人を雇うときに必要な手続きとは？社会保険や税金の手続きに必要な書類も解説【2024年最新版】

新たに人を雇う際にはさまざまな手続きや届出が必要ですが、具体的な内容について詳しく知らないという方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、人を雇うときに必要な書類や内定者側に用意してもらうもの、各種保険や税金関連の手続きなどについて詳しく解説します。

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ここからは、新たに人を雇うときに会社側で用意が必要な主な書類について解説します。

雇用契約書・労働条件通知書は、雇用主（会社）と労働者の間で取り決めた労働条件をまとめた書類のことで、主な項目は以下のとおりです。

・契約期間
・就業場所
・業務内容
・始業および終業時刻
・残業の有無
・休憩時間
・賃金に関する条件
・賞与について
・休職、退職について

これらの条件が明文化されていれば「雇用契約書」か「労働条件通知書」なのかは問われませんが、雇用契約書は双方が確認の上で署名押印するものであり、労働条件通知書は一方的に通知するものという違いがあります。

扶養控除等申告書は、所得税への控除に必要な書類です。「扶養」という名称が含まれているものの、扶養者の有無にかかわらず提出が必要なので注意しましょう。なお、扶養控除等申告書を提出できるのは1事業者に限られるため、複数社で働く従業員がいる場合は本業の会社から提出することとなります。

健康保険被扶養者異動届・国民年金第3号被保険者届は、社会保険関連の手続きに用いる書類です。提出が必要なのは扶養者がいる場合に限られるため、すべてのケースに該当するものではありません。

内定通知書（採用通知書）は、内定者へ正式採用の旨を伝えるための書類です。法的な交付義務はありませんが、内定通知書の交付時点で「労働契約の成立」に該当することとなり、交付してから会社側の都合で採用を取り消すと違法行為になってしまうため注意が必要です。

入社誓約書とは、就業規則と機密保持・守秘義務、服務規律などに関する内容をまとめた書類です。入社後のトラブルを防止するのが主な目的で、入社前に交付し内定者の同意を得た上で遵守の宣誓証明として署名押印してもらいます。入社意思の確認も兼ねていることから、入社承諾書として扱われることもあるようです。

新たに人を雇う際の手続きを進めるためには、内定者側にも以下のものを用意してもらう必要があります。

・住民票記載事項証明書
・源泉徴収票（前職で給与収入があった場合）
・給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
・雇用保険被保険者番号（雇用保険被保険者証）
・マイナンバーカードまたはマイナンバー通知カード
・年金手帳
・口座振込依頼書

必要なものは扶養者の有無や新卒者か否かなどによって変わるため、事前に確認しておくと安心です。

社会保険や雇用保険は入社時にまとめて加入するのが一般的で、保険料は雇用主と従業員が折半で負担します。ここからは、新たに人を雇う際の社会保険・雇用保険の手続きについて解説します。

常時5人以上の従業員を使用している事業所、事業主を含む従業員1人以上の組み・地方公共団体、法人の事業所は社会保険への加入が必須の「強制適用事業所」となります。これらに該当しない場合は「任意適用事業所」になりますが、任意適用事業所になるためには申請ならびに厚生労働大臣（日本年金機構）の認可が必要です。
従業員の社会保険加入基準は「一般労働者」「短期労働者」の2種類に分類されており、一定の労働時間・労働日数などを満たした人が加入対象となります。

雇用保険は従業員が退職後（失業中）に失業給付（失業保険）を受給するための保険で、従業員を1人以上雇用しているすべての事業所が適用事業所となります。週あたりの所定労働時間が20時間以上で、かつ31日以上継続して雇用される予定の従業員は全員加入対象です。要件を満たす人を雇う場合は、翌月の10日までに「雇用保険被保険者資格取得届」を管轄のハローワークへ提出する必要があります。

労災保険（労働者災害補償保険）は業務中や通勤中に発生した病気・怪我に対する保障制度で、従業員を1人以上雇用している事業所が対象となります。加入手続きの大まかな流れは以下のとおりです。

1.「保険関係成立届」「概算保険料申告書」を管轄の労働基準監督署に提出
2.納入済通知書を受け取り保険料を納付
3.管轄のハローワークに「雇用保険適用事業所設置届」「雇用保険被保険者資格取得届（雇用保険の資格取得対象者がいる場合）」を提出

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社会保険の手続きとあわせて重要なのが税金関連の手続きです。ここからは、所得税と住民税の手続きについて解説していきます。

従業員を雇用している場合は、雇用主が本人に代わって給与から所得税を差し引いて納税する源泉徴収が行われます。新たに人を雇う際には、給与取得者の「扶養控除等（異動）申告書」から源泉徴収票を作成しましょう。

住民税は前年の所得に対して課税される税金で、納付方法は納税者本人が直接納付する「普通徴収」と雇用主が給与から差し引いて代わりに納付する「特別徴収」に分かれます。
前年に所得のない人を雇う場合には入社時の手続きは扶養ですが、そうでないケースなら状況に応じた手続きが必要となります。中途採用者が特別徴収の継続を希望する場合は「給与所得者異動届出書」、入社時に普通聴取から特別徴収へ切り替える場合は「特別徴収切替届出（依頼）書」を市区町村へ提出します。

新しく人を雇う場合は、さまざまな手続きが発生します。もちろん自社ですべて対応することも可能ですが、雇用契約書や労働条件通知書などの作成には専門的な知識が求められるのも事実です。適切かつ効率的に書類の作成や社会保険の手続きなどを進めたいのであれば、人事労務の専門家である社会保険労務士（社労士）への依頼を検討してみてもよいでしょう。

社会保険労務士との契約には大きく２つの契約方法があります。

顧問契約は毎月継続して社会労務関連の仕事全般を行う契約です。労働保険・社会保険諸法令に基づいた書類の作成、ならびに提出代行を中心に、人事労務に関する相談やアドバイス、細かな指導や情報提供などが主な業務です。労務手続き＋相談業務がセットになったのが、通常の顧問契約です。

また社労士事務所によっては顧問契約を個別に分けているところもあります。
労務手続きのみ、あるいは相談業務のみという場合には、包括的なプランと比較して30～50%ほど費用を抑えられるでしょう。

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新しく人を雇うときに必要な手続きは複数存在しますが、手続きの内容は従業員ごとに異なるため、正しい知識にもとづいた対応が求められます。「知識のある人材がいない」「時間を確保できない」といった場合は、社労士への依頼も選択肢に加えてみることをおすすめします。
「アイミツ」ではご要望を伺った上で、条件に合う社会保険労務士事務所を無料で複数ご紹介可能です。会社選びでお困りの方は、お気軽にご相談ください。

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