雇用契約書の作成手順は？雇用形態別の明示事項のポイントも解説【2024年最新版】

入社時の重要書面としてあげられるのが雇用契約書ですが、作成方法や注意点などについて知りたいという方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、営業・バックオフィスなど、さまざまな分野の発注先を比較検討できる「アイミツ」が、雇用契約書作成の方法についてご紹介。労働条件通知書や労働契約書との違いや、必要な明示事項なども解説します。

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従業員を採用するにあたって、雇用する企業側と雇用される労働者側の双方の合意を明確にするためには、雇用契約を書面化する必要があります。雇用に伴う契約書面について、その目的や定義などから詳しく見ていきましょう。

雇用契約書とは、雇用関係を結んだ事実を明らかにする書面です。雇用契約書では、雇用する企業側と雇用される労働者のどちらもその労働条件に同意し、署名または押印によって契約成立を示します。
ちなみに雇用契約書の作成は、法律で義務付けられているわけではありません。実際に労働契約法においては、労働契約の締結に際して「双方の合意」を成立要件にしているものの、書面化までは明言されていないのが現状です。つまり雇用契約そのものは、例えば口約束だけでも成立できます。雇用契約書自体の法的な立ち位置は努力義務のようなイメージで、記載しなければならない項目なども詳細には決まっておらず、基本的に書面の内容にも規定はありません。

雇用契約書を交付しないこと自体は違法ではありませんが、きちんと契約内容を書面で残しておかないと、従業員とのトラブルに発展する可能性も。口頭だけであいまいに雇用契約を結んでしまうと、例えば「契約時は○○だったのに話が違う」となった場合などの事実確認もできません。そもそも雇用契約書がないと、労働者との契約関係を重視しない企業と思われてしまい、従業員の不安や不信感につながりかねないのが大きな問題です。
雇用契約の証明をしっかりと残して従業員を保護するためにも、雇用契約書を用意しておくことは、企業として必要な対処。雇用契約書は、従業員の適切な労働環境を守るには欠かせない書面です。

雇用契約書と似た書面として、労働条件通知書というものがあります。雇用契約書と同様に、従業員を採用して労働契約を結ぶにあたって交付する書面です。労働基準法において、人材採用時には、例えば勤務時間や賃金などの労働条件を必ず明示しなければならないとされています。それを形式化したのが労働条件通知書で、雇用契約書とは異なり、雇用する側には法的な交付義務があります。
当然ながら正社員・契約社員・パート・アルバイトなど、どの雇用形態に対しても、労働条件通知書は事前に提示しなければなりません。

労働契約書とは、雇用契約書と同じく、労使関係を締結する際に作成する書面です。どちらも意味合いはほとんど同じですが、厳密にいえば、どの法律に該当する書面なのかという点に違いがあります。労働契約は各種労働法によるもので、例えば同居の親族など、労働者としての適用除外要件が一部に定められています。一方で雇用契約は民法によるもので、すべての労働者に対して報酬を支払うことが合意要件です。なお各種労働法は、基本的に民法を原則としていることもあり、多くの場合には雇用契約書を用意するのが一般的でしょう。

先ほども述べたように、従業員を雇う際には必ず労働条件通知書を提示しなければなりません。そのため一般的には、労働条件通知書と兼ねて雇用契約書を作成します。ちなみに労働条件通知書は、あくまで必要な明示事項を記載した書面で、署名や押印は必要ありません。ただし雇用契約書として併用することで、従業員の署名や押印による契約成立の証明も残せるのがメリットです。ここからは労働条件通知書の義務も果たせる、雇用契約書の作成方法について解説します。

労働条件の明示義務において、いかなる場合にも必ず書面で示さなければならない記載項目を「絶対的明示事項」と呼びます。労働条件通知の絶対明示事項として定められている項目は以下の通りです。

