働者の代表となりますが、多数決に代表される民主的な方法で選ぶ必要があり、また選出方法や結果は何らかの形で記録しておくのが望ましいとされています。
なお、部長や課長などの管理監督者は労働者の代表としては認められないため注意しましょう。

就業規則は事業所ごとに届出の必要があり、常時10名以上を雇用する事業所が複数ある場合は各所轄の労働機樹監督署への届け出なければなりません。全社で共通の就業規則を使用する場合であっても事業所ごとの提出が求められるため、意見書も事業所ごとに作成する必要があります。労働者の代表も事業所ごとに選出し、労働組合や従業員の意見を聴きとった上で意見書の作成を進めていきましょう。

就業規則の意見書に決まった書式はありませんが、労働者代表の氏名や代表の選出方法、就業規則に対する意見などを記入しなければなりません。ここからは、就業規則に添付する意見書の書き方について解説します。

意見書の書式は定められていないため独自に作成したフォーマットを使用しても問題ありません。しかし、労働局のWebサイトでは書式が提供されているので「意見書の作成がはじめてで不安」といった場合はダウンロードして活用するほうがスムーズに作成できると考えられます。

意見書に記載しなければならない項目は以下のとおりです。
・意見書の作成日
・社名
・代表取締役の氏名
・労働組合の名称や代表者の氏名
・代表者の選出方法
・話し合いの日時
・代表者の意見
・代表者の署名・記名押印
労働者の代表については、氏名だけでなくどのような方法で選出したのかも記載しましょう。

就業規則に対して意見がある場合は、その内容を記載します。どの項目への意見なのかがすぐにわかるように「第10条について」など具体的に記載するとよいでしょう。
意見がない場合や就業規則に同意する場合は意見の項目に「異議なし」「なし」のみの記入で問題ありません。提出時には署名や押印を忘れないように注意してください。

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就業規則の内容によっては、労働者の同意を得られず、意見書の作成に応じてもらえない可能性も考えられます。労働者の意見を聴かずに意見書を作成すると罰則の対象になることもあるので注意が必要です。ここからは、意見書の作成時に注意すべきポイントについて解説します。

労働基準法では就業規則の作成・変更時に労働者の意見を聴くことが義務づけられているものの、同意を得ることは求められていません。意見書を書いてもらえなかった場合は「意見書不添付理由書」を作成し、意見書を提出できなかったことを客観的に証明する必要があります。
しかし、労働者と良好な関係を築くには就業規則に労働者の意見を反映させることも大切です。トラブルを避けるためにも話し合いの場を設け、円満な解決を目指しましょう。

就業規則を作成・変更する権限は原則使用者にあるもので、労働者の意見を聴いていない場合であっても就業規則を社内に周知している場合は「効力を持つもの」と認識されるのが一般的です。しかし、労働者の意見を聴かずに就業規則を作成・変更した場合は労働基準法違反となり、30万円以下の罰金が課されます。就業規則を作成・変更する際は、必ず従業員に意見を聞き取るようにしましょう。

就業規則には必ず記載しなければならない項目があるだけでなく、法令にそった作成が求められます。法令をきちんと理解せずに就業規則を作成してしまうと、無意識のうちに法令に違反してしまう可能性もあるので注意が必要でしょう。
「自分で就業規則を作るのは不安」という場合は、社会保険労務士（社労士）に作成を依頼するのも1つの手段です。社労士の中にはさまざまな業種の就業規則を作成した経験を持つ人もいるので、経験・知識や最新の法令にもとづいた就業規則の作成が期待できます。想定されるトラブルを考慮するのはもちろん、実態にそった就業規則にしたいという場合には特に依頼を検討すべきだと言えます。

この記事では、就業規則に添付する意見書の書き方について解説しました。就業規則の作成・変更時には意見書が必要となりますが、「自社の実態に合った就業規則を作りたい」「従業員の同意を得やすい内容にしたい」といった場合には、就業規則の作成を社労士に依頼してもいいかもしれません。
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