・労働に従事する期間
・勤務する場所（配属される事業所など）
・担当する業務内容
・勤務条件（所定の始業・終業時刻、所定時間外労働の有無、休憩時間、休日休暇、交替勤務などにおける就業方法）
・給与（基本賃金、割増賃金、計算・支払方法・時期、昇給内容）※退職手当や臨時賃金を除く
・退職（定年制や継続雇用の有無、自己都合の退職手続方法、解雇事由および解雇時の手続方法）

前述の絶対的明示事項に加えて、以下のうち社内で規定している該当項目がある場合には、事前説明が必要です。どの企業も必ず記載しなければならない項目というわけではないので、「相対的明示事項」といいます。

・退職手当（対象となる従業員、退職手当の計算・支払方法・支給時期）
・退職手当以外の臨時賃金（基本賃金・割増賃金・諸手当以外の給与、賞与、最低賃金額）
・労働者負担（勤務時の食費や必要な作業用品など）
・安全衛生関連
・職業訓練関連
・災害補償や業務外の傷病に関する支援
・表彰や制裁関連の規定
・休職関連の規定

なお相対的明示事項については、書面ではなく口頭で示す方法も認められています。ただし、社内での混乱やトラブルなどを招かないためにも、目に見える形で残しておくのがベストです。

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正社員の場合、期間の定めのない雇用契約となりますが、もし試用期間がある場合には「労働期間」の項目などに記載するのがベストです。明示事項ではありませんが、トラブル防止のためにも明記しておくようにしましょう。
また、長期の継続雇用を前提とした正社員採用では、転勤や異動部署の可能性があるケースも少なくありません。こうした将来的な配置転換に関して、元々は明示事項ではありませんでしたが、法改正により2024年4月から義務化されています（業務の変更の範囲の明示）。今後の必須項目となるので、忘れずに記載しておきましょう。
その他にも、所定労働時間・給与・休日休暇などの勤務形態は、できるだけ具体的に記載する必要があります。例えば特殊な労働方法（シフト制・フレックスなど）や基本月給以外の諸手当といった、特に混乱を招きやすい部分は、なるべく詳しい説明を加えておきます。また月ごとの休日数や割増賃金なども、数字で明確に記しておきましょう。
もちろんいずれにしても、労働基準法から外れるような内容は、当然ながら雇用契約上では設定できません。これは正社員だけでなく、すべて雇用形態で注意しなければならないポイントです。

契約社員の場合も、原則は正社員と同様ですが、雇用期間に定めがある点には注意が必要です。雇用開始・終了の具体的な日時のほか、契約の更新方法も必ず明記しなければなりません。例えば自動更新・更新時期に検討・更新なし（一定期間に限定）など、詳細に示します。なお継続的に更新していく場合には、勤務態度や業務成績といった、契約更新の基準も明記するのが無難。雇用契約時にあらかじめ確認しておくことで、トラブル防止につながります。また2024年4月からの法改正により、雇用契約時と契約更新時には、通算労働期間と更新回数の上限をその都度明示することも義務化されています。
ちなみに契約社員のように期間の定めのある雇用契約では、5年を超えて更新を続けた場合、本人の希望で無期雇用に転換するルールになっています。こうした無期雇用に転換できるタイミングが来た際には、申込時期やその後の労働条件についても、明示する義務があります（2024年4月の法改正より）。

有期雇用となるアルバイトやパートにおいても、基本的には前述の契約社員と同様です。従業員ごとに勤務形態が異なりやすい有期雇用では、昇給・退職手当・賞与・相談窓口（労働環境改善のホットライン）の4項目も、契約締結時の明示が義務化されています。こちらはアルバイトやパートに限らず、契約社員にも当てはまる規定です。特にアルバイトやパートのような短時間労働者には、賞与や退職金などの待遇を設けていないケースもありますが、必ずその有無を示さなければなりません。
なおパートタイム・有期雇用労働法では、雇用契約はアルバイトやパートになっていたとしても、正社員との不当な待遇格差は禁止されています。アルバイトやパートでも、正社員と同じような労働条件なら、できるだけ双方は同等に扱うことが必要です。雇用契約を結ぶ場合にも、十分に注意して設定していくようにしましょう。

もし労働条件通知書と併用して雇用契約書を作成する場合には、ここまでに見てきた明示事項にも注意しながら、記載事項などの内容を決めていく必要があります。ではここからは、労働条件通知書・雇用契約書の作成に向けた、大まかな流れを見ていきましょう。
なお労働条件通知書にはさまざまなルールもあるので、書面として準備する方法が分からない・明記すべき項目に不安がある、といった場合も少なくありません。その場合、労働分野の専門家である社会保険労務士に頼るのもおすすめです。自社で対応するのが難しい時には、プロへの依頼も検討してみましょう。

雇用契約を結んで従業員を雇う場合、採用の目的が明確になっていることが大前提です。そもそも「なぜ人材が必要なのか」が明らかになっていないと、本来必要としている人員配置ができません。なおかつ採用計画があいまいなまま雇ってしまうと、例えば業務内容や配属先なども適切に設定できず、結果的に最初の契約と異なる働き方になっている事態に発展する可能性も。場合によっては、雇用契約に違反してしまうケースも考えられるので、必ず各従業員の勤務条件などは事前にしっかりと検討する必要があります。

従業員ごとに毎回書面を作成するのは非効率的です。汎用的なひな形を準備しておき、必要に応じて内容を調整していくのが無難でしょう。とはいえ、まずテンプレートを作るのに手間も労力もかかります。
そこで活用できるのが、厚生労働省のホームページで公開されているサンプル書式です。無料で自由にダウンロードして使えるようになっているので、例えば雇用条件通知書のデータをもとに、自社専用のテンプレートを作る方法もあります。

テンプレートができたら、雇用契約を結ぶ従業員ごとに必要な項目を記載していきます。初めて作成したテンプレートを使う場合には、本格的に使用する前に、必ず見直しをしておきましょう。雇われる側の立場を想定して試し書きし、分かりにくい部分や認識の齟齬が出そうな部分があったら修正します。雇用契約締結時の明示事項をしっかりと伝えられるように、書面とあわせてどう説明すべきなのか、あらかじめ練っておくことも大切です。

あらかじめ雇用契約の運用方法を決めておき、あらかじめそのルールに沿って対応していくと、社内でも徹底した管理ができます。例えば交付のタイミングなどは、実際に雇用を開始する前であれば、特に法的な規定などはありません。自社でスムーズに運用できるように検討しておきましょう。
また労働基準法に関わる重要書類は、2020年4月の法改正により、従業員の退職日から5年間保存する義務があります（当面の経過期間は3年間）。保管方法についても考慮することが必要です。

社会保険労務士との契約には、大きく2つの契約方法があります。顧問契約は毎月継続して社会労務関連の仕事全般を行う契約です。労働保険・社会保険諸法令に基づいた書類の作成、ならびに提出代行を中心に、人事労務に関する相談やアドバイス、細かな指導や情報提供などをメインに行います。
一方、労務手続き＋相談業務がセットになったのが、通常の顧問契約です。また社労士事務所によっては顧問契約を個別に分けているところもあります。労務手続きのみ、あるいは相談業務のみという場合には、包括的なプランと比較して30～50%ほど費用を抑えられるでしょう。

社労士は依頼内容や従業員数などによって報酬が変わるので、「依頼前に社会保険労務士の費用相場についてもっと詳しく知りたい！」という方は、以下の記事をチェックしてください。

雇用契約書は、従業員を採用して適切な労働環境で働いてもらうための重要な書類で、法的義務のある労働条件通知書と兼ねて交付するのが一般的です。ただし、労働条件通知書としても使用する場合には、法律上のさまざまな規定を順守して作成する必要があります。複雑なルールも多いため、より正確な内容にするには、社労士などの専門家に任せるのも1つの方法でしょう。
なお「アイミツ」では、社労士に向けた外注のサポートにも対応しているので、もし何かお困りであれば一度お問い合わせください。

